El Sistema de Gestión de la Calidad

es una herramienta útil para el logro

de los objetivos de una organización en términos
de satisfacción de los clientes,
usuarios o beneficiarios: es por ello que,
su implementación, se
enmarque dentro de unas fases o
etapas que deben comenzar por saber
la situación actual de la entidad/organización frente
al cumplimiento de lo dispuesto
en la norma técnica de calidad
bajo la cual gestione su calidad.

Sistemas Normalizados I- Tecnología en Control de Calidad

Docente: Katherine Correa Márquez
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD- ISO
9001/NTC GP 1000
La implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad en una
entidad se plantea, como un proyecto, porque de esta manera se puede
dimensionar la real importancia, sus costos, sus beneficios y a su vez
establecer controles que permitan evaluar el grado de avance y el logro
del propósito.

En el proyecto de implementación del Sistema de Gestión de la

Calidad se identifican varias fases básicas que se deben desarrollar de
manera secuencial y sistemática para lograr el propósito.
FASES DEL PROYECTO
 Diagnóstico: Corresponde a una evaluación inicial del estado de la
Entidad respecto a los requisitos de la norma.
 Planeación: En esta fase se determinan las actividades a efectuar para
subsanar las diferencias entre lo que tiene la entidad y lo que debe
tener según la norma NTCGP1000:2004. El producto resultante de la
misma es un plan detallado de actividades con sus responsables,
tiempos de ejecución y plazos.
 Diseño: Corresponde a la definición de soluciones para cumplir con los
requisitos establecidos en la norma NTCGP1000:2004. En esta fase se
realiza la identificación y definición del mapa de procesos, la
interacción entre estos, elaboración del soporte documental (manual
del sistema de gestión de la calidad, planes de calidad, procedimientos,
instructivos, formatos, entre otros) requeridos para dar cumplimiento a
dichos requisitos.
FASES DEL PROYECTO
 Implementación: Se realiza la divulgación y aplicación del
soporte documental elaborado en la fase de diseño.

 Verificación: El objetivo de ésta fase es evaluar si el SGC

ha sido implementado de manera eficaz y cumple los
propósitos para el cual fue diseñado. Esto se realiza a través
de la auditoría interna de calidad y las demás auditorías
externas que cada entidad establezca de manera voluntaria,
por ejemplo una preauditoría a través de una firma externa
especializada.
FASE DE DIAGNOSTICO
FASE DE PLANEACION
FASE DE DISEÑO
FASE DE DISEÑO
 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA FASE DE DISEÑO
1. Identificar los Procesos del Sistema de Gestión de Calidad SGC
FASE DE DISEÑO
2. Describir (caracterizar) los procesos del Sistema de Gestión
de Calidad
 Una vez que los procesos han sido identificados, se describen
mediante una caracterización del proceso. Este documento
desagrega cada proceso en sus elementos fundamentales.
3. Planificación Estratégica de la Calidad
 la planificación estratégica de la calidad, tiene productos muy
definidos como son la política de calidad y los objetivos de
calidad, al igual que las directrices necesarias para que se
cumplan; como proceso, esta planificación tiene unas entradas
y unas salidas, que consisten en información. (ver grafico)
FASE DE DISEÑO
FASE DE DISEÑO
4. Documentar los procesos: NIVELES DE LA
DOCUMENTACION
 ACTIVIDAD

«Diseñe un
instructivo que
indique cómo
elaborar un barco de
papel»
5. Medición de los procesos: Indicadores de
Gestión
Después de la caracterización de los procesos de la entidad, cada uno de sus responsables y
su equipo de trabajo deben identificar los datos resultantes de la medición en las diferentes
actividades del proceso y deben analizarlos de tal forma que les permita establecer
información para evaluar la gestión y el impacto del proceso en la entidad o fuera de ella
como es el caso de los procesos misionales.

Es importante recordar que los procesos arrojan información cualitativa o cuantitativa que
de una u otra manera es posible registrarla para el seguimiento de los procesos, tales como:

 Número de usuarios atendidos o despachos realizados.

 Actividades realizadas en un período de tiempo o cantidad producida.
 Consumo de materiales o insumos.
 Tiempos para la realización de actividades.
 Tiempos muertos u ociosos.
 Gastos en mantenimiento.
 Número de operarios utilizados.
 Tiempos de uso de las máquinas o equipos.
 Calidad del trabajo.
 Entre otros.
5. Medición de los procesos: Indicadores de
Gestión
FASE DE IMPLEMENTACION
 La fase de implementación, corresponde a la ejecución
de todo lo planeado en la fase de diseño, en la medida
que vaya siendo aprobado, con el fin de monitorear
resultados y efectuar acciones de retroalimentación y
así ajustar el SGC; en esta se realiza la divulgación y
aplicación del soporte documental elaborado y se
diligencian y conservan los registros que sirven como
mecanismos de control y evidencia de ejecución de las
actividades del proceso.
FASE DE IMPLEMENTACION
FASE DE IMPLEMENTACION:
PLAN DE IMPLEMENTACION
 El plan de implementación debe contener la estructura
de todo esquema de acción y propender por el detalle
en las actividades de tipo comunicacional y de
divulgación, haciendo especial énfasis en las
estrategias de comunicación, medios, instrucciones,
así como el seguimiento a la eficacia de los mismos.
FASE DE IMPLEMENTACION: PLAN DE COMUNICACION

Divulgar y socializar la documentación del SGC a implementar

 Procesos del SGC
 Política y objetivos de la calidad
 Documentos del SGC
 Indicadores de los procesos
FASE DE EVALUACION
Esta fase permite conocer con exactitud c.mo estamos frente
al cumplimiento de cada requisito, dado el tiempo y las
etapas que han transcurrido, es decir, se verifica si se ha
ejecutado lo planeado considerando el seguimiento al
cumplimiento de los objetivos institucionales y de calidad, así
como también a la medición que se realice a los factores
claves de éxito en los procesos y características de los
productos y/o servicios, requisitos legales, del cliente y de la
entidad tomando como insumo los diferentes informes
generados por los mecanismos adoptados, tales como:
autocontrol, autoevaluación, revisiones por la Dirección y
auditor.as, entre otros.
FASE DE EVALUACION: cómo se
realiza?
La Fase de Evaluación se realiza considerando los siguientes aspectos:

La medición y seguimiento de la satisfacción del cliente, de los procesos,

del producto y/o servicio y la realización periódica de auditor.as internas;
el control de producto no conforme, el análisis de datos, las acciones de
mejora, que incluyen la acción preventiva, la acción correctiva y la mejora
continua, desarrollando las siguientes actividades:
 Planificar la realización de la Fase de Evaluación.
 Efectuar medición y seguimiento de la satisfacción del cliente, de los
procesos, del
producto y/o servicio y la realización periódica de auditor.as internas.
 Realizar control del producto y/o servicio no conforme.
 Llevar a cabo el análisis de los diferentes datos.
 Ejecutar acciones de mejora, que incluyen la acción correctiva, la acción
preventiva
y la mejora continua.
 Realizar la Revisión por la Dirección según la periodicidad establecida
por la organización.
F
A
S
E

DE

E
V
A
L
U
A
C
I
O
N
FASE DE EVALUACION
FASE DE EVALUACION
FASE DE EVALUACION: ACCIONES
DE MEJORA
FASE DE EVALUACION:
HERRAMIENTAS BASICAS PARA LA
MEJORA
 Estratificación
 Histogramas
 Diagramas de Paretto
 Diagramas Causa - Efecto
 Diagrama de Correlación
 Cartas de Control y Gráficos
OJO: La calidad es una carrera que no tiene
fin!!!