PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, Fecha de emisión:

PREVENTIVAS Y DE MEJORA 15/02/2023

SOCICON S.A.S. Versión: 01
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PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS,

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1. OBJETIVO:

Definir la metodología para identificar e investigar las no conformidades potenciales

o existentes en SOCICON S.A.S., estudiar las causas que las originan para
mitigar los peligros y riesgos para la Seguridad y Salud en el Trabajo, evaluar la
necesidad de acciones para prevenir las no conformidades, tomar las acciones
necesarias para que no vuelvan a ocurrir y evaluar la eficacia de las acciones
preventivas y acciones correctivas tomadas.

2. ALCANCE:

Es aplicable a todos los servicios y elementos del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización.

3. RESPONSABLES:

Representante legal:

✓ Aprobar el presente procedimiento y apoyar su implementación

✓ Asegurar los recursos para el cierre de los hallazgos no conformes en el SG
SST.

Representante de SST:

✓ Hacer el registro formal de las no conformidades

✓ Liderara el análisis de las causas de la no conformidad
✓ Hacer el seguimiento al cierre de las acciones planteadas para el cierre de las
no conformidades.

Trabajadores con personal a cargo:

✓ Participar en el análisis de causas de las no conformidades

✓ Ejecutar el plan de acción para el tratamiento de las no conformidades.
✓ Cerrar las no conformidades de su proceso.

4. GLOSARIO

• Acción Preventiva: Acción emprendida para eliminar la causa de una no

conformidad potencial u otra situación indeseable y evitar que suceda una no
conformidad.

• Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad detectada u otra situación indeseable.
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• Conformidad: Cumplimiento de un requisito del SGSS.

• Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

• No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado a la cual

se debe dar tratamiento.

• No conformidad real: Incumplimiento mayor o menor que ocurrió. Una no

conformidad real conlleva a la implementación de correcciones y acciones
correctivas.

• No conformidad potencial: Incumplimiento menor que no ha ocurrido aún

y si no se hace algo al respecto, puede ocurrir y convertirse en un
incumplimiento real. Se genera cuando en cualquier de las fuentes es
identificado un riesgo de incumplimiento de un requisito, el cual puede ser de
SGSST o de los requisitos internos. Una no conformidad potencial la
implementación de acciones preventivas.

• Oportunidad de mejora: Identificación de una forma eficiente de hacer lo

que se venía haciendo. Es generada cuando existe una situación conforme
con los requisitos y es susceptible de hacerla eficiente.

• SG: Sistema de Gestión

• SG-SST: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

5. DESARROLLO

5.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES

Todo proceso, actividad o producto que, durante los controles o pruebas

establecidas, no cumplan los requerimientos establecidos en el Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo se considerará no conforme. Las no
conformidades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se
detectan principalmente a partir de:

o Los resultados de las auditorías internas.

o De la revisión del Sistema por la Alta dirección.
o Reporte de Incidentes y Accidentes de Trabajo.
o Resultados de las inspecciones.
o Las que se encuentren en los requisitos establecidos para la documentación e
Implementación de dicho Sistema.
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La no conformidad detectada se documentará en el correspondiente formato F-SST-

0139, parte “1. Identificación de la no conformidad”. Cualquier persona de la
organización puede detectar no conformidades durante el desempeño de su trabajo,
debiéndose comunicar al Representante de SST.
Cuando se haya identificado convenientemente una no conformidad, el
Representante de SST, con la colaboración que estime necesaria del responsable
implicado o incluso del Representante Legal, establece la solución pertinente que
corrija el efecto de la no conformidad.

5.2. ANALISIS DE LA NO CONFORMIDAD

Cuando se trate de una acción correctiva o preventiva es necesario realizar el

análisis de causas, considerando la descripción registrada en la identificación y las
evidencias presentadas. Se debe determinar la causa raíz y las causas potenciales
siguiendo alguna de las herramientas descritas a continuación:

METODO ISHIKAWA

Es un método para el abordaje de hallazgos no positivos (no conformidades,

productos no conformes, oportunidades de mejora) que intenta evitar la recurrencia
de un inconveniente, problema, defecto o situación no deseada a través de
identificar las causas que lo ocasionan. Las causas están asociadas a uno o más
factores como:

o Mano de obra (personas/cargos).

o Máquinas y equipos (instrumentos o herramientas de soporte como software,
computadores, maquinaria, entre otros).
o Management (administración o gestión de tipo administrativo que pueden ser
decisiones o asignación de recursos).
o Método (metodología o mecanismo que usa el proceso como modelos,
planes, programas, fichas, listas, documentación, entre otros).
o Materiales (insumo o base usada para la actividad o proceso puede ser
información, productos comprados, bienes y servicios entre otros).
o Medio Ambiente: (condiciones ambientales).

¿Cómo se utiliza?

1. Identificar el problema: identifique y defina con exactitud el problema, fenómeno,

evento o situación que se quiere analizar. Este debe plantearse de manera
específica y correcta para que el análisis de las causas se oriente correctamente y
se eviten confusiones.
2. Identificar las principales categorías dentro de las cuales pueden clasificarse las
causas del problema: se asume que todas las causas del problema que se
identifiquen, pueden clasificarse dentro de una u otra categoría.
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3. Identificar las causas: mediante una lluvia de ideas y teniendo en cuenta las
categorías encontradas, identifique las causas del problema. Estas son por lo
regular, aspectos específicos de cada una de las categorías que, al estar presentes
de una u otra manera, generan el problema.
4. Analizar y discutir el diagrama: Cuando el diagrama ya esté finalizado, el equipo
de trabajo puede discutirlo, analizarlo y, si se requiere, realizarle modificaciones. La
discusión debe estar dirigida a identificar las causas más probables, y a formular las
acciones para eliminar las causas identificadas.

¿MÉTODO CINCO (5) POR QUÉ?

Se basa en un proceso de trazabilidad, se analizan las posibles causas al problema

caminando hacia atrás, hasta llegar a la última causa que originó el problema. (Se
debe tener en cuenta que no tienen por qué ser exactamente 5 preguntas, pues esto
va a depender de la longitud del proceso causal del problema).

El objetivo de esta técnica es descubrir información vital de modo sistemático,

analizar las causas ocultas y desarrollar soluciones a las preguntas planteadas.

¿POR QUE? RAZÓN

1.
2.
3.
4.
5.

¿Cómo se utiliza?

1. Realizar una sección de lluvia de ideas

2. Una vez que la causa más probable haya sido identificada empezar a preguntar
“¿Por qué es así?” o “¿Por qué está pasando esto?”
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3. Continuar preguntado “por qué” al menos tres veces. Esto reta al equipo a buscar
a fondo y no conformarse con causas ya “probadas y ciertas”
4. Durante este tiempo se debe tener cuidado de NO empezar a preguntar “Quien”.
Se debe recordar que el equipo está interesado en el proceso y no en el personal
involucrado.

Independiente de la metodología utilizada, en la etapa de análisis de causas se debe

establecer la causa raíz, la cual es única y permite determinar la medida correctiva
o preventiva apropiada. Dicho análisis se documenta en el formato F-SST-0139.

Cuando se trate de un plan de tratamiento de riesgos, una acción preventiva o de

una oportunidad de mejora, no se requiere realizar análisis de causas; lo que se
debe registrar es el espacio adicional donde se especifiquen los beneficios de su
implementación los cuales deben quedar registrados en el formato F-SST-0140.

5.3. DETERMINACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

En el caso de las acciones correctivas y preventivas que disponen de un análisis de

causas, es necesario establecer las actividades a realizar, orientadas a eliminar la
causa raíz definida para la ocurrencia, estas acciones se establecen en el formato
F-SST-0139 en la parte ”4. Plan de acción” este debe ser aprobado por el
representante legal.

En todos los casos, acciones correctivas, preventivas y de mejora, las actividades

definidas deben ser coherentes con el ciclo de mejora continua PHVA de tal manera
que se evidencie su verificación y que su aplicación pueda ser ejecutada dentro del
proceso. Las actividades definidas deben tener asignado un responsable, un plazo,
fecha de verificación que deben ser determinadas considerando los tiempos
requeridos ante cualquier imprevisto.

Para el caso de las acciones correctivas se debe incluir una actividad asociada a la
corrección correspondiente.

5.4. EJECUCION DEL PLAN DE ACCIÓN

Una vez se apruebe el plan de acción debe iniciarse la ejecución de las actividades
definidas teniendo en cuenta los tiempos establecidos para cada una. Los
responsables del cierre de la no conformidad serán quienes asuman el liderazgo
para llevar a cabo el cierre de las mismas.
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5.5 SEGUIMIENTO AL CIERRE DE ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS

Es posible realizar seguimientos parciales antes de la finalización de cada actividad,

de tal manera que se garantice la oportunidad en su ejecución y se pueda registrar
un porcentaje de avance hasta llegar al 100%.

La descripción de los seguimientos y ejecución de las actividades debe ser lo

suficientemente clara y precisa que permita evidenciar la forma como se llevó a
cabo la actividad: qué se hizo, cuándo se hizo, quién participó y cuáles son los
resultados. Es necesario disponer de las evidencias de cumplimiento que deben ser
relacionadas en la descripción de los seguimientos y ejecución de cada actividad.

El Representante de SST realizara seguimientos periódicos de las mismas y dejara

la evidencia en el formato F-SST-0139 parte “4. Plan de acción, columna
seguimiento”.

5.6. CIERRE DE LAS ACCIONES

Se debe efectuar el cierre de la ocurrencia resolviendo la etapa de verificación de

eficacia respondiendo inicialmente si el plan de acción fue eficaz o no. Para la
verificación de eficacia es necesario disponer de la información de:

o Evidencias Objetivas: datos y hechos que demuestran la existencia o

veracidad de algo.
o Modo de Verificación: forma de revisar el cumplimiento del plan y las
evidencias objetivas.
o Checklist: responder las siguientes preguntas:

1. ¿Se ejecutó el plan de acción de acuerdo con lo establecido?

2. ¿El plan de acción contribuyó a mejorar la gestión del SG-SST?
3. Especifique en qué aspecto: Buen uso de los recursos, prevención de
accidentes de trabajo y enfermedades laborales, cumplimiento de la política
de SST.
4. ¿Comprobó que el hallazgo no se volvió a presentar o disminuyó su
frecuencia?

En el caso de que el plan de acción no haya sido eficaz, se debe finalizar como
Ineficaz y se debe crear un nuevo plan de acción que se clasifica como
“Reincidente”
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5.7. FLUJOGRAMA

Quien Aprueba
Fuente de Identificación de la No
Quien Plan de Responsable del
Conformidad real, potencial u oportunidad Quien Genera
Identifica Acción/ Cierre
de mejora
Seguimiento

Auditorias:
No Conformidades detectadas en Auditorías Equipo Responsable Responsable de
Internas del SG- SST o en auditorías externas. COPASST
auditor SST SST COPASST

Seguimiento interno: Incumplimiento de un

requisito del SGSS, auto-inspecciones, etc. Cualquier COPASST,
COPASST COPASST
persona Responsable SST

Revisión por la Dirección: Derivada de la

revisión por la dirección. Se genera cuando se
identifican situaciones de alto impacto con
Alta Responsable Representante
respecto a los objetivos SST, o alta frecuencia COPASST
Dirección SST Legal
de ocurrencia más de tres veces en un mes.

COPASST: Derivada de las reuniones o

comités que se realizan nivel interno. Se
registra cuando se identifican situaciones que
tienen impacto con respecto a los objetivos Trabajadores
Responsable
SGSST o alta frecuencia de ocurrencia, más remiten al COPASST Responsable SST
SST
de tres veces en un mes o por más de dos COPASST
periodos consecutivos.

Indicadores: Incumplimiento de la meta de un

indicador. Se genera cuando la medición del
indicador se encuentra entre la meta y rango Responsable Responsable Responsable
Responsable SST
mínimo permitido por dos períodos SST /Líder SST / Líder de SST / /Líder de
/Líder de proceso
consecutivos o cuando por dos períodos de Proceso proceso proceso
consecutivos se encuentre igual o inferior al
rango mínimo o crítico.

La definición de las acciones correctivas o preventivas de las no conformidades

identificadas, se deben registrar en el formato, en la carpeta de SGSST en un plazo
no mayor a treinta (30) días de la detección.
Recomendaciones para registrar un no conformidad real potencial u oportunidad de
mejora. Es importante que en la descripción de la No Conformidad se incluyan las
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evidencias, datos y el requisito incumplido que la soporta, en lo posible no escribir

nombres propios en la redacción, ya que éstas no pertenecen o hacen referencia a
las personas sino a los procesos o elementos del Sistema de Gestión.

Puede iniciar usando la expresión “No se evidencia” “No se identifica” seguido del
incumplimiento general (lo que dice el requisito o el documento) y a continuación
describir el requisito que incumple y la norma, posteriormente registrar los hallazgos
que soportan la no conformidad.

Las oportunidades de mejoramiento no requieren análisis de causa.

Recomendaciones para redactar planes de acción:

✓ Puede utilizar los siguientes verbos: Establecer, documentar, socializar,

implementar, evaluar y mejorar, el plan de acción debe ir mínimo hasta
implementar. Si todo paso no se puede hacer de forma simultánea o en un
periodo de un mes, escriba de preferencia cada uno de manera
independiente.
✓ Ante las no conformidades reales siempre se debe describir la corrección y
la acción correctiva.
✓ Frente a las no conformidades potenciales debe describirse solo acción
preventiva.
✓ Frente a las oportunidades de mejora se describen acciones de mejora
✓ En el momento de establecer las acciones correctivas, preventivas o de
mejora se deben revisar que estas no generen impactos negativos o riesgos
para la organización; revisar para la aprobación del presupuesto que se
cuenten con la asignación de recursos.

6. REGISTROS

o F-SST-0139 Tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora

o F-SST-0140 Listado maestro de No conformidades.

7. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del cambio

23/09/2022 1 Creación del documento