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1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero.

¿Diseñar el procedimiento de control de la


información documentada ó montar los procedimientos operativos?

R/.
En este caso, lo primero que realizaría es el procedimiento de control de la información documentada, ya
que la función principal de dicho documento define los procesos para controlar y mantener la información
en una organización; además se debe considerar que ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos
formatos que deben ser formalizados.

2. Defina a qué proceso correspondería el procedimiento de control de la información documentada y


justifique su respuesta.

R/.
Según la información presentada:

El procedimiento de control de la información documentada pertenece al Proceso de apoyo.


Justificación:
Los procesos de apoyo no repercuten directamente en la producción (en este caso la confección), pero
que son necesarios para el desarrollo de los mismos, prácticamente apoyan los otros procesos
(estratégicos y misionales).
Dentro de los procesos de apoyo encontramos la Gestión Documental la cual garantiza el manejo eficaz,
eficiente y efectivo, de los documentos y comunicaciones.
3.Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa
CONFECCIONES S.A

PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA Código: PQ-01


INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión: 01
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FECHA DE VIGENCIA: 11-02-2018

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA MODIFICACIONES EFECTUADAS

NOMBRE CARGO FIRMA

ELABORÓ:
REVISÓ:

APROBÓ:
1. OBJETIVO: Definir las principales directrices para cumplir con el control y la
administración de la documentación y registros del Sistema de Gestión de Calidad.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno y


externo, desde la solicitud y elaboración del documento hasta su revisión y aprobación,
incluyendo los registros que se generan periódica y eventualmente. Este proceso inicia
con la planificación del control de documentos y finaliza con la aprobación e
implementación de estos.

3. DEFINICIONES:

Procedimiento: Es la forma específica de llevar a cabo una actividad.

Obsoleto: Que ha dejado de estar en uso por ser reemplazado por otro documento más
actual y ajustado al momento, que se usa o se ha usado poco.

Alcance: Nos referimos a los procesos que se verán afectados por el procedimiento y
las actividades que involucra.

Proceso: Es un conjunto de actividades o eventos coordinados u organizados que se realiza


simultáneamente bajo ciertas circunstancias con un fin determinado.

4. RESPONSABLES: Es responsabilidad de todo el personal de la empresa hacer cumplir


y aplicar este procedimiento a todos los documentos. Su actualización recae en el comité
de calidad.

5. DESCRIPCIÒN DEL PROCESO:

5.1. ENCABEZADO: El tipo de letra para el documento será Arial, tamaño de la letra 12,
margen superior e inferior 2.5 cm, izquierda y derecha 3 cm, el logo de la empresa
estará ubicado en la parte superior izquierda, llevará el nombre de la empresa,
código, versión, fecha de aprobación, responsable del documento, responsable de la
revisión y de la aprobación, numero de la página del total de páginas.
5.2. REVISIÒN Y APROBACIÒN: Se revisa y aprueba para que el contenido de los
documentos sea coherente y consistente con la realidad y adecuado a las
necesidades de la empresa, el responsable de la revisión será el líder de cada área
y su aprobación será a cargo de la gerencia.

5.3. CONTROL DE CAMBIOS: A partir de la versión 1 del documento, se adicionará una


tabla que contiene la siguiente información:

Versión:
Fecha de los cambios
Descripción de los cambios

5.4. DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS: Los documentos aprobados serán


colocados en los sitios correspondientes, aquellos que requieran ser distribuidos en
forma impresa se les colocará un sello con la leyenda “COPIA CONTROLADA”.

5.5. CONTROL DE DOCUMENTACIÒN: El Coordinador del Sistema de Calidad, será el


encargado de ejercer el control sobre la documentación. Cada documento tendrá 5
días para su revisión y 10 días para su aprobación. Por medio de un formato (formato
para solicitud de elaboración y/o modificación de documentos) cualquier integrante
de la empresa, podrá solicitar incluir o modificar un documento.

5.6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Son documentos soportes que nos ayudan a dar
claridad al proceso documentado.

5.7. CONTROL DE COPIAS: El encargado del sistema de gestión de calidad, será quien
controlará las copias físicas, diligenciando el formato control y distribución de
documentos.

5.8. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS: La administración, manejo y archivo de


los documentos externos al sistema de calidad es competencia de los responsables
de cada área. El control de ellos se tiene al momento de su ingreso al sistema
mediante la colocación de un sello por parte del responsable del área con la siguiente
información:
DOCUMENTOS EXTERNOS
Fecha de Ingreso documento:
Versión:
Firma responsable área:

5.9. IDENTIFICACIÒN DE DOCUMENTOS: Los documentos serán impresos en tinta no


borrable, se mantendrá un listado maestro de todos los documentos internos y serán
identificados por el nombre y un código alfanumérico así: XX 000 que corresponde a
la primera letra del documento (P. Procedimiento, I: Instructivo, M: manual, L:
Listado), la segunda letra corresponde al proceso (I: inspección, Q: Calidad, M:
seguimiento y mejora, R: Recursos, C: servicio al cliente, P: Planificación, S:
Seguridad y Salud en el trabajo) seguidos de una numeración iniciando con (01),
según su aplicación y destino.

5.10. DOCUMENTACIÒN OBSOLETA: Esta documentación estará guardada en una


carpeta magnética, identificada con un código, esta información será controlada y
guardada para un uso posterior si se requiere. Esta documentación se guarda en un
archivo electrónico y el responsable es el Coordinador del SGC, es de tener en cuenta
qué al entregar una nueva versión, el documento se convierte en documento
OBSOLETO y en caso que haya una versión anterior a éste, se destruye o elimina,
el documento original será guardado en la carpeta archivo de calidad.

5.11. ESTADO DE LA VERSIÒN ACTUAL: El estado de la versión se identifica con el


número de la versión y fecha colocada en el encabezado de los documentos, se inicia
con la versión No 01 y se va aumentando en la medida que se actualice el documento,
la fecha indica a partir de cuando entra en vigencia el documento. Cada vez que se
genere o modifique un documento interno se actualiza en el listado maestro de
documentos internos.

5.12. REGISTROS: Todos los registros deben tener:

a. Identificación: Los registros serán identificados con un código registro, seguido


del nombre del registro y el encargado de la revisión es el encargado de cada
área.
b. Almacenamiento: Los registros son almacenados en un archivo digital y físico
por orden alfabético y el encargado de su control es el Coordinador del Sistema
de Calidad.

c. Protección: Deben estar ubicados en un archivador ya sea de metal o de madera,


en un lugar seco y a una temperatura adecuada.

d. Recuperación: Los registros serán de fácil ubicación ya que se encuentran


archivados en forma alfabética.

e. Retención: El tiempo de retención de los documentos del sistema de gestión se


define en el listado maestro de documentos.

f. Disposición: Los registros que cumplen el periodo de tiempo estipulado en la


retención serán destruidos a través de una destructora de papel. Es responsable
de este proceso el Coordinador del Sistema de Calidad.

6. DISTRIBUCIÒN: El Coordinador de gestión de calidad les comunica a los líderes de cada


área la inclusión de nuevos documentos y dependiendo de su aplicación se divulga al
personal interesado.
DIAGRAMA DE FLUJO: INFORMACIÓN DOCUMENTADA

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Generar el documento

Revisar el documento

Corregir el documento
Se Autoriza NO

SI

Aprobar el documento

Publicar el documento

Archivar el documento
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FIN

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