VIGENCIA: 08/01/2021

CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
VERSIÓN: 02

1. OBJETIVO(S)

1.1 Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades asociadas al manejo, uso y
control de los documentos y registros que sean parte operativa, normativa y legal del
desarrollo normal de las actividades de la CORPORACIÓN INTERNACIONAL DE
LÍDERES ONG y su Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el
Trabajo y Ambiente.

1.2 Asegurar y controlar el debido proceso de identificación, recuperación, retención,

archivo, almacenaje y, protección de los registros que se generen durante el
desarrollo normal de las operaciones del Sistema de Gestión Integral de la
organización.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos internos, externos y registros que son
parte de la evidencia y gestión operativa, normativa y legal del Sistema de Gestión de la
Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente de la CORPORACIÓN
INTERNCIONAL DE LÍDERES ONG.
3. RESPONSABLE
Director HSEQ
4. DEFINICIONES

a) Aprobación: Acción de verificar la correspondencia entre el contenido de un

documento con las políticas, objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para la
realización de una actividad.

b) Control de documentos: Son las directrices dadas para la elaboración, modificación,

revisión, aprobación, distribución, anulación y/o eliminación de documentos internos
del Sistema de Gestión Integral.

c) Copia controlada: Es la copia autorizada por el Director HSEQ, de los documentos

internos o externos que regulan la ejecución de las actividades correspondientes a
cada uno de los procesos del Sistema de Gestión Integral, los cuales se encuentran
relacionados en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

d) Copia no controlada: Copia de documentos internos y/o externos con fines

informativos o de entrenamiento que debe llevar la expresión DOCUMENTO NO
CONTROLADO en la parte inferior derecha del documento.

e) Documento: Toda información contenida en cualquier medio o soporte.

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f) Documento obsoleto: Es aquel que ya no es vigente, pertinente y coherente para la

ejecución de las actividades establecidas al interior del Sistema de Gestión Integral de
la organización.

g) Documento externo: Son todos aquellos requeridos por la organización, que son
emitidos por entes externos o autoridades responsables del control y la vigilancia del
desarrollo normal de las actividades de las organizaciones. Por ejemplo: libros de
consulta, guías, catálogos, manuales del usuario, leyes, decretos, resoluciones,
circulares, etc.

h) Documento vigente: Es aquel que la implementación del Sistema de Gestión Integral

de la organización exige, debido a que en ellos se establecen los requisitos y/o
requerimientos actuales para el desarrollo de sus actividades.

i) Documentos internos: Documentos que describen el desarrollo normal de las

actividades y surgen como resultado de la planificación, documentación,
implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión Integral,
tales como: Manuales, procedimientos, instructivos, formatos, entre otros.

j) Formato: Documentos que sirven para consignar datos generados en una actividad
desempeñada, con el ánimo de proporcionar evidencia de esta o presentar resultados
obtenidos.

k) Procedimiento: Documento que describe la forma específica para llevar a cabo las
actividades de un proceso.

l) Versión del documento: Indica el número de veces que un documento ha sido

modificado. Se parte del numeral 01.

m) Vigencia: Fecha a partir de la cual inicia la implementación del documento.

n) Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

las actividades desempeñadas.

5. ACTIVIDADES

5.1 Elaboración, revisión, aprobación y entrega de documentos

El Director HSEQ en colaboración con el Representante Legal y Gerente General de la
organización, elaboran, revisan y aprueban todos y cada uno de los documentos que se
generen al interior del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo
y Ambiente; por lo tanto, la evidencia de dicha gestión se podrá visualizar en el siguientes
Cuadro de Firmas que se encuentra en la parte inferior de cada documento:

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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre del funcionario. Nombre del funcionario. Nombre del funcionario.
Cargo del funcionario, Cargo del funcionario, Cargo del funcionario,
Fecha de la firma del Fecha de la firma del Fecha de la firma del
funcionario. funcionario. funcionario.

No obstante, el Director HSEQ en colaboración con el Representante Legal y Gerente

General de la organización, podrán revisar cualquier tipo de solicitud por parte de los
miembros de la organización, las cuales se pueden notificar vía correo electrónico, escrito
o verbal.
Posteriormente, estos documentos ingresarán a la base de datos correspondiente al
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, en el cual se asegurará la fácil
identificación, administración y gestión de los documentos internos implementados al
interior del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y
Ambiente, teniendo en cuenta la siguiente información:
a) Nombre del documento.

b) Tipo: En este campo se identifica si el formato es P: procedimiento, F: formato, IT:

instructivo, MN: Manual.

c) Clase: Clasifica al documento como I: Interno o E: Externo.

d) Versión actual del documento.

e) Proceso al cual pertenece el documento (teniendo en cuenta el Mapa de Procesos)

a) Fecha de emisión, la cual corresponde a la fecha de aprobación y distribución del

documento.

f) Ubicación física y magnética del documento.

g) Formato en el cual puede ser Word, Excel, PowerPoint o PDF.

h) Disposición final del documento.

i) Identificación del responsable del almacenamiento y protección del documento.

Para efectos de entregar los documentos debidamente aprobados a cada uno de los
responsables de su protección, custodia y diligenciamiento, el Director HSEQ debe
diligenciar el documento denominado COMUNICADO, registrando toda la información
suficiente y necesaria para identificar a cada uno de los usuarios de dichos documentos.

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5.2 Rotulación de los documentos

La rotulación que permitirá identificar los documentos internos del Sistema de Gestión de
la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente será la siguiente, atendiendo a las
siguientes características:

VIGENCIA:
FECHA DE
APROBACIÓN
Y EMISIÓN Dd/mm/aa
LOGOTIPO DE LA DEL
ORGANIZACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO DOCUMENTO
.
VERSIÓN DEL
####
DOCUMENTO

5.3 Control de cambios de los documentos

El Director HSEQ en colaboración con el Representante Legal y Gerente General de la
organización, analizan y aprueban todas y cada una de las actualizaciones y/o
modificaciones necesarias para cada uno de los documentos y aplicativos electrónicos
que se hayan estimado para garantizar el desarrollo normal de las operaciones del
Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente; por lo
tanto, dichos cambios se deben registrar en el siguiente recuadro que irá en la parte
inferior de cada documento respectivamente, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Versión Fecha Cambios realizados

Última versión aprobada Fecha de aprobación de Especificación de cada una de
y actualizada del las modificaciones y las modificaciones realizadas al
documento. versión actualizada del documento.
documento.

De igual manera, para la aplicación de cambios a los documentos del Sistema de Gestión
de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente se tendrán en cuenta cualquier
necesidad de adaptación y/o cambio significativo que se manifieste al interior de la
organización, por supuesto, siendo coherentes con la metodología establecida en el
procedimiento GESTIÓN DEL CAMBIO.
5.4 Consulta de los documentos y seguridad de la información
El Director HSEQ debe poner a disposición de los funcionarios de la organización, todos y
cada uno de los documentos que constituyen el Sistema de Gestión de la Calidad,
Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente de la misma, para lo cual, debe garantizar su
disponibilidad en un punto de acceso y consulta estratégico, y a su vez, asignar un
sistema de seguridad que prevenga posibles alteraciones de forma y contenido de éstos

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documentos; para lograr éste objetivo, se han definido los siguientes parámetros de
seguridad:
a) Los manuales, procedimientos, matrices e instructivos que conformen la estructura
documental del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud En el Trabajo y
Ambiente de la organización, se deben presentar en formato PDF; cuyo objetivo es
evitar la modificación y/o actualizaciones no aprobadas. De igual forma, se deberá
dejar una copia disponible del documento ya sea en Word, Excel o PowerPoint para
realizar las actualizaciones y/o modificaciones a las que haya lugar. No obstante, esta
copia debe contar con una contraseña de seguridad. Esta versión debe estar bajo el
control del Director HSEQ, respectivamente.

b) La base de datos en la que se encuentra almacenado toda la información del Sistema

de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente de la
organización, debe contar con una contraseña de seguridad asignada por el Director
HSEQ, el cual será el responsable de su confidencialidad y manejo respectivamente.
Para esto, la CORPORACIÓN INTERNACIONAL DE LÍDERES ONG ha dispuesto la
página web www.sistemaintgradocilong.com, en donde se podrá tener a disposición
toda la información documentada, para su respectiva consulta de todos los
colaboradores y contratistas adscritos a dicha organización.

5.5 Manejo de los documentos obsoletos

En el momento en que el Director HSEQ en colaboración con el Representante Legal y

Gerente General de la organización hayan aprobado la actualización y/o modificación de
algún documento, su versión anterior se clasificará como obsoleta; por lo tanto, su soporte
físico y digital serán actualizados inmediatamente, registrándose cada uno de los cambios
aplicados tal y como se establece en el numeral 5.3 del presente procedimiento;
permitiendo así prevenir el uso mal intencionado de documentos obsoletos. En el caso
que un documento declarado como obsoleto se requiera para algún tipo de operación
especial o ejercicio interno (Auditoría Interna, de certificación, seguimiento y/o re-
certificación, entre otras), se identificará y conservará hasta finalizar dichas actividades.
De igual forma, la organización adopta el lapso de conservación de los documentos
establecido en el artículo 2.2.4.6.13 correspondiente al Título IV, Capítulo VI del Decreto
1072 del 26 de mayo de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo).
5.6 Control e identificación de los documentos externos al Sistema de Gestión de la
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente
El Director HSEQ debe controlar e identificar plenamente los documentos externos al
Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente de la
organización, por efecto a su contenido legal, técnico, misional, institucional, pedagógico e
informativo aportan y garantizan de manera significativa al desarrollo normal de las
actividades al interior tanto de este sistema como para la organización; para ello el

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Director HSEQ debe llevar a cabo ésta gestión a través de la base de datos que se
soporta mediante el documento LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS, en el cual se suministrará la siguiente información:
a) Nombre del documento.

b) Autor del documento.

c) Fecha de edición.

d) Grupo editor.

e) Número de la edición.

f) Medio en el cual se encuentra (físico o magnético).

g) Ubicación del punto de almacenaje y/o archivo.

5.7 Identificación de los registros

El Director HSEQ debe garantizar la identificación plena de los registros que se generan
al interior del desarrollo normal de las actividades del Sistema de Gestión de la Calidad,
Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente de la organización, a través del
diligenciamiento de la base de datos que se soporta con el documento LISTADO
MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, teniendo en cuenta los siguientes
parámetros:
a) Descripción del tipo del formato teniendo en cuenta la descripción definida en la Tabla
2 del numeral 5.2 del presente documento.

b) Nombre del formato sobre el cual se soportará la información o los datos obtenidos,
teniendo en cuenta la asignación que se haya estipulado en la estructura documental
del Sistema de Gestión de la Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente de la
organización.

c) Clase del formato: Interno o Externo.

d) Versión actualizada del formato que se encuentra en implementación dentro del SGI
de la organización.

e) Proceso al que pertenece el registro.

f) Código del formato asignado en la Tabla 1 del numeral 5.2 del presente documento.

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g) Fecha de emisión del formato.

h) Medio en el que se encuentra el registro (digital y/o físico), describiendo la ubicación
exacta del punto de almacenaje (Ejemplo: Oficina de Calidad/Archivador 1/Cajón
2/Carpeta Registro de Mantenimiento)

i) Disposición final de los registros.

j) Identificación completa (nombre(s) completo(s)) del responsable del manejo,

diligenciamiento y protección de los formatos en implementación.

5.8 Almacenamiento de los registros

El Director HSEQ debe asegurarse que los responsables del diligenciamiento y archivo de
los registros generados al interior del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y
Salud en el Trabajo y Ambiente de la organización, protejan y conserven la integridad
tanto de los formatos como la información misma; para esto se ha determinado las
siguientes metodologías para el almacenamiento de la información, teniendo en cuenta el
medio en que se encuentran los formatos:
a) Para los formatos que se encuentran en medio físico, estos se archivarán en folder o
carpetas tipo AZ, los cuales estarán debidamente rotulados e identificados, de acuerdo
con el tipo de información que se encuentran almacenados.

b) Para los formatos que se encuentren en medio magnético; éstos se almacenarán en

carpetas ubicadas dentro del sistema operativo de los equipos de cómputo
pertenecientes a los responsables de su diligenciamiento y archivo; asimismo estos
funcionarios podrán contar con el acompañamiento del Director HSEQ, con el fin de
asegurar un proceso efectivo de almacenamiento y protección de la información.

5.9 Protección y recuperación de los registros

El Director HSEQ debe realizar una copia de seguridad en medio magnético de la
información contenida en las bases de datos de los equipos de cómputo. Esta copia se
debe realizar cada 2 meses, y su lapso de conservación será de 20 años *; la cual será
almacenada en una base de datos electrónica que contenga la fecha exacta de su
elaboración y su acceso se restrinja a través de una contraseña de seguridad asignada
por el Director HSEQ y notificada posteriormente al Representante Legal de la
organización; de ésta manera se pretende prevenir el uso y recuperación de documentos
que contengan datos e información tanto confidencial como obsoleta respectivamente.
El Director HSEQ debe asegurar que la protección de los archivos en medio físico se lleve
a cabo mediante el almacenamiento de los registros en espacios físicos libres de polvo,
humedad, plagas y demás factores biológicos y ambientales que afecten la integridad
física de los documentos.

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5.10 Tiempo de retención de los registros

El lapso establecido para la retención de los registros soportados en los formatos que
constituyan la estructura fundamental del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad y
Salud en el Trabajo y Ambiente de la organización, será de 20 años *; los demás registros
externos (tales como contables y los demás exigidos por los entes de control y vigilancia)
serán retenidos tal como se estipule dentro de la normativa legal.
(* Lapso de retención establecido en el artículo 2.2.4.6.13 correspondiente al capítulo 6,
título 4 del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo o Decreto 1072 del 26 de
mayo de 2015)
5.11 Disposición de los registros
En el momento en que se haya cumplido el lapso de retención de los registros que
constituyan la estructura documental del Sistema de Gestión de la Seguridad, Salud en el
Trabajo y Ambiente de la organización; el Director HSEQ debe destruirlos
inmediatamente. Para los registros externos, el Director HSEQ debe consultar y coordinar
con el Representante Legal de la organización, las actividades correspondientes a la
disposición final de los registros. Esta decisión se debe ver reflejada en el documento
COMUNICADO.

5.12 Directrices de diligenciamiento y legibilidad de los registros

Todos los registros que se implementen en medios físicos deben ser diligenciados en tinta
indeleble y letra legible; evitando tachones, manchones y el uso de correctores; en caso
de equivocación, los usuarios de los formatos deberán diligenciarlos nuevamente y
generar su copia anulada.
Se deben diligenciar todos los espacios diseñados para cada formato; de no ser posibles,
el usuario deberá manifestar sus observaciones al Director HSEQ. Lo anterior aplica tanto
para los registros que se generen en medio físicos como magnéticos.
5.13 Directrices para la impresión de la información
La información que se requiera en medio impreso, y para el aprovechamiento y uso
responsable del papel, será impresa por ambos lados de este; o se reutilizarán aquellas
hojas de papel que se encuentren utilizadas por un solo lado de la cara, respectivamente.
Para la CORPORACIÓN INTERNACIONAL DE LÍDERES ONG el uso responsable y
razonable del papel es un compromiso con la protección y conservación de los recursos
naturales renovables y no renovables.
6. CUADRO DE FIRMAS

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Mario Alberto Nombre: Iván Darío Jabib Nombre: Luis Carlos Prada
Peña Martínez López Prada
Cargo: Director HSEQ Cargo: Gerente Cargo: Representante Legal

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Fecha: 08/01/2021 Fecha: 08/01/2021 Fecha: 08/01/2021

7. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN CAMBIO REALIZADO

Emisión inicial del
01/06/2020 01
documento
Revisión estratégica y
08/01/2021 02
gerencial del documento

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