IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE PROCURA PARA LA EMPRESA EJM

INGENIEROS SAC
Autor(s)
Quito Mena July Roxana, Willy Ticona Quispe,
Unidad de postgrado
Universidad Nacional de Ingeniería
15/11/2023

RESUMEN
La situación actual de "EJM INGENIEROS SAC" refleja la necesidad urgente de implementar un sistema
de procura efectivo para abordar estos desafíos y mejorar la capacidad de la empresa para ejecutar
proyectos de construcción de manera eficiente y rentable. Por ello se buscó implementar un sistema de
procura eficiente para la empresa, diseñando políticas y procedimientos estandarizados en la gestión,
aplicando la matriz sow, kraljil y CBA; ejecutando un análisis de los procedimientos, para optimizar la
adquisición de bienes y servicios, reducción de costos y mitigación.Al final se concluyo que utilizando todos
los sistemas de gestión, nos permitirá administrar mejor el proyecto a nivel de varias obras, así como
también en caso hubiera cambio del personal se daría la continuidad al proyecto gracias a la
estandarización del sistema.
Palabras claves: CBA, Matriz Sow, Matriz Kraljil, Mitigación y Procura.

ABSTRACT
The current situation of "EJM INGENIEROS SAC" reflects the urgent need to implement an effective
procurement system to address these challenges and improve the company's ability to execute construction
projects efficiently and profitably. For this reason, we sought to implement an efficient procurement system
for the company, designing standardized policies and procedures in management, applying the sow, kraljil
and CBA matrix; executing an analysis of the procedures, to optimize the acquisition of goods and services,
cost reduction and mitigation. In the end, it was concluded that using all the management systems, will allow
us to better manage the project at the level of several works, as well as in If there were a change in personnel,
the project would continue thanks to the standardization of the system.

Keywords: CBA, Sow Matrix, Kraljil Matrix, Mitigation and Procurement.

1.INTRODUCCIÓN
En el ámbito de la industria de la construcción, se
observa una problemática generalizada
relacionada con la gestión ineficiente de los
procesos de procura en las empresas del sector.
Los desafíos más prominentes incluyen,
Carencia de metodologías estandarizadas,
gestión descentralizada y comunicación
fragmentada, enfoque limitado en procesos de
largo plazo, Además, la falta de un proceso de
reclutamiento robusto afecta la capacidad de
liderazgo y toma de decisiones estratégicas. La
carencia de experiencia en el personal de obra
conlleva a una ejecución deficiente, la falta de
coordinación resulta en desafíos en la gestión de
cambios o en la de costos y la falta de control en
el almacén representa un riesgo significativo de
pérdida de materiales. En el caso de la
constructora "EJM INGENIEROS SAC", la
situación actual revela desafíos particulares que
impactan directamente en la ejecución de
proyectos y la eficiencia operativa, Falta de
estructura en la procura: La empresa opera sin
un sistema formal de procura, Comunicación
fragmentada, desafíos en la Gestión del Personal
de Obra, Foco Exclusivo en la Ganancia
Inmediata. La situación actual de "EJM
INGENIEROS SAC" refleja la necesidad urgente
de implementar un sistema de procura efectivo
para abordar estos desafíos y mejorar la
capacidad de la empresa para ejecutar proyectos
de construcción de manera eficiente y rentable.
2.OBJETIVOS BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE

2.1 Objetivo general UN SISTEMA DE PROCURA EFECTIVO

❖ Mejora de la calidad de los procesos.
❖ Implementar un sistema de procura eficiente en "EJM
INGENIEROS SAC" para optimizar la adquisición ❖
de Mejora de la eficiencia operativa.
❖ Mejora
bienes y servicios, garantizando eficiencia operativa, de la comunicación y la
reducción de costos y mitigación de riesgos. colaboración.
4.TABLAS
2.2 Objetivos específicos
TABLA 1. Sow para la ejecución de ejecución
❖ Diseñar políticas y procedimientos estandarizados
depara
la obra "remodelación y construcción de
la gestión de procura. universidad.

❖ Aplicación de la matriz SOW, KRALJIC y CBA para el SOW

Versión 1.0
Proyecto EMPRESA EJM INGENIEROS SAC
control de la compra de recursos y adquisiciones. Preparado por:
Revisado por:
Gestor de Proyectos
Director de Proyectos
Fecha:
Fecha:
15
15
11
11
2023
2023
Aprobado por: Gerencia de Construcción Fecha: 15 11 2023

❖ Ejecutar el análisis de los procedimientos de la empresa DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO:

INFORMACION GENERAL Y RESUMIDA DEL PROYECTO (ANTECEDENTES OBJETIVOS, ETC
La empresa EJM INGENEIROS SAC es una empresa que hace 5 años tiene pocos trabajos sin embargo
actualmente se están involucrando en varias obras de carácter de institutos, universidades. Se requiere la
"EJM INGENIEROS SAC” mediante la matriz PEYEA. remodelación y construcción en distintas sedes, por lo que se analizara una sede para establecer un sistema
ALCANCE DEL PRODUCTO/BIEN/SERVICIO A ADQUIRIR
Servicio a adquirir:
3.FORMATO El presente proceso de selección tiene como objetivo la contratación de la ejecución de la obra "remodelación y
construcción de universidad" actividades que en adelante serán referidas para cada uno de ellos la obra.
Características:
Servicios a todo costo, contrato complemento de remodelación y construcción, que incluya mano de obra,
La constructora EJM INGENIEROS SAC materiales, equipos.
Funcionalidades:
-Remodelación de universidad - Construcción de universidad
Procedimiento:
enfrenta una serie de desafíos que impactan -Preliminares y viabilidad del proyecto - Planeación y diseño - Contratación de proveedores -Ejecución de
obra
REQUISITOS DE TIEMPO Y PRECIO - FECHAS DE IMPORTANTES RESPECTO AL PRODUCTO A
ADQUIRIR Y PRECIO MAXIMO OBSERVADO
negativamente en su ejecución de proyectos y TIEMPO:
Preliminares y Viabilidad del proyecto 17 11 2023
Planeación y diseños || 25 11 2023
eficiencia operativa. Estos desafíos incluyen: Contratación de Proveedores
Ejecución de obra
5
10
12
12
2023
2023
Entrega del servicio 1 1 2024

●
PRECIO:
Falta de estructura en la procura: La El precio máximo a ofertas es S/.450.000.00
DESGLOSE DE TRABAJO DEL PRODUCTO/BIEN/SERVICIO A ADQUIRIR
Requisito Criterio(s) de aceptación Entregable Fecha
Actividades y obras previstas 30 3 2023
empresa opera sin un sistema formal de Detectar focos de peligro, Corte de suministro, Registro de obra, Vías de acceso emergencia y evaluación,
Charla explicativa, Elementos de seguridad profesional Recolectiva y registro , Disposición de señalización y
elementos de energía
procura, lo que se traduce en la ejecución de REMODELACION Y CONSTRUCCION
REMODELACION:
Los trabajos de remodelación se ejecutaran con una planificación, revisión de planos, cronograma de avance,
proyectos sin una metodología clara. cronograma de procura.
CONSTRUCCION:
Los trabajos de remodelación se ejecutaran con una planificación, revisión de planos, cronograma de avance,
cronograma de procura.

● Comunicación fragmentada: La Retiro de árboles seleccionados (cargo del propietario)

Culminación del servicio remodelación y construcción
5
1
12
1
2023
2024

comunicación entre las obras y la oficina central

es fragmentada, resultando en una falta de
coordinación en la gestión de cambios, la
proyección de costos y la toma de decisiones
estratégicas.
TABLA 2. Matriz de karljic para la ejecución de
ejecución de la obra "remodelación y
construcción de universidad.
MATRIZ DE KRALIC
DESCRIPCION

● Desafíos en la Gestión del Personal

USTED COMO RESPONSABLE DE COMPRAS, REALICE LA CLASIFICACION DE LOS MATERIALES DESTINADOS A LA
REMODELACION Y CONSTRUCCION DE UNIVERSIDADES, CON EL FIN DE ESTABLECER CATEGORIAS Y ESCOGER
7 PRODUCTOS, MAS VENTAJOSOS PARA LA EMPRESA.REALIZANDO LA SIGUIENTE VALORIZACION
Clasificación Valoración
de Obra: La falta de experiencia en el personal Bajo
Medio
2.5
5
Alto 7.5
Muy alto 10
de obra y la carencia de orientación desde la
PEGAMENTO CERMAMICO
oficina central han llevado a una ejecución MATRIZ KRALJIC CONCRETO ACERO LADRILLO
EPOXICO
DyA ASCENSOR
IMPORTADO
Cuál es el precio Muy
Medio bajo Muy alto Alto Muy alto Alto
en el mercado alto
deficiente de proyectos y una falta de alineación En qué medida
sus componentes
Alto Medio Medio Alto Alto Alto Alto
afectan al costo
total del producto
con los objetivos a largo plazo de la empresa. Cuál es el
impacto de la
IMPACTO
calidad del Medio Medio Medio Medio Alto Alto Muy alto
FINANCIERO
componente en la
calidad final
Cuáles son las

●
cantidades
Foco Exclusivo en la Ganancia Inmediata: esperadas a
utilizar de este
Muy alto Alto Muy alto bajo Alto bajo Alto

producto
total 27.5 27.5 22.5 25 30 27.5 32.5
La empresa se ha enfocado exclusivamente Dificulta en los
caneles de Medio Medio bajo bajo bajo Alto Medio
distribución
en la ganancia por obra, descuidando la Dificultad de
transportes de bajo bajo bajo bajo bajo Alto Medio
suministros
implementación de procesos estructurados y RIESGO DE
Riesgos de los
almacenes para bajo Medio Medio bajo Alto Alto Alto
SUMINISTRO
la materia prima
Dificultad de
estándares de calidad. Esto limita la encontrar otros bajo Alto Medio Medio Medio Alto Medio
proveedores
Dificultad de
Muy alto Alto
capacidad de enfrentar los desafíos a largo aprovisionamiento
Total 12.5 20 15 12.5 17.5 40 30

plazo de manera efectiva.

TABLA 2. CBA para la ejecución de ejecución 4.FIGURAS
de la obra "remodelación y construcción de
universidad.

Figuro 1. Organigrama de distribución del

personal.

Figuro 2. Mapa de proceso Generales

TABLA 2. Matriz PEYEA para la ejecución de

ejecución de la obra "remodelación y
construcción de universidad.

Figuro 3. Diagrama de flujo de adquisiciones

Figuro 4. Cronograma de procura de

materiales

Figuro 5. Implementación de procedimientos

 6.APENDICES

Un SOW bien definido permitirá una

planificación más precisa, una ejecución más
eficiente y una mejor calidad en los resultados
finales. Además, facilitará la evaluación del
desempeño del personal y la medición del
cumplimiento de los estándares del cliente.

La matriz de KRALJIC permitirá a la empresa

"EJM INGENIEROS SAC” realizar una
clasificación de los materiales y de los servicios
que requiere. Estos materiales y servicios se
clasifican de acuerdo con el nivel de riesgo que
Figuro 6. Implementación de formatos
implican, en cuanto al suministro.
5.ECUACIONES
Una selección errónea de subcontratistas
Se aplico el calculo en la matriz peyea para
causara problemas críticos como retrasos en
poder analizar la posición en el mercado de la
los proyectos, deficiencia en la calidad de
empresa, con ello poder tomar decisiones
trabajo y costos adicionales. El método CBA
estratégicas de desarrollo que aumenten su
proporciona un sustento para que la toma de
posibilidad de crecimiento en el mercado y
decisión sea consistente, transparente y
reduciendo riesgos.
legítima.

El promedio FF = 3,40 El promedio VC = -3,00

La clave del proceso de efectuar una
El promedio EA = -3,17 El promedio FI = 2,80
adquisición es seleccionar un proveedor
Gráfico N°1. Coordenadas del vector calificado e implementar el acuerdo legal para

direccional para matriz PEYEA la entrega.

Eje x: VC + FI = -3,00+ 2,80 = -0,20 Eje y: EA +
FF = -3,17 + 3,40 = 0,23
EJM INGENIEROS SAC. debe asumir una
estrategia CONSERVADORA, lo cual quiere
decir que la empresa debe mantenerse cerca
de sus competencias básicas y evitar riesgos
excesivos

7.CONCLUSIONES

Se implementarán formatos de mapas de

procesos, diagramas, flujogramas,
organigramas y matrices para la mejora y
Se concluye que la empresa EJM control durante el proceso de procura durante
INGENIEROS SAC. debe asumir una la obra y que pueda ser aplicada de manera
estrategia CONSERVADORA, lo cual quiere general en todas las demás obras de la
decir que la empresa debe mantenerse cerca empresa “EJM INGENIEROS SAC”.
de sus competencias básicas y evitar riesgos
Utilizando todos los sistemas de gestión, nos
excesivos; esto incluye penetración y desarrollo
permitirá administrar mejor el proyecto a nivel
de mercado, y el desarrollo de productos y
de varias obras, así como también en caso
diversificación concéntrica.
 hubiera cambio del personal se daría la ❖ GHIO, Virgilio (2004) PRODUCTIVIDAD EN
continuidad al proyecto gracias a la OBRAS DE CONSTRUCCIÓN. Lima:
estandarización del sistema. PUCP – Fondo Editorial
❖ ORIHUELA (2010), Aplicaciones del Lean
Para poder realizar un sistema de
Design a Proyectos Inmobiliarios de
procedimientos en la constructora “los turcos'',
Vivienda. (consulta: 17 de septiembre del
es necesario determinar los lineamientos que
2014).
se deberán seguir, establecer el plan que
http://www.motiva.com.pe/Articulos/Lean%
deberá contener nuestro proceso de
20Design%20en%20Proyectos%20Inmobili
adquisición de material o servicio, así como los
arios.pdf.
formatos y documentos necesarios para
❖ ORIHUELA, Pablo y ULLOA, Karem (2011)
nuestro plan de procura.
La planificación de las obras y el Sistema
8.RECOMENDACIONES Last Planner Metodología (consulta: 14 de

Para el debido manejo del sistema de procura, abril de 2015)

es necesario implementar los procesos (http://motiva.com.pe/articulos.html).

correspondientes, así como contar con un ❖ ROCHE, Hugo y VEJO, Constantino (2005)

personal responsable de velar por el Análisis Multicriterio en la Toma de

cumplimiento del mismo. Decisiones (consulta: 25 de abril de 2015).

Se recomienda ir monitoreando y controlando
la implementación de esta metodología para
realizar la mejora continua a nivel general en la
empresa.
Respecto al requerimiento del Residente, se
deberán establecer horarios fijos de entrega de
materiales y herramientas en almacén para que
luego el personal de almacén pueda apoyar en
otras áreas.
http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catmetad
/material/MdA-Scoring-AHP.pdf
❖ PAYE, Alex; PEÑA, Jose; SANCHEZ, Juan
(2014) Propuesta para la utilización de
losas de entrepisos prefabricados y su
evaluación costo-tiempo (consulta: 20 de
abril de 2015.
(http://revistas.upc.edu.pe/index.php/sinerg
ia/article/view/376/340).

Tener en consideración 3 puntos importantes

los cuales comprenden en calidad, costo y
tiempo.

9.Bibliografia

❖ Project Manager Institute (PMI) (2013)

Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide). Pennsylvania: PMI. Fifth
Edition.
❖ KOSKELA, Lauri y BALLARD, Glenn (2012)
IS PRODUCTION OUTSIDE
MANAGEMENT? United States Of America:
University of California, Berkeley.