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Indicadores de gestin y auditorias de procesos internos

Contenido

Indicadores de gestin y auditorias de procesos internos .................................. 1


Para qu medir? ............................................................................................. 2
Tipos de indicadores: ...................................................................................... 3

Auditora en Procesos: ....................................................................................... 3


Planeamiento Estratgico de la Auditoria en Procesos:.................................. 4
Aplicacin: ...................................................................................................... 4
Procedimiento de auditoria en procesos: ........................................................ 4
Objetivo: .......................................................................................................... 4
Involucrados dentro de la auditoria: ............................................................... 5

Los indicadores de gestin tienen importancia dentro de las tcnicas de


Auditora............................................................................................................. 6
Indicadores de gestin y auditorias de procesos internos

Indicador se define como dato o informacin que sirve para conocer o valorar las
caractersticas y la intensidad de un hecho o para determinar su evolucin futura.
Indicadores de gestin:
Son medios, instrumentos o mecanismos que evalan hasta qu punto o en qu
medida se estn logrando los objetivos estratgicos.
Estos representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el
desempeo de una organizacin frente a sus metas, objetivos y responsabilidades
con los grupos de referencia.
Producen informacin para analizar el desempeo de cualquier rea de la
organizacin y verificar el cumplimiento de los objetivos en trminos de resultados.
Detectan y prevn desviaciones en la consecucin de los objetivos.
EL anlisis de los indicadores conlleva a generar Alertas Sobre La Accin, no
perder la direccin, bajo el supuesto de que la organizacin est perfectamente
alineada con el plan.

Por qu medir y para qu?


Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede
dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar.
Se mide porque:
La empresa debe tomar decisiones.
Se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha a ciegas,
tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones).
Se requiere saber si se est en el camino correcto o no en cada rea.
Se necesita mejorar en cada rea de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se
est ms dbil.
Se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa (eficiencia o
ineficiencia)

Para qu medir?
Para poder interpretar lo que est ocurriendo.
Para tomar medidas cuando las variables se salen de los lmites establecidos.
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Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus
consecuencias en el menor tiempo posible.
Para analizar la tendencia histrica y apreciar la productividad a travs del tiempo.
Para establecer la relacin entre productividad y rentabilidad.
Para direccionar o re-direccionar planes financieros.
Para relacionar la productividad con el nivel salarial.
Para medir la situacin de riesgo de la empresa.
Para proporcionar las bases del desarrollo estratgico y de la mejora focalizada.

Tipos de indicadores:
Indicadores de cumplimiento: estn relacionados con las razones que indican el grado de
consecucin de tareas y/o trabajos.
Indicadores de evaluacin: la evaluacin tiene que ver con el rendimiento que se obtiene
de una tarea, trabajo o proceso.
Indicadores de eficiencia: se concentran en el cmo se hicieron las cosas y miden el
rendimiento de los recursos utilizados por un proceso.
Indicadores de eficacia: estn relacionados con las razones que indican capacidad o
acierto en la consecucin de tareas y/o trabajos.
Indicadores de gestin: teniendo en cuenta que gestin tiene que ver con administrar y/o
establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y
planificados. Los indicadores de gestin estn relacionados con las razones que permiten
administrar realmente un proceso.
El indicador debe proporcionar una calidad y una cantidad razonables de informacin
(relevancia) para no distorsionar las conclusiones que de l se puedan extraer (inequvoco),
a la vez que debe estar disponible en el momento adecuado para la toma de decisiones
(pertinencia, oportunidad), y todo ello, siempre que los costos de obtencin no superen los
beneficios potenciales de la informacin extrable.

Auditora en Procesos:
La Auditoria se define como procesos sistemticos, documentados y de verificacin
objetiva, que entregan informacin y datos relevantes para evidenciar el estado del
funcionamiento de los sistemas de gestin, con el fin que las organizaciones puedan aplicar
acciones oportunas, correctivas o preventivas, para disminuir, eliminar o mejorar aquellos
aspectos que no estn cumpliendo con las normas.

La Auditora de procesos se centra en la evaluacin de la economa, la eficiencia y la


eficacia de los procesos de negocio que son fundamentales para el cumplimiento de sus
objetivos estratgicos. El auditor de procesos de negocio debe comprender cmo funcionan
estos procesos y cmo apoyan al logro de los objetivos estratgicos.

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Una adecuada auditoria de procesos busca la mejora continua la cual se basa en la premisa
que el desempeo es la responsabilidad continua de todos dentro de la organizacin para
poder lograr los niveles ms altos de desempeo, rentabilidad y satisfaccin de los clientes.

Planeamiento Estratgico de la Auditoria en Procesos:

Este proceso comprende la definicin de los siguientes elementos.

- Misin: tomando como base lo que somos ahora establece lo que aspiramos ser.

- Factores crticos de xito: nos permite identificar aquellos elementos necesarios para
alcanzar la misin que hemos definido. Por ejemplo, pueden ser considerados factores
crticos de xito la imagen profesional que proyectan individual y grupalmente los
auditores, la calidad del personal, etc.

- Fuerza y debilidades: se debe tener comprensin de las fuerzas y debilidades en relacin a


las expectativas de la gerencia y a las necesidades percibidas para alcanzar los factores
crticos de xito.

- Oportunidades y amenazas: stas provienen de las innovaciones tecnolgicas debiendo


capitalizarlas o evitarlas segn sea el caso.

- Objetivos y metas: son aquellos logros a largo plazo hacia los cuales se dirigen los
esfuerzos para que la misin no quede en el mbito de las intenciones.

- Estrategias: define como se va a lograr los objetivos bsicos de la auditora.

- Plan de accin: en este aspecto culmina formalmente el planeamiento estratgico. Se fijan


las acciones necesarias para aplicar las estrategias y conjuntamente con ellas se definen las
responsabilidades, los recursos necesarios, los plazos y logros esperados.

Aplicacin:

Derivado de la auditoria se realiza un informe en el cual se indican los aspectos revisados,


elementos considerados, personal involucrado y los resultados del anlisis y la revisin
realizada. Este informe podr ser utilizado por los usuarios de la informacin.

Procedimiento de auditoria en procesos:

Objetivo:

Contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como se deben realizar
las auditorias a los procesos las cuales nos arrojen resultados para la mejora continua
determinando el cumplimiento de los indicadores establecidos en la organizacin.

Alcance:

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1. Definir los objetivos
2. Planeacin de las visitas
3. Alcance de la auditora
4. Criterios a revisar
5. Designar a los responsables
6. Asignar recursos
7. Definir las actividades a realizar dependiendo del proceso a auditar.
8. Cumplimiento de los indicadores definidos
9. Informe
10. Observaciones para mejorar

Involucrados dentro de la auditoria:

La auditoria de procesos se realiza por un consultor del proyecto, en compaa de un


facilitador y/o lderes de procesos.

Los auditores deben ser independientes del proceso a auditar.

El auditor es quien hace la revisin y el auditado es a quien se le hace la revisin.

En cada proceso debern definirse los involucrados, responsables, lderes, auditores,


asesores y la funcin de cada uno de ellos para el logro optimo de los objetivos
planteados al inicio de la auditora.

Cuando existen manuales de organizacin y procedimientos en las organizaciones


existen procesos en donde convergen ms de dos departamentos, es en donde es
importante delimitar las actividades de cada rea y tambin las responsabilidades para
la correcta evaluacin de los procesos.

Las entrevistas ayudarn a recabar informacin durante la revisin.

Debe obtenerse evidencia competente y suficiente de lo que se est revisando.

Toda la informacin recabada se analiza y se evala con los criterios de revisin


establecidos. Durante el proceso de auditoria al realizar el anlisis se evaluar si la
informacin y documentacin es suficiente o el alcance debe ser mayor para obtener la
informacin que se necesita.

Luego de la revisin de deben de realizarse los informes correspondientes los cuales


son:

1. 1.Informes Previos
2. De retroalimentacin
3. Finales

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El informe que resulte debe ser del conocimiento del auditado y del auditor este debe
contener:

Hallazgos encontrados
Conclusiones
Recomendaciones
Cualquier otra informacin relevante

En base a este informe se deben de presentar planes de accin y definir fechas estimadas de
ejecucin y como se realizar. Estos informes debern de estar firmados por el auditor. Los
resultados de los planes de accin deben de plasmarse en documentos y verificar si se
cumpli con ellos en el tiempo establecido.

Los indicadores de gestin tienen importancia dentro de las tcnicas de Auditora.

La combinacin de objetivos bien planeados, una organizacin firme y direccin capaz, as


como la motivacin, tendrn pocas probabilidades de xito si no existe un sistema adecuado
de control que permita determinar desviaciones respecto al plan estratgico y visualizar si
el desarrollo de las operaciones est contribuyendo al logro de la misin, los objetivos y las
estrategias empresariales.

Los indicadores de gestin deben cumplir las siguientes caractersticas claves: ser simples,
estar estrechamente relacionados a los procesos y tener gran flexibilidad para adecuarse a
las estrategias gerenciales.

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Referencias:

Benjamn, E. & Fincowsky, F. Organizacin de empresas (3ra ed.). Editorial McGrawHill,


Mxico.
Indicadores de gestin Qu son y por qu usarlos? Obtenido de
https://www.gestiopolis.com/indicadores-de-gestion-que-son-y-por-que-usarlos/
Indicadores de gestin (s.f.) obtenido de
http://www.pascualbravo.edu.co/pdf/calidad/indicadores.pdf
Auditoria a los procesos en las empresas (2003). Obtenido de
http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/publicaciones/quipukamayoc/2003/primer/auditoria.h
tm
Auditora de Procesos (s.f.). Obtenido de http://imcp.org.mx/areas-de-
conocimiento/auditoria/contar-con-un-proceso-estandarizado-y-documentado-sobre-la-
forma-como-debe-realizarse-la-supervision-de-actividades-de-una-funcion-las-cuales-
arrojen-resultados-para-la-mejora-continua-con-el-fin-de-d
Auditora de Procesos (s.f.). Obtenido de http://scholarium.info/auditoria-de-procesos/