Fase 3 – Realizar la planeación y organización en un caso empresarial

Actividad Colaborativa

Nombre del estudiante:

Leidy Ramírez López
Identificación: 1074928073
Heidy Yaneth Rincón
Identificación: 52.427.819
Grupo:105015_529

Nombre del Docente: Claudia Villota

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD.

Programa Contaduría Publica
Cota, Cundinamarca
2022
 Introducción

En esta actividad se desarrolla las etapas del proceso administrativo como planeación y
organización de la empresa Servientrega, elaborando una tabla de situación de la
empresa, misión y visión, objetivos a corto, mediano y largo plazo, se identificaron
valores corporativos, políticas, presupuesto, organigrama y funciones.
 Desarrollo de la Actividad
Estudio de caso
1. Diagnóstico de la empresa
Servientrega se crea en 1982 por los hermanos Luz Mari y Jesús Guerreo quien
vieron en mejorar el servicio de transporte de sobres y paquetes. Operaron los
primeros clientes representados en empresas de carga de auto partes y agencias
aduaneras para los destinos de Cali y Buenaventura, luego se expandieron
rápidamente en Barranquilla, Bucaramanga Medellín y Cartagena

1.2 Marque con una X según actividad económica, tamaño y tipo de sociedad:
Tabla No. 1. Características de la empresa Servientrega

Actividad Marca Tamaño Marca Tipo de Marca

económica con una con una empresa con una
X X X

Mineras Micro S.A.S X

Agropecuaria Pequeña LTDA

s
Comerciales Mediana UNIPERSONAL
Servicios X Grande X OTRA
Industriales

Fuente: elaboración propia

2. Factores claves del éxito (FCE)

Tabla No. 2. Factores claves del éxito de Servientrega

Factores Actividades

Marketing Desde que se fundó la empresa tenían

claro que para tener la confianza de las
personas tenían q tener una marca solida
así que desde las primeras inversiones lo
realizaron en elementos comerciales para
mostrarse fuerte y confiable. Durante
años, Servientrega ha estado en top de
marcas más recordadas y queridas por los
colombianos
 Alianzas estratégicas
El clima organizacional de la empresa
Gracias a múltiples alianzas que ha
construido con compañías de diversos
sectores a crecido
Manejan un modelo de liderazgo
participativo donde se toman decisiones
bajo una trinidad a nivel de acción,
táctico y estratégico

Fuente: elaboración propia

3. Diagnóstico Interno
Según la matriz de DOFA la empresa Servientrega tiene fortalezas importantes como lo
es tener cobertura nacional e internacional tiene una marca posicional con gran
experiencia en 27 años en el mercado. Tener el personal motivado y comprometido
puede ser uno de los puntos fuertes para la empresa en su productividad y
competitividad en el mercado.
3.1 Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas:
Tabla 3 Fortalezas de la Empresa que selecciono como estudio de caso Servientrega
Califique: siendo 1 la
Variable Fortaleza menor y 5 la mayor nota
Cobertura nacional e
Consumo 5
internacional
Marca posicional con
Mercadeo gran experiencia de 37 5
años en el mercado
Personal motivado y
Colaboradores comprometido 4
Fuente: Elaboración propia
Análisis de las fortalezas: Se ve reflejado que la empresa tiene buenas fortalezas una
de las más importantes es tener cobertura nacional e intencional porque la gran mayoría
de la competencia no tiene este acceso internacional, otra fortaleza es que ya tiene un
gran reconocimiento en el mercado así que eso hace que tenga buena confiabilidad por
su gran trayectoria y otra es la motivación del personal lo cual se ve reflejado en cada
entrega que realizan.
Tabla 4 Debilidades de la Empresa que selecciono como estudio de caso Servientrega
Califique: siendo 1 la
Variable Debilidades menor y 5 la mayor nota
Falta de locales propios y 5
Marketing suficientes para el
almacenamiento,
empaque y embalaje de
mercancía
 Falta de personal para la 3
Colaboradores
entrega y distribución de
los envíos
4
Marketing Falta de tecnologías
innovadoras y
especializada para el
servicio de rastreo de
documentos, giros y
encomiendas.
Fuente: Elaboración propia
Análisis de las debilidades según la matriz de DOFA la empresa Servientrega tiene sus
mayores debilidades en cuanto a los colaboradores, marketing, es decir que son los
aspectos donde la empresa necesita reforzar acciones y tomar decisiones en pro de

4.1 Realice un análisis preliminar de las Oportunidades y amenazas, que enfrenta la

empresa en su ambiente:
Tabla 5 Oportunidades de la Empresa que selecciono como estudio de caso
Servientrega
Califique: siendo 1 la
Variable Oportunidades menor y 5 la mayor nota
Social Credibilidad en el país 5
del sistema de mensajería
que se genera a nivel de
confianza y alto valor de
calidad en todos los
servicios
Económico Trasporte a nivel nacional 5
e internacional de
mercancías en modo
marítimo y aéreo,
involucrado también
procesos logísticos y
tramites
Social Satisfacción de las 5
necesidades y
expectativas del cliente,
proveedor, accionista y
demás interesados
brindando soluciones y
un buen servicio

Fuente: elaboración propia

Análisis de las Oportunidades:
1.La oportunidad la credibilidad del país, la cual debe ser usada para hacer más
publicidad.
2.El trasporte a nivel nacional e internacional el cual debe ser usado para hacer más
acuerdos con diferentes empresas en el mundo.
3.La oportunidad la satisfacción de los clientes el cual se debería aprovechar para hacer
marketing como más testimonios en internet en tv.
de caso Servientrega
Califique: siendo 1 la
Variable Amenazas menor y 5 la mayor nota
Competencia Competitividad con 4
empresas de mensajería
en distintos sectores de
costo, calidad,
presentación, tiempo de
respuesta, servicio
posventa.
Económico Incremento en los precios 3
del combustible, ya que
depende casi en su
totalidad en procesos de
trasporte y movilidad.
Económico Inestabilidad económica 3
debido a las fuertes
competencias lo que con
lleva a altos y bajos
economicos
Análisis de las Amenazas: La amenaza más grande que tiene la empresa es la
competencia con otras dónde se reflejan los costos, la presentación y el tiempo de
respuesta. Se debe mejorar porque si no se controla perderán muchos clientes.
El Incremento en los precios del combustible, ya que depende casi en su totalidad en
procesos de trasporte y movilidad y la Inestabilidad económica debido a las fuertes
competencias lo que con lleva a altos y bajos economicos
 Planeación:
1. De acuerdo con el análisis que realizó en las Debilidades, Fortaleza, Oportunidades y
Amenazas (DOFA), realice la situación actual y el futuro deseado para la empresa como
estudio de caso:
Tabla 7 Situación de la Empresa Servientrega
Situación actual
Fortalezas:
* Cobertura nacional e internacional
* Marca posicional con gran experiencia
de 37 años en el mercado
* Personal motivado y comprometido
Debilidades:
* Falta de locales propios y suficientes
para el almacenamiento, empaque y
embalaje de mercancía
* Falta de personal para la entrega y
distribución de los envíos
* Falta de tecnologías innovadoras y
especializada para el servicio de rastreo
de documentos, giros y encomiendas.
:
Oportunidades:
* Credibilidad en el país del sistema de
mensajería que se genera a nivel de
confianza y alto valor de calidad en todos
los servicios
* Trasporte a nivel nacional e
internacional de mercancías en modo
marítimo y aéreo, involucrado también
procesos logísticos y tramites
* Satisfacción de las necesidades y
expectativas del cliente, proveedor,
accionista y demás interesados
brindando soluciones y un buen servicio
Amenazas:
* Competitividad con empresas de
mensajería en distintos sectores de costo,
calidad, presentación, tiempo de
respuesta, servicio posventa.
* Incremento en los precios del
Futuro deseado de la empresa
La empresa de Servientrega en un futuro
deseado ofrece la prestación del servicio,
mediante locales propios y suficientes
que abastezcan el almacenamiento,
empaque y embalaje de la mercancía que
a su vez impulsa el crecimiento de la
empleabilidad del personal idóneo para
su prestación del servicio en la
distribución y entrega de envíos con
alternativas tecnológicas innovadoras
suficientes para el eficaz funcionamiento
del rastreo de entregas.
Con una alta calidad en su prestación de
servicio ofreciendo confianza y
tranquilidad al cliente, brindando servicio
de transporte a nivel nacional e
internacional marítima, aérea y terrestre,
impulsando su crecimiento para el
fortalecimiento de procesos logísticos y
administrativos. Donde se proyecta como
una empresa competitiva con una
positiva prestación del servicio en
calidad, servicio y posventa,
posicionándose como una de las mejores
empresas de mensajería donde a su vez
con el crecimiento económico puede
mitigar posibles impactos a causa de las
alzas de precios del combustible,
generando una estabilidad de precios que
se ofertan al cliente
 combustible, ya que depende casi en su
totalidad en procesos de trasporte y
movilidad.
* Inestabilidad económica debido a las
fuertes competencias lo que con lleva a
altos y bajos económicos

Fuente: elaboración propia

2. Aplicar la función de la planeación, para la empresa seleccionada:

Elabore para la empresa que seleccionaron como estudio de caso la misión y visión, de
acuerdo con los niveles competitivos de hoy.
Tabla 8 Misión y Visión Servientrega
Misión:
Somos una empresa de mensajería que
brinda sus servicios para satisfacer la
demanda de logística y comunicación,
ofreciendo una prestación de servicio al
cliente que lo requiera, personas de los
diferentes sectores económicos,
trabajadores independientes, madres cabeza
de hogar, empresarios y emprendedores
entre otros, todo esto mediante procesos
logísticos, administrativos y operativos que
permitan al cliente tener tranquilidad y
confianza a la hora de requerir nuestros
servicios, a través del uso de excelentes
tecnologías que promueven la alta calidad.
Visión:
Pretendemos que Servientrega sea una
empresa líder y pionera en mensajería,
logística y comunicación, llegando a ofrecer
nuestros servicios en seguridad y protección
a nivel no solo nacional sino
internacionalmente, donde podamos llegar a
personas en condición de discapacidad,
brindándole la posibilidad de la utilización
de nuestro servicio de manera fácil,
buscando satisfacer un nuevo mercado de
compra-venta y lograr el servicio completo
de mensajería, comunicación, compra-venta
y logística a la puerta.

Somos líderes de acción comprometidos

social y ambientalmente.
.

Fuente: elaboración propia

Tabla 9 Elaborar para la empresa que selecciono como estudio de caso, los objetivos a
corto, mediano y largo plazo
Corto plazo (1 a 3 meses) Mediano plazo (3 meses a Largo plazo (1 a 5 años)
1 año)
Mejorar la calidad del Establecer nuevas Crear nuevas sucursales a
servicio, ofreciendo alternativas de transporte nivel internacional,
tranquilidad y confianza al para el mejoramiento de la incrementando nuestra
cliente. mensajería. oferta del servicio.

Capacitar a nuestros Ofrecer la prestación de Posicionar a la empresa

colaboradores para una servicios a localidades, Servientrega como una de
 mejor atención y eficacia municipios o sitios donde las mejores empresas en
en los procesos aún no tenemos cobertura. Latinoamérica.
administrativos y
operativos.

Fuente: elaboración propia

Tabla 10. Realicen para la empresa que selecciono como estudio de caso los valores
corporativos
Los valores Corporativos de Servientrega son: compromiso, trabajo en equipo y
Colaboración”.
Valores Éticos Corporativos: Transparencia, respeto, honestidad, responsabilidad y
amabilidad
Fuente: elaboración propia

Tabla 11 Realizar para la empresa seleccionada las políticas

Política de satisfacción del Política de pago a los Políticas de formación al
cliente proveedores cliente interno

Se debe ofrecer una Se establece los pagos de Se desarrollaran

oportuna atención al
cliente, el tiempo de
respuesta dependerá del
tipo de solicitud.
Cada que se brinde
atención al cliente se
llenara un formulario de
satisfacción con el fin de
controlar y mejorar nuestra
calidad de atención.
Al brindar atención al
cliente se debe realizar de
manera amable, prestando
un servicio adecuado y
optimo
Fuente: elaboración propia
acuerdo a los plazos
establecidos en común
acuerdo con los
proveedores.
Aprovechamiento de
descuentos por oportuno
pago a proveedores, donde
su análisis estará a cargo de
la dependencia financiera.
La cancelación de facturas
a proveedores se hará a la
entrega de los documentos
requeridos por la
dependencia financiera de
Servientrega y una vez sea
aprobada a satisfacción por
la dependencia operativa la
prestación del servicio o
entrega del producto.
mensualmente
capacitaciones,
diplomados talleres y
cursos a los colaboradores
con la finalidad de
mejorar y brindar un buen
servicio
Se reconocerá la labor de
los colaboradores
mediante un incentivo
mensual y premio al
mejor colaborador
Se coordinaran, planearan
y realizaran actividades de
esparcimiento e
integración
bimestralmente.
Tabla 12 Presupuesto (Establecer el presupuesto con el objetivo a corto plazo)
Recurso Gerencia Área Área Área Área
s Administrati Financiera Comercial Operativa
va
Humano 1Gerente 1Administra 1 Jefe 1 Jefe de 1 Jefe de
s 1Secretaria dor Financiero Marketing Producción
1Coordinado 1Contador 1Gerente de 3Gerentes
r ventas
1 Tesorero 1 inspector
1Auxiliar 1Publicista
1Auxiliar 1Auxiliar
Administrati Contable de Calidad
vo
6
1 conductores
recepcionista
1 Auxiliar
servicios
generales
Técnico 2 5 Computado 3 6
s Computado Computador res Computadore Computado
res es s res
2
2 5 Teléfonos Impresoras 1 Impresora 3
Impresoras multifuncion Montacarga
2 Impresora 2 Escáner
ales s
2 Teléfonos
1 Escáner 4 Teléfonos
1 Impresora 2
Industrial Impresoras
3 Teléfonos 1 Escáner
5 Teléfonos
6 Tablet
6 Vehículos
Material Papel Esferos Escritorio Escritorios Escritorios
Marcadores Calculadora Silla Sillas
Tablero Escritorio Esferos Esferos Sillas
Agenda Agenda Papel Publicidad Cascos
Escritorios Papel Agenda Agenda
Tinta Escritorios Escritorios Papel Guantes
Silla Silla Sillas Tinta
Esferos Tinta Tinta Caja de Materia
Caja de Caja de Caja de archivo Prima
archivo
 archivo archivo
Útiles de
aseo y de
cafetería
Financie Gerente Administrad Jefe Jefe de Jefe de
ro $9.000.000) or financiero Marketing producción
Secretaria $7.000.000 $7.500.000 $3.300.000
$3.000.000 Auxiliar Contador Gerente de $2.000.000
administrativ $7.000.000 Ventas Gerentes
Servicios o $2.000.000 Tesorero $2.700.000
públicos Coordinador $2.200.000 Publicista $1.900.000
$700.000 $1.6000.000 Auxiliar $2.500.000
Auxiliar de contable Auxiliar de
servicios $2.000.000 Servicios calidad
generales Públicos
$2.000.000
1.700.000 $1.000.000
Recepcionist Servicios Cada uno
a públicos
$2.000.000 $800.000 Inspector
$1.700.000
Servicios
públicos Conductore
$1.600.000 s
$1.500.000
cada uno

Servicio
Públicos
$2.000.000

Fuente: elaboración propia

Organización

Realizar la función de la organización:

Elaborar para empresa que selecciono como estudio de caso el organigrama, con los
niveles competitivos de hoy.
 Gerente General

Secretaria

Area Operativa Area Financiera Area Comercial Area Administrativa

Jefe de Produccion Jefe financiero Jefe de Merketing Administrador

Gerente Industrial Gerente de recursos Gerente de Calidad Contador Gerente de Ventas Coordinador

Auxiliar
Inspector Auxiliar de calidad Tesorero Publicista
Administrativo

Conductores Auxiliar contable Recepcionesita

Auxiliar de Servicios
Generales
Mencionar los cargos y funciones según el organigrama.
No CARGO
1 Gerente General
2 Secretaria
3 Administrador
4 Jefe de Marketing
5 Jefe de Producción
6 Jefe Financiero
7 Gerente de Recursos
8 Gerente Industrial
9 Gerente de Calidad
10 Inspector
11 Auxiliar de Calidad
12 Conductores
FUNCIONES
Supervisa la operación diaria, diseña la
estrategia y fija los objetivos para el
crecimiento, mantiene el presupuesto y
optimiza gastos, establece políticas.
Revisar la correspondencia de la gerencia,
comunicarse con los empleados o clientes.
Mantener la organización, llevar la agenda,
atender a el público.
Planificar, organizar, dirigir la gestión de los
recursos humanos, logísticos, contables y
brinda apoyo administrativo que necesite la
empresa.
Realiza seguimiento y analiza el rendimiento
de las campañas de publicidad, gestiona el
presupuesto de marketing y garantiza que todo
el material de marketing esta consonancia con
la identidad de la marca.
Supervisa el proceso de producción, planea el
mantenimiento rutinario de la maquinaria y los
equipos, observa el desempeño de la plantilla
laboral, planifica y organiza el cronograma de
producción.
Supervisa y administra informes financieros,
carteras de inversión.
Gestionar actividades como diseños de puesto,
reclutamiento, relaciones entre empleados,
gestión del rendimiento, formación y desarrollo
y gestión del talento.
Planifica, dirigen las actividades laborales o
coordinan y los recursos necesarios para la
fabricación de productos de acuerdo a las
especificaciones de costo y calidad.
Establece las pautas y los parámetros de
calidad, se encarga de la producción de datos y
realiza la medición en comparación con los
estándares establecidos.
Distribución de tareas, controla, supervisa
planea las funciones del personal de
producción.
Realiza auditorías internas en el cumplimiento
de normas de producción, da selección de
puestos y de metodologías de trabajo.
Trasporta la mercancía, realiza operaciones de
mantenimiento y revisa el vehículo, realiza
pequeñas reparaciones.
 Ordena las operaciones, establece
procedimientos de información financiera,
mantiene los libros contables.
13 Contador
Paga todas las facturas de PTA, mantiene los
registros para rastrear los fondos y
14 Tesorero transacciones financieras.
Contabiliza y procesar asientos de diario para
garantizar que se registren todas las
transacciones, actualiza las cuentas por cobrar
15 Auxiliar Contable y emite facturas.
Planifica los presupuestos de venta, establece
metas y objetivos, selecciona los mejores
16 Gerente de Ventas vendedores.
Ofrece recomendaciones sobre qué
información se debe manejar para el público,
controla si está siendo eficiente la publicidad y
responde preguntas y solicitudes por parte de
17 Publicistas los medios de prensa.
Coordina, programa y ejecuta las actividades
de los grupos de trabajo, elabora cronograma
18 Coordinador de trabajo
Lleva acabo tareas como el envió de correos
Auxiliar electrónicos, fotocopiado archivos, atención al
19 Administrativo teléfono, registra los mensajes.
Brinda atención al personal interno y externo
con información, mantiene el control de la
20 Recepcionista correspondencia
Auxiliar de servicios
21 Generales Realiza las labores de aseo, limpieza y cafetería

Realizar la asignación para cada cargo los recursos que necesitan para realizar la
labor, como, por ejemplo:
N
o Cargo Asignación de recursos
Computador
Impresora
Teléfono
Tablero
Papel
Escritorio
Silla
Tinta
Esferos
Gerente Salario$9.000.000
1 General
Computador
2 Secretaria Silla
 Papel
Escritorio
Agenda
Impresora
Tinta
Esferos
Caja de archivo
Teléfono
Salario$3.000.000

Computador
Silla
Papel
Escritorio
Agenda
Impresora
Tinta
Esferos
Caja de archivo
Teléfono
Administrad Salario$7.000.000
3 or
Computador
Silla
Papel
Escritorio
Agenda
Impresora
Tinta
Esferos
Caja de archivo
Teléfono
Jefe de Salario $3.300.000
4 Marketing
Computador
Silla
Papel
Escritorio
Agenda
Impresora
Tinta
Esferos
Caja de archivo
Teléfono
Jefe de Salario$2.000.000
5 Producción
6 Jefe Computador
Financiero Silla
Papel
 Escritorio
Agenda
Impresora
Tinta
Esferos
Caja de archivo
Teléfono
Salario$7.500.000
Computador
Silla
Papel
Escritorio
Agenda
Impresora
Tinta
Esferos
Teléfono
Gerente de Salario $1.900.000
7 Recursos
Computador
Silla
Papel
Escritorio
Agenda
Impresora
Tinta
Esferos
Teléfono
Gerente Salario $1.900.000
8 Industrial
Computador
Silla
Papel
Escritorio
Agenda
Impresora
Tinta
Esferos
Gerente de Teléfono
9 Calidad Salario$1.900.000
Computador
Silla
Teléfono
Montacarga

10 Inspector Salario $1.700.000

11 Auxiliar de Silla
Calidad Papel
Escritorio
Agenda
 Impresora
Tinta
Esferos
Caja de archivo
Teléfono
Escáner
Salario $2.000.000
Vehículos
12 Conductores Salario$1.500.000
Computador
Silla
Papel
Escritorio
Agenda
Impresora
Tinta
Esferos
Caja de archivo
Teléfono
Escáner
13 Contador Salario $7.000.000
Computador
Silla
Papel
Escritorio
Agenda
Impresora
Tinta
Esferos
Caja de archivo
Teléfono
14 Tesorero Salario $2.200.000
Computador
Silla
Papel
Escritorio
Agenda
Impresora
Tinta
Esferos
Caja de archivo
Teléfono
Escáner
Auxiliar Salario $2.000.000
15 Contable
16 Gerente de Silla
Ventas Papel
Escritorio
Agenda
Impresora
 Tinta
Esferos
Teléfono
Salario $2.700.000

Silla
Papel
Escritorio
Agenda
Impresora
Tinta
Esferos
Teléfono
17 Publicistas Salario $2.500.000
Silla
Papel
Escritorio
Agenda
Esferos
Teléfono
Computador
Salario$1.600.000
18 Coordinador
Esferos
Calculadora
Escritorio
Agenda
Papel
Silla
Impresora
Teléfono
Auxiliar Tinta
administrativ Caja de archivo
19 o $2.000.000
Esferos
Calculadora
Escritorio
Agenda
Computadora
Impresora
Papel
Silla
Tinta
Recepcionist Caja de archivo
20 a $2.000.000
Auxiliar de Útiles de aseo y Cafetería
servicios $ 1.700.000
21 generales
 Conclusión

Según los resultados obtenidos en la consulta que realicé sobre la administración, su

historia y su evolución pude entender cuáles han sido sus avances, nuestro presente y
darme cuenta que cada vez el hombre a facilitado las tareas para poder organizar y
liderar una empresa llegando así a cumplir grandes objetivos.
Se hizo un análisis de la situación actual y el futuro que se desea para la empresa,
realizamos la misión y visión, se nombraron objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Los valores operativos, se realiza el presupuesto teniendo presente que es a corto plazo.
Presentamos la organización de la empresa, describiendo los cargos con sus respectivas
funciones
 Referencias bibliográficas
Servientrega (1982) Historia. https://www.servientrega.com/wps/portal/nuestra-historia
Javier Diaz (2020) claves del éxito de Jesús Guerrero y Servientrega. Escuelas de
administración. https://economipedia.com/definiciones/escuelas-de-administracion.html

Blandez, R. M. D. G. (2014). Proceso administrativo. Planeación y Organización.

Ciudad de México: Editorial Digital UNID. https://elibro-
net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/41174