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PLANEACION DE AUDITORIA

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
 Velar por el cumplimiento de los requisitos que contempla la norma ISO 9001.
 Evaluación de la idoneidad o la no conformidad del sistema de gestión de
calidad implantado en la compañía acorde a los requisitos establecidos.
 Determinación de la eficacia que presenta el sistema de gestión de calidad
vigente para la consecución de los objetivos establecidos previamente.
 Detectar oportunidades de mejora en el sistema de gestión adoptado.
 Mantener un registro y documentación que recoja las valoraciones y evidencias
evaluadas durante todo el proceso auditor.
ALCANCE DE AUDITORÍA
En el alcance se definen los procedimientos de auditoría considerados necesarios en las
circunstancias para lograr el objetivo de la auditoría, que deben ser determinados por el
auditor teniendo en cuenta los requisitos de las Normas Internacionales de Auditoría.
Según en las definiciones de las normas ISO, el alcance comprende las materias, temas,
segmentos o actividades que son objeto de la misma. Generalmente incluye una
descripción de las ubicaciones físicas, unidades organizativas, actividades y procesos,
así como el período de tiempo cubierto. Su dice cuándo se realizará la auditoría (fecha
de inicio y finalización), que o a quien se va a auditar y donde se efectuará.
CRITERIOS DE AUDITORÍA
Se entiende por criterios de auditoría, el conjunto de políticas, prácticas, procedimientos
o requisitos frente a los cuales el auditor, en ejecución de su trabajo, compara las
evidencias obtenidas.
 Relevancia: los criterios relevantes dan como resultado un informe del
profesional que ayuda a la toma de decisiones de los usuarios previstos.
 Integridad: los criterios están completos cuando no omiten factores relevantes
que razonablemente se podría esperar que afecten las decisiones de los usuarios
previstos. Los criterios completos incluyen, cuando sea relevante, puntos de
referencia para la presentación y divulgación.
 Confiabilidad: los criterios confiables permiten una medición o evaluación
razonablemente consistente de la materia subyacente cuando se utilizan en
circunstancias similares por diferentes profesionales.
 Neutralidad: los criterios neutrales dan como resultado un informe del
profesional que está libre de sesgos según sea apropiado en las circunstancias del
compromiso.
 Comprensibilidad: los criterios comprensibles dan como resultado un informe
del profesional que puede ser comprendido por los usuarios previstos. 
ELEMENTOS DE UNA AUDITORÍA INTERNA
Independientemente de los objetivos de una auditoría de calidad, existe un conjunto de
elementos muy importantes para el desarrollo del proceso, son medidas estratégicas
que la propia organización debe realizar para obtener los resultados que se esperan.
Sistema de Calidad: Es el conjunto de acciones encaminadas a la mejora continua de la
calidad de los productos o servicios. Más allá de que deban responder a unos requisitos
fijados por cada estándar, lo más importante de un Sistema de Calidad es que responda a
las necesidades de la empresa y se adapte a la actividad de la misma. No es igual, por
ejemplo, aplicar la calidad en una industria automotriz que en otra dedicada a la
comercialización de alimentos.
Programa de auditoría interna: El proceso de auditoría debe tener un programa en el
que se definan fechas, plazos y responsables. Es la guía para la implementación del
Sistema de Gestión y, por tanto, requiere de rigurosidad y planeación.
Chequeo o análisis: Dentro del programa, es necesario incluir unas listas de chequeo
en las que se refleje el control de cada una de las acciones del proceso. Gracias a éstas,
los auditores pueden realizar un adecuado seguimiento e intervenir en la ejecución de
las acciones cuando lo consideren necesario. Es común que en estas listas se haga
referencia a la evolución de cada tarea, su porcentaje de ejecución y otros criterios
relacionados.
Verticalidad del sistema: La eficacia de un proceso de auditoría depende en gran
medida del modelo de comunicación que se emplee. En todos los casos, debe ser la
dirección el ente encargado de ponerlo en marcha y, a su vez, difundirlo entre los
departamentos, secciones o delegaciones. Para que no haya lugar a pérdida de
información, lo habitual es que se realice de forma vertical, es decir, siguiendo el
tradicional modelo de cascada en el que la información fluye desde los niveles más altos
de la pirámide corporativa hasta los más bajos. Los enlaces entre la dirección y los
miembros de cada departamento serán los jefes de sección.
AREAS OBJETO DE AUDITORIA DENTRO DE LA EMPRESA.
La gerencia del departamento de auditoría debe desarrollar un plan que describa qué y
cuándo auditar cada área seleccionada. En sentido amplio, el plan de auditoría describe
cómo llevará a cabo sus responsabilidades el departamento de auditoría interna. El
propósito del plan es proyectar el programa de trabajo, presupuestos, necesidades de
recursos y de capacitación. Las Normas Internacionales para la Práctica Profesional de
Auditoría Interna exigen que se realice  una evaluación de riesgos con el fin de
seleccionar las auditorías que serán incluidas en el plan.
El proceso de análisis de riesgos implica:
 Identificación de actividades auditables (por ejemplo, programas, procesos,
cuentas, divisiones de negocio, contratos o transacciones).
 Identificar factores de riesgo (complejidad del proceso, tamaño del programa,
calidad del sistema de control interno, requerimientos gerenciales y normativa
legal aplicable).
 Determinar impacto o magnitud de la exposición u otro tipo de amenazas.
 Estimar probabilidad de ocurrencia del riesgo.
 Identificar riesgos críticos.

FUNCIONARIOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO DE AUDITORIA


Responsable de Gestión de la Calidad: se ocupa de la revisión y actualización de la
norma vigente y de las hojas de ruta a seguir por los auditores internos. Tiene potestad
para decidir si son necesarias auditorías extraordinarias. Designa al auditor interno o al
equipo auditor si son varios. Se ocupa de la presentación de los informes finales de las
auditorías. En caso de que se presente la necesidad de introducir medidas correctivas o
preventivas, colabora con los responsables de área para luchar conjuntamente en la
solución de las deficiencias. Mantiene registros y documentación necesaria para que
quede constancia de los procedimientos llevados a cabo.
Auditor Interno: siguen el procedimiento estipulado para auditar las áreas en cuestión.
Una vez realizada la auditoría interna, deben elaborar el informe correspondiente. En
caso de detectar la necesidad de introducir cambios, deben proponer acciones para
subsanar esas deficiencias en el sistema de gestión.
Responsable de área: participa de manera activa en la auditoría con el auditor interno.
Este papel tan activo le debe permitir comprender las no conformidades detectadas. Una
vez que se tomen medidas para subsanarlas, debe asegurarse de su correcto
cumplimiento.

FASES Y ETAPAS DE LA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

Planificación De La Auditoría
Es necesario planificar con cierta antelación la fecha de la auditoría. No se trata solo de
ejecutar la auditoría interna, si no de contar con el plazo de tiempo suficiente para poder
obtener los resultados finales. Es el responsable de la Gestión de Calidad el que
determina en el calendario la auditoría general, las auditorías internas, la designación
del trabajador o trabajadores responsables de realizarlas o las hojas de ruta a seguir.
Una vez que se conozca la fecha exacta para la auditoría interna se le comunica al
responsable de la parte del proceso que se va a auditar el día que se realizará, el horario
y los documentos que debe tener preparados.
Ejecución de la auditoría: Esta fase de la auditoría interna comienza con una reunión
de apertura, donde se presentan los miembros del equipo y se revisa el plan. Asimismo,
se plantean las metodologías y los procedimientos que se van a utilizar, se definen los
recursos que se necesitan y se revisan los procedimientos de seguridad y emergencia.
Posteriormente se recopila y analiza la información recolectada por el equipo auditor y
se evalúa si los criterios del plan de auditoría se están cumpliendo cabalmente.
Después de que se recopila toda la evidencia, los auditores se reúnen con la gerencia y
con los responsables de las funciones auditadas. En esta reunión se presentan los
resultados, se resuelven los desacuerdos y se plantean las conclusiones.  
Preparación del informe: El objetivo final de la auditoría interna es divulgar los
resultados obtenidos. En esta fase de la auditoría se elabora el informe de auditoría, que
debe contener las informaciones que fueron predeterminadas en el plan inicial de
auditoría, como la información del cliente, los objetivos y el alcance, los criterios
acordados, los tiempos de auditoría, la identificación del equipo auditor, el resumen del
proceso, las conclusiones, la declaración de confidencialidad y la lista de distribución
del informe.
Distribución del informe: Cuando ya esté preparado y aprobado el informe final, una
copia de este debe ser enviada al responsable de la sección correspondiente. El informe
y los documentos se entregan al encargado de calidad de la empresa y a la Junta
Directiva para que posteriormente sea archivado.
Seguimiento de las acciones: Cuando no haya conformidad con el informe final, se
plantean y se registran las acciones correctivas. Estas deben ser notificadas al encargado
de calidad para que haga el trámite correspondiente y las resuelva en el tiempo
estipulado.   
Es una buena práctica también incluir en el proceso de auditoría una lista de chequeo
que ayude a identificar los aspectos más críticos. A continuación puede descargar una
guía gratuita para hacerlo.
Redacción de las no conformidades: Se toma nota de todos aquellos aspectos que no
siguen los criterios que se establecen en la norma ISO 9001.
Elaboración de un informe final de auditoría: El auditor interno redacta un informe
con el resultado de la evaluación, el cual debe ser puesto en conocimiento tanto del
responsable del área auditada, como de todo el departamento para que sean conscientes
de la situación y de los motivos de la implantación de medidas correctoras si las
hubiese. Todas las medidas adoptadas deben ser basadas en las evidencias recogidas, no
se tienen en cuenta valoraciones o suposiciones personales.
Seguimiento de las medidas adoptadas: Las medidas acordadas para superar las
deficiencias encontradas durante la auditoría interna deben ser objeto de supervisión
para asegurarse que se corrigen las no conformidades y que la auditoría ha dado sus
frutos. Del mismo modo, también se hace un seguimiento de las propuestas hechas para
conseguir una mejora en el sistema de gestión de calidad.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE UNA AUDITORIA

Integridad: El auditor debe ser una persona honesta, profesional, justa e imparcial.
Presentación ecuánime: El auditor debe reportar con veracidad y exactitud los
hallazgos de la auditoría.
Debido cuidado profesional: El auditor debe darle la debida importancia a las
actividades de auditoría con diligencia y cuidado.
Confidencialidad; El auditor debe ser discreto en el uso de la información recolectada
durante la auditoría.
Independencia: El auditor debe estar libre de sesgo y no tener conflictos de interés con
el área, proceso o actividad que es auditada.
Enfoque basado en la evidencia: El auditor debe procurar que la evidencia de la
auditoría sea verificable y está basada en muestras de la información disponible.
Enfoque basado en riesgos: un enfoque de auditoría que considera los riesgos y las
oportunidades: El enfoque basado en riesgos debería influir sustancialmente en la
planificación, la realización y la presentación de informes de auditoría a fin de asegurar
que las auditorías se centran en asuntos que son importantes para el cliente de la
auditoría y para alcanzar los objetivos del programa de auditoría.