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TABLA DE CONTROL
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1.0 OBJETIVO 3
2.0 ALCANCE 3
3.0 REFERENCIAS 3
4.0 DEFINICIONES 3
5.0 ACCIONES Y METODOS 4
6.0 CONSIDERACIONES VARIAS 7
6.1 Constitución 7
6.2 Condiciones de Uso 8
6.3 Arqueos 9
6.4 Legalizaciones 9
7.0 CONSIDERACIONES HSE 9
8.0 RESULTADOS 10
9.0 DOCUMENTOS APLICABLES 10
MANEJO DE CAJA MENOR PROYECTOS
1.0 OBJETIVO
2.0 ALCANCE
3.0 REFERENCIAS
4.0 DEFINICIONES
Caja menor: son fondos fijos bajo la responsabilidad de una sola persona.
Fondos de caja menor: dineros que facilitan la adquisición de elementos y/o servicios
de menor valor como elementos de aseo y cafetería, papelería en menores cantidades
(ejemplo: un esfero, una regla), fotocopias, autenticaciones, envíos de correo
certificado, taxis y buses urbanos, entre otros, cuya necesidad es inmediata y por lo
tanto no deben ser sometidos al proceso de compras.
MANEJO DE CAJA MENOR PROYECTOS
Funcionario,
Los vales provisionales de caja menor se deberán
legalizar adjuntándoles la factura de compra o su
5 Responsable del Factura Original
equivalente en un plazo máximo de una semana a
manejo de caja
partir de la fecha de entrega del dinero.
menor
MANEJO DE CAJA MENOR PROYECTOS
Identificar Solicitar
necesidad reembolso de
caja menor
Solicitud de
apertura de Reembolso
caja menor de caja
menor
Verificar
Analizar y reembolso de
aprobar 1 caja menor
apertura de
caja menor
Soportes
Solicitud de reembolso
apertura de
caja menor
Registro de la
Si apertura y No Si
Aprobad Aprobad
entrega del a?
a?
cheque
No Acta de
apertura de
caja menor
Vale Soportes
provisional de reembolso
caja menor
Legalizar Registrar en
vales la contabilidad
provisionales el reembolso
de caja menor
Factura o
equivalente
Efectuar giro
y desembolso
2 del dinero
MANEJO DE CAJA MENOR PROYECTOS
6.1 Constitución
El monto máximo aprobado para una caja menor será de dos millones de pesos
$2.000.000, salvo que por la dimensión del proyecto éste requiera un monto
superior, el cual será aprobado por EL AREA Operativa y Financiera.
Los recursos de la caja menor no pueden ser utilizados para cubrir gastos de
bienes o servicios como prestamos o anticipos a funcionarios, pagos que
correspondan a gastos de personal (Sueldo, horas extras, subsidio de transporte,
etc.), gastos por prestaciones sociales (Vacaciones, intereses de cesantías,
cesantías, prima de servicios) por concepto de viajes (Gastos de Viaje, viáticos),
impuestos, servicios públicos, arrendamientos de inmuebles u oficinas, compra de
maquinaria, herramientas, envíos a otras ciudades por empresas de mensajería,
contratación de servicios o arrendamientos de maquinaria, entre otros.
En los proyectos que se realicen fuera de Bogotá o sus alrededores se debe abrir
una cuenta bancaria a nombre de LA ORGANIZACION en la que se autorice al
funcionario a efectuar los movimientos bancarios necesarios para el manejo de
estos dineros.
La apertura de estas cuentas deben ser aprobadas por EL AREA financiera, quien
será la responsable de fijar las autorizaciones, atribuciones y montos a manejar
por el funcionario autorizado, por escrito
MANEJO DE CAJA MENOR PROYECTOS
Los gastos que se realizan con cargo a los recursos de caja menor, deben guardar
concordancia con las directrices internas de LA ORGANIZACION y cumplir con las
normas contables, legales y fiscales vigentes.
Los recursos deben ser utilizados para gastos menores y urgentes como elementos
de aseo y cafetería, papelería en menores cantidades (ejemplo: un esfero, una
regla), fotocopias, autenticaciones, envíos de correo certificado, taxis y buses
urbanos, entre otros, directamente relacionados con la actividad del
proceso/proyecto, siempre y cuando no superen el 10% sobre el valor total
autorizado.
Los gastos cubiertos con la caja menor (exceptuando los gastos de transporte),
deben ser soportados con factura o tirilla de caja registradora a nombre de LA
ORGANIZACION Esta facturas deben cumplir con los requisitos expuestos en el
código de comercio como es la fecha, identificación completa del beneficiario
(nombre completo, Dirección, teléfono y Nit), identificación completa del proveedor
(nombre completo, dirección, teléfono, Nit, actividad económica y el régimen al que
pertenece, resolución de facturación emitida por la DIAN y número consecutivo de
documento), especificaciones de descripción, cantidad, valor unitario y total, valor por
concepto de IVA, nombre y Nit de la tipografía que imprime las facturas .
Los recursos de caja menor no deberán cubrir gastos que impliquen la causación de
retención en la fuente, retención de IVA, y retención de ICA, para efecto de lo
anterior se deben tener en cuenta las tablas de retención vigentes, las cuales serán
permanentemente actualizadas por la oficina de contabilidad.
Los gastos por concepto de transporte urbano deben cumplir con los siguientes
requisitos:
Diligenciar el vale de transporte urbano, indicando fecha, detalle del gasto (lugares a
donde se desplazo el funcionario, especificando lugar de origen y destino) y valor del
gasto de transporte en cada diligencia. Adicionalmente, este vale debe incluir el
nombre, cédula y firma del funcionario beneficiario del pago.
Los gastos por concepto de combustible deben ser canalizados a través del proceso
de maquinaria.
MANEJO DE CAJA MENOR PROYECTOS
6.3 Arqueos
Los arqueos podrán ser practicados en cualquier momento por Control Interno y/o
Revisoría Fiscal; en caso de presentarse faltantes serán asumidos por el encargado
de su manejo y los sobrantes quedaran en las arcas de LA ORGANIZACION
Todo arqueo efectuado deberá ser documentado en esfero y firmado por las
personas que intervienen en él.
6.4 Legalizaciones
Las legalizaciones deberán elaborarse con fecha de corte del 1 al 30/31 del mes y
entregarse a Contabilidad, completamente diligenciadas, a más tardar el segundo día
hábil del mes inmediatamente siguiente incluyendo la consignación para los casos en
los que se suprime la caja menor.
Ninguna legalización podrá contener recibos con fecha anterior al último reembolso
presentado, aprobado y pagado.
Para el caso anterior la legalización del cierre de la caja menor deberá ser enviada a
contabilidad junto con la consignación del dinero.
Con el fin de realizar un trabajo seguro, es necesario mantener las prácticas generales de
HSE las cuales se pueden resumir en los siguientes aspectos:
MANEJO DE CAJA MENOR PROYECTOS
Así mismo, el almacenamiento de archivos físicos y demás elementos de oficina, debe ser
tal que permita suficiente espacio para el desarrollo del trabajo, y mejoren las condiciones
locativas evitando lesiones a las personas o daños a la propiedad.
Para actividades como retirar los ganchos de cosedora o cortar papel, se deben utilizar
los elementos apropiados.
De igual forma se recomienda consumir tan pronto como sea posible, los líquidos como
café o agua, y no dejar recipientes con residuos cerca de los teclados de computadores o
de archivos físicos originales.
Las hojas de papel pueden reutilizarse para hacer trabajos en borrador o temporales. Las
hojas que ya no se usen se deben romper antes de disponerlas en los recipientes
instalados para tal fin.
8.0. RESULTADOS