“Tranquilo, somos su aliado en el mejoramiento de la productividad de su negocio.

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Anexo 35
GUÍA PROCEDIMIENTO DE
ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
 “Tranquilo, somos su aliado en el mejoramiento de la productividad de su negocio.”
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PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA.

1 OBJETIVO

Establecer y dar los parámetros necesarios para definir las acciones correctivas y/o
preventivas con el propósito de evitar que las no conformidades potenciales y reales del
sistema de seguridad y salud en el trabajo se reproduzcan, investigar las causas reales de
estas, tener información para el análisis de tendencias y lograr el mejoramiento continuo del
sistema SST.

2 ALCANCE

Este procedimiento aplica para la identificación, registró, clasificación, comunicación, e

implementación y seguimiento de las acciones correctivas y/o preventivas

3. RESPONSABLE

Es responsabilidad del área de SST, dar las pautas para la correcta aplicación de este
procedimiento, así como de mantenerlo actualizado y verificar que se cumplan los
requerimientos establecidos en el mismo.

Es responsabilidad de todos y cada uno de los cargos, donde se encuentre algún problema
y/o situación que amerite una acción correctiva o preventiva o que tenga alguna sugerencia
para el mejoramiento del Sistema SST (Seguridad, Salud en el Trabajo) de acciones correctivas
y/o preventivas, al igual definir la acción (solución) a implementar, los responsable y fechas,
así mismo es responsable por verificar el cumplimiento de la implantación de la acción
definida.

4. DEFINICIONES

Para la elaboración, aplicación y cumplimiento del presente documento se tendrán en cuenta

las siguientes definiciones:

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u
otra situación no deseable. Puede haber más de una causa de una no conformidad.
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Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad POTENCIAL
u otra situación potencialmente no deseable. Puede haber más de una causa para una no
conformidad potencial.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito. (Del RUC, legal o contractual)

Acción de control (corrección): es una acción tomada para controlar un riesgo o eliminar un
peligro específico de actividades puntuales o que no afecten al sistema o un requisito de
forma tal que no son una no conformidad.

Mejoramiento continuo: Es todas aquellas acciones y/o cambios en los procesos actuales, que
tienen como fin la optimización del proceso que se está llevando a cabo en términos de
prevención de problemas, mejoramiento del flujo de la información y optimización de los
recursos empleados (tiempo y físicos)

5. METODOLOGÍA

5.1 Identificación de acciones correctivas y/o preventivas.

Las principales fuentes de identificación de acciones correctivas y preventivas son:

1. Incidentes
2. Inspecciones de seguridad (Causa repetitivas)
3. Análisis de los resultados de las auditorias internas.
4. Análisis de los resultados de las auditorias externas.
5. No conformidades repetitivas.
6. Revisiones Gerenciales
7. Actas de COPASST
8. Iniciativas y/o sugerencias de mejoramiento

Las principales fuentes de identificación de acciones de control son:

1. Actas de COPASST
2. Actos y condiciones inseguras.
3. Diagnósticos de salud
4. Análisis de evaluaciones de Roles y responsabilidades
5. Resultados de gestión de los programas de vigilancia epidemiológica
6. Resultados de los programas de gestión de prevención
7. Análisis de No conformidades.
8. Resultados de capacitaciones y entrenamiento
9. Resultados de estudios higiénicos
10. Identificación de necesidades de recursos
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11. Inspecciones de seguridad

12. Actualización de requisitos legales

5.2. Registro

El responsable de SST recibe la acción correctiva, preventiva o de mejora, la diligencia en el

formato y revisa que el hallazgo amerita el desarrollo de una acción para el mejoramiento del
SGSST

5.3 Revisar no conformidades.

El coordinador de SST es responsable de revisar las no conformidades detectadas para

determinar si es necesario definir una acción correctiva y/o preventiva o acción de control
para atender el hallazgo.

5.4. Identificación de causas

 Las causas pueden ser detectadas de acuerdo a la metodología que adopte la

empresa, dentro de las cuales le sugerimos:

1. Lluvia de Ideas:
 Consiste en conformar un grupo interdisciplinario de personas que
participan o están relacionados con la No Conformidad.
 Definir un moderador
 Todos los participantes generan ideas sobre las causas que pudieron
generar el incumplimiento
 Definir las causas más factibles o significativas que generaron la No
conformidad Real o Potencial.

2. Diagrama Causa Efecto (Espina de Pescado)

 Definir un grupo de participantes

 Definir un moderador
 Definir las causas que se relacionan con el problema respecto a estos
cinco aspectos: Materiales, Mano de Obra, Método, Medio Ambiente,
Materia Prima.
 Definir las causas más factibles o significativas que generaron la No
conformidad Real o Potencial.

3. Los cinco Por qué?

 Definir un grupo de participantes

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 Definir un moderador
 Pregúntese por que ha ocurrido la No Conformidad
 Con la respuesta recibida nuevamente pregúntese por que ha
sucedido este hecho, repita estos pasos hasta que llegue a la causa
raíz.
Para registrar las actividades de este procedimiento, se anexa el formato de Acciones
correctivas, preventivas y de mejora

5.5. Definir acción correctiva y/o preventiva

El responsable de SST identifica el plan de acción a tomar, para evitar que el evento o
hallazgo se materialice o vuelva a presentarse.

Una vez que la solución o acción a tomar ha sido definida esta debe registrarse en el formato
de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Así mismo deben definir las fechas de implantación y seguimiento de las acciones definidas,
por medio del plan de acción.

5.6. Implementación

Una vez que la acción solicitada ha sido aprobada, el responsable de la implementación se

encarga de comunicar a los involucrados sobre las tareas que deben realizarse y de verificar la
implementación adecuada de la acción definida.

En caso que la acción definida no pueda ser implementada, se debe determinar nuevamente
una acción, la cual se registra en el mismo formato de acciones correctivas, preventivas y de
mejora y se informara a los responsables el cambio.

5.7. Seguimiento

El área de SST o quien designen, es el encargado de realizar el seguimiento de la

implementación de la acción en las fechas estipuladas y de registrar el avance de las mismas.
En caso de encontrar un problema en la implementación de la acción debe informar sobre el
hecho al responsable del departamento, para que se tomen las medidas necesarias y de esta
manera garantizar la efectividad de la acción implementada.

Para cada revisión gerencial el coordinador de SST, debe presentar el avance del plan de
acción señalando las acciones correctivas y/o preventivas presentadas durante el período, el
avance en la implementación y las barreras que se presentaron para dar cierre a las mismas.

Ver anexo plan de acción.

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5.8. Cierre de la acción.

La acción correctiva y/o preventiva se da por cerrada, cuando desaparece la causa de la NO

Conformidad o hallazgo que la originó.

La fecha de cierre se registrar en el campo destinado para esto en el formato.

En caso que la acción implementada no elimine la causa de la no conformidad, los

responsables que inicialmente definieron la acción deben nuevamente realizar un análisis y
determinar una nueva acción.

Versión. 02
Fecha. Enero 2021