SERVIFLASH COLOMBIA SAS Código: SST-I-001

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Versión: 1 de 10/04/2023

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PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS
Aprobado por:
Y DE MEJORA Representante SST

1 OBJETIVO

Establecer y dar los parámetros necesarios para definir las acciones correctivas y/o preventivas en
SERVIFLASH COLOMBIA S.A.S con el propósito fundamental de evitar que las no conformidades
potenciales y reales del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se reproduzcan, investigar las causas
reales de estas, tener información para el análisis de tendencias y lograr el mejoramiento del SG-SST.

2 ALCANCE

Este procedimiento aplica para la identificación, registró, clasificación, comunicación, aprobación,

implementación y seguimiento de las acciones correctivas y/o preventivas en SERVIFLASH COLOMBIA
S.A.S

3 DEFINICIONES

Para la elaboración, aplicación y cumplimiento del presente documento se tendrán en cuenta las siguientes
definiciones:

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación
no deseable. Puede haber más de una causa de una no conformidad.

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad POTENCIAL u otra
situación potencialmente no deseable. Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Acción De Control (Corrección): es una acción tomada para controlar un riesgo o eliminar un peligro
específico de actividades puntuales o que no afecten al sistema o un requisito de forma tal que no son una
no conformidad.

Mejoramiento Continuo: Es todas aquellas acciones y/o cambios en los procesos actuales, que tienen
como fin la optimización del proceso que se está llevando a cabo en términos de prevención de problemas,
mejoramiento del flujo de la información y optimización de los recursos empleados (tiempo y físicos).

4 DESCRIPCIÓN

LA IMPRESIÓN DEL PRESENTE DOCUMENTO SIN SELLO DE “COPIA CONTROLADA”, SE CONSIDERA COMO “COPIA NO CONTROLADA”.
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4.1 RESPONSABILIDADES

Es Responsable de SST, dará las pautas para la correcta aplicación de este procedimiento, así como de
mantenerlo actualizado y verificar que se cumplan los requerimientos establecidos en el mismo.

Es responsabilidad de todas las áreas, el reporte de problemas y/o situaciones que ameriten una acción
correctiva o preventiva, así como también de comunicar las sugerencias para el mejoramiento del Sistema
SST (Seguridad y Salud en el Trabajo). De igual manera de definir la acción (solución) a implementar, los
responsables y fechas de aplicación, además de los responsables de verificar el cumplimiento de la
implantación de la acción definida.

4.2 ACTIVIDADES

IDENTIFICACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS.

Las principales fuentes de identificación de acciones correctivas y preventivas son:

1. Incidentes
2. Inspecciones de seguridad (Causa repetitivas)
3. Análisis de los resultados de las auditorias internas.
4. Análisis de los resultados de las auditorias externas.
5. No conformidades repetitivas.
6. Revisiones Gerenciales
7. Actas de COPASST o informes del VIGÍA
8. Iniciativas y/o sugerencias de mejoramiento

Las principales fuentes de identificación de acciones de control son:

1. Actas de COPASST o Informes del VIGÍA

2. Actos y condiciones inseguras.
3. Diagnósticos de salud
4. Análisis de evaluaciones de Roles y responsabilidades
5. Resultados de gestión de los programas de vigilancia epidemiológica
6. Resultados de los programas de gestión de prevención
7. Análisis de No conformidades.
8. Resultados de capacitaciones y entrenamiento
9. Resultados de estudios higiénicos

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10. Identificación de necesidades de recursos

11. Inspecciones de seguridad
12. Actualización de requisitos legales

4.3 REGISTRO

El responsable y/o Asesor en SST recibe el formato de mejoramiento continuo, y revisa que el hallazgo
amerita el desarrollo de una acción correctiva y/o preventiva o una acción de mejora para el Sistema.

Para el caso de los incidentes, estos se registrarán en el formato de Investigación de incidentes.

Las acciones que se hayan identificado como acciones de control solo requieren ser registrados en el
formato plan de acción.

4.4 REVISAR NO CONFORMIDADES.

El responsable y/o Asesor en SST recibe es responsable de revisar las no conformidades detectadas para
determinar si es necesario definir una acción correctiva y/o preventiva o acción de control para atender el
hallazgo.

IDENTIFICACION DE CAUSAS

 Las causas pueden ser detectadas por una de las siguientes metodologías:

1. Lluvia de Ideas:

 Consiste en conformar un grupo interdisciplinario de personas que participan o están

relacionados con la No conformidad Real o Potencial.
 Definir un moderador
 Todos los participantes generan ideas sobre las causas que pudieron generar el
incumplimiento
 Definir las causas más factibles o significativas que generaron la No conformidad Real o
Potencial.

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2. Diagrama Causa Efecto (Espina de Pescado)

 Definir un grupo de participantes

 Definir un moderador
 Definir las causas que se relacionan con el problema respecto a estos cinco aspectos:
Materiales, Mano de Obra, Método, Medio Ambiente, Materia Prima.
 Definir las causas más factibles o significativas que generaron la No conformidad Real o
Potencial.

3. ¿Los cinco Por qué?

 Definir un grupo de participantes

 Definir un moderador
 Pregúntese por que ha ocurrido la No Conformidad
 Con la respuesta recibida nuevamente pregúntese por que ha sucedido este hecho, repita
estos pasos hasta que llegue a la causa raíz.

4. Análisis Individual

El responsable en SST puede realizar un análisis de las causas de las No conformidades.

4.5 DEFINIR ACCIÓN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA

El responsable y/o Asesor en SST, identifica el plan de acción a tomar, para evitar que el evento o hallazgo
se materialice o vuelva a presentarse.

Una vez que la solución o acción a tomar ha sido definida esta debe registrarse en el formato de
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA.

Así mismo deben definir las fechas de implantación y seguimiento de las acciones definidas, por medio del
plan de acción.

4.6 IMPLEMENTACIÓN

Una vez que la acción solicitada ha sido aprobada, el responsable de la implementación se encarga de
comunicar a los involucrados sobre las tareas que deben realizarse y de verificar la implementación
adecuada de la acción definida.

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En caso de que la acción definida no pueda ser implementada, se debe determinar nuevamente una
acción, la cual se registra en el mismo formato de ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
MEJORA y se informara a los responsables el cambio.

4.7 SEGUIMIENTO

El responsable de SST o a quien se asigne, es el encargado de realizar el seguimiento de la

implementación de la acción en las fechas estipuladas y de registrar el avance de estas. En caso de
encontrar un problema en la implementación de la acción debe informar sobre el hecho al responsable
Gerente responsable del área, para que se tomen las medidas necesarias y de esta manera garantizar la
efectividad de la acción implementada.

Para cada revisión gerencial el responsable y/o Asesor en SST, debe presentar EL AVANCE DEL PLAN
DE ACCION señalando las acciones correctivas y/o preventivas presentadas durante el período, el avance
en la implementación y las barreras que se presentaron para dar cierre a las mismas.

4.8 CIERRE DE LA ACCIÓN.

La acción correctiva y/o preventiva se da por cerrada, cuando desaparece la causa de la NO Conformidad
o hallazgo que la originó.

La fecha de cierre se debe registrar en el campo destinado para esto en el formato.

En caso de que la acción implementada no elimine la causa de la no conformidad, los responsables que
inicialmente definieron la acción deben nuevamente realizar un análisis y determinar una nueva acción.

5 DOCUMENTOS Y REGISTROS

Formato Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Formato Plan de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

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