Procedimiento de

No conformidades
Acciones
Preventivas y
correctivas

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado por:

Especialista Seguridad y Generalista de Representante Legal
Salud en el Trabajo. talento Humano
M
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PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADESS Versión 001
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 25/07/2018
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1 OBJETIVO

Establecer la metodología para garantizar que se definan e implementen las acciones

preventivas y correctivas que permitan eliminar las causas de las no conformidades reales
y potenciales en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST).
Adicionalmente, con este procedimiento se busca:
• Identificar y analizar las causas fundamentales de las no conformidades

• La adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y

documentación de las medidas preventivas y correctivas

2 ALCANCE

Este procedimiento aplica para los diferentes responsables de las actividades de cada
uno de los procesos, respecto a la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora
en relación con:

• No conformidades relacionadas con el SG-SST

• Resultados de las Auditorias.

• Revisión Gerencial.

3 RESPONSABLES
El responsable del área afectada, el responsable de la Seguridad Industrial y Salud en el
Trabajo en la empresa y la gerencia, son responsables de la apertura y gestión de una
acción correctiva y/o preventiva.

El responsable del SGSST y la Gerencia son responsables del cierre de las acciones
correctivas/preventivas abiertas. Las acciones abiertas y de responsabilidad del
encargado de Seguridad y Salud en el Trabajo, son cerradas por la gerencia. Igualmente,
son responsables del control de las acciones correctivas/preventivas abiertas y del archivo
de los informes que se generen en este procedimiento.
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El responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo implementa y registra en los

procedimientos cualquier cambio que resulte como consecuencia de las acciones
correctivas y preventivas en la documentación del sistema de gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo.

4 DESARROLLO

4.1 No Conformidades

El proceso inicia con la detección de las No conformidades reales o potenciales, la

persona que detecta una no conformidad lo comunica al responsable del área, el cual la
registra en el FORMATO DE NO CONFORMIDADES. En el análisis y determinación de
las causas de las No conformidades, deben participar las personas involucradas en el
proceso en el cual se detectó el problema. Se debe analizar y determinar los efectos
reales o potenciales de la no conformidad cuando se detecta para llegar a establecer la
causa real. Este registro es revisado por el encargado de Seguridad y Salud en el Trabajo
y por el representante de la gerencia; y en compañía de las personas involucradas en el
proceso se decide cómo actuar.

4.2 Acciones correctivas

4.2.1 Identificación de no conformidades reales:

Las no conformidades reales pueden identificarse:

 Durante el desarrollo de los diferentes procesos, a las no conformidades

encontradas durante éste, se les da el tratamiento respectivo. Además, de acuerdo
con el grado de la no conformidad, repetitividad y/o repercusiones sobre el
proceso, el personal idóneo y con autoridad en la actividad desarrollada, determina
la necesidad de emitir una Solicitud de Acción Correctiva
 De los resultados de las Auditorías Internas y Externas al Sistema de Gestión de
seguridad y salud en el trabajo.
 De los accidentes, incidentes y enfermedades laborales presentados en la
realización de las labores diarias de
 De las inspecciones de seguridad realizadas para controlar las actividades
ejecutadas en la Empresa.
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 De las acciones de mejora presentada en los informes, de simulacros que se

realizan para probar periódicamente los procedimientos de respuesta a situaciones
de emergencia.
 Resultados del desempeño de los Indicadores del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
 De las revisiones gerenciales al Sistema de Gestión.

4.3 Acciones Preventivas

4.3.1 Identificación de No conformidades potenciales

Las no conformidades potenciales son identificadas teniendo en cuenta:

 Información de las Auditorías Internas / Externas

 Análisis de Registros del Sistema de Gestión
 Resultados de revisiones gerenciales al sistema
 Accidentes, incidentes y enfermedades laborales
 Informes de simulacros e inspecciones
 Resultados del Desempeño de los Indicadores del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
 La necesidad o conveniencia de la apertura o no de una acción correctiva
/preventiva nace siempre a partir del estudio de un registro de no conformidad
detectado en el interior de la empresa.

En función de la importancia, gravedad, alcance, repetitividad, o cualquier otra razón de

peso, se evalúa y se decide el paso siguiente que consiste en la apertura de la acción,
según la tabla que se muestra a continuación:

Origen / Causa Tipo de Informe

Auditorías Internas / Externas Informe de Auditoría interna

No Conformidad SGSST Registro No Conformidad
No Conformidad Repetitiva Registro No Conformidad

La acción correctiva y/o preventiva comienza con el estudio del caso por parte de la
Gerencia, el responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, o el responsable del área
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afectada donde se establece, deben ser los responsables de la acción y el plazo

aproximado para aplicar la misma.

Así mismo, el responsable de la acción establece el seguimiento de la misma y

comprueba que ésta se ha realizado y que es eficaz, y que ha cumplido los apartados
correspondientes del formato mencionado.

Si la acción correctiva y/o preventiva prevista no resulta eficaz, se lleva a cabo una nueva
evaluación y estudio de la situación, procediendo a la implementación de otra nueva
acción de la misma manera que con la anterior.

En caso de ser la gerencia quien inicie la acción correctiva y/o preventiva, será quien la
gestione y la cierre.

PASOS A SEGUIR:

1. Determinar lo más concretamente posible cuál es el problema y su naturaleza,

atendiendo a:

 Frecuencia y gravedad de las lesiones o enfermedades

 Tipo de lesión, ubicaciones en el cuerpo, actividad realizada, puesto de trabajo,
fecha, hora y otros
 Tipo y magnitud del daño a la propiedad

2. Estudiar y evaluar el costo y alcance del problema:

 Duración de las ausencias al trabajo

 Sobrecargas de trabajo

3. Concretar y determinar la causa o causas directa y fundamental de la aparición del

problema.

 Definir tras los anteriores análisis, la acción correctiva más oportuna.

 Concretar y definir el inicio de cualquier acción preventiva que resulte necesaria o
conveniente.
 Establecer las diferentes tareas concretas para la aplicación de la acción correctiva
y/o preventiva.
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 Se establece y define el plazo o plazos de aplicación, fijando la fecha en que su

implementación tiene que estar terminada.
 Informar y comunicar a las otras partes interesadas las decisiones anteriormente
adoptadas.

Una vez transcurridos los plazos fijados, el responsable de la acción, verifica la

implementación, así como su eficacia y resultados.

En el caso de no resultar eficaz, reinicio del proceso con otra acción (si procede)

REVISIÓN GERENCIAL

Los resultados de las diferentes acciones preventivas y correctivas tomadas son

presentados a la Gerencia para ser revisados y analizados, como parte de la revisión
gerencial al Sistema de Gestión.

ACCIONES DE MEJORA

 Identificar problemas en el proceso y seleccionar las áreas a mejorar, así como las
razones para trabajar en ellas.
 Analizar y evaluar la eficacia y eficiencia de los procesos existentes; esta actividad
incluye, la recopilación y el análisis de datos que buscan descubrir los tipos de
problemas que ocurren más frecuentemente.
 Identificar y verificar las causas de los problemas.
 Identificar las soluciones posibles para seleccionar e implementar la mejor solución.
 Evaluar la efectividad de la solución planteada.
 Implementar y normalizar la nueva solución.
 Evaluar la eficacia y eficiencia del proceso al completarse la acción de mejora.

MEJORA CONTINUA

Mattel Colombia, asegura la mejora continua y la eficacia del Sistema de Gestión, a

través de la aplicación de la Política y Objetivos del SG-SST, resultados de Auditorías
(Internas - Externas), análisis de datos que arrojan los indicadores de gestión, acciones
correctivas y preventivas y resultados de revisión gerencial.
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5 REGISTROS
• Formato Acciones Correctivas y/o Preventivas
• Formato de No Conformidades

6 REFERENCIAS
 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Decreto 1072 de 2015
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Sistemas de Seguridad
Industrial y Salud Ocupacional. Requisitos NTC-OHSAS 18001:2007. Bogotá:
ICONTEC, 2007.

7 CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTO

Nº Fecha Descripción del cambio

01 25/07/2018 Aprobación de la versión 001 del documento.