COD: PC-CDO-02

Procedimiento para el control de documentos Rev. 00

Página 1 de 4

1. Objetivo:
Este documento establece el mecanismo para controlar la documentación del Sistema Gestión de
Rodequim S.A. de C.V.

2. Alcance:
Este procedimiento debe ser atendido por todas las áreas de la organización e incluye el control de
los siguientes documentos:
 Manual de Sistema de Gestión.
 Procedimientos e Instructivos de Trabajo.
 Registros.
 Documentos y registros externos.

3. Responsabilidades:
Los responsables se indican en el anexo 9.2.

4. Documentos aplicables:
4.1 Procedimiento Confección y Emisión de Documentos e Instrucciones de Trabajo
(PC-CDI-01)

5. Terminología:
5.1 Documento Original: Es la versión Original de los documentos, está sujeto a cambios,
razón por la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado
para asegurar que no se utilicen versiones no vigentes, se deben
actualizar los archivos correspondientes en el sistema
computacional y eliminar los originales impresos obsoletos.

5.2 Documento Externo:
Se consideran documentos externos las normas, leyes, manuales
y/o formatos cuyo origen sea externo a Rodequim S.A. de C.V., y
que sean utilizados para el correcto funcionamiento de los
procedimientos y del sistema de gestión implementado en la
empresa.

5.3 Copia Controlada: Copia destinada a los departamentos, sometida a un procedimiento

de distribución controlado de modo que asegura que es la última
versión del documento, mediante documento de recibo, eliminación
de copias obsoletas, edición periódica de revisión en vigor,
procedimiento informático.

5.4 CDD: Carpeta de Documentos Digitales.

6. Equipos y Herramientas:
 Carpetas oficiales de Documentos.
 CDD

7. Actividades del Procedimiento:

7.1 Manual de Gestión: Este documento está disponible para toda la organización a través de la
Carpeta “Manual de Gestión”. El control se realiza mediante codificación,
según el anexo N° 9.1 de este documento. Y sus modificaciones se registran

Emitió: Lic. José Manuel Lacayo Revisó: Ing. Rolando Hernández de Tejada Aprobó: Ing. Enrique Hernández de Tejada
Cargo: C. Sistema de Gestión. Cargo: Director Comercial Cargo: Director General
Fecha: Fecha: Fecha:

Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma de Revisión y Aprobación.
 COD: PC-CDO-02
Procedimiento para el control de documentos Rev. 00
Página 2 de 4

en la planilla “Control de Modificaciones” incluida en el último punto de cada

documento.

7.2 Emisión, Aprobación y validación de Documentos.

Para la emisión de cualquier documento los autores designados confeccionan y emiten el

documento, de acuerdo a las pautas establecidas en el procedimiento para la Confección y Emisión
de Documentos e Instrucciones de Trabajo (PC-CDI-01). El encargado de la revisión registra la fecha
y cargo firmando el procedimiento y remite el documento al responsable de la aprobación, quien
procede a registrar fecha y cargo. Una vez revisado y aprobado el procedimiento es remitido al
Coordinador del Sistema de Gestión, donde el coordinador procede a realizar la identificación
correspondiente y a estampar en todas las páginas del documento, el timbre “original” para
incorporarlo a la carpeta “Manual de Gestión”. El procedimiento es válido cuando ha sido firmado por
el responsable de la emisión, revisión y Aprobación y cuente con timbre “Original” en versión impresa.

7.3 Identificación de Documentos.

Una vez emitido, revisado y aprobado el documento, es remitido al Coordinador del Sistema de
Gestión, donde el procede a realizar la identificación, para esto estampará un timbre en la portada,
con la leyenda “ORIGINAL”. Posteriormente procede a la codificación del mismo, según el anexo N°
1 de este documento.

7.4 Control y Emisión de Documentos.

Para llevar el control de todos los documentos utilizados en el sistema de gestión, el coordinador
mantiene los siguientes listados:
- Listado maestro de documentos
- Listado maestro de documentos externos
- Listado maestro de registros de calidad
El control incluye la revisión, aprobación, distribución y mantención de los ejemplares originales.
Existe una única copia impresa de cada documento, la cual permanece en el “Manual de Gestión”
Toda otra copia impresa no es válida como oficial sin la firma del representante de gerencia o
coordinador de calidad y el timbre “Copia controlada”.

7.5 Modificación de Documentos.

Toda modificación necesaria en un documento debe ser efectuada mediante una petición de
modificación, ocupando el REG-003 “Solicitud de generación o modificación de documentos” vía
correo electrónico, el cual podrá ser enviado por las jefaturas de cada área o el representante de la
gerencia, al coordinador, Quien debe verificar la revisión y posterior aprobación o rechazo de la
propuesta, por parte de la Dirección.
• Si dicha solicitud es ACEPTADA el coordinador, procederá a generar el cambio, y a retirar las
copias obsoletas remplazándolas por la nueva versión.
• Si dicha solicitud es RECHAZADA el coordinador, comunica vía correo electrónico las causas del
rechazo, al solicitante.
La modificación de un procedimiento genera una nueva revisión, la cual se identifica registrando el
número correspondiente en el recuadro de identificación de cada documento en todas las páginas
de este. La descripción del cambio se registra en el ítem “MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO”,
según se indica en el Procedimiento Confección y Emisión de Documentos e Instructivos de Trabajo
(PC-CDI-01) El coordinador realiza la nueva versión del procedimiento en formato electrónico, luego
imprime un ejemplar, el cual entrega al encargado de revisión y/o aprobación otorga su visto bueno
a través de la firma en todas las páginas del documento. Asimismo, una vez firmado el ejemplar del
nuevo procedimiento, el coordinador de calidad valida la versión impresa oficial estampando el timbre
“ORIGINAL” en todas las páginas del documento. Cuando la copia impresa se encuentra archivada

Emitió: Lic. José Manuel Lacayo Revisó: Ing. Rolando Hernández de Tejada Aprobó: Ing. Enrique Hernández de Tejada
Cargo: C. Sistema de Gestión. Cargo: Director Comercial Cargo: Director General
Fecha: Fecha: Fecha:

Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma de Revisión y Aprobación.
 COD: PC-CDO-02
Procedimiento para el control de documentos Rev. 00
Página 3 de 4

en el “Manual de Gestión”, el coordinador notifica vía correo electrónico al solicitante de la

modificación.

7.6 Documentos Externos: Para la identificación de los documentos de origen externo se utilizará un
timbre en la portada de estos, con la leyenda “DOCUMENTO EXTERNO”. Además, se mantendrá
una “Lista Maestra de Documentos Externos” (REG-002). El control de los documentos emitidos por
entidades externas es responsabilidad de los jefes o encargados de las áreas usuarias (adquisición,
actualización y distribución).

8. Registros:
 Lista Maestra de Documentos. REG-001
 Lista Maestra de Documentos Externos. REG-002
 Solicitud de Generación o Modificación de Documento. REG-003

9. Anexos:
9.1.1 Codificación del Manual de Gestión

XX (1)-XXX (2)-XX (3)

Donde la numeración significa:

1. Tipo de documento: MAN: Manual de Gestión
2. Corresponde a las iniciales del nombre de la organización: ROD: Rodequim S.A. de C.V.
3. Número de Revisión Vigente.

9.1.2 Codificación de Documentos:

XX (1)-XXX (2)-XX (3)

Donde la numeración significa:

1. Tipo de documento
PC: Procedimiento de Calidad.
PO: Procedimiento Operativo.
PS: Procedimiento de Servicio.
IT: Instructivo de Trabajo.
DE: Documento Externo.
2. Corresponde a las iniciales del nombre que lleva el documento.
3. Numero correlativo de documento designado para la lista maestra de documentos.

9.2 Responsabilidades
Matriz de responsabilidades para el control de documentos
Cargo
Documentos Cargo que Cargo que Cargo que responsable
revisa Aprueba distribuye de mantener
los registros
Procedimientos DC, CG, JA DG CG CG, AC, JA

Instructivos DC, CG, JA DG CG CG, AC, JA

Documentos OE OE JA JA, CV
Externos
Listados CE CE CE CE

Emitió: Lic. José Manuel Lacayo Revisó: Ing. Rolando Hernández de Tejada Aprobó: Ing. Enrique Hernández de Tejada
Cargo: C. Sistema de Gestión. Cargo: Director Comercial Cargo: Director General
Fecha: Fecha: Fecha:

Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma de Revisión y Aprobación.
 COD: PC-CDO-02
Procedimiento para el control de documentos Rev. 00
Página 4 de 4

Nomenclatura
DG: Director General. DC: Director Comercial.
CG: Coordinador del Sistema de Gestión. AC: Asistente Comercial.
CV: Coordinadora de Ventas. JA: Jefe de Área.
OE: Organismo Externo. CE: A cargo del Emisor.

9.3 Modelo de Timbre

 Timbre de Leyenda “Original”

 Timbre de Leyenda “Copia”

9.4 Lista Maestra de Documentos REG-001

9.5 Lista Maestra de Documentos Externos REG-002

9.6 Solicitud de generación o modificación de documento REG-003

10. Modificaciones del Documento.

No aplicable.

Emitió: Lic. José Manuel Lacayo Revisó: Ing. Rolando Hernández de Tejada Aprobó: Ing. Enrique Hernández de Tejada
Cargo: C. Sistema de Gestión. Cargo: Director Comercial Cargo: Director General
Fecha: Fecha: Fecha:

Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma de Revisión y Aprobación.