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MANEJO DE CAJA MENOR PROYECTOS

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.
1.0 OBJETIVO 3
2.0 ALCANCE 3
3.0 REFERENCIAS 3
4.0 DEFINICIONES 3
5.0 ACCIONES Y METODOS 4
6.0 CONSIDERACIONES VARIAS 7
6.1 Constitución 7
6.2 Condiciones de Uso 8
6.3 Arqueos 9
6.4 Legalizaciones 9
7.0 CONSIDERACIONES HSE 9
8.0 RESULTADOS 10
9.0 DOCUMENTOS APLICABLES 10
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1.0 OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la adecuada administración y el oportuno reembolso de


la caja menor de tal forma que permita efectuar los desembolsos necesarios y/o urgentes
correspondientes a gastos menores o servicios de necesidad inminentes de LA
ORGANIZACION

2.0 ALCANCE

El procedimiento descrito es aplicable a todas las cajas menores de los diferentes


procesos y proyectos de LA ORGANIZACION

3.0 REFERENCIAS

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad –


Requisitos.
Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2005 Sistemas de Gestión de Calidad –
Fundamentos y Vocabulario.
Norma Técnica Colombiana OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad
Industrial y Salud Ocupacional
Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental.
Requisitos

4.0 DEFINICIONES

 Caja menor: son fondos fijos bajo la responsabilidad de una sola persona.

 Fondos de caja menor: dineros que facilitan la adquisición de elementos y/o servicios
de menor valor como elementos de aseo y cafetería, papelería en menores cantidades
(ejemplo: un esfero, una regla), fotocopias, autenticaciones, envíos de correo
certificado, taxis y buses urbanos, entre otros, cuya necesidad es inmediata y por lo
tanto no deben ser sometidos al proceso de compras.
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5.0 ACCIONES Y METODOS

Descripción actividad Responsable Registro de calidad

Identificar la necesidad y elaborar el formato


“Solicitud de apertura y/o adición de fondos”,
justificando la necesidad de su creación y Directores de
“Solicitud de apertura
1 especificando cuáles son los gastos menores que Proceso
y/o adición de fondos”
se van a cubrir con esos recursos (ver el punto 6.2. Administradores
Condiciones de uso). Este formato debe ser
entregado a Tesorería

La SECCION Financiera analizará y procederá a


aprobar un monto fijo, el cual será utilizado durante “Solicitud de apertura
2 Financiera
el período corriente que la administración estime y/o adición de fondos”
conveniente.

La solicitud aprobada es enviada a la Oficina de


Tesorería, en donde se realizará el registro
contable de la apertura, se elaborará el formato
“Acta de apertura de fondos“ y se oficializará la Director de “Acta de apertura de
3
apertura con la entrega del cheque, consignación o Tesorería fondos“
transferencia electrónica, el procedimiento de
Manejo de caja menor y la obtención de la firma
del responsable del manejo de la caja menor.

Cuando se haga uso de la caja menor deberá


diligenciar el formato “Vale provisional de caja Funcionario,
menor” especificando el destino final de los
“Vale provisional de
4 recursos y entregarlo al funcionario responsable Responsable de
caja menor”
del manejo. Se debe aclarar que el vale debe ir manejo del caja
autorizado por el Líder de proceso o Líder de menor
Proyecto que ordena el gasto.

Funcionario,
Los vales provisionales de caja menor se deberán
legalizar adjuntándoles la factura de compra o su
5 Responsable del Factura Original
equivalente en un plazo máximo de una semana a
manejo de caja
partir de la fecha de entrega del dinero.
menor
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Descripción actividad Responsable Registro de calidad

Una vez se haya consumido el 70% de los


recursos se deberá diligenciar el formato
Responsable del
“Legalización de gastos” adjuntando las facturas o “Legalización de
6 manejo de caja
Tirillas de caja registradora organizadas gastos”
menor
cronológicamente, posteriormente enviarlas a
Contabilidad

En el área de contabilidad se deben verificar,


aprobar y realizar los registros contables
correspondientes a la legalización de la caja
menor, si alguno de los documentos soporte no
cumplen con lo establecido en las consideraciones Contador “Legalización de
7
generales se deberá informar al responsable del gastos”
manejo de la caja menor para que corrija la
inconsistencia, posteriormente se debe entregar al
proceso de tesorería el registro contable de la caja
menor.
El Director de Tesorería verificará y aprobará el
reembolso, si el reembolso no es aprobado el
Director de “Legalización de
8 Director de Tesorería deberá comunicar por escrito
Tesorería gastos”
o vía mail el motivo por el cual no se autorizó al
funcionario responsable del manejo.
El Director de Tesorería debe efectuar el giro y
desembolso del dinero correspondiente en un
plazo máximo de una semana, informando en las Director de
siguientes 24 horas de haber realizado la Tesorería
“Comunicación vía
9 consignación al funcionario responsable del
fax/telefónicas”.
manejo de caja menor a través del envío de la Contabilidad
consignación o soporte de la transferencia por fax
y diligenciando el formato “Comunicación vía
fax/telefónicas”.
Contabilidad es el responsable de conservar el
archivo físico correspondiente a reembolsos de
Contabilidad
10 caja menor conservando el consecutivo numérico y No aplica
cronológico.
Continuar con el proceso en la actividad No. 6
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Identificar Solicitar
necesidad reembolso de
caja menor
Solicitud de
apertura de Reembolso
caja menor de caja
menor

Verificar
Analizar y reembolso de
aprobar 1 caja menor
apertura de
caja menor
Soportes
Solicitud de reembolso
apertura de
caja menor

Registro de la
Si apertura y No Si
Aprobad Aprobad
entrega del a?
a?
cheque
No Acta de
apertura de
caja menor

Entregar al Solicitar Corregir


área y dinero para inconsistencia
2 compras 1
archivar

Vale Soportes
provisional de reembolso
caja menor

Legalizar Registrar en
vales la contabilidad
provisionales el reembolso
de caja menor

Factura o
equivalente

Efectuar giro
y desembolso
2 del dinero
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6.0 CONSIDERACIONES GENERALES

6.1 Constitución

 Al inicio del período LA SECCION Financiera analizará el listado de las cajas


menores existentes y estudiará la continuidad, incremento o disminución de su
monto o cancelación de las mismas. Estos listados deben ser suministrados por el
área de Contabilidad a EL AREA Financiera

 El monto máximo aprobado para una caja menor será de dos millones de pesos
$2.000.000, salvo que por la dimensión del proyecto éste requiera un monto
superior, el cual será aprobado por EL AREA Operativa y Financiera.

 El funcionario responsable del manejo de la caja menor, no debe tener acceso a la


Contabilidad, a los Cobros y a la Caja Principal.

 Todos los funcionarios de LA ORGANIZACION pueden hacer uso de la caja menor


cumpliendo con las políticas establecidas.

 Los recursos de la caja menor no pueden ser utilizados para cubrir gastos de
bienes o servicios como prestamos o anticipos a funcionarios, pagos que
correspondan a gastos de personal (Sueldo, horas extras, subsidio de transporte,
etc.), gastos por prestaciones sociales (Vacaciones, intereses de cesantías,
cesantías, prima de servicios) por concepto de viajes (Gastos de Viaje, viáticos),
impuestos, servicios públicos, arrendamientos de inmuebles u oficinas, compra de
maquinaria, herramientas, envíos a otras ciudades por empresas de mensajería,
contratación de servicios o arrendamientos de maquinaria, entre otros.

 El original del Acta de constitución deberá ser archivada por el proceso de


tesorería y una copia se anexará a la carpeta hoja de vida del funcionario en el
proceso de Recursos Humanos.

 El cheque, consignación y/o transferencia se girará y entregará únicamente a


nombre del funcionario responsable de la caja menor, siempre y cuando
correspondan a un proyecto ubicado en el área rural o fuera de Bogotá. Para los
funcionarios responsables del manejo de caja menor de procesos de la Oficina
Principal únicamente se entregará cheque.

 En los proyectos que se realicen fuera de Bogotá o sus alrededores se debe abrir
una cuenta bancaria a nombre de LA ORGANIZACION en la que se autorice al
funcionario a efectuar los movimientos bancarios necesarios para el manejo de
estos dineros.

 La apertura de estas cuentas deben ser aprobadas por EL AREA financiera, quien
será la responsable de fijar las autorizaciones, atribuciones y montos a manejar
por el funcionario autorizado, por escrito
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6.2 Condiciones de uso

 Los gastos que se realizan con cargo a los recursos de caja menor, deben guardar
concordancia con las directrices internas de LA ORGANIZACION y cumplir con las
normas contables, legales y fiscales vigentes.

 Los recursos deben ser utilizados para gastos menores y urgentes como elementos
de aseo y cafetería, papelería en menores cantidades (ejemplo: un esfero, una
regla), fotocopias, autenticaciones, envíos de correo certificado, taxis y buses
urbanos, entre otros, directamente relacionados con la actividad del
proceso/proyecto, siempre y cuando no superen el 10% sobre el valor total
autorizado.

 Los gastos cubiertos con la caja menor (exceptuando los gastos de transporte),
deben ser soportados con factura o tirilla de caja registradora a nombre de LA
ORGANIZACION Esta facturas deben cumplir con los requisitos expuestos en el
código de comercio como es la fecha, identificación completa del beneficiario
(nombre completo, Dirección, teléfono y Nit), identificación completa del proveedor
(nombre completo, dirección, teléfono, Nit, actividad económica y el régimen al que
pertenece, resolución de facturación emitida por la DIAN y número consecutivo de
documento), especificaciones de descripción, cantidad, valor unitario y total, valor por
concepto de IVA, nombre y Nit de la tipografía que imprime las facturas .

 Para legalizar vales provisionales de caja menor únicamente se aceptara la factura o


tirilla de caja registradora a nombre de LA ORGANIZACION, en caso de pérdida o
que sea expedido a otro nombre; el funcionario deberá asumir el costo.

 Los recursos de caja menor no deberán cubrir gastos que impliquen la causación de
retención en la fuente, retención de IVA, y retención de ICA, para efecto de lo
anterior se deben tener en cuenta las tablas de retención vigentes, las cuales serán
permanentemente actualizadas por la oficina de contabilidad.

 Los gastos por concepto de transporte urbano deben cumplir con los siguientes
requisitos:

 Diligenciar el vale de transporte urbano, indicando fecha, detalle del gasto (lugares a
donde se desplazo el funcionario, especificando lugar de origen y destino) y valor del
gasto de transporte en cada diligencia. Adicionalmente, este vale debe incluir el
nombre, cédula y firma del funcionario beneficiario del pago.

 Los gastos por concepto de combustible deben ser canalizados a través del proceso
de maquinaria.
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6.3 Arqueos

 Los arqueos podrán ser practicados en cualquier momento por Control Interno y/o
Revisoría Fiscal; en caso de presentarse faltantes serán asumidos por el encargado
de su manejo y los sobrantes quedaran en las arcas de LA ORGANIZACION

 Todo arqueo efectuado deberá ser documentado en esfero y firmado por las
personas que intervienen en él.

6.4 Legalizaciones

 Las legalizaciones deberán elaborarse con fecha de corte del 1 al 30/31 del mes y
entregarse a Contabilidad, completamente diligenciadas, a más tardar el segundo día
hábil del mes inmediatamente siguiente incluyendo la consignación para los casos en
los que se suprime la caja menor.

 Cuando las legalizaciones se realicen fuera de los plazos establecidos en la


consideraciones generales o los soportes presentados no son válidos el funcionario
responsable del manejo asumirá el valor de las mismas.

 Ninguna legalización podrá contener recibos con fecha anterior al último reembolso
presentado, aprobado y pagado.

 En el caso que al cancelar un gasto, no se le haya realizado las retenciones


correspondientes, siempre y cuando lo amerite, de acuerdo con la tabla de
retenciones; las retenciones no practicadas serán asumidas por el responsable de la
caja menor.

 El archivo físico de los reembolso de cajas menores lo deberá realizar contabilidad


conservando el consecutivo numérico y cronológico.

 Si EL AREA Financiera al término de un período define que la caja menor debe


suprimirse se deberá efectuar una legalización común y corriente y el dinero que aún
no ha sido utilizado deberá consignarse en la cuenta bancaria que asigne el Director
de Tesorería al momento del cierre de la caja menor.

 Para el caso anterior la legalización del cierre de la caja menor deberá ser enviada a
contabilidad junto con la consignación del dinero.

7.0. CONSIDERACIONES HSE

Con el fin de realizar un trabajo seguro, es necesario mantener las prácticas generales de
HSE las cuales se pueden resumir en los siguientes aspectos:
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Salud: Es necesario, tener en cuenta las recomendaciones de ergonomía durante la


ejecución del trabajo, referentes a las buenas posturas, técnicas para levantamiento de
objetos y pausas activas que eviten traumas osteomusculares acumulativos.

Algunas enfermedades como Rinitis y Alergias, pueden evitarse si se mantiene el lugar de


trabajo libre de polvos, y se bañan las manos después de manipular archivos
almacenados por largos períodos de tiempo, manipular cantidades suficientes de billetes
o monedas y antes de consumir alimentos.

Seguridad: Como rutina, se recomienda verificar el estado de los tomacorriente y


enchufes para evitar cortos circuitos por su deterioro o por acoples inadecuados.

Así mismo, el almacenamiento de archivos físicos y demás elementos de oficina, debe ser
tal que permita suficiente espacio para el desarrollo del trabajo, y mejoren las condiciones
locativas evitando lesiones a las personas o daños a la propiedad.

Para actividades como retirar los ganchos de cosedora o cortar papel, se deben utilizar
los elementos apropiados.

De igual forma se recomienda consumir tan pronto como sea posible, los líquidos como
café o agua, y no dejar recipientes con residuos cerca de los teclados de computadores o
de archivos físicos originales.

Medio Ambiente: Un lugar de trabajo limpio y ordenado mejora el desempeño individual y


evita accidentes. La acumulación de materiales en el lugar de trabajo, genera impacto
visual y desdibuja su imagen.

Las hojas de papel pueden reutilizarse para hacer trabajos en borrador o temporales. Las
hojas que ya no se usen se deben romper antes de disponerlas en los recipientes
instalados para tal fin.

8.0. RESULTADOS

 Uso adecuado de los recursos económicos dispuestos en una caja menor.


 Registro y control contable oportuno de los movimientos generados por la caja
menor.

9.0. DOCUMENTOS APLICABLES

“Solicitud de apertura y/o adición de fondos”


“Acta de apertura de fondos”
“Vale provisional de caja menor”
“Legalización de gastos”
“Comunicación vía fax”
“Vale de transporte”
“Arqueos de fondos”