PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
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1. OBJETIVO

Mantener bajo control los documentos del sistema de gestión en cuanto a su identificación, creación,
actualización, anulación, distribución e identificación.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los documentos internos y externos controlados que se
encuentren dentro del sistema de Gestión de la empresa, desde su emisión o recepción hasta
su disposición final.
Este documento debe ser acogido por cada uno de los funcionarios de la empresa.

3. RESPONSABLE

Responsabilidad del coordinador HSEQ su debida elaboración diligenciamiento, actualización y

distribución.

4. GENERALIDADES

Los documentos del sistema de gestión corresponden a información contenida en papel y medios
electrónicos diferentes al desarrollo y resultados alcanzados en los procesos y actividades de la
empresa.

Todos los documentos tienen como objetivo principal demostrar el desarrollo y brindar información del
sistema de gestión.

5. DEFINICIONES

- Documento: información y su medio de soporte.

- Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
- Almacenamiento: Es la acción de organizar los registros en carpetas archivadoras de tal forma que
su consulta sea ágil y fácil.
- Disposición final: Es la acción a tomar cuando se ha cumplido el tiempo de retención establecido
por la empresa.
- Identificación: Es la acción que permite reconocer los registros y relacionarlos con la actividad
involucrada o el proceso del sistema que evidencian.
- Protección: Son las acciones emprendidas para conservar en buen estado los registros y evitar su
perdida o daño.
- Recuperación: Condiciones que se deben establecer para su fácil acceso.
- Tiempo de retención: Tiempo durante el cual deben permanecer los registros en los sitios de
almacenamiento.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Listado maestro de documentos

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7. CONTENIDO

7.1 Encabezado
El encabezado debe ir en todas las páginas del documento de igual manera en cada uno de los formatos
generados en el Sistema de Gestión.

1 7
2

3 4 5 6

CASILLAS:

1. Logotipo y nombre de la empresa

2. Nombre del documento
3. NIT de la empresa
4. Versión del documento (iniciando con 01)
5. Pagina actual y paginas totales
6. Fecha en la que se realizo la versión de documento
7. Imagen alusiva a la bandera de Colombia

Nota 1: en caso de unión temporal si las dos empresas se encuentren implementando el sistema
de gestión, el gerente de la unión temporal aprobara la utilización del sistema de gestión que se
utilizara en el tiempo de duración de la unión temporal.

Nota 2: en caso de unión temporal el gerente aprobara la creación de los formatos que considere
necesarios para su implementación, y se utilizara el siguiente encabezado para estos:

3
1 2 4 6
5

1. Logo de la primera empresa de la unión temporal.

2. Nombre de la Unión Temporal, Número del NIT, Nombre del formato
3. Código del documento
4. Versión del documento
5. Paginación
6. Logo de la segunda empresa de la unión temporal.

7.2 CONTROL DE CAMBIOS

7.2.1 DOCUMENTOS

La siguiente tabla debe ir ubicada en la última hoja de cada documento generado dentro del sistema de
Gestión; en esta controlamos cualquier tipo de cambio que haya sufrido el documento, tal como se
muestra en la tabla, cuando un documento tenga varias versiones en la tercera casilla del control de
cambios debe ir nombre completo, cargo y fecha de aprobación así como el nombre completo y cargo en
la casilla de responsable.
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA Y NOMBRE VERSIO
No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
DE APROBACION N

7.2.2 FORMATOS

Los formatos generados en el sistema de gestión que tiene como fin evidenciar el desempeño eficaz de
los procesos de la empresa, dichos formatos deben llevar en la parte inferior, puesto como pie de página,
una tabla la cual contiene: fecha, firma y cargo de quien elabora, revisa y aprueba el formato como se
muestra en la siguiente tabla. Si algún formato en determinado momento sufre algún modificación no se
describirá el cambio, simplemente se evidenciara este, modificando la versión y la fecha que se
encuentra ubicada en el encabezado. Estos cambios se evidenciaran en el formato de solicitud
elaboración, modificación o anulación de documentos.

Nota 1: Este pie de página firmado en cuanto a elaboración, revisión y aprobación únicamente ira en el
formato original ubicado en la carpeta virtual del Sistema de Gestión. Los registros que se generen del
formato aprobado no llevarán firma en el pie de página.

Nota 2: para la documentación en caso de unión temporal se utilizara el mismo pie de página del sistema
de gestión de Govipetrol Ltda en los formatos, la fecha será la fecha de unión de las dos empresas.

ELABORO REVISO APROBÓ

FECHA FECHA FECHA

7.3 REGISTROS

7.3.1 CONTROL DE REGISTRO

Se realizara en una tabla que describe el nombre, responsable del registro, lugar y forma de archivo,
tiempo de archivo y disposición final, en la siguiente tabla la cual ira ubicada en el último capítulo de los
procedimientos:

ARCHIVO
RESPONSABLE
NOMBRE EN QUE DONDE TIEMPO DE DISPOSICION
DEL REGISTRO
ARCHIVA ARCHIVA ARCHIVO FINAL

7.3.2 MANEJO DE REGISTROS

- Para la elaboración de los registros; no se debe utilizar lápiz, no se permiten tachones ni

enmendaduras, no usar corrector.
- Los registros deben ser almacenados de tal forma que se disminuya el riesgo de deterioro, daño ó
pérdida; así mismo de permitir el acceso fácil a los mismos. Se deben utilizar carpetas, fólderes ó
archivos digitales, los cuales son preservados en los archivos de la empresa.
- El tiempo de retención de los registros se determina teniendo en cuenta el uso, los requisitos
estatutarios ó reglamentarios, requisitos financieros o por las especificaciones del cliente.

7.4 CODIFICACIÓN (SOLO APLICA PARA LOS FORMATOS ENCASO DE UNIÓN TEMPORAL)

La codificación de los documentos del sistema de gestión se realizan por medio de un conjunto de letras
y números (MI FO 07) dispuestos así: los dos primeros son siglas representativas del tipo de proceso, los
dos siguientes hacen referencia al tipo de documento, los dos últimos son números que pertenecen a la
secuencia del documento. Así:
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MI: Mantenimiento de instalaciones industriales

FO: Formato
07: Consecutivo del documento iniciando en 01.

7.4.1 TIPO DE PROCESO

TIPO DE PROCESO CODIGO

- Gestión gerencial GG
- Mejoramiento continuo MC
- Licitación y planeación LP
- Mantenimiento de equipos e infraestructura ME
- Mantenimiento de instalaciones industriales MI
- Recurso humano RH
- Gestión financiera GF
- Gestión de compras GC

7.4.2 TIPO DE DOCUMENTO

TIPO DE DOCUMENTO CODIGO

Formato FO

7.5 CONTENIDO

El contenido de los documentos se relaciona en la siguiente tabla.

CAPITULOS DE LOS DOCUMENTOS
CONTROL
CONTRO DOCUMENTO
TIPO DE OBJETIV ALCANC RESPONSABL GENERALIDADE DEFINICIONE CONTENID DE
L DE S DE
DOCUMENTO O E E S S O REGISTRO
CAMBIOS REFERENCIA
S
PROCEDIMIENTO SI SI SI SI SI SI SI SI SI

INSTRUCTIVO SI SI SI SI SI SI SI SI SI

MANUAL SI SI SI SI NO NO SI NO SI

FORMATOS NO NO NO NO NO NO NO NO NO
CARACTERIZACIONE
NO SI SI SI NO NO NO NO NO
S
PROGRAMA SI SI SI SI SI SI SI SI SI

PLAN SI SI SI SI SI SI SI SI SI

MATRIZ: Las matrices de identificación, valoración y control de peligros y riesgos y la de matriz de

identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales se elabora una matriz para cada proyecto
y se actualiza de acuerdo a la gestión del cambio y el control de vigencia se llevará en la parte superior
en el campo: PROYECTO y FECHA ACTUALIZACIÓN.
La matriz de requisitos legales es única y la actualización de esta se vera reflejada en el campo FECHA
ACTUALIZACIÓN.

La descripción de un documento se puede realizar en prosa, en forma de tabla, en diagrama de flujo. S i

la empresa considera conveniente y necesaria la utilización de los diagrama de flujo o flujo gramas para
la documentación de algún procedimiento, estos tendrán la misma estructura de los documentos:

Reemplazando el contenido textual por el diagrama de flujo o flujo grama y cumplir con las siguientes
especificaciones con respecto a la estructura de la tabla “procedimiento documentado”: En la primera
columna de izquierda a derecha en forma gráfica la secuencia lógica del trabajo o procedimiento
registrado, utilizando cada uno de los símbolos.
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En la segunda columna se describe de forma breve y clara cada una de las actividades que se realizan
en el procedimiento, en la tercera el responsable de la actividad y en la cuarta columna se mencionan
los documentos de referencia y formatos de soporte:

DIAGRAMA DE DESCRIPCIÓN DE LAS RESPONSABL DOCUMENTOS DE

FLUJO ACTIVIDADES E REFERENCIA

La necesidad de un documento puede estar relacionada con los siguientes aspectos:

- Modificar un documento existente

- Originar un documento nuevo

De acuerdo a la naturaleza del documento requerido, el funcionario que detecte la necesidad, se remite
al gerente o al coordinador HSEQ quienes determinaran si es útil y necesario la creación, modificación o
anulación de un documento.

7.6 PROCEDIMIENTO

7.6.1 SOLICITUD DE DOCUMENTO

El líder de proceso que necesite la creación, modificación o anulación de documentos, debe diligenciar el
formato en el cual debe describir la causa y las necesidades de documentación, y entregarlas al
coordinador HSEQ para la modificación del documento.

7.6.2 ELABORAR EL DOCUMENTO

Partiendo de las observaciones del funcionario dueño de la actividad, se desarrolla la elaboración del
documento el cual se revisa con respecto a:

- Las necesidades de la empresa

- Las prácticas habituales de la empresa
- Los documentos de referencia que se tengan a disposiciones tanto internas como externas.

7.6.3 APROBAR EL DOCUMENTO

Se realiza la revisión del documento constatando que sea coherente con las disposiciones de la empresa
y que cumpla con los requisitos dispuestos en este procedimiento. La evidencia de la revisión es la firma
del gerente aprobando el documento en el cuadro control de cambios ubicado en la última página del
documento, cuando este sea conforme a las necesidades de la empresa de lo contrario pasa
nuevamente a elaboración del documento.

7.6.4 REGISTRAR Y DISTRIBUIR EL DOCUMENTO

El documento se registra en el listado maestro de documentos diligenciando los items correspondientes,

y se socializa al personal que lo necesite, el control del archivo de los registros se realizan en este mismo
listado
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7.6.5 DISPOSICIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

Toda la documentacion original y últimas versiones del Sistema de Gestion, se almacenan en un

espacio virtual llamado DROPBOX/ SGI GOVIPETROL / Carpetas por proceso y/o contrato, la cual es
administrada por la Coordinadora HSEQ.

Ünicamente se imprimirán documentos para divulgación o estudio con autorización de la coordinacion

HSEQ y estos levaran una nota o sello de “COPIA NO CONTROLA”.

Mensualmente se realizará un backup de esta carpeta, que se mantendrá fuera de las instalaciones
administrativas.

7.7 IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

7.7.1 DOCUMENTOS EXTERNOS

Son los documentos elaborados por entidades externas a la empresa que forman parte de los procesos
que integran el sistema de gestión. Dichos documentos se identifican con la expresión “DOCUMENTO
EXTERNO” a través de un sello. Es responsabilidad del gerente y el coordinador HSEQ la destrucción
de dichos documentos cuando ya no estén en vigencia y sean remplazados, estos documentos son
controlados en el listado maestro de documentos.

7.7.2 DOCUMENTOS OBSOLETOS

Para evitar que se utilicen documentos obsoletos en el Sistema de Gestión, se destruyen los
documentos originales y las copias físicas generadas en la empresa, se elimina la versión anterior a la
vigente.

En caso de requerirse guardar los documentos obsoletos originales, son responsabilidad del coordinador
HSEQ en cuanto a su identificación y archivo, los documentos obsoletos llevan en las partes más visibles
del mismo un sello con la expresión “DOCUMENTO OBSOLETO” facilitando su identificación.

8. CONTROL DE REGISTROS

ARCHIVO
RESPONSABLE TIEMPO
NOMBRE EN QUE DISPOSICION
DEL REGISTRO DONDE ARCHIVA DE
ARCHIVA FINAL
ARCHIVO
Disco d/sg-
Listado maestro de govipetrolltda/mejora
Coordinador HSEQ Digital Siempre No aplica
documentos miento
continuo/registros
Solicitud de Coordinador HSEQ Físico Archivo del 1 año Reciclar
creación, coordinador HSEQ
modificación o /carpeta de
anulación de registros/mejoramien
documentos to continuo
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA Y
No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO NOMBRE DE VERSION RESPONSABLE
APROBACION
José Vidal
Nancy Montalvo
Montalvo
Primer ejemplar Coordinador de
1 Gerente 01
Calidad
31/01/2009
Se hace modificación del documento en
identificación de los documentos donde José Vidal
aclara el control de los documentos Montalvo
2 Nancy Montalvo
obsoletos, el cual se deja como opcional Gerente
02 Coordinador de
la destrucción de los documentos, y se 04/05/2009
Calidad
cambia a versión 02
3 Unificación de los procedimientos control José Vidal 03 Nancy Montalvo
de registros, procedimiento norma guía Montalvo Coordinador de
para la elaboración de documentos y Gerente Calidad
registros y control de documentos, anexo 14/01/2010
ítem donde se identifique el control de
registros.
4 Se cambia a versión 04 por que en el José Vidal 04 Nancy Montalvo
contenido se aclaro la utilización del Montalvo Coordinador de
sistema de gestión de calidad en caso Gerente Calidad
unión temporal con notas aclaratorias. 20/05/2010
También se anexo una nota aclarando el
pie de página para los formatos de la
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unión temporal.
En el ítem 7.2.1 documentos se aclaro
que en cada cambio realizado debe estar
el nombre completo, cargo y fecha de
quien lo aprueba al igual que el nombre y
cargo del responsable del cambio
El documento cambia de versión ya que José Vidal
el cargo que en adelante aparecerá en la Montalvo
Cesar Alcázar
5 casilla de responsable será Coordinador Gerente 05
Coordinador HSEQ
HSEQ. 03/09/2010

Se ajusta: José Vidal Nancy Montalvo

- El alcance del procedimiento Montalvo Coordinador HSEQ
- La aprobación de documentos Gerente
Se adiciona: 30/05/2012
6 06
- EL manejo y control de las Matrices
- Numeral 7.6.5 que define la
disposición y almacenamiento de la
documentación del Sistema.