UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA

FACULTAD DE INGENIERÍA CIVIL

UNIDAD DE POSGRADO

“SISTEMA DE PROCURA PARA LA

EMPRESA CONSTRUCTORA LOS ‘LOS TURCOS’”

GAC-11 - PROCURA

MAESTRÍA EN DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN

Elaborado por:

Alumnos:

● Jara Olivera Edwin Angel

● Jimenez Rivera David Ricardo
● Quispe Llayqui Karen Anais
● Sierra Rueda Alejandro Jorge
● Zhou Chau Claudia Cheenyi

Profesor:

MBA. ING. RODOLFO DURAN QUEROL

LIMA – PERÚ

2022
CONTENIDO

Introducción
Marco Teórico
- PMBOK
- Creación de valor
- Cadena de logística
Diagnóstico
Objetivo Principal
Objetivos Secundarios
Propuesta de Innovación
- Sistema de operación de obra
- Gestión de las adquisiciones según el PMBOK
Planificación de la Gestión de las adquisiciones
Estrategia de las adquisiciones
SOW
Matriz Krajcik
Organigrama
Mapa de Procesos Generales
Diagrama de flujo de adquisiciones
Cronograma de procura de materiales
Implementación de procedimientos
Implementación de Formatos
Criterios de selección de proveedores: CBA
Efectuar las Adquisiciones
Controlar las Adquisiciones
Conclusiones
Recomendaciones
Bibliografía
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo realizo el análisis sobre la problemática actual de la Constructora
“EJM INGENIEROS SAC”, donde se tienen como premisa ciertas condiciones
laborales, la estructura organizacional, los procesos para la adquisición de recursos,
las responsabilidades asignadas a los trabajadores y demás eventos que afectan
directamente a la estabilidad y rendimiento de la empresa, al criterio del grupo 5, no
se encuentran reguladas, ni mantienen un orden ni criterio de cumplimiento. Por lo
que se planteará un sistema de Procura ideal para las condiciones de la empresa y
los proyectos que atenderán, con el fin de asegurar el cumplimiento de los
requerimientos solicitados por el cliente, que en este caso es una Universidad
Privada Alas Peruanas, la cual está a punto de licenciarse. Además, se requiere
implementar una cultura organizacional que garantice una metodología de trabajo
ordenada respecto al área de Procura de la empresa, para lograr el compromiso de
los proyectos futuros.
Para lograr los objetivos del trabajo, los alumnos del Grupo 5 emplearán toda la
información brindada por el docente a lo largo del curso y se apoyarán de los
criterios del PMBOK (Project Management Book Of Knowledge) a fin de organizar
las entradas, herramientas, técnicas y salidas de los procesos necesarios para la
situación de la empresa.

MARCO TEÓRICO
- PMBOK
El PMBOK es una guía fundamental para los gestores de proyectos que desean
mejorar las actividades y los resultados empresariales. Funciona como un mapa
para la gestión de proyectos, lo que permite tener una visión general del tiempo, la
calidad y los costos. Esto permite una mayor previsibilidad, anticipándose a
necesidades e imprevistos. De esta forma, es posible reducir riesgos y costos. El
PMBOK puede ser utilizado para gestionar proyectos de cualquier tipo, no está
restringido a un área de aplicación en particular, como los proyectos de IT, de
construcción y otros.
El Project Management Institute (PMI) es el organismo más importante a nivel
internacional en el ámbito de la dirección de proyectos. Entre las diversas
actividades y productos cuenta con la Guía de los Fundamentos para la Dirección
de Proyectos. Esta guía establece una serie de estándares y prácticas aplicables a
proyectos de cualquier campo con una idea de resolución utilizando metodología en
cascada. Si bien, no se trata de una metodología de proyectos del PMI como tal.
Más bien, debería entenderse como una guía para que los profesionales puedan
adaptar a cada caso y contexto particular de proyecto los procesos, reconocidos
como buenas prácticas por el PMI.

- Creación de valor
Llama la atención la introducción del Sistema de Entrega de Valor (Value Delivery
System), dónde al término Dirección de Proyectos (project management) se une
ahora el término ejecución o entrega del proyecto (project delivery).

Sistema de entrega de valor: Desde siempre lo que ha motivado a las

organizaciones a llevar a cabo proyectos ha sido la necesidad de generar valor
(económico, social, etc.), sin embargo, con la orientación a procesos que ha tenido
la Guía PMBOK hasta ahora, pareciera que el foco se fijaba más en la generación
de los entregables correctos que en la propia generación de ese valor. Los
proyectos que tienen éxito son los que consiguen generar ese valor.
Los proyectos se realizan para avanzar en la misión, estrategia y objetivos de
negocio de una organización. Los elementos que conforman el Sistema de Entrega
de Valor, y que influyen en la capacidad de la organización para entregar ese valor
son:

VALOR ESTRATEGI OBJETIVO

A S

BENEFICIO INICIATIVA
S S

RESULTADO CAPACIDA ENTREGABLE

S S
D
Estrategia: objetivos generales que determinan hacia dónde se dirige una
organización.
Objetivos: descomposición de la estrategia en los resultados deseados.
Iniciativas: portafolios, programas y proyectos creados para entregar un objetivo
estratégico.
Entregables: productos, servicios o resultados generados por un portfolio, programa
o proyecto.
Capacidad: habilidad para añadir valor o lograr objetivos a través de una función,
proceso, servicio o competencia.
Resultados: resultados obtenidos a través del uso de las salidas del portafolio,
programa y proyecto. Pueden ser tangibles o intangibles.
Beneficios: ganancias obtenidas por la organización y beneficiarios a través de las
salidas del proyecto, programa o portafolio y los resultados .
Valor: resultado neto (tangible o intangible) de los beneficios realizados menos el
costo o esfuerzo de lograr esos beneficios

- Cadena de logística
La logística es la encargada de organizar y gestionar todas las partes y procesos
que hacen posible la circulación de los productos desde su estado primario en poder
de los proveedores hasta convertirse en el producto final en manos de los clientes.
Entre sus principales funciones se encuentran la planificación y el control del flujo de
productos incluyendo el abastecimiento, la fabricación, el almacenamiento y la
distribución, con una visión integral basada en la efectividad, la eficiencia y la
eficacia. Sus objetivos primordiales son el cumplimiento de las expectativas de los
clientes y la garantía de una gestión eficaz que permita brindar el servicio en
condiciones cada vez mejoradas en cuanto a calidad y costes.
Una cadena de suministros, sin embargo, agrupa un conjunto mayor de procesos o
actividades paralelas e integradas al resto de funciones empresariales como la
planificación, el diseño, las compras, el aprovisionamiento, la fabricación, el
marketing, la comercialización, el sistema logístico y la atención al cliente. Para ello,
coordina a todos los participantes: operadores, proveedores, clientes, consumidores
e intermediarios, creando las conexiones que necesitas para satisfacer a tus clientes
directa o indirectamente. Cada empresa crea una supply chain diferente porque
cada una realiza procesos diferentes y que se gestionan de una manera u otra
dependiendo de factores como el tipo de producto, el proceso de fabricación y el
método de distribución, entre otros. Hay expertos que la consideran una filosofía
organizacional unificada con la que se gestionan todos los movimientos que se
desarrollan en los diferentes canales de distribución.
El big data, la nube y el Internet de las cosas hacen posible la accesibilidad
permanente a la cadena de abastecimiento, permitiendo un control de todo el
proceso y la reconfiguración o cambio en caso necesario. Por ejemplo, sustituir una
compañía de transporte o buscar un nuevo proveedor por un material específico.

DIAGNÓSTICO
Para realizar un diagnóstico de la empresa que se presenta en el caso, se ha tenido
que leer detenidamente y encontrar las principales deficiencias en el sistema de
procura de la organización.
Entre las principales deficiencias encontradas que se ha podido detectar es el
proceso de reclutamiento para los puestos claves para la gestión de los proyectos
que maneja la empresa Los Turcos, como por ejemplo el puesto de Gerente de
Operaciones que la lectura menciona que dicho profesional es Ing. Mecánico, un
amigo del colegio del dueño de la empresa, con 10 años de experiencia en el rubro
de la construcción, sin embargo, no se menciona si tiene experiencia en el puesto
de Gerente de Operaciones que es un cargo de tendencia estratégica y directiva.
Debido a esta falta de experiencia el Gerente de Operaciones José Benavides ha
contratado personas mediante entrevistas rápidas prescindiendo de un área de
Talento Humano que podría haber realizado un proceso de reclutamiento de manera
eficiente. Ante ello, el dueño de la empresa Los Turcos ha contratado a Ana María
Perez, la cual ha realizado una visita a obra para poder detectar los problemas y
realizar una mejor organización de las obras.

En la visita de Ana María se pudo verificar que los profesionales a cargo de la obra
tienen poca experiencia en el rubro, teniendo una edad media de 26 años.
Además, consultando a la encargada de obra, indicó que no recibe instrucciones de
oficina central y que el único objetivo que se tiene es ganar dinero en la obra,
dejando de lado el objetivo del dueño de la empresa que es poder tener trabajo los 4
años siguientes.
Otro hallazgo que se encontró en la obra fue que no se sabe si se está ganando o
perdiendo puesto que cada vez se les pide más trabajos. Se verifica que no se tiene
una correcta gestión de la oficina técnica donde se debe tener un correcto control de
la gestión de cambios, adicionales, deductivos y hacer un reporte operativo de
manera frecuente a la gerencia donde se muestre si se está ganando o perdiendo,
además de la proyección de los costos hacia el término del proyecto, para que se
puedan tomar las decisiones a tiempo.

Asimismo, no se tiene el personal suficiente en campo, por lo que están solicitando

que a la encargada del almacén de obra le dedique tiempo a labores de campo.
Esto interrumpiría las labores de la gestión de almacén, dejando posibilidades para
que el personal pueda sustraer los materiales sin ningún control, provocando un
descontrol en esa área.

OBJETIVO PRINCIPAL
Establecer el sistema de procura de la empresa Constructora “EJM INGENIEROS
SAC”.

OBJETIVOS SECUNDARIOS
- Analizar la situación actual de la empresa.
- Identificar los procesos necesarios para atender cumplir los requerimientos
solicitados.
- mejorar en la gestión de procura con formatos de diseño e implementación
tecnológica para la compra y adquision de recursos.
PROPUESTA DE INNOVACIÓN
- Sistema de operación de obra
Las empresas de acuerdo al tipo de producto y servicio que ofrecen
organizan sus operaciones en proyecto, taller y productos repetitivos.
 Para la constructora “EJM INGENIEROS SAC” el tipo de operación que se
acomoda a sus características es la operación de proyectos, el cual se
caracteriza por el cumplimiento del logro como una meta única, tiene un
tiempo establecido para su realización, tiene una fecha de inicio y otra de
culminación, este tipo de operación es principal en la construcción.

Respecto a otro tipo de operación que se podría acomodar a una

constructora es la de producción repetitiva, en construcción no es común
este tipo de operaciones, podría darse en viviendas masivas, hospitales,
fabricación de algunos elementos prefabricados o colegios que son
repetitivos.

Se concluye que debido a la poca experiencia con la que cuenta la

constructora, las operaciones deben ser de proyecto, sin embargo adquirida
la experiencia en remodelación de los centros educativos, la constructora
debería optar por la operación de producción repetitiva para poder acelerar
la producción de los proyectos.

- Gestión de las adquisiciones según el PMBOK

Estrategia de adquisiciones

La forma en la que el equipo de un proyecto adquiere los bienes y servicios

de fuentes externas debe quedar contemplado en el plan de gestión de las
adquisiciones.

En dicho plan se describe cómo se gestionan los procesos de las

adquisiciones, desde la elaboración de los documentos de las mismas hasta
el cierre de los contratos. En concreto un buen plan debe contener, al menos,
las siguientes directrices:
 ● La gestión de los distintos proveedores.
● La coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto.
● Las restricciones y los supuestos que podrían afectar a las adquisiciones
planificadas.
● La gestión de los plazos para comprar determinados elementos y su
coordinación con el cronograma del proyecto.
● La determinación de las fechas programadas en cada contrato para los
entregables y su coordinación con los procesos y control del cronograma.
● Las métricas de adquisiciones que se emplearán para gestionar contratos y
evaluar vendedores.

SOW (STATEMENT OF WORK)

La declaración de trabajo (SOW) es un documento legalmente vinculante que

captura y define todos los aspectos de gestión del trabajo de su proyecto. Anotará
las actividades, los entregables y el cronograma del proyecto. Es un contrato de
trabajo extremadamente detallado que define los términos y condiciones acordados
entre las partes y sienta las bases para el plan del proyecto.
MATRIZ DE KRALJIC

Es una herramienta que permite realizar una clasificación de los materiales y de los
servicios que requiere una empresa. Estos materiales y servicios se clasifican de
acuerdo con el nivel de riesgo que implican, en cuanto al suministro. Pero sobre
todo por la manera cómo pueden afectar financieramente el resultado final del
proceso empresarial, entonces se aplica una matriz kraljic al proyecto de
remodelación y construcción para saber cuales son los materiales que generan más
impacto en la obra.( ver imagen)
Matriz kraljic - de 7 productos más incidentes en obra.

Cuadro de clasificación - Según impacto financiero y el riesgo de suministros.

ORGANIGRAMA

Un organigrama será una herramienta que permitirá a los integrantes de los equipos
visualizar la estructura interna, así como los roles y los grupos de los diferentes
departamentos de modo gráfico, claro y rápido.

Mapa de Procesos Generales

Nos ayudará representar de manera de inventario gráfico, los procesos de una

organización en forma interrelacionada. El mapa de procesos recoge la interrelación
de todos los procesos que realiza una organización. Existen diversas formas de
hacer un mapa de procesos.
Diagrama de flujo de adquisiciones

Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso o sistema. Se usan

ampliamente en numerosos campos para documentar, estudiar, planificar, mejorar y
comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de
comprender.

Para la adquisición de materiales se realizó un flujograma para la facilidad y rápida

visualización.
Cronograma de procura de materiales

El Calendario de Adquisición de Materiales deberá establecer las fechas en que se

entregarán las órdenes de compra a los respectivos Proveedores, a fin de cumplir
con su Calendario Valorizado de Avance de Obra.

Implementación de procedimientos.

Todo proyecto tiene una serie de procedimientos el cual nos ayudará a facilitar la
comprensión de estos . que van desde la necesidad de la obra hasta el cierre de
dicha obra con la instalación y pruebas respectivas.
Implementación de Formatos

Para la obra es necesario la implementación de los siguiente formatos y planos:

● Planos de distribución de áreas en obras provisionales.

● Check list del estado de material en almacén.
● Base de datos en la web sobre el control de inventario de materiales.
● Check list de entrega de equipos y materiales al personal responsable.

Criterios de selección de proveedores: CBA

Para el criterio de selección de proveedores de materiales emplearemos una matriz

en donde se evaluarán tanto criterios como antecedentes de los proveedores,
propuesta económica y propuesta técnica.
EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

Para efectuar las Adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los

proveedores, seleccionarlos y adjudicarse un contrato. El beneficio clave de este
proceso es que selecciona un proveedor calificado e implementa el acuerdo legal
para la entrega. Los resultados finales del proceso son los acuerdos establecidos,
incluidos los contratos formales. Este proceso se lleva a cabo periódicamente a lo
largo del proyecto, según sea necesario.

El proceso de efectuar las adquisiciones tiene 3 partes, estas son: Entrada,

herramientas y técnicas, salidas. Cada uno de estos procesos tiene a su vez otros
temas a considerar.

Entrada
1. Plan para la Dirección del Proyecto:
● Plan de gestión del alcance.
● Plan de gestión de los requisitos.
● Plan de gestión de las comunicaciones.
● Plan de gestión de los riesgos.
● Plan de gestión de las adquisiciones.
● Línea base de costos.
2. Documentos del Proyecto
● Registro de lecciones aprendidas.
● Cronograma del proyecto.
● Documentación de requisitos.
● Registro de riesgos.
● Registro de interesados.
3. Documentación de las Adquisiciones
● Documentos de las licitaciones.
● Enunciado del trabajo relativo a las adquisiciones.
● Estimaciones de costos independientes.
● Criterios de selección de proveedores.
4. Propuestas de los Vendedores
5. Factores Ambientales de la Empresa
 ● Leyes y regulaciones locales relativas a las adquisiciones
● Leyes y regulaciones locales que garantizan que las principales
adquisiciones involucran a vendedores locales
● Entorno económico externo que limita los procesos de adquisición;
● Condiciones del mercado
● Información relativa a experiencias pasadas relevantes con los
vendedores, tanto positivas como negativas
● Acuerdos previos ya existentes
● Sistemas de gestión de contratos.
6. Activos de los Procesos de la Organización
● Lista de vendedores preferidos que han sido precalificados.
● Políticas de la organización que influyen en la selección de un vendedor.
● Plantillas o guías específicas de la organización determinarán la forma en
que los acuerdos son redactados y construidos.
● Políticas y procedimientos financieros relativos a los procesos de
facturación y pago.

Herramientas y técnicas

1. Juicio de Expertos:
● Evaluación de propuestas
● Asuntos técnicos o en la materia
● Áreas funcionales relevantes tales como finanzas, ingeniería, diseño,
desarrollo, gestión de la cadena de suministro, etc.
● Entorno regulatorio de la industria
● Leyes, regulaciones y requisitos de cumplimiento
● Negociación.
2. Publicidad
3. Conferencias de Oferentes
4. Análisis de Datos
5. Habilidades Interpersonales y de Equipo

Salidas
1. Vendedores Seleccionados
2. Acuerdos
● Enunciados del trabajo relativo a las adquisiciones o los principales
entregables
● Cronograma, los hitos o la fecha en la que se requiere un cronograma
● Informes de desempeño
● Precios y las condiciones de pago
● Criterios de inspección, calidad y aceptación
● Garantía y el soporte futuro del producto
● Incentivos y las sanciones
● Seguro y las garantías de cumplimiento
● Aprobaciones de los subcontratistas subordinados
● Términos y condiciones generales
● Manejo de las solicitudes de cambio
● Cláusula de finalización y los mecanismos de resolución alternativa de
controversias.
3. Solicitudes de Cambio
4. Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto
● Plan de gestión de los requisitos.
● Plan de gestión de la calidad.
● Plan de gestión de las comunicaciones.
● Plan de gestión de los riesgos.
● Plan de gestión de las adquisiciones.
● Línea base del alcance.
● Línea base del cronograma.
● Línea base de costos.
5. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
● Registro de lecciones aprendidas.
● Documentación de requisitos.
● Matriz de trazabilidad de requisitos.
● Calendarios de recursos.
● Registro de riesgos.
● Registro de interesados.
6. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
● Listados de vendedores posibles y precalificados.
 ● Información relativa a experiencias relevantes con los vendedores, tanto
positivas como negativas.

Controlar las Adquisiciones

Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución
de los contratos, efectuar cambios y correcciones, según corresponda y cerrar los
contratos.
Los beneficios clave de este proceso es que garantiza que el desempeño tanto del
vendedor como del comprador satisfaga los requisitos del proyecto de conformidad
con los términos de acuerdo legal.

Según el PMBOK las herramientas y técnicas para el control de las adquisiciones

son las siguientes:
1. Juicio de expertos.
2. Administración de reclamaciones.
3. Análisis de datos.
– Revisiones del desempeño.
– Análisis del valor ganado.
– Análisis de tendencias.
4. Inspección.
5. Auditorías.
En Project Management, el control de las adquisiciones presenta las siguientes
salidas:

1. Adquisiciones cerradas.
2. Información del desempeño del trabajo.
3. Actualizaciones de la documentación de las adquisiciones.
4. Solicitudes de cambio.
5. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.
– Plan de gestión de los riesgos.
– Plan de gestión de las adquisiciones.
 – Línea base del cronograma.
– Línea base de costos.
6. Actualizaciones a los documentos del proyecto.
– Registro de lecciones aprendidas.
– Requisitos de recursos.
– Matriz de trazabilidad de requisitos.
– Registro de riesgos.
– Registro de interesados.
7. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.

CONCLUSIONES

- Se ha determinado que la empresa constructora “EJM INGENIEROS SAC”

no cuenta con un sistema de procura, simplemente atiende los proyectos con
la única finalidad de ganar dinero (por obra), sin importar la calidad de sus
procesos.
- Las obras que tiene la empresa trabajan de forma separada con respecto a
oficina central, existiendo una deficiente comunicación de las partes.
- Se implementarán formatos de mapas de procesos, diagramas, flujogramas,
organigramas y matrices para la mejora y control durante el proceso de
procura durante la obra y que pueda ser aplicada de manera general en
todas las demás obras de la empresa “ EJM INGENIEROS SAC”.
- Utilizando todos el sistema de gestión , nos permitirá administrar mejor el
proyecto a nivel de varias obras así como también en caso hubiera cambio
del personal se daría la continuidad al proyecto gracias a la estandarización
del sistema.
- Para poder realizar un sistema de procedimientos en la constructora “los
turcos'', es necesario determinar los lineamientos que se deberán seguir,
establecer el plan que deberá contener nuestro proceso de adquisición de
material o servicio, así como los formatos y documentos necesarios para
nuestro plan de procura.
RECOMENDACIONES

- Para el debido manejo del sistema de procura, es necesario implementar los

procesos correspondientes, así como contar con un personal responsable de
velar por el cumplimiento del mismo.
- Se recomienda ir monitoreando y controlando la implementación de esta
metodología para realizar la mejora continua a nivel general en la empresa.
- Respecto al requerimiento de la Residente , se deberán establecer horarios
fijo de entrega de materiales y herramientas en almacén para que luego el
personal de almacén (Ing. Venezolana) pueda apoyar en otras áreas como
asistente del Ing de campo .
- Tener en consideración 3 puntos importantes los cuales comprenden en
calidad, costo y tiempo.
-

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