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CONTROL DE DOCUMENTOS Y
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PROCEDIMIENTO

CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1. OBJETIVO

Asegurar que los documentos y registros que constituyen la planeación y evidencia de la

conformidad del Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la organización cumplan con los
requisitos del mismo y estén debidamente establecidos, identificados, almacenados,
controlados y sea de fácil recuperación.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros físicos y/o magnéticos que se
generen en el marco del Sistema Integrado de Gestión (SIG) en DEFENDER LTDA.

3. DEFINICIONES

Revisión. Proceso mediante el cual se modifica la estructura o contenido de un documento.

Aprobación. Modificación analizada y aprobada por el comité de calidad y/o Gerente o

Gerente.

Sitio de Utilización. Lugar donde debe encontrarse el documento para que cumpla su función
de orientar el trabajo y establecer los criterios de aceptación y rechazo de las actividades
que se realizan.

Tipo de Documento. Carácter de un documento que le permite clasificarse como elaborado

internamente en la organización (Interno) o recibido de terceras personas u organizaciones
(Externo).

Copia Controlada. Documento que debe ser entregado oficialmente y que remplaza toda
versión anterior. Para cada procedimiento existe un listado de funciones o sitios dentro o
fuera de la organización que debe recibir cada nueva versión. Los documentos generados
desde el Sistema SISA (Sistema Integrado de Seguridad y Apoyo) se controlarán por un
consecutivo de radicación que generará por defecto el sistema cada vez que haya una
solicitud.

Documento obsoleto. Es el documento que ya perdió vigencia y se identifica o controla

destruyéndolo o por medio de una X o diagonal / para utilizar como papel reciclable

Documento. Información y su medio de soporte.

Manual de la Calidad. Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una

organización.

Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

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Trazabilidad. Capacidad para seguir el historial, aplicación y localización de todo aquello que
está bajo consideración.
Almacenamiento. Lugar donde debe encontrarse el registro para su fácil recuperación así
como su protección (Archivador, gavetas, dispositivos de almacenamiento como discos
duros, dvd, cd).

Protección. Forma en que se mantiene en buenas condiciones los registros (Carpetas, fólder)

Recuperación. La manera en la que se presenta el registro.

Tiempo de retención. El tiempo en que el registro permanece en los archivos de consulta

antes de su deposición.

Disposición. Destino que se le da al registro una vez cumplido su tiempo de retención.

Tipo de Registro. Carácter de un registro que le permite clasificarse como elaborado

internamente en la organización (Interno) o recibido de terceras personas u organizaciones
(Externo).

4. RESPONSABLE

La Jefatura de Gestión Integral es la encargada de garantizar el cumplimiento del presente

documento con el objetivo de cumplir con los requisitos de las normas que integran el SIG.

5. REFERENCIACION

El presente documento es realizado teniendo en cuenta las directrices que enmarcan cada
una de las normas que pertenecen al SIG implementado en DEFENDER LTDA.

6. DESARROLLO

1.1. CRITERIOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

N° DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE

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Aprobación de los documentos antes de su

emisión.
La aprobación de documentos se realiza
previo estudio por parte del Jefe de Gestión
Integral y Gerente General.
La aprobación de los mismos se realiza en las
reuniones periódicas gerenciales o en
reuniones donde el Jefe de Gestión Integral y
la Gerencia General validan el contenido de
los mismos, en caso de ser en las reuniones
periódicas gerenciales se deja constancia de
Listado maestro
la aprobación en el acta de reunión -SP-02-
de documentos Jefe de Gestión
02F-00-, en caso contrario los cambios
SP-02-09F-00 Integral
1 quedaran registrados en el Listado Maestro
de Documentos -SP-02-09F-00-.
Acta de Gestión Gerente General
Dentro de la estructura de los documentos se
SP-02-02F-00
registra el responsable de la revisión y
aprobación del documento, de igual manera
queda registrada la fecha de aprobación y
nueva versión del mismo. Esta información
puede encontrarse en el Listado Maestro de
Documentos con la opción de identificar los
cambios presentados.
Es necesario realizar la distribución y
notificación de los documentos aprobados
por parte del Jefe de Gestión Integral a cada
responsable de proceso según corresponda.

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Revisión, actualización y aprobación de los

documentos del sistema Integrado de
Gestión.
La propuesta de revisión y actualización de
un documento del Sistema Integrado de
Gestión puede ser presentada por cualquier
Funcionario o
persona que pertenezca a la organización,
Solicitud y responsable de
mediante una solicitud escrita, en la cual
Respuesta proceso
sustentará las razones por las cuales se debe
escrita
2 revisar y ajustar el documento existente y a
Jefe de Gestión
su vez presentar una propuesta para su
Acta de Gestión Integral
modificación.
SP-02-02F-00
En caso de que la solicitud sea negada, el Jefe
Gerente General
de Gestión Integral dará a conocer la decisión
y las razones, por escrito (comunicado
interno o correo electrónico corporativo), en
caso de que la solicitud sea revisada en
reunión Gerencial la decisión quedará
registrada en el acta de gestión generada.

Identificación de los documentos obsoletos.

La documentación que pierda vigencia será
eliminada del equipo de cómputo del
Archivos
responsable del proceso. Gestión Integral
actualizados en
tendrá una carpeta en medio magnético Jefe de Gestión
medio
donde reposaran los documentos obsoletos Integral
3 magnético
con el fin de tener el historial de los mismos y
poder realizar la trazabilidad en caso de Gerente General
Documentación
requerirse, en caso de que la documentación
física obsoleta
se encuentre en medio físico, se identificará
con una X o una línea en diagonal / para
evitar el uso inadecuado de la misma.

Disponibilidad de las versiones vigentes de la

documentación del SIG.
La Jefatura de Gestión Integral tendrá bajo su
Jefe de Gestión
4 custodia toda la documentación generada Documentación
Integral
dentro del marco del SIG y será quien
socialice las nuevas versiones de la misma al
responsable asignado.
Legibilidad e identificación de los
documentos. Todo el personal
Todo documento del Sistema Integrado de de la organización
5 Gestión de la organización está escrito en Sistema SISA
medio magnético o se genera directamente Jefe de Gestión
del sistema operativo SISE. Integral
Todos los documentos del SIG tendrán un

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encabezado y un pie de página que permite

identificar su origen y al proceso el cual
pertenece, ver numeral 6.2.2.10 del
Procedimiento de Elaboración de
Documentos -SP-02-08P-00-.

Todo documento tiene un código que lo

identifica dentro del Sistema Integrado de
Gestión y estará conformado de acuerdo a lo
descrito en el numeral 6.1.1 del
Procedimiento de Elaboración de
Documentos -SP-02-08P-00-.

No se emitirán ni se usarán documentos que

no cumplan con estas directrices.
Control en el uso de la documentación.
 Los documentos que se comparten en
medio magnético a los responsables de
Todo el personal
proceso, deben ser distribuidos en
de la
formato pdf con el fin de evitar Todos los
organización
6 modificaciones a los mismos. documentos del
 Los documentos que por alguna razón SIG
Jefe de Gestión
deban ser compartidos a personal
Integral
externo ya sea en medio magnético o en
medio físico deberán llevar una marca de
agua con la frase “COPIA CONTROLADA”.

1.2. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Son documentos necesarios para el Sistema Integrado de Gestión, pero no son generados,
proporcionados, ni modificados por la organización, como: legislación, normatividad que nos
compete, entre otros. Los documentos tales como circulares, resoluciones que son enviadas
por las entidades externas son entregadas al personal que afecte aquellas comunicaciones
en cada uno de los procesos implicados, así mismo son controlados de forma especial en
cada uno de los procesos de prestación del servicio.

N° DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE

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Identificación de documentos externos.

Los documentos externos son identificados
por su misma naturaleza, la documentación
que no cuente con logos o algún otro sello
que identifique la organización será
Responsables de
reconocida como documento externo, pero
Listado maestro proceso
pertenecerán al SIG aquellos que interfieran
1 de documentos
directamente con la planificación y la
SP-02-09F-00 Jefe de Gestión
ejecución del objeto social de la organización.
Integral
Para la identificación de esta documentación
participaran los responsables de procesos en
conjunto con el Jefe de Gestión Integral,
estos documentos serán registrados en el
Listado Maestro de Documentos.

Distribución y actualización de documentos

externos. Cada responsable de proceso tiene
bajo su custodia los documentos externos
que le son de su competencia, estos deberán
reportar las actualizaciones de los mismos al
Jefe de Gestión Integral.
El Jefe de Gestión Integral deberá distribuir
los documentos que son requeridos para el
desarrollo de los procesos y que los mismos Documentación
no son entregados por el emisor de forma actualizada en
Responsables de
directa al responsable de proceso, como por la base de datos
proceso
ejemplo decretos, resoluciones y demás.
2
Listado maestro
Jefe de Gestión
Una vez se generen cambios en este tipo de de documentos
Integral
documentación el responsable de proceso actualizado
deberá informar de inmediato al Jefe de SP-02-09F-00
Gestión Integral con el fin de que sea
actualizado en el Listado Maestro de
Documentos, de igual manera cuando los
documentos externos sean leyes, decretos,
resoluciones y demás la jefatura de Gestión
Integral será el responsable de socializar la
información al o los responsables de proceso
según corresponda.

6.1. CONTROL DE REGISTROS

N° DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE

1 Legibilidad e identificación de los registros. Listado maestro Responsables de
El comité de la gestión integral, identificará de Registros proceso

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los Registros a ser controlados según se

requiera en las actividades y los procesos
administrativos y Operativos, e Instrucciones
de Trabajo y en las reglamentaciones de la
Administración (si se aplica), y los incluirá en
el listado Maestro de Registros.

Todo registro del Sistema de Gestión Integral

de la organización se generara por escrito ya
sea en medio magnético, en medio físico o
SP-02-10F-00 Jefe de Gestión
desde el Sistema SISA.
Integral
Todo registro tiene un código que lo
identifica al igual que los documentos. Ver
numeral 6.1.1 del Procedimiento de
Elaboración de Documentos -SP-02-08P-00-.

NOTA: Los registros documentados en los

dígitos asignados para el consecutivo inicia
con el numero “01”.
Almacenamiento y protección de los
registros. Responsables de
Todo registro tiene un campo donde se proceso o área
identifica si se trata de un registro de origen
Listado maestro
interno o externo a la organización; y el sitio Jefe de Gestión
de registros
2 donde será archivado dependiendo a que Integral
actualizado
área de la organización pertenece, siendo
SP-02-10F-00
recopilados y archivados por el jefe de cada Responsable del
proceso/área quien al mismo tiempo es el almacenamiento
responsable de garantizar la protección de del registro
los mismos, así como el control a su acceso.
Recuperación, tiempo de retención y
disposición final de los registros.
Dentro del Listado Maestro de Registros -SP-
Jefe de Gestión
02-10F-00- donde se conserva la relación de
Listado maestro Integral
todos los registros del Sistema Integrado de
3 de registros
Gestión, se identifica el lugar donde serán
SP-02-10F-00 Responsables de
archivados los mismos para así facilitar su
proceso
recuperación cuando sea necesario y el
responsable de su protección, el tiempo de
retención y la disposición final.

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