Código: CP-PR-01

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y GESTIÓN DE

Versión: 1
PROVEEDORES
Fecha: 08-03-23

Elaboró: Cesar Pachon Revisó: Fernando Pérez Aprobó: Fernando Pérez

Fecha: 2 Marzo 2023 Fecha: 8 Marzo 2023 Fecha: 8 Marzo 2023
Cargo: Director de Producción Cargo: Director de Producción Cargo: Gerente General

Firma: Firma: Firma:

TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO.................................................................................................................................. 1
2. TÉRMINOS, DEFINICIONES, SIMBOLOGÍA Y ABREVIATURAS ............................................. 2
3. ALCANCE .................................................................................................................................. 2
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................................................ 2
5. RESPONSABLES Y FUNCIONES ............................................................................................. 2
6. RECURSOS ............................................................................................................................... 3
7. DESCRIPCIÓN DEL proceso ..................................................................................................... 3
7.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE GESTIÓN DE COMPRAS ....................................................... 3
7.2. DISPOSICIONES GENERALES .......................................................................................... 4
7.2.1. PASOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA ................................. 4
7.3. VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS ..................................................... 5
7.4. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES ............................ 5
7.4.1. SELECCIÓN Y VINCULACIÓN ..................................................................................... 5
(a) HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES ......................................................................... 6
7.4.2. EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN ............................................................................... 6
7.5. GESTIÓN DE CAJA CHICA ................................................................................................ 7
7.5.1. RENDICIÓN DE CUENTAS DE CAJA CHICA .............................................................. 7
8. REGISTROS .............................................................................................................................. 7
9. CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................................................... 7

1. OBJETIVO

Establecer normas de solicitud y compra de herramientas, materiales, equipos, equipos de

protección personal, sistemas de acceso y servicios para el desarrollo de las actividades diarias
operativas y logísticas, de acuerdo con las condiciones o necesidades de GYA
CONSTRUCCIÓNES S.A.C., para cumplir con las expectativas de nuestros clientes y los
requisitos legales aplicables.

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2. TÉRMINOS, DEFINICIONES, SIMBOLOGÍA Y ABREVIATURAS

✓ Bien: Objeto material empleado para satisfacer alguna necesidad de la empresa, como
equipos, repuestos, accesorios, herramientas.
✓ Cotización: Es el documento solicitado a los proveedores para que suministren el costo
de sus productos y/o servicios.
✓ Evaluación: Examen sistemático que se realiza en un momento dado, para determinar
hasta qué grado el proveedor es capaz de satisfacer las exigencias especificadas por
GYA.
✓ Factura: Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de
compraventa. La factura debe cumplir con todos los requerimientos legales.
✓ Orden de compra: Es el documento que emite la empresa para solicitar bienes y/o
servicios a un proveedor.
✓ Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra productos o servicios que deben
satisfacer unas especificaciones de calidad y requisitos fijados.
✓ SIG: Sistema Integrado de Gestión.
✓ SSTA: Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente.
✓ Usuario Solicitante: Gerente, Director o Jefe del Área que requiere el bien o el servicio.

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las compras de bienes y/o servicios requeridos por la
empresa, se excluyen las compras realizadas con recursos de cajas chicas.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

✓ Norma ISO 45001:2018; Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

✓ Norma ISO 9001:2015; Sistema de Gestión de Calidad.
✓ D.S. 005-2012 TR; Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.
✓ Especificaciones del cliente.

5. RESPONSABLES Y FUNCIONES

Cargo Responsabilidades
✓ Designar presupuesto para las compras
Gerencia
✓ Aprobación de las órdenes de compra
Director de
✓ Revisar y aprobar las órdenes de compra
producción
✓ Realizar la revisión de insumos
Analista de ✓ Revisar los proveedores de productos y/o servicios
✓ Realizar la selección de proveedores
logística y
✓ Realizar la evaluación y reevaluación de proveedores críticos.
compras
✓ Gestionar los proveedores críticos y no críticos
✓ Elaborar órdenes de compra o servicio

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Cargo Responsabilidades
✓ Coordinar la entrega del producto y/o ejecución del servicio.
Almacenista ✓ Realizar la recepción de requerimientos
Usuarios
✓ Realizar requerimiento de productos o servicios
solicitantes

6. RECURSOS

TIPO RECURSO
Humano ✓ Personal competente, capacitado
Financiero ✓ Presupuesto para la ejecución de la compra y/o servicio
✓ Servidor de datos
Tecnológico
✓ Intranet

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

7.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE GESTIÓN DE COMPRAS

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7.2. DISPOSICIONES GENERALES

GYA CONSTRUCCIÓNES S.A.C., asegura que los productos que adquiere cumplen con los
requisitos exigidos en los pliegos de condiciones, especificaciones técnicas del cliente y/o
requisitos legales aplicables.

7.2.1. PASOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA

Se debe elaborar una orden de compra o servicio cada vez que se presente la necesidad
(Implementaciones nuevas, reposición de equipos, herramientas, y stock de bodegas). Para su
realización se deben seguir los siguientes pasos:
✓ Solicitud de la compra por parte del Usuario Solicitante (e-mail, chat).
✓ Validación de la necesidad de la compra por parte de Producción.
✓ Verificación de existencias.
✓ Solicitud de información especificaciones (fichas técnicas, fichas de calibración y/o
manuales de uso) a posibles proveedores.
✓ Validación de las especificaciones por parte del Usuario Solicitante.
✓ Solicitud de cotizaciones y/o factura (Ver Nota 1).
✓ Elaborar el CP-F-001 Orden de Compra o Servicio, el cual debe llevar un consecutivo.
✓ La verificación de la Orden de Compra o Servicio la realizará Producción.
✓ La aprobación de la Orden de Compra o Servicio la realizará la Gerencia General,
Gerencia Producción y Dirección financiera.
✓ Envío Orden de Compra y/o Orden de Servicio autorizado al Proveedor.
✓ Entrega y recepción del suministro o servicio e informe por parte del Área de Logística.

➢ Nota 1: Para adquisiciones recurrentes, el encargado de compras puede tener una

base de datos de proveedores y precios autorizados, en cuyo caso, esta actividad
puede obviarse.
➢ Nota 2: Para compras inferiores a S/.5.000 no requiere firma del gerente; si el monto
es superior se requiere la firma de aprobación del gerente.

Vale la pena aclarar que para la ejecución de los proyectos no se aplicará la metodología a todas
las compras realizadas sino aquellas que se determinen críticas, es decir, que afecten la seguridad
y salud en el trabajo de los colaboradores, el medio ambiente o la calidad del servicio o producto
final, estas se describen a continuación:
✓ Equipos especializados, herramientas y equipos menores para operación de las cuadrillas
de trabajo.
✓ Sustancias químicas requeridas en la operación.
✓ Mano de obra (corte, riego)
✓ Uniformes y EPP.
✓ Eliminación de desmonte.
✓ Reposición de concreto y asfalto.
✓ Maquinaria pesada y vehículos.
✓ Monitoreos.
✓ Sistemas y equipos contra caídas en alturas

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✓ Sistemas de acceso (Escaleras, andamios, plataformas elevadoras de personas, otros)

✓ Servicios de seguridad y salud en el trabajo (exámenes médicos, capacitaciones de
SSTA, entre otros)

7.3. VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

La empresa establece e implementa alguna de las siguientes actividades para asegurarse de que
el producto comprado cumple los requisitos especificados:
a) El que recibe el material o servicio hace una inspección visual y deja constancia mediante
una observación escrita en la guía enviada por el proveedor.
b) A través de certificados emitidos por el proveedor.
c) Evaluación del producto en las instalaciones del proveedor, dejando un acta de visita.
d) Instructivo de preservación de materiales.

7.4. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

7.4.1. SELECCIÓN Y VINCULACIÓN

De existir la necesidad de adquirir algún recurso crítico, se deberá revisar el formato CP-F-002
Listado de proveedores, para evidenciar si se cuenta con un proveedor y atender el requerimiento.

De no contar con un proveedor para atender el requerimiento, el encargado de compras solicitará

las cotizaciones a diferentes proveedores cumpliendo con el presente procedimiento.

Se realizará un proceso de evaluación según lo indicado en el numeral 7.4.2

Una vez elegida la mejor propuesta, se inicia el proceso de vinculación en el CP-F-003 Vinculación
y actualización de proveedores

El nuevo proveedor se incluirá en el CP-F-002 Listado de proveedores, se les solicitará la

documentación mínima requerida para vinculación de proveedores según el servicio o producto
comprado y se le hará su respectivo seguimiento al cumplimiento de estas en procesos de
evaluación.

PRODUCTO O DOCUMENTOS MINIMOS REQUERIDOS PARA VINCULACIÓN DE

SERVICIO REQUERIDO PROVEEDORES.
Equipos especializados,
✓ Documentos de la empresa (RUC, certificación bancaria).
herramientas y equipos
✓ Fichas técnicas, certificados de calibración y manuales de
menores cuadrillas de
operación o uso de los equipos
trabajo.
Sustancias químicas ✓
Documentos de la empresa (RUC, certificación bancaria).
requeridas en la operación. ✓
Fichas técnicas, hojas de seguridad
✓
Documentos de la empresa (RUC, certificación bancaria).
Mano de obra (corte, riego) ✓
Fichas técnicas, hoja de vida de los equipos y manuales de
operación o uso de los equipos
✓ Documentos de la empresa (RUC, certificación bancaria).
Uniformes, EPP Sistemas y
✓ Fichas técnicas, certificados y manuales de operación o uso de
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PRODUCTO O DOCUMENTOS MINIMOS REQUERIDOS PARA VINCULACIÓN DE

SERVICIO REQUERIDO PROVEEDORES.
equipos contra caídas en los equipos
alturas.
✓ Documentos de la empresa (RUC, certificación bancaria).
Suministro de agregados. ✓ Registro autoritativo de empresa operadora de residuos sólidos
emitido por el MINAM.
Eliminación de desmonte.
✓ Autorización de la cantera de donde provienen los agregados.
✓ Autorización del lugar de disposición final de desmonte.
✓ Documentos de la empresa (RUC, certificación bancaria).
Reposición de concreto y ✓ Fichas técnicas, certificados del material.
asfalto. ✓ Permiso especial para el transporte de materiales y residuos
peligrosos que otorga el MTC.
Maquinaria pesada y ✓ Documentos de la empresa (RUC, certificación bancaria).
vehículos. ✓ Fichas técnicas, certificados de operatividad y mantenimiento.
✓ Documentos de la empresa (RUC, certificación bancaria).
Monitoreos. ✓ Fichas técnicas,
✓ Certificados de calibración de equipo
Sistemas de acceso
(Escaleras, andamios, ✓ Documentos de la empresa (RUC, certificación bancaria).
✓ Fichas técnicas, certificados de equipo y manuales de operación o
plataformas elevadoras de
uso de los equipos
personas, otros)
✓ Documentos de la empresa (RUC, certificación bancaria).
Exámenes médicos
✓ Certificado de acreditación de servicios de salud ocupacional.
(a) HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
Para los proveedores que el cliente determine realizar un proceso de homologación se debe
contar con la información indicada en la tabla del numeral 7.4.1, más los requisitos adicionales
como personal, equipos, vehículos; todo lo establecido en el CP-F-006 Requisitos específicos para
homologación de proveedores SSTA

Estos requisitos aplican para proveedores que presten servicios o actividades como:

✓ Suministros agregados ✓ Suministro de riego en obra

✓ Eliminación de desmonte ✓ Suministro de maquinaria pesada
✓ Reposición de asfalto y concreto ✓ Suministro de vehículos y
✓ Servicios de corte conductores

7.4.2. EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN

La evaluación de los proveedores se realizará al momento de la vinculación, haciendo uso de la
CP-F-004 Evaluación de ingreso. Los criterios de evaluación serán detallados en dicho formato.

La reevaluación de los proveedores se realizará de manera anual después de la evaluación

siempre y cuando en dicho periodo haya existido entrega de productos o continuidad de servicio y

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seguirá los mismos lineamientos de la evaluación. Se dejará evidencia de la reevaluación CP-F-

005 Evaluación y reevaluación de proveedores

Tanto en la selección, evaluación y reevaluación, cuando el proveedor desaprueba, el Director de

Producción, en coordinación con los Directores o Jefes respectivos, deciden si el proveedor puede
ser considerado para una siguiente gestión, teniendo en cuenta que este proveedor debe
subsanar las no conformidades y reúna las condiciones necesarias.

7.5. GESTIÓN DE CAJA CHICA

El encargado recibirá un monto de 2’500.00 Nuevos Soles de manera mensual, bajo concepto de
caja chica. La caja chica está destinada para el pago de trámites administrativos, adquisición de
productos y/o servicio de urgencia; siempre y cuando no supere los 700.00 Nuevos Soles, si se
llega a superar el monto pasa por el procedimiento regular y el pago por el área de finanzas.

7.5.1. RENDICIÓN DE CUENTAS DE CAJA CHICA

La rendición de cuenta de caja chica se realiza fines de cada mes al Director de Producción y/o
Director de Finanzas.

8. REGISTROS

Código Nombre
CP-F-001 Orden de compra o servicio
CP-F-002 Listado de proveedores
CP-F-003 Vinculación y actualización de proveedores
CP-F-004 Evaluación de ingreso
CP-F-005 Evaluación y reevaluación de proveedores
CP-F-006 Requisitos específicos para homologación de proveedores SSTA

9. CONTROL DE CAMBIOS

CUADRO CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN CAMBIO
CAMBIO
1 Versión inicial 08/03/23

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