Cód: PR-GC-

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 01

Y REGISTROS Versión: 1
(18-05-2020)
Pág:

1. Objetivo:

Establecer la metodología mediante la cual El CDA GARZON S.A.S. fija el control

de los documentos y registros del SGC, esto es, la generación, identificación,
autorización, revisión (incluyendo descripción de cambios), circulación y
actualización de dicha documentación.

2. Alcance:

Todos los documentos y registros del CDA DE GARZON S.A.S.

3. Definiciones:

3.1 Documento: Material impreso o en cualquier otro medio que contiene

información.

3.2 Registro: son un tipo de documento diferenciado dentro del sistema de gestión
de la calidad a los que se les da gran importancia por constituirse en la principal
evidencia del funcionamiento del sistema de gestión de la calidad.

4. Descripción:

4.1. Responsabilidades: El coordinador de calidad del CDA DE GARZON S.A.S.

será el responsable de la administración de la organización, y de velar para que
las versiones vigentes se encuentren en los lugares pertinentes. Además es el
responsable de divulgar los cambios.

4.2 Generalidades:

Todos los documentos y registros elaborados para el CDA DE GARZON S.A.S,

deberán presentar el siguiente esquema.

En encabezado: tres (3) columnas y una (1) fila en las cuales se insertará en la
columna de la izquierda el logotipo de la empresa, en la columna central el nombre
del documento y en la columna derecha el código del documento, la versión y la
paginación.

Los Documentos deberán contener los siguientes ítems:

1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Descripción del proceso
5. Documentos aplicables o relacionados
6. Control de actualizaciones
7. Firmas y cargos de las personas que Revisan y aprueban el documento

Nota: La anterior estructura aplica exclusivamente para los procedimientos, fichas

técnicas e instructivos.

La codificación de los documentos se hará de acuerdo a la siguiente tabla.

TIPO DE
CÓDIG PROCESO AL QUE PERTENECE CÓDIG
DOCUMEN
O O
TO
Manual MA Gerencial GE

Procedimiento PR Gestión calidad GC

Instructivo IN Atención cliente AT

Formato F Revisión técnica - mecánica y de gases RTMG

Ficha técnica FT Mantenimiento MT

Mapa
MP Compras CO
de
Procesos
Documento
DA Caracterización CA
de
Apoyo
Proceso P

Por ejemplo

Procedimiento Atención al Cliente: PR – AT - 01

Formato Recepción del Vehículo: F – RTMG – 01
De igual manera se deberá llevar una numeración consecutiva de los documentos
realizados.
Para los manuales, procedimientos e instructivos la información se debe
complementar con: Objetivo, alcance, definiciones y descripción.
4.3. Aprobación y emisión de documentos

Los documentos del sistema de calidad del CDAGARZON S.A.S, son elaborados
por los responsables de cada proceso y/o Coordinador de calidad, revisados y
aprobados por el coordinador de calidad o por la Gerencia.

Una vez los documentos y registros son aprobados, se ponen a disposición en los
puestos de trabajo, donde cada uno de los responsables de los procesos firma el
formato de entrega de documentos F-GC-11.

El responsable de Calidad mantiene un LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

DEL S.G.C., DA-GC-03, en la cual se especifica el código, nombre del documento,
versión, fecha de aprobación ubicación y responsable. Este listado se encuentra
en la Oficina del Encargado Calidad. De igual manera existe una lista maestra de
documentos externos, con su respectivo nombre del documento, código, versión,
vigencia, distribución, cambios y/o modificaciones.

4.4 Cambios y/o modificaciones en los documentos.

Para hacer cambios y/o modificaciones de documentos, se debe partir de alguna

necesidad, la cual puede ser detectada por los jefes de procesos, gerentes,
coordinador de calidad o demás funcionarios, y estarán asociadas a:
 Cambio en normatividad vigente
 Obsolescencia del documento
 Requerimientos de entidades externas
 Requerimientos de entes certificados.

Entre otras situaciones que motiven el cambio o creación de los documentos o

registros.

Los documentos nuevos serán codificados según la tabla anterior, según el

proceso y procedimiento al que pertenezcan, la versión se empezara desde 0, 1, 2
y así sucesivamente según la modificación que sufra.

La información de respaldo sobre la cual está basada la revisión y aprobación, es

mantenida por el Coordinador de calidad (si aplica).

Los cambios o modificaciones de los documentos además se controlan mediante

la versión, ya que cada vez que sufran una de las dos situaciones cambiarán de
versión.
Además se analiza la clase de documento nuevo, con el fin de determinar la
necesidad de informar a otras partes interesadas, teniendo en cuenta la
normatividad.

En cada documento se registrará el control de cambios y actualizaciones con el

objetivo de mantener la respectiva trazabilidad de dichos eventos. Esto para el
caso de los procedimientos, instructivos y manuales. Para el caso de los formatos
y otros documentos como fichas, bastará solo con guardar la versión anterior.

CONTROL DE ACTUALIZACION

Versi Fecha
Ítem Modificado Moti Aprobado
ón Aprobaci
vo por
Núme ón
ro

4.4.1 Control de revisiones

Para asegurar una constante revisión y mantenimiento de los documentos y

registros del sistema de gestión de calidad, se anexará una hoja en la parte final
de los documentos donde se indique la fecha y el responsable de la verificación de
dicho documento; esto ocurrirá únicamente cuando el documento no registre
cambios sustanciales descritos en el ítem 4.4 que conlleven al cambio de versión.
La hoja anexa tendrá la siguiente presentación:

Versi Fecha
Observacion Revisado por:
ón de
es
Actu Revisi
al ón

4.5 Documentos Obsoletos:

Una vez se identifique el documento como obsoleto, se recogen las copias y su

original.

Se guarda la última versión inmediatamente anterior a la actualizada, claramente

identificado como obsoleto; la disposición final de las copias será la destrucción y
finalmente se harán llegar a la empresa recolectora de residuos para el proceso de
reciclaje.

4.6 Control de Documentos:

Los documentos se controlan mediante codificación, además existe el formato

para la entrega de documentos del S.G.C “F-GC-11”. donde se registra el código,
nombre del documento, versión, proceso al que pertenece, nombre y firma de
quien recibe, numero de copias, fecha de recibido.

Los documentos vigentes se identificarán con el sello de COPIA CONTROLADA;

Y el número de estas estarán relacionadas en el listado maestro de Documentos.

4.7 Documentación Externa

La administración, manejo y archivo de los documentos externos al sistema de

calidad es competencia de los responsables de cada una de las áreas del CDA
que están bajo el Sistema de Calidad, para el manejo e identificación de éstos,
existe una lista de documentos externos “DA-GC-05”, con su respectiva
información código, nombre, versión, tipo de documento, forma de archivo,
responsable y tiempo de retención.

4.8 Los Registros:

Al igual que los documentos están identificados.

Una vez diligenciados se revisaran por líder del Proceso, según corresponda, se
procederá a archivar en el folder (AZ), se ingresara al archivador donde
permanecerá por un tiempo prudente dependiendo del registro, tiempo luego del
cual se llevara al archivo inactivo donde permanecerá por un lapso de tiempo,
dependiendo el registro, luego de los cuales se destruirá y sus residuos serán
enviados a la empresa recolectora de residuos sólidos, para su proceso de
reciclaje ver LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DA-GC-02.

4.9 Protección de la información:

Los datos registrados podrán ser consultados solo por personal debidamente
autorizado lo cual se establece a criterio de la empresa, existe un compromiso de
confidencialidad de la información, al igual que compromisos de las partes
interesadas frente a la confidencialidad.

Para algunos registros (copia en medio magnética de la RTMG), se realizará un

duplicado y se entregará a la gerente para que sea enviado a un archivo de
seguridad ubicado fuera de las instalaciones del CDA a fin de protegerla de los
desastres naturales, las explosiones, etc. (Ver política seguridad de la
información DA-GC-08)

4.10 Registros del Sistema de Calidad:

Los tratamientos de los registros del sistema de Calidad se encuentran claramente

identificados por cada proceso, existe un LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
DA-GC-02 a cargo del Coordinador de calidad para el manejo de estos que
contiene información.

4.11 Certificados:

Dentro de los registros más importantes están los certificados (De la Revisión
Técnico Mecánica y de Gases), las copias de éstos cuando son entregados al
cliente y los certificados anulados (los que sufren daños antes de ser entregados
al cliente).

El manejo de estos es diferente debido a que se trata de las evidencias del

servicio que se presta copias, originales y anulados de los certificados de
Revisión Técnico Mecánica y de Gases que se expiden. El manejo se desarrolla
de acuerdo al procedimiento PR-GC-09 “PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL
DE CERTIFICADOS CDA GARZÓN”.

5. DOCUMENTOS APLICABLES O RELACIONADOS

CÓDIG NOMBRE DEL DOCUMENTO

O
DA-GC- Listado Maestro de registros
02
DA-GC- Listado Maestro de documentos
03
F-GC-11 Formato entrega de documentos
DA-GC- Listado de Documentos externos
05
 Cód: PR-GC-
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 01
Y REGISTROS Versión: 4
(10/01/2013)
Pág.: 7 de 7

6. CONTROL DE ACTUALIZACIONES:

Versi Fecha Ítem

Moti Aprobado
ón aprobaci Modifica
vo por
Núm ón do
ero
1 30-01-2010 Todos Se redactó de nuevo GERENCIA
Se cambia el tiempo de retención de las
copias obsoletas, según se determine en
4.4 los listados maestros. Se incluye el control
2 02-07-2010 4.5 de actualización como obligatoriedad para GERENCIA
5.3 todos los documentos como
procedimientos,
manuales e instructivos. Se incluye el uso
de sello de copias controladas y obsoletas.
- Se asignan los ítems de la estructura de
4.2 los documentos
3 20-07-2012 GERENCIA
4.4 - Se adiciona las situaciones que motivan
el cambio o creación de documentos y
registros
Se adiciona la revisión de la documentación
4 10-01-2013 4.4.1 en caso que no se requiera cambiar de GERENCIA
versión

7. TABLA DE RESION Y APROBACION DEL DOCUMENTO

Revisad Aprobado:
o:

Original firmado por Original firmado por

COORDINADOR DE CALIDAD GERENTE