PRO-BCA-ABA-001 Compras de Activos, Materiales y Servicios Rev.6

Edición: 6
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS DE Vigencia: 19/10/2023

ACTIVOS, MATERIALES Y SERVICIOS 1
Página:
CODIGO: PRO-BCA-ABA-001
Preparado por: Cargo: Revisado Por: Cargo: Aprobado por: Cargo:
Alejandro Loaiza Asesor Gerencia Rafael Mery. .Gerente Besalco Cristian Lama Gerente Cerro Alto.
CONTROL MODIFICACIONES DOCUMENTOS
Modificación Nº Modificación Descripción de Fecha Firma Jefe de Firma autorización

Pagina (s) la Modificación área generadora (administrador)
6 3-4 Se cambia 06-01-2008
descripción de
consorcio a Besalco
Cerro Alto S.A
INDICE
1. PROPOSITO 3
Edición: 6
Página:
2. ALCANCE 3
3. RESPONSABILIDADES 3
4. EQUIPOS Y MATERIALES 3
5. DESCRIPCION DEL PROCESO 3
5.1. Proceso de compra 3

5.2. Cotizaciones 4
5.3. Generación de ordenes de compra y/o Contrato 5
5.4. Distribución de ordenes de compra, de arriendo y contratos 6
5.5. Recepción de los materiales adquiridos 7
5.6. Cierre Proceso de compras 7
6. ANEXOS Y REGISTROS 7
 Registro – Pedido de material 7

 Registro – Cotizaciones 7
 Registro – Cuadro comparativo 7
 Registro – Orden de compra 7
 Registro – Contrato Arriendo de maquinaria 7
 Anexo 1 – Pedido de material 8
 Anexo 2 – Cuadro Autorizaciones de firma 9
 Anexo 3 – Clausulas de Contrato 10
1. PROPOSITO
Establecer la metodología para realizar la gestión de compra de materiales, repuestos, activos y servicios de Besalco-Cerro
Alto S.A.
2. ALCANCE
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Este procedimiento es aplicable a las compras realizadas por el Departamento de Abastecimientos en Oficina Central
(Santiago) y el Jefe de Abastecimientos de Faena (Escondida-Antofagasta).
3. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad por la correcta ejecución de este procedimiento es de cada una de las personas involucradas en él, siendo
asumidas en general por el Departamento de Abastecimientos en Oficina Central y el Jefe de Abastecimientos de Faena.
Las responsabilidades definidas para el correcto desarrollo del proceso de compras son las siguientes:
1. Directorio: Autorizar las compras de activos, repuestos y materiales según cuadro del Anexo 2.
2. Gerente General y Visitador: Autorizar las compras de materiales, repuestos, activos y servicios, según cuadro del
Anexo 2.
3. Administrador de Faena y Jefe de Oficina Técnica: Definir las necesidades de materiales, repuestos, activos y
servicios de cada una de sus áreas respectivas. Además tienen la responsabilidad específica de:
 Autorizar el inicio del proceso de compra, mediante el VºBº del Pedido de Material.
 Firmar Órdenes de Compra con proveedores externos locales, cuando corresponda, según cuadro del Anexo 2.
4. EQUIPOS Y MATERIALES
4.1 Sistema Global.

4.2 Teléfonos, celulares, faxes y computadores.
4.3 Listados de proveedores, libros con información de proveedores, internet.
5. DESCRIPCION DEL PROCESO:
5.1 PROCESO DE COMPRA
 Las compras se efectuarán en Santiago, a través del Departamento de Abastecimiento o en faena, a través del
Jefe de Abastecimientos de Faena, dependiendo de los montos y de las condiciones del mercado, siendo el
Administrador de Faena o el Jefe de Oficina Técnica los responsables de definir si es compra local o compra
desde Santiago.
 Todas las solicitudes de compra serán realizadas sólo a través de un “Pedido de Material” (ver Anexo 1),
 Los Pedidos de Material generados desde obra serán emitidos por el Jefe de Abastecimientos de Faena y
autorizados por el Ingeniero Administrador de Obra o Jefe de Oficina Técnica, quienes definen además si la
compra se realiza en Santiago o en Faena.
 Si la compra se realiza en Faena, el Jefe de Abastecimientos de Faena deberá informar al Departamento de

Santiago al menos 2 veces por semana respecto de dichas compras.
 Si la compra se decide realizar en Santiago, el Jefe de Abastecimientos de Faena deberá traspasar dicho
Pedido de Material, con su respectivo VºBº, al Departamento de Abastecimientos de Santiago para que éste
realice la compra.
 Los Pedidos de Material generados desde Santiago son emitidos por el Departamento de Abastecimientos de
Oficina Central y autorizados por el Gerente General del Consorcio o el Visitador de la Obra.
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5.2 COTIZACIONES
 Para efectuar una compra se deberán realizar 3 cotizaciones.
 Sólo se aceptarán menos de tres cotizaciones en los siguientes casos:
o En casos en que sean repuestos originales, proveedores exclusivos y se pedirá VºBº de Gerente
General y/o Visitador
o Otras situaciones como: urgencias, compras locales, repuestos usados (mercado restringido o
exclusivo), en aquellos casos en que el beneficio esperado del proceso de cotizaciones sea inferior al
daño que produce no contar con el recurso oportunamente. Lo anterior debe ser justificado en el
cuadro de cotizaciones por el Ingeniero Administrador o Jefe Oficina Técnica.
 Se podrá utilizar cotizaciones anteriores en los siguientes casos:
o En el caso que un Pedido de Material repita un material o servicio de un monto menor a 25 UF, se
puede utilizar las cotizaciones que tengan una antigüedad menor a 45 días, previa confirmación de
sus valores o precios.
o En el caso que se deba repetir la compra de algún material, que por alguna razón no sea posible
utilizar otro, o se necesite ampliar un servicio se puede utilizar la cotización de la compra original,
que tengan una antigüedad menor a 120 días, previa confirmación de sus valores o precios.
5.2 GENERACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA Y/O CONTRATO
 Con la cotización elegida, el Jefe Abastecimientos de Faena o el Departamento de Abastecimiento de

Santiago, genera la Orden de Compra, la que debe contener toda la información relevante de la cotización, o
bien hacer referencia a ésta.
 El Jefe de Abastecimientos de Faena o el Departamento de Abastecimiento de Santiago debe obtener la

autorización de compra (VºBº de la Orden de Compra), dependiendo del monto y tipo de producto adquirido,
de acuerdo al cuadro de autorizaciones de firma aprobado por el Directorio de Besalco-Cerro Alto S.A (ver
Anexo 2), adjuntando a la orden de Compra, el Pedido Interno, Cuadro Comparativo y Cotizaciones.
 Para contratos de arriendo de maquinaria, se debe completar el Contrato Tipo, diseñado para estos efectos,
impreso con 2 copias, quedando una copia para Besalco-Cerro Alto S.A y la otra copia para el propietario.
El propietario debe firmar este contrato antes que la máquina empiece a trabajar en la obra.
 Todos los Servicios se deben convenir a través de un Contrato de Prestación de Servicios cuyas cláusulas
básicas se muestran en el Anexo 3 del presente procedimiento. En los casos que se requiera el inicio de un
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Servicio sin contrato, este inicio se puede dar vía Carta de Adjudicación, firmada por el Gerente General de
Besalco-Cerro Alto S.A y el representante legal del Subcontratista, mientras se elabore el contrato de
Prestación de Servicios.
 Para las empresas proveedoras que tengan sus propios “Contratos Tipo” de suministro, arriendo, etc., se
podrán usar éstos previa autorización del Departamento Jurídico del Consorcio.
 Todos los contratos deberán ser numerados con el correlativo de Contratos único. Este correlativo lo asigna
el Departamento de Abastecimientos de Oficina Central, quienes serán responsables del registro de estos
documentos. El Control de Contratos puede ser revisado, sólo para consultas.
 Una vez aprobado el contrato por el departamento jurídico de Besalco-Cerro Alto S.A y por el administrador
de la obra, el Departamento de Abastecimientos o la obra, dependiendo de la ubicación física del
subcontratista, debe enviarlo para la firma del subcontratista.
 Recepcionado el contrato con la firma del subcontratista, el Departamento de Abastecimientos debe obtener
las firmas de los representantes legales de Besalco-Cerro Alto S.A y tiene un plazo de 10 días hábiles para el
envío de una copia firmada por todas las partes a la faena.
 Para todos los contratos se debe hacer un finiquito firmado ante Notario por el proveedor o propietario al
término de sus servicios, el que debe venir adjunto a la última factura de éste. Este finiquito, deberá ser
confeccionado en dos copias y numerado con el mismo correlativo del Contrato de origen. Sin este finiquito
no se podrá proceder a la devolución de retenciones.
 Cada finiquito quedará archivado junto al Contrato de origen en el archivador de contratos dispuesto para
estos efectos en la Oficina Central.
5.3 DISTRIBUCIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA, DE ARRIENDO Y CONTRATOS
Para compras efectuadas en oficina central:
 Por fax u otro medio al proveedor.

 Original: a través de Memorándum a Control de Pagos de Oficina Central.
 Duplicado: FAENA/OFICINA a través de Memorándum al Jefe abastecimientos en obra o Encargado de
Activo Fijo en oficina
 Triplicado ADQUISICIONES archivo junto al Cuadro de Cotizaciones y las Cotizaciones.
Para compras efectuadas en obra:
 Por fax u otro medio al proveedor.

 Original se adjunta a la factura correspondiente.
 Duplicado FAENA/OFICINA a través de Memorándum al Jefe de Oficina Técnica de la obra.
 Triplicado ADQUISICIONES archivo junto al Cuadro de Cotizaciones y las Cotizaciones.
Plazo Distribución
 El plazo máximo para la distribución de las órdenes de compra generadas, tanto en obra como en
oficina central, es 15 días corridos, desde a la fecha de la Orden de Compra.
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Distribución de Contratos
 La distribución de los contratos se realizará según lo siguiente:
o Un original en el archivador dispuesto en la Oficina Central.

o Un original para el proveedor.
o Copia para la faena: a través de Memorándum a Jefe Of. Técnica y Jefe Administrativo de la
Faena, el cual, se encargará de obtener las autorizaciones con MEL.
5.4 RECEPCIÓN DE LOS MATERIALES ADQUIRIDOS
El jefe de bodega será el responsable de recibir materiales y verificar la conformidad de éstos, firmando las Guías
de Despacho o Facturas correspondientes.
En la recepción de materiales se debe exigir al menos los siguientes documentos;

 Guía de despacho o factura
 Orden de Compra o Contrato de suministro
El responsable de ingresar la información al Sistema Global es el Jefe de Bodega
5.5 CIERRE PROCESO DE COMPRAS
 Una vez que las órdenes de compra son despachadas al proveedor, son archivadas en carpeta “En Proceso”.
 Cuando la compra se hace en oficina Central, el Departamento de Abastecimientos de ésta hace un

seguimiento telefónico a cada una de las compras, verificando con el Jefe de Bodega de la obra, que el objeto
haya sido recibido.
 En el caso de suministro de material con entregas parciales, el Departamento de Abastecimientos de oficina

central sólo verifica el inicio de este suministro y el Jefe de Bodega de la obra controla las entregas según el
programa de entregas preparado por la obra.
 Si el objeto de la compra fue recibido en su totalidad por el solicitante, el que realizó el seguimiento debe
anotar el nombre de su interlocutor y la fecha de la comunicación, refrendando dicha información en la orden
de compra respectiva. Con esto se da por cerrado el proceso de compra, traspasando la orden de compra en
cuestión, a una carpeta histórica de órdenes de compra.
 Si el objeto de la compra no fue recibido por el solicitante, el que realizó el seguimiento debe comunicarse
con el proveedor a fin de reprogramar su entrega. Por lo tanto, dicha orden de compra se mantiene en
carpeta En Proceso. Posterior a la reprogramación, se vuelve a realizar un nuevo seguimiento.
6. REGISTROS y ANEXOS
 Registro: Pedido de Material.

 Registro: Cotizaciones.
 Registro: Cuadro Comparativo.
Edición: 6
Página:
 Registro: Orden de Compra.

 Registro: Contrato de arriendo de maquinaria.
 Anexo: Pedido de Material.
 Anexo: Cuadro Autorizaciones de Firma.
 Anexo: Cláusulas de Contratos.
Edición: 6
Página:
ANEXO 1:
PEDIDO DE MATERIAL, según formato Sistema GLOBAL

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Página:
ANEXO 2
CUADRO AUTORIZACIONES DE FIRMA
AUTORIZACIONES PARA ORDENES DE COMPRA

BESALCO-CERRO ALTO/ Faena Escondida
MONTOS
COMPRAS DE ACTIVOS AUTORIZADOS EN $
DESDE HASTA
CERRO ALTO - CCH - GM
BESALCO MAQUINARIAS S.A. - RBS - VBS - FCB - PBS $ 0 adelante
BESALCO CONSTRUCCIONES S.A. - SCDR - VBS - FCB - PBS
MONTOS
COMPRAS DE REPUESTOS Y MATERIALES VARIOS AUTORIZADOS EN $
DESDE HASTA
CERRO ALTO S.A. - CCH -GM
BESALCO - RBS - SCDR - PBS - FCB $ 0 adelante
GERENTE GENERAL - CL
INGENIERO ADMINISTRADOR – JL
$ 0 $ 999.999
INGENIERO OFICINA TECNICA - LV
Edición: 6
Página:
ANEXO 3
CLAUSULAS DE CONTRATOS
Nro. Descripción Observación
Comparecencia Debe indicar lugar y fecha de realización, además del nombre y RUT de las
empresas y sus representantes
1 Antecedentes Descripción General de la Obra que ejecuta BS-CA. Además se deben indicar las
normas que el subcontratista debe cumplir respecto al Sistema Integrado de Gestión
de Calidad, Prevención de Riesgos y Medio Ambiente
2 Descripción del Servicio Descripción del material y/o servicio encomendado. Se debe indicar las
especificaciones que debe cumplir.
3 Declaración Declaración del contratista
4 Obligaciones del contratista Obligaciones del contratista respecto a supervisión de sus trabajos, cumplimientos
de normas legales, etc, etc.
5 Control del Servicio Descripción de cómo se controlará el servicio prestado (Firma de reportes diarios,
etc.)
6 Plazos y Programación Indicar plazo de ejecución en días y programa de trabajo o entrega del material
7 Vigencia Fecha de inicio y término de la vigencia
8 Aportes de las Partes Que aporta cada parte para la entrega del material y/o servicio contratado.
Incorporar en esta cláusula si el proveedor cuenta o no con equipos de respaldo,
programas de mantención de equipos, servicio al cliente u operadores calificados.
9 Calidad del Servicio y Condiciones Definir aquellas condiciones que no se pueden detallar en alguna cláusula
Especiales específica.
10 Precio Definir la moneda y el precio cobrado por el material y/o servicio
11 Reajustes Definir si tiene o no reajuste y de que tipo y periodicidad es
12 Facturación y Pago Definir forma de pago, contado, a plazo definido, anticipo si existiese el cual debe
garantizarse con Boleta de Garantía.
13 Retenciones y multas Definir si existen o no retenciones de parte del precio como garantía y las multas
aplicables, si corresponde
14 Recepción Provisoria y Definitiva de la Procedimiento a seguir en las recepciones provisorias y definitivas
Obra
15 Garantías Definir si existen o no garantías y que cubren.
16 Ordenes de Cambio Definir si existen o no ordenes de cambio y quién las autoriza
17 Comunicaciones Definir medios para efectuar las comunicaciones.
18 Cumplimiento de Reglamentos y Definir que Normas y/o Reglamentos debe cumplir el material y servicio
Normas encomendado. Incorporar en esta cláusula si el proveedor cuenta o no con un
programa de prevención de riesgos y control de pérdidas en su empresa,
incorporando copias del programa como anexo al contrato.
19 Rescisión del contrato.
20 Irrenunciabilidad
21 Fuerza Mayor
22 Cesión del Contrato
23 Tenencia y Posesión del Equipo Definir a quien corresponde la tenencia y posesión del equipo contratado.
24 Seguros Incorporar en esta cláusula si el proveedor cuenta o no con seguro de
responsabilidad civil o penal, incorporando copias de las pólizas como anexo al
contrato.
25 Responsabilidad Laboral del Contratista
26 Domicilio
27 Arbitraje
28 Ejemplares
Personerías

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CONTROL MODIFICACIONES DOCUMENTOS

Modificación Nº Modificación Descripción de Fecha Firma Jefe de Firma autorización

5. DESCRIPCION DEL PROCESO 3

5.1. Proceso de compra 3

 Registro – Pedido de material 7

4.1 Sistema Global.

5. DESCRIPCION DEL PROCESO:

5.1 PROCESO DE COMPRA

 Si la compra se realiza en Faena, el Jefe de Abastecimientos de Faena deberá informar al Departamento de

 Para efectuar una compra se deberán realizar 3 cotizaciones.

 Sólo se aceptarán menos de tres cotizaciones en los siguientes casos:

 Se podrá utilizar cotizaciones anteriores en los siguientes casos:

5.2 GENERACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA Y/O CONTRATO

 Con la cotización elegida, el Jefe Abastecimientos de Faena o el Departamento de Abastecimiento de

 El Jefe de Abastecimientos de Faena o el Departamento de Abastecimiento de Santiago debe obtener la

5.3 DISTRIBUCIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA, DE ARRIENDO Y CONTRATOS

Para compras efectuadas en oficina central:

 Por fax u otro medio al proveedor.

Para compras efectuadas en obra:

 Por fax u otro medio al proveedor.

 La distribución de los contratos se realizará según lo siguiente:

o Un original en el archivador dispuesto en la Oficina Central.

5.4 RECEPCIÓN DE LOS MATERIALES ADQUIRIDOS

En la recepción de materiales se debe exigir al menos los siguientes documentos;

5.5 CIERRE PROCESO DE COMPRAS

 Cuando la compra se hace en oficina Central, el Departamento de Abastecimientos de ésta hace un

 En el caso de suministro de material con entregas parciales, el Departamento de Abastecimientos de oficina

 Registro: Pedido de Material.

 Registro: Orden de Compra.

PEDIDO DE MATERIAL, según formato Sistema GLOBAL

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