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VERSION: 04

FECHA: 16/01/2018

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Víctor Fernández C Pablo Silva P. Miguel Silva C


Coordinador SGI Jefe de Operaciones Gerente Zonal

Procedimiento
Control de Documentos y
Registros

UNIDAD O AREA DESCRIPTOR/TEMA PAGINA

Control de Documentos y
SGI 1 DE 13
Registros
Procedimiento Control de Documentos
Y Registros
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CONTENIDOS

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. RESPONSABILIDADES

4. DEFINICIONES

5. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

6. REGISTROS

7. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

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Y Registros
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1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es dar cumplimiento a los requisitos 7.5


Información Documentada ISO 9001 2015 e ISO 14001 2015; y los requisitos
4.4.5 de OHSAS 18001:2007.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento son los documentos y registros determinados


para el Sistema de Gestión de Integrado de las empresas Santa Margarita Ltda. y
Colina Verde Ltda. A continuación se describen los documentos del SGI tanto
internos y como externos del SGC:

Documentos Internos:

Política SGI, Objetivos y Metas del SGI.

 Manual del SGI.


 Flujos de Proceso como descripción de los elementos principales del SGI y
su interacción.
 Procedimientos
 Instructivos operacionales.
 Normas, Decretos Supremos y Leyes aplicables.
 Registros requeridos por las Normas ISO 9001:2015; OHSAS 18001:2007;
ISO 14001:2015 tales como: Planes, Programas, Charlas, Ordenes de
Trabajo, planos, Manuales de maquinarias, equipos y vehículos,
especificaciones, Hojas de seguridad, etc.
 Descriptores de Cargo.

Documentos Externos:

 Procedimientos del cliente.


 Bases de licitación
 Oferta técnica.

3. RESPONSABILIDADES.

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CARGO RESPONSABILIDAD

Gerente General  Aprobar el Manual de SGI.


Representante de  Puede Elaborar, modificar y revisar
Gerencia documentos del SGI. y los Procedimientos
obligatorios del SGI
Encargado documental  Realizar el Control de documentos
de SGI.  Realizar el control de registros
 Coordinar los cambios necesarios de la
documentación y registros del SGI.
 Mantener actualizada en formato digital y
distribuir copias controladas duras en los
puntos donde no exista acceso a Intranet,
además podrá distribuir vía correo electrónico
copias duras en formato PDF. Existe un
controlador de documentos en Casa Matriz
responsable de la documentación corporativa
y otra persona en cada faena o contrato,
quién será responsable de la documentación
específica a tiempo completo o según lo
determine el Representante de Gerencia
responsable a través de un correo electrónico
o similar.
Coordinadores de área/  Conocer los documentos y registros
Supervisores aplicables a su área.
 Mantener las versiones vigentes de los
documentos del SGI en su área de trabajo.
 Evitar versiones obsoletas de documentos del
SGI en su área de trabajo.
 Reportar los cambios necesarios de
actualización de la documentación bajo su
responsabilidad.
 Dar a conocer la disponibilidad de los
documentos a los trabajadores de su área.
Todos los trabajadores  Conocer los documentos y registros
aplicables a su área.
 Mantener las versiones vigentes de los
documentos del SGI en su área de trabajo.
 Evitar versiones obsoletas de documentos del
SGI en su área de trabajo.

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4. DEFINICIONES.

4.1 DOCUMENTO CONTROLADO: Es aquel documento sujeto a cambios, razón por la


cual es adecuadamente identificado y controlado para asegurar que sólo se utilicen
versiones vigentes en el punto de uso. Serán considerados documentos
controlados:
a) Los que se encuentran en la Intranet (sólo en el caso de tener acceso a Intranet).
b) Copia dura, con timbre que indique “Documento Controlado”: esto es sólo en el
caso que no tengan acceso a la intranet.

4.2 DOCUMENTO NO CONTROLADO: Documento del Sistema Gestión de Calidad, que


se obtiene y/o entrega como medio informativo pero sobre el cual no existe
compromiso de actualización, no cuenta con la identificación “controlado” al ser
impreso. Los documentos impresos del sistema electrónico son NO Controlados, por
lo que no son válidos para el SGI.

En el área o faena con dificultad de acceso a internet, pueden funcionar con copia
dura, en donde toda la documentación será actualizada por el encargado de control
documental actualizada o utilizado para difusión deberá contar con el timbre de
documento No Controlado.

4.3 PROCEDIMIENTOS: Son los documentos que describen la realización de actividades


respondiendo el qué, cómo, cuándo, y por qué son realizadas estas actividades.
Generalmente se utilizan para describir la forma cómo se realiza y controla un proceso
del sistema o para satisfacer un requerimiento normativo. Existe la siguiente estructura
de procedimientos:

7.1. Procedimientos del Sistema: Requeridos por las Norma ISO 9001:2015,
OHSAS 18001:2007, ISO14001:2015.

7.2. Procedimientos Operacionales: Describen actividades que realiza la empresa


como parte de la prestación de los servicios a los diferentes clientes (ej.
operaciones y mantención), y para asegurar la eficacia de la Planificación,
Operación y Control de Procesos relacionados con los aspectos ambientales
significativos y la gestión de los riesgos de SSO.

7.3. Procedimientos Externos: Son aquellos procedimientos específicos de cada


cliente cuyo cumplimiento es necesario para la prestación de los servicios. (ej.
PROSEC Codelco).

4.4 INSTRUCTIVOS DE TRABAJO: Es la especificación detallada de una actividad


necesaria para controlar variables del proceso de la prestación del servicio, para lograr
el cumplimiento de la tarea a realizar y evitar fallas durante la realización de ésta. ej:

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Instructivo para cambio de aceite, Instructivo para operación de máquina. Y para


asegurar la eficacia de la Planificación, Operación y Control de Procesos relacionados
con los aspectos ambientales significativos y la gestión de los riesgos de SSO.

4.5 REGISTROS. Toda aquella información que permita demostrar la ejecución de un


actividad establecida en le SGI, e decir para evidenciar el cumplimiento de los
requisitos de la prestación del servicios del SGI y para asegurar la eficacia de la
Planificación, Operación y Control de Procesos relacionados con los aspectos
ambientales significativos y la gestión de los riesgos de SSO. Ejemplos de Registros:
fotografía y videos. ej: Ordenes de Trabajo, Report diario de Operaciones, Derecho a
Saber, Ordenes de Mantención.

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5. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

5.1 Formato y contenido de Procedimientos e Instructivos de trabajo. Se


caracterizan por contar con un encabezado de página, figura que se muestra y
explica a continuación.

Codigo

VERSION

FECHA DE MODIFICACION

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre del Procedimiento e


instructivo

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Contenido: Está formado por 7 puntos que se detallan a continuación:

1. Objetivo,
2. Alcance,
3. Responsabilidades,
4. Definiciones,
5. Actividades,
6. Registros
7. Modificaciones.

Se debe respetar la misma numeración y orden en el contenido del Procedimiento


y cuando algún punto de la estructura no sea aplicable, se escribe No Aplica en el
ítem correspondiente. En el punto 5.0 Actividades se describe el proceso,
pudiendo ser narrativa, a través de flujo-gramas, fotografías, etc.
Sin embargo si es necesario agregar otro punto este debe ser visado por las
personas correspondientes, siempre respetando el contenido mínimo de cada
procedimiento.

Cuando el Procedimiento aun no necesite actualización este podrá mantener el


formato anterior.

5.1 Control de Documentos del SGI.

AREA O ENCARGADO DOC.


JEFE AREA O
REPRESENTATE O REPRESENTATE
REPRESENTATE
GERENCIA GERENCIA
GERENCIA

Crea o Modifica Revisa y Libera Aprueba


Procedimientos o Documento Documento
Instructivos de
Trabajo (Nota 1) (Nota 2)

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¿Documen
to
disponible
en red?
NO

SI

Publica
Modificación por
Actualiza documento aprobado
Correo
en intranet y comunica su
electrónico
disponibilidad. (Nota 3)

Registro de
Distribuye copias físicas con Distribución de
timbre DOCUMENTO Documentos
CONTROLADO. (Nota 4) Controlados

Recupera y Destruye Mantiene actualizado en la


Documento con versión Lista Maestra de Documentos
anterior. En caso de requerir
almacenamiento aplicar
timbre OBSOLETO (Nota 5)

Lista Maestra de
Documentos
Controlados

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Nota 1: En Casa Matriz se encuentra Encargado de Control Documental y en


faenas o contratos cada supervisor o coordinador de área reportará los cambios y
nuevos documentos al Encargado de Control Documental.

Nota 2: La aprobación de los documentos se realiza bajo el siguiente


esquema:

TIPO DE DOCUMENTO CARGO QUE APRUEBA

Manual de Calidad Gerente General

Procedimientos del Sistema de Gestión Gerente Zonal

Procedimientos/Instructivos Mantención Jefe de Taller

Procedimientos/ Instructivos Jefe de Operaciones

Operaciones

Procedimientos/ Instructivos Jefe de Administración

Recursos Humanos

Procedimientos/Instructivos Jefe de Mantención ó Encargado


Proveedores/Compras/Bodega de adquisiciones

Nota 3: El trabajador podrá proponer la elaboración de un nuevo documento o


modificación de uno existente, el cual debe comunicar su propuesta al encargado
de Control de Documentos, Gerente de Operaciones o Jefe de Taller según
corresponda.

Los cambios se deben identificar en la última hoja del documento en el cuadro registro de
Modificación.

MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

FECHA VERSIÓN Nº DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Detallar el cambio y/o punto de


Dia/Mes/Año N°
referencia del documento.

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Y Registros
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Nota 4: Las copias físicas entregadas por el controlador de documentos, serán


timbradas con “DOCUMENTO CONTROLADO” en la carátula principal del
documento.

Nota 5: Los documentos físicos que son reemplazados podrán ser destruidos por
el que recepciona dicha documentación. En caso de ser necesario su
almacenamiento por un período deberá tener el timbre “OBSOLETO”, el cual ser
retirado del punto de uso. El controlador de documentos central tiene la
responsabilidad de mantener un respaldo de las versiones anteriores de la
documentación.

Nota 6: En caso que un usuario imprime un documento del intranet, éste


documento no será válido para el SGI y se debe identificar como “NO
CONTROLADO”.

El Control Documental se llevara por medio del registro SGI-RG-007

5.2 Control de Documentos Externos.

Los documentos externos SGI corresponden a: Procedimientos del Cliente,


Contrato con el cliente, Bases administrativas, Oferta técnica, etc. , los cuales son
controlados por cada área responsable en el manejo de éstos.

Cabe señalar en la Lista Maestra de Documentos SGI-RG-007.1 deberán ser


eliminados aquellos correspondientes a faenas o contratos en donde no se tenga
operación. (término de contrato).

5.3 Control de Registros.

Los requisitos a cumplir para los registros del SGI son:

a) Identificación: Cada registro será identificado por su nombre y Código.

b) Tiempo de retención: Se refiere a aquella etapa de llenado del registro


parcial o total por una área que debe tenerlo por un tiempo y luego entregar
a otra área la información registrada, hasta que se termina de llenar el
registro para realizar su almacenamiento definitivo en donde el registro sólo
se utiliza para consultar su información. ej. turno, una jornada, un día.

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Y Registros
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c) Almacenamiento: Cada Gerente, Supervisor o Coordinador de Área,


definirá el tiempo de retención de sus registros de acuerdo a los requisitos
establecidos por el cliente, los requisitos legales y/o lo establecidos por la
propia organización. Una vez finalizado este tiempo se deberán destruir.

d) Recuperable: Se refiere al orden del los registros , para que la información


esté accesible para el área o el proceso que requiera consultar la
información que éste contiene, ya que sea para la planificación, ejecución o
control de la prestación del servicio principal o para los procesos de apoyo
que requieran la información. Ejemplo de orden: fecha, folio, etapa, etc.

e) Protegido: Se refiere al método de para vitar daños, deterioros o pérdida


de la información. Para proteger los registros de las condiciones
ambientales, se puede archivar en carpetas identificables para
resguardarlos de la humedad, polvo o cualquier materia o partícula que
pueda deteriorarlo. La protección es responsabilidad de quién archive el
registro. La protección puede indicar “digital” cuando sean archivos, en este
caso se debe indica el responsable del PC en donde están almacenados

f) Legible: Se refiere a que la información que proporcionan los registros


debe ser clara para el lector, esto es evitar enmendaduras, borrones,
idiomas extranjeros, que provoquen un error de lectura del registro.

g) Disposición: En el caso en que se determine que el o los registros no


serán almacenados, se determina el método para eliminar el registro, en
donde se deben considerar si el registro está este en papel, fotografía,
digital u otro medio, para determinar reciclaje, eliminación en basura
doméstica ó según legislación aplicable (ej. radiografías, envases de
sustancia químicas, muestras de sustancias peligrosas, etc.)

h) Trazables: En el caso de los registros correspondientes a mediciones del


proceso de monitoreo de medio ambiente y SSO, se requiere mantener los
certificados de calibración de los equipos de medición utilizados. (Ej: ruido,
polvo, etc).

El control de los registros se establece en la Lista de Control de Registros del


Sistema de Integrado Gestión.

6. REGISTROS

 Listado Control de Documentos SGI – RG-07

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 Listado Control de Documentos Externos. SGI-RG-07


 Listado Control de Registros SGI.

7. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO


FECHA VERSIÓN Nº DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Se intrega el Procedimiento del SGC al
Julio 2013 1
SGI.
Se incorpora Codificación al Registros
Julio 2015 2 de Control de Documentos,
documentos externos y registros.
Se Incorpora Modificación de
Documentos haciendo mención que los
Abril 2016 3 documentos que no necesiten
actualizaciones podrán mantener su
formato anterior.
Se Incorporan Actualizaciones de las
Enero 2018 4
Normas ISO 9001 y 14001

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