Procedimiento

Control de documentos y registros

Número del
Número de revisión: Fecha de emisión:
Documento:
01-01 Borrador
Dueño del documento: Aprobado por:
COORDINADOR DE SISTEMAS DE GERENTE DE CALIDAD
CALIDAD

1 Alcance
Este procedimiento es aplicable a toda la documentación interna del Sistema de Gestión de
Calidad, así como a la documentación externa/confidencial relevante.

2. Responsabilidad
2.1. El Coordinador de Sistemas de Calidad es responsable de garantizar que este
procedimiento se implemente.
2.2. Todos los empleados deben conocer el contenido de este procedimiento y cumplir con
los requisitos.
2.3. Es responsabilidad de cada gerente/supervisor departamental garantizar que todos los
documentos/registros permanezcan legibles y fácilmente identificables.

3. Definiciones
3.1 Documento: Un papel escrito, impreso o electrónico que lleva el original, oficial o legal.
forma de algo y puede usarse para proporcionar evidencia o información
decisiva.
3.2 Registro: Un registro proporciona evidencia objetiva de que algún tipo de sistemas
requeridos
se ha producido actividad. Este es un formulario completo.

4. Abreviaturas
WISCONSIN: Instrucción de trabajo
COMPENSACIÓN: Procedimiento Operativo Estándar
QSC: Coordinador de Sistemas de Calidad

5. generales

6. Formatos y numeración
6.1 Caracterización
 A cada elemento dentro del Sistema de Gestión de Calidad se le ha asignado un
número como se indica a continuación :
NÚMERO DE ELEMENTO
ELEMENTO:
01 Control de documentos
02 Comunicación
03 La responsabilidad de gestión
04 Mejora continua
05 Auditoría interna
06 Control de no conformidades
07 Acción correctiva y preventiva
08 Seguridad alimenticia
09 Salud y Seguridad en el Trabajo
10 Ambiental
11 Material entrante
12 Procesando
13 Productos terminados
14 Ingeniería
15 Seguro de calidad
16 Capacitación
17 HORA
18 Oferta del mercado
20 Gestión de la continuidad del negocio
Válido para el día de la impresión, a partir de entonces el documento queda SIN CONTROL 12/10/2023 15:37
Página1 de 7
 6.2 Numeración

01-01 Se refiere al Primer procedimiento bajo el Elemento 01.

01 - 01 - 01 WI / Primera instrucción de trabajo o Procedimiento Operativo Estándar bajo el

SOP primer procedimiento del Elemento 01
Nota: la instrucción de trabajo o el procedimiento operativo estándar se
diferencia según el WI y el SOP.
01 - 01 - 01 F1 Primer formulario bajo la primera instrucción de trabajo o SOP bajo el primer
procedimiento del Elemento 01

01 - 01 - 01 WA1 Primera ayuda laboral según la primera instrucción de trabajo o SOP según el
primer procedimiento del Elemento 01

6.3 Formato
 Todos los procedimientos del sistema tendrán el formato según el Procedimiento de
control de documentos 01-01.
 Todas las instrucciones de trabajo y formatos SOP están disponibles y estandarizados
según plantillas en blanco.

7. Creación/Cambio de un Documento o Registro

7.1 Cualquier empleado puede solicitar una creación, cambio o modificación de un

documento/Registro pero sólo el Propietario del Documento puede autorizarlo.
7.2 El redactor de un documento puede ser la persona más involucrada en el alcance del
documento o el propietario del documento.
7.3 Cualquier documento/registro nuevo se puede utilizar durante un mes en un período
de “PRUEBA”, después de lo cual debe finalizarse y enviarse al QSC para su revisión.
7.4 El cambio de documento/registro se puede iniciar mediante dos métodos:
Copia impresa : resalte el número del documento, realice los cambios
correspondientes en el documento (adjunte otras notas). Haga que el propietario
del documento firme el documento y envíelo a QSC.
Electrónico : realice cambios y eliminaciones aplicables en diferentes colores.
Envíe un correo electrónico al propietario del documento, quien lo reenviará al
QSC.
7.5 El Gerente de Calidad y QSC revisarán los cambios para garantizar que la integridad
del cumplimiento no se vea comprometida .

8. Aprobación y Liberación

8.1 Una vez creado o modificado, un documento/registro debe ser aprobado por el jefe de
departamento respectivo antes de que pueda ser emitido por el QSC.
8.2 Las aprobaciones se proporcionan por correo electrónico.
8.3 El QSC guardará los correos electrónicos de aprobación dentro de k:/drive como un
registro formal.
8.4 Tras la aprobación formal, el documento se almacena en K:/Drive QMS Docshare.
8.5 El QSC actualizará el registro maestro de documentos.

Válido para el día de la impresión, a partir de entonces el documento queda SIN CONTROL 12/10/2023 15:37
Página2 de 7
 8.6 El documento antiguo se mueve a la carpeta obsoleta con el número de revisión
anterior incluido en el título.
8.7 El QSC emitirá el documento/registro nuevo/revisado a las personas respectivas por
correo electrónico.
8.9 El QSC guardará los correos electrónicos de 'problemas' dentro de k:/drive QMS Docshare
como un registro formal
de Aprobación.

8.10 Cuando se emiten documentos/registros nuevos o revisados, el propietario es

responsable de
destruir copias obsoletas.

9. Revisión de documentos
 Todos los procedimientos/instrucciones de trabajo/registros se revisarán durante el
proceso del procedimiento de Auditoría Interna y se hará referencia a la
documentación pertinente.

10. Almacenamiento y recuperación de documentos/registros

10.1 Toda la documentación, políticas, procedimientos, instrucciones de trabajo,

formularios y ayudas laborales del sistema.
Puede estar disponible en el directorio de red del servidor – Group Dir/K/-
Docshare/Sistema de Gestión de Calidad.
10.2 Todos los documentos y registros deben almacenarse de forma segura y protegerse
contra daños, pérdidas y apropiaciones indebidas .
10.3 Todos los registros se almacenan de manera que sean fácilmente identificables y
fácilmente recuperables, ya sea en copia impresa o electrónica.
10.4 El departamento mostrará una copia impresa de la “ Lista de visualización de
registros/documentos 01-02 F1 ” que describe la fácil recuperación de registros.

11. Distribución de documentos:

11.1 Cualquier empleado puede imprimir un documento, pero solo es válido el día de la
impresión; a partir de entonces, el documento deja de estar controlado. Esto se indica
al final de cada página del documento.
11.2 Los documentos que se expongan o almacenen durante más de un día sólo podrán
ser autorizados por el jefe del departamento respectivo.
11.3 El jefe de departamento debe completar el archivo de emisión de documentos
antes de que un documento pueda publicarse para su exhibición.
11.4 Todos los procedimientos, instrucciones de trabajo, ayudas de trabajo y POE que se
muestren contendrán un sello de " COPIA CONTROLADA " en tinta verde.
11.5 Todos los documentos mostrados serán registrados en el Registro de Distribución
de Documentos por el QSC.

12. Retención/disposición de registros

12.1 Los períodos mínimos de retención de registros se registrarán en la lista del Maestro
de Documentos.
12.2 Los registros que superen el período mínimo de retención pueden conservarse de
forma segura o destruirse.
12.3 Los registros estarán disponibles para fines de auditoría e inspección.

13. Documentos de Origen Externo

13.1. Los documentos externos incluyen, entre otros, permisos, licencias, MSDS, COA,
requisitos legales, por ejemplo, leyes, estatutos, etc. Todas las copias impresas de

Válido para el día de la impresión, a partir de entonces el documento queda SIN CONTROL 12/10/2023 15:37
Página3 de 7
 origen externo se inscribirán en el Registro de Documentos Externos . Los
proveedores serán responsables de la emisión de la última revisión de todos sus
documentos.

13.2. Medios electrónicos

Los archivos de respaldo computarizados de todos los documentos de calidad de las
últimas revisiones se guardan en una caja fuerte. El Departamento de TI realizará
copias de seguridad de los archivos semanalmente. El acceso para editar la
Documentación del Sistema está controlado y es accesible únicamente por el
Departamento de Calidad y el Ejecutivo de Producción. El Departamento de TI se
asegurará de que se aplique y mantenga la protección contra sobretensiones y virus
en los sistemas informáticos de la empresa.

13.3 Especificaciones de materiales

Estos documentos, ya sean impresos o electrónicos, estarán resguardados en las
respectivas oficinas de las Administradoras. Se pueden generar ayudas de trabajo
para ayudar en la producción y la confirmación de la conformidad del producto.
Manuales Técnicos de Marca: Oficina de Gobierno
Especificaciones de proveedores: Laboratorio de gobernanza y entrada de mercancías

13.4 Control de legislación

13.4.1 Se enumeran los requisitos totales de la legislación sudafricana actual y todos los
departamentos
Los jefes (campo de especialización) determinan los requisitos aplicables a su
departamento.
Estos se evalúan según la “necesidad” o el “gusto tener”.
13.4.2 Se designará a un proveedor de legislación electrónica acreditado para satisfacer las
necesidades según lo determine la empresa.
13.4.3 Una lista de las leyes y reglamentos pertinentes estará disponible en la intranet de
Brandhouse.
13.4.4 Productos de exportación: la legislación es manejada y comunicada por el equipo de
exportación con sede en Ciudad del Cabo.
13.4.5 El Proveedor de Servicios proporcionará actualizaciones y modificaciones durante el
período de suscripción y se proporcionará una actualización completa anualmente.
13.4.6 Las actualizaciones o modificaciones se cargarán en la intranet y el Gerente de
Gobernanza alertará a la empresa sobre los cambios o actualizaciones.
13.4.7 La responsabilidad por el cumplimiento y la comunicación con los órganos Legislativos se
divide en áreas de Responsabilidad. Los Directores de la Compañía y el Departamento
Legal son responsables de garantizar que el negocio cumpla.
13.4.8 El gerente de Gobernanza de Suministros es responsable de garantizar que se
implemente toda la legislación aplicable de SHEQ.
13.4.9 En las instalaciones de fabricación, la legislación y los estándares se resumirán para una
fácil implementación y análisis de brechas. Los requisitos se incluirán en el material de
formación correspondiente.
13.4.10 Las consecuencias/sanciones por el incumplimiento de las Actas Relevantes se
determinarán en el momento de la auditoría específica y el potencial de las mismas se
describirá en las secciones correspondientes del Sistema de Gestión de Calidad.

14. Registro de documentos

14.1 Todos los procedimientos, instrucciones de trabajo, ayudas de trabajo y

formularios se registrarán en un mapa/registro de documentos para facilitar
la recuperación de los documentos.
14.2 Todos los documentos exhibidos se inscribirán en el Registro de Distribución
de Documentos .
14.3 Todos los documentos externos se inscriben en el Registro de Documentos
Externos .

Válido para el día de la impresión, a partir de entonces el documento queda SIN CONTROL 12/10/2023 15:37
Página4 de 7
 FLUJO DEL PROCESO DE CONTROL DE DOCUMENTOS/REGISTOS

DOCUMENTOS
Políticas
Trámites
Instrucciones de trabajo
Estándar de Procedimientos Operativos
Ayudas de trabajo
Formularios

SÍ ¿Nuevo? NO

Crear documento Editar documento, los QSC: Registro de cambios guardad

cambios resaltados en rojo
NO NO

Documento aprobado Documento aprobado por

por HOD HOD

SÍ QSC: Registro de aprobación guar

Revisión y actualización
Revisión del sistema por del sistema por parte de
QSC QSC

Documento aprobado
por HOD

Válido para el día de la impresión, a partir de entonces el documento queda SIN CONTROL 12/10/2023 15:37
Página5 de 7SÍ
QSC: Registro de aprobación guar
 -

Válido para el día de la impresión, a partir de entonces el documento queda SIN CONTROL 12/10/2023 15:37
Página6 de 7
Referencias de documentos y formularios

Documento Periodo de
nombre del documento Recuperación
núm.: retención

Registro de documentos N/A

01-01 F2
maestros
Procedimiento de Auditoría N/A
05-01
Interna
Registro de documentos N/A
01-01 F1
externos
Registro de distribución de N/A
01-01 F3
documentos
Formulario de emisión de N/A
01-02 F1
documentos

Válido para el día de la impresión, a partir de entonces el documento queda SIN CONTROL 12/10/2023 15:37
Página7 de 7