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SGAB.SLC.004.

PR
PROCEDIMIENTO
REGLAMENTO REGISTRO DE CONTRATISTAS, Versión : 2.0
CONSULTORES Y PROVEEDORES Página : 1 de 13

INDICE

1. OBJETIVO ......................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE .......................................................................................................................................... 2

3. DISTRIBUCIÓN ................................................................................................................................. 2

4. RESPONSABILIDADES.................................................................................................................... 3

5. DEFINICIONES .................................................................................................................................. 3

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ....................................................................................................... 5

8. REGISTROS .................................................................................................................................... 12

9. ANEXOS .......................................................................................................................................... 12

10. CONTROL DE REVISIONES .......................................................................................................... 13

ELABORADOR REVISOR APROBADOR


Cargo: Jefe Dpto. Servicio, Cargo: Subgerente de Abastecimiento Cargo: Gerente Finanzas y
Licitaciones y Contratos y Gestión de Contratos Control de Gestión
Roxana Neira Carrasco Andrés Morales Rios Christian Kislinger Arauco

Firma: Firma: Firma:

20.07.2020 23-07-2020
Fecha: Fecha: Fecha:
28 07 2020

“Este documento impreso es considerado COPIA NO CONTROLADA, a menos que se encuentre timbrado en su portada con la
denominación “COPIA CONTROLADA , en color rojo y autorizado por el administrador del sistema de gestión documental .
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1. OBJETIVO

Este Reglamento tiene por objetivo estructurar, estandarizar y definir


condiciones al proceso de incorporación de nuevos Contratistas, Consultores y
Proveedores al Registro para ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A. Además,
definir las políticas y parámetros de inscripción y permanencia en el registro
anteriormente mencionado en base a la legislación aplicable, estándares de
servicios y en especial a la ley 20393 de acuerdo a lo indicado en nuestro
Modelo de Prevención de Delitos.

2. ALCANCE

Este documento aplica sobre la relación comercial de ESSBIO S.A. y


NUEVOSUR S.A. con sus proveedores, consultores y contratistas y entrega un
marco de normas y estándares que como empresas queremos aplicar en
nuestras relaciones con nuestros aliados estratégicos quienes nos representan
en muchos de los servicios que prestan hacia nuestros clientes. Previo a cada
relación comercial como Mandantes haremos una evaluación en relación de
los Delitos contemplados en la Ley Ley 20393 sobre Responsabilidad Penal de
las Personas Jurídicas.

3. DISTRIBUCIÓN

CARGO (*) CÓDIGO


Proveedores, Consultores y Contratistas PCC
Toda la organización PESNS
Gerente de Finanzas y Control de Gestión GFCG
Gerencia de Auditoría GA
Departamento de Asesoría Legal DAL
Subgerente de Abastecimiento y Gestión de Contratos SAGC
Encargado de Evaluación de Proveedores EVP

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4. RESPONSABILIDADES

Acciones a realizar PCC EVP SAGC GA GFCG DAL


Solicitar la información respectiva para la
R/A I I
correcta evaluación de PCC
Entregar la información solicitada de
R A I
manera fidedigna
Enviar actualización de reglamento de
registro a los contratistas y solicitar su R A
toma de conocimiento
Mantener registro y carpetas físicas y/o
R I I/A I
virtuales por cada proveedor
Resolver sanciones asociados al
I R R R A R
presente reglamento
Resolver controversias asociada a la
R/A
aplicación del presente reglamento
R: Realiza; A: Aprueba; S: Soporta; C: Consultado; I: Informado

5. DEFINICIONES

Las Empresas: ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A., Empresas quienes solicitan,


examinan y resuelven sobre todos los antecedentes referidos, respecto a la inclusión,
permanencia y calificación de los Contratistas, Consultores y Proveedores, como
asimismo a todas las actividades derivadas o relacionadas con la aplicación del
presente Reglamento y de otros reglamentos, manuales o textos de evaluación que la
Empresa estime darse.

Registro de Contratistas, Consultores y Proveedores: Corresponde al registro de


las personas naturales y jurídicas que se encuentran habilitadas para desempeñarse
como Contratistas, Consultores o Proveedores de ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A.

Contratista: La persona natural o jurídica inscrita en el Registro respectivo para


efectuar una obra material o prestar un servicio de acuerdo con las modalidades de
contratación establecidas por ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A.

Consultor: La Persona natural o jurídica inscrita en el registro respectivo para


efectuar estudios, consultorías y asesorías de acuerdo a las modalidades de
contratación establecidas por ESSBIO S.A. Y NUEVOSUR S.A.

Proveedor: Aquella persona natural o jurídica inscrita en el registro que califica para
comercializar sus productos de acuerdo a las modalidades de compra establecidas
por ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A.
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Ley 20.393: Ley sobre responsabilidad penal de Las personas jurídicas. Los delitos y
definiciones asociados a esta Ley se encuentran detalladas en el documento
GAUD.GAU.001.PO – Política Prevención de Delitos, Ley 20.393.

Modelo de prevención del delito: Conjunto de elementos cuya finalidad es prevenir


que los colaboradores de la empresa se vean involucrados en alguna actividad ilícita
relacionada con los delitos descritos en la ley 20.393, en los que se pudiera
responsabilizar a la compañía.

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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO/ACTIVIDAD

6.1 Generalidades

6.1.1 El Registro General de Contratistas, Consultores y Proveedores de ESSBIO


S.A. y NUEVOSUR S.A., en adelante el Registro, tiene como finalidad facilitar
la participación en los procesos de licitación y/o cotización y constituir un
catálogo comprensivo de la información de personas naturales o jurídicas
interesadas en vender productos y/o servicios derivados de sus actividades
empresariales a ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A., los que previa evaluación
en relación de los Delitos contemplados en la Ley 20393 sobre
Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas; los acreditará para vender
productos, optar a la ejecución de obras, consultorías de ingeniería o servicios,
entre otros, cada vez que las empresas así lo determinen.

6.1.2 La Subgerencia de Abastecimiento tendrá a su cargo el Registro de


Contratistas, Consultores y Proveedores de ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A.
Para esto, dentro de sus funciones se incluyen las siguientes:

Solicitar de acuerdo a lo establecido en los procedimientos internos


toda la información necesaria para la correcta evaluación de los
Contratistas, Consultores y Proveedores
Custodiar y solicitar actualización de la documentación entregada
por los contratistas, consultores y proveedores que sean inscritos en
el Registro.
Confección y distribución de los certificados que acreditan la
inscripción en el Registro.
Mantener actualizado el estado de los Contratistas y Proveedores.
Mantener de manera física y digital la documentación de cada
proveedor de manera ordenada en los sistemas que las Empresas
dispongan para ello.

6.1.3 La falsedad en los datos o documentos aportados por los Contratistas,


Consultores y proveedores que consten en el Registro, dará lugar a su
exclusión, dejándose anotación de constancia a los efectos oportunos, sin
perjuicio de otras responsabilidades a que hubiere lugar.

6.1.4 La Subgerencia de Abastecimiento o a quien ella designe, puede requerir


información, cuando lo considere pertinente a las personas inscritas o
pendientes de inscripción, a efectos de comprobación de los datos registrales y
de su vigencia, así como revisar periódicamente el referido Registro.
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6.1.5 No obstante lo establecido en el párrafo anterior, las empresas y empresarios


inscritos quedan obligados a poner en conocimiento cualquier alteración o
modificación que se produzca en los datos o circunstancias originariamente
aportados, en el plazo máximo de treinta (30) días corridos contados desde
que se produzca la circunstancia modificatoria.

6.1.6 Por el contrario, las empresas que presenten un cambio de Rut, deberán
entregar toda la documentación requerida para que sean evaluadas
nuevamente, antes de pasar a formar parte del registro de Contratistas,
Consultores y proveedores de ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A.

6.1.7 La inscripción en el Registro de Contratistas, Consultores y Proveedores de


ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A. tendrá una vigencia anual para todos los
inscritos, lo anterior de no existir cambios que involucren su modificación,
suspensión o eliminación. Para seguir formando parte de este registro, los
Contratistas, Consultores y Proveedores deberá enviar en el mes de Julio de
cada año una declaración jurada respecto de que se mantienen inalterables los
datos actuales (SGAB.SLC.004.R1 - Declaración jurada). En caso de que haya
sufrido alguna modificación aplica lo indicado en el párrafo 6.1.5. Los
proveedores que al mes de julio de cada año correspondiente lleven en el
registro menos de 6 meses quedarán exento de este documento en dicho año,
debiendo enviarlo al año siguiente.

6.1.8 Además de la declaración jurada indicada precedentemente, o de la


actualización de los datos según corresponda, el Contratista, Consultor o
Proveedor deberá adjuntar la siguiente documentación actualizada al periodo
correspondiente:

GAUD.GAU.007.R6 - Declaración de integridad (actualizada)


Certificado de deuda tributaria
Balance del año anterior
Certificado de no deuda Laboral-previsional
Certificado de tasa de cotización adicional emitido por la mutual
correspondiente para el periodo (en caso de que la empresa sea
persona natural esto no aplica)

6.1.9 Las discrepancias sobre interpretación, resolución o efectos de la inscripción


en el “Registro será resuelta por el Gerente de Finanzas y Control de Gestión
de ESSBIO S.A. o en quién el delegue. Esta facultad establecida en el párrafo
precedente se entiende sin perjuicio de las responsabilidades o

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indemnizaciones a que hubiere lugar requerir por parte de ESSBIO S.A. y


NUEVOSUR S.A.

6.1.10 Las condiciones administrativas aplicables a los contratos, estarán contenidas


en las Bases Administrativas de los procesos correspondientes. Las
condiciones administrativas aplicables a los pedidos de compra de servicios
están contenidos en las condiciones generales de compra que se acompaña a
cada pedido de compra emitido.

6.2 Equipos y Materiales

No aplica

6.3 Aspectos relevantes de Seguridad y Medio Ambiente

Como complementario a este reglamento, el Proveedor y contratista debe conocer


y haber entregado su Toma de conocimiento respecto del Reglamento Especial
para Empresas Contratistas de ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A.
(SGAB.SLC.004.A1). Este reglamento es revisado y aprobado por el Depto. de
Prevención de Riesgos y el Depto. de Calidad y Medio Ambiente. El control de
cambios de este reglamento quedará registros dentro del punto 10.

6.4 Detalle del Reglamento

6.4.1 Requisitos para la Inscripción

Para la inscripción en el Registro, los interesados deberán cumplir las exigencias


establecidas por ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A. en cuanto de la documentación
necesaria para la correcta evaluación que están contenidas por una parte en el
procedimiento de Evaluación de Personas Naturales y Jurídicas en base a la Ley
20.323 (GAUD.GAU.007.PR) y otros que Las Empresas consideren para la
correcta evaluación del proveedor. Esta documentación deberá ser entregada de
manera física y virtual, en donde conste la firma legítima del representante Legal
de la empresa.

En caso de que la documentación no sea entregada en su totalidad o esta no


cumpla con los requerimientos necesarios para la incorporación al registro o la
evaluación resulte con observaciones, el contratista, consultor o proveedor no
será inscrito en los registros de Las Empresas y la información le será devuelta.

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Las solicitudes de inscripción en el Registro podrán formularse a través de las


áreas internas de Las Empresas las cuales solicitarán por los medios establecidos
la creación de un proveedor en el registro. En los casos donde el proveedor se
encuentre participando de un proceso de Licitación/Cotización, se podrá solicitar
la información de evaluación previa a la adjudicación referenciado código de la
Licitación correspondiente.

ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A. clasificarán de acuerdo a la documentación


entregada, a cada Contratista en los Grupos, Áreas, Especialidades y Categorías
que Las Empresas definan y podrán solicitar en el transcurso de la inscripción de
antecedentes que permitan detallar de mejor manera dicha clasificación.

6.4.2 Experiencia

El Contratista, consultor o proveedor deberá entregar antecedentes en conjunto


con la documentación requerida, que pueda avalar la experiencia indicada en la
documentación, la cual podrá ser revisada y contrastada con la información
disponible o consultada a otros mandantes.

La experiencia del contratista podrá computarse considerando la experiencia


propia de éste, que corresponde a las obras o servicios ejecutados por él, o bien
considerando como aporte la que le otorgan sus socios, accionistas o directores
que tengan una participación en la sociedad. También se aceptará la experiencia
de personal directivo o alta dirección de la empresa respectiva, siempre y cuando
tengan al menos un año de antigüedad en la misma.

En la eventualidad que el proponente acredite su experiencia o parte de ella con


personal directivo o alta dirección de la empresa, deberá adjuntar además lo
siguiente:
a. Copia simple de la escritura pública donde se indique la respectiva
condición del personal directivo o alta dirección de la empresa.

b. En la eventualidad de que la escritura no señale dicha condición, el


proponente deberá adjuntar una declaración jurada ante notario
(firmada por algún apoderado de la empresa), acompañando copia
simple de la “delegación de facultades , donde se señale la condición
de dichos profesionales y la antigüedad en su cargo.

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6.4.3 Carpeta Contratista y Hechos Relevantes

ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A. llevarán una Carpeta de los Contratistas,


Consultores y Proveedores inscritos en el Registro la cual puede ser de manera
Física y/o Virtual en los sistemas que Las Empresas destinen para ello, en donde
constará la información y hechos relevantes en los cuales se haya visto
involucrados.

En esta carpeta se anotarán evaluaciones, sanciones y cualquier hecho relevante


que permita conocer el comportamiento histórico del proveedor. Respecto de
Consorcios, las anotaciones se efectuarán a cada uno de los Contratistas que lo
constituyen.

Además, Las Empresas llevarán un registro de proveedores bloqueados temporal


o totalmente.

6.4.4 Sanciones

ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A. podrán disponer la suspensión temporal de las


inscripciones o la caducidad definitiva de las mismas, por las causas y en la forma
que se determina en el artículo presente, sin perjuicio de las responsabilidades a
que hubiere lugar y de las que pudiera derivarse el deber de indemnizar de los
daños y perjuicios causados por tal motivo.

El incumplimiento de las políticas y procedimientos asociados al Modelo de


Prevención de Delitos es causa de sanciones administrativas y legales que
pueden ir desde la amonestación, solicitud de desvinculación del trabajador
involucrado o el término de las actuales y futuras relaciones contractuales. sin
perjuicio de las sanciones Civiles y Penales que correspondan.

La eliminación del Registro de una sociedad afecta a todos sus socios, de una
sociedad anónima a todos sus directores y, en ambos casos, a quienes tengan el
uso de la razón social. Asimismo, la eliminación del Registro de un Contratista
que actúa en calidad de persona natural, o el incumplimiento de éste en un
contrato que lo haga acreedor, inhabilita o suspende, según corresponda, la
inscripción en dicho Registro de la persona jurídica en que esa persona natural
participe, invistiendo alguna de las calidades indicadas el 6.4.4.2.

La sanción de eliminación de un contratista del Registro será comunicada a éste


mediante Carta Certificada.

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El contratista que haya sido eliminado del Registro, sólo podrá reincorporarse a
dicho Registro, una vez transcurrido el plazo de 3 años de aplicada la sanción. La
reincorporación tendrá el mismo trámite de inscripción que la de un contratista que
postula por primera vez.

Las apelaciones a la suspensión o eliminación de este Registro, deben ser


presentadas dentro de 7 (siete) días corridos a contar del día siguiente de la fecha
de emisión de la carta de notificación y debe ser dirigida al Gerente de Finanzas y
Control de Gestión, quién analizará, o quién él designe, y dará respuesta a la
apelación y cuya decisión será inapelable.

6.4.4.1 Serán causas de suspensión temporal, por el plazo que determinen


ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A. de la inscripción en el Registro, las
siguientes:

1. No haber actualizado y/o entregado la documentación asociada a la


actualización del registro en el transcurso de los plazos establecidos
para ello indicados en el punto 6.1.7 y 6.1.8

2. Haber celebrado un convenio judicial preventivo con sus acreedores o


haber sido declarado en quiebra.

3. Incumplimiento de las Obligaciones Laborales y Previsionales según


lo exigido en la legislación nacional vigente.

4. Mantener un cheque protestados por más de $5.000.000, sin


aclararlos luego de transcurridos más de 30 días corridos.

5. Mantener deuda tributaria sin regularizar.

6. El incumplimiento de las obligaciones establecidas en cualquier


contrato o pedido de compra celebrado con ESSBIO S.A.,
NUEVOSUR S.A y filiales.

7. Requerir ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A. cobro, a las entidades


correspondientes, de cauciones asociadas a Contratos, Licitaciones o
Registros.

8. Ser invitado a participar en una licitación y no presentarse sin dar las


excusas correspondientes.

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9. Tener una evaluación general deficiente en sus diversos parámetros


descritos (calidad, SSO, plazos, etc.).

10. Generar obligación de pagos a ESSBIO S.A. y/o NUEVOSUR S.A. por
cualquier causa asociada a negligencia y/o responsabilidad directa o
indirecta de la gestión del contratista, consultor o proveedor (ejemplo:
ley de subcontratación, responsabilidad civil, penal, administrativa,
etc.).

11. Haber resultado legalmente responsable de un accidente con


resultado de muerte o lesiones graves para un tercero o un trabajador
del Contratista o de sus subcontratistas, con ocasión o en el contexto
de la ejecución de un contrato para ESSBIO S.A., NUEVOSUR S.A y
filiales, como resultado de la investigación de los hechos.

12. La inscripción en el registro se activará nuevamente desde el día


siguiente a aquel en que finalice el plazo de la suspensión temporal
dispuesta, o desde el día siguiente que cese la causa que la produjo.

6.4.4.2 Serán causas de caducidad definitiva de la inscripción en el Registro,


las siguientes:

1. Haber incurrido en falsedad de las informaciones o declaraciones


facilitadas o formuladas al Registro o en algún proceso de Licitación,
Cotización o Contrato con ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A.

2. El incumplimiento doloso calificado por ESSBIO S.A. y/o NUEVOSUR


S.A. de cualquier contrato celebrado.

3. Haber incurrido dos veces en alguna causal de suspensión temporal.

4. Haber sido declarado en quiebra.

5. Resultar responsable, luego de una investigación (auditoria) o


confeso, de algún delito o transgresión a las leyes chilenas o
normativas indicadas por Las Empresas.

6. Resultar responsable algún trabajador, socio, dueño o director del


Contratista, Consultor o Proveedor de algunos de los delitos
contenidos en la Ley 20393.

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6.4.5 Evaluación

ESSBIO S.A. y NUEVOSUR S.A. podrán disponer de sistemas de evaluación


respecto de los servicios prestados y suministro de materiales, las cuales serán
informados a través de bases de las bases de licitación de contratos, condiciones
generales de compra u otro documento que las mandantes determine, con el cual
se constatará el comportamiento del proveedor en material de Seguridad, Salud
Ocupacional e Higiene, calidad de los trabajos prestados, tiempo de respuestas y
cumplimientos de los plazos de entrega según corresponda.

Las evaluaciones anteriormente mencionadas pasarán a formar parte de la


información de registro de cada Contratista, consultor o proveedor y podrán
afectar las futuras adjudicación de bienes y servicios según se determinen, incluso
podrán afectar la continuidad en el registro.

Las evaluaciones deberán ser informadas a las empresas Contratistas,


consultoras y proveedores una vez que se emitan.

7. REFERENCIAS

GAUD.GAU.007.PR - Evaluación de personas naturales y jurídicas en relación


a los delitos de la Ley 20.393
SGAB.SLC.001. MA - Manual de Compras
SGAB.SLC.002. PR - Creación y Mantención de Proveedores
GAUD.GAU.001.PO - Política Prevención de Delitos, Ley 20.393 .

8. REGISTROS

Mantención del Registro


Código Descripción
Responsable Tiempo Sistema
Encargado de
SGAB.SLC.004.R1 Declaración Jurada Evaluación de 1 año Duqueco
Proveedores

9. ANEXOS

SGAB.SLC.004.A1 - Reglamento Especial Empresas Contratistas ESSBIO –


NUEVOSUR.

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10. CONTROL DE REVISIONES

Versión Fecha Identificación de Modificación


1 01-06-2020 1. Oficialización de documentos
2 2. Se agregó la vigencia del registro y los antecedentes
que el proveedor debe enviar para actualizar

“Este documento impreso es considerado COPIA NO CONTROLADA, a menos que se encuentre timbrado en su portada con la
denominación “COPIA CONTROLADA , en color rojo y autorizado por el administrador del sistema de gestión documental .

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