Control de documentos y registros

ESTANDAR DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Sistema Integrado de Gestión
Compañía
Código: DC-001 Versión: 08 Minera
Antamina S.A.
Fecha de elaboración: 11/10/2012 Página 1 de 18
Copia Nº _________
Asignada a _________________________
ORIGINAL FIRMADO EN OFICINAS DEL SIG
Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por:
Zulema Quispe Carlos Guillen Olga Almendariz Americo Ayala Abraham Chahuan
Ingeniera Ambiental Superintendente Coordinadora Superintendente Presidente y
II del SIG General del SIG de SSI Gerente General
Fecha de
Fecha de Elaboración: aprobación:
11/10/2012
Fecha de Revisión: 12/08/2015
13/08/2015

Una vez impreso este documento, se convierte en copia no controlada. Verificar su vigencia
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CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS
Cambios en el presente documento desde la última revisión
 Se reemplazó la palabra Contenido de la tercera página por INDICE / CONTENIDO.

 En todo el Documento se ha reemplazado “Encargado del Estándar DC-001” por Encargado
del Control de Documentos.
 En el punto 4.3.3, se agregó el tipo y tamaño de letras.
 Se actualizó el Anexo No. 1: Siglas de las Gerencias, Superintendencias y Sub áreas.
 En la pág. 9 se agregó que el código de las gerencias o superintendencias puede tener entre
3 a 5 dígitos.
 En la pág. 10 se agregó la opción de tener otro grupo de dígitos para identificar el área en
caso se requiera.
 Se actualizó todo el documento de manera que pueda ser aplicado a todos los documentos de
la empresa.

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INDICE / CONTENIDO
1. OBJETIVOS ................................................................................................................. 4
2. ALCANCE .................................................................................................................... 4
3. REFERENCIAS LEGALES Y/O OTRAS NORMAS ............................................. 4
4. ESPECIFICACIONES ................................................................................................ 4
5. RESPONSABILIDADES .......................................................................................... 17
6. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTOS ................................................. 17
7. FRECUENCIA DE INSPECCIONES...................................................................... 18
8. EQUIPO DE TRABAJO ........................................................................................... 18
9. REVISION Y MEJORAMIENTO CONTINUO ....................................................... 18
10. ANEXOS ................................................................................................................. 18

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1. OBJETIVOS
El presente procedimiento tiene como objetivo establecer las pautas y requerimientos

para la elaboración, revisión, identificación, aprobación, distribución, actualización,
almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención, trazabilidad y
disposición final de los documentos y registros de Compañía Minera Antamina S. A.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todos los documentos y registros de Compañía Minera
Antamina S. A.
3. REFERENCIAS LEGALES Y/O OTRAS NORMAS
 Decreto Supremo que aprueba el Reglamento de Seguridad y Salud

Ocupacional y otras medidas complementarias en minería D.S 055 – 2010 –
EM
 Sección 4.4.5 Control de documentos de la Norma ISO 14001:2004.
 Sección 4.5.4 Control de registros de la Norma ISO 14001:2004.
 Sección 4.2 Requisitos de la documentación de la Norma ISO 9001:2008.
 Sección 4.4.5 Control de documentos de la Norma OHSAS 18001:2007.
 Sección 4.5.4 Control de registros de la Norma OHSAS 18001:2007.
 Código de Protección de Buques e Instalaciones Portuarias.
 Sección 4.4 control de documentos de la Norma ISO/IEC 17025:2005
 Sección 4.13 Control de Registros de la Norma ISO/IEC 17025:2005.
4. ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR
4.1. Abreviaturas
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
RAD: Representante de la Alta Dirección
SSMARC&DH: Salud y Seguridad Industrial, Medio Ambiente, Relaciones

Comunitarias y Derechos Humanos.
MSDS: Material Safety Data Sheet (Hoja de Datos de Seguridad de

Materiales)

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4.2. Definiciones
Aprobador: Persona que en función de su autoridad da la conformidad para la
entrada en vigencia de un documento.
Archivo de registros: Conjunto de registros disponibles para su uso.
Archivo histórico: Conjunto de registros conservados después de su uso.
Cartilla: Documento que define y difunde determinada información en forma
resumida.
Disposición final del registro: Es el destino final del registro ya sea eliminación
o pase a archivo histórico.
Documento: Información y su medio de soporte y puede estar en papel, disco
magnético, electrónico u óptico, fotografía, muestra patrón o una combinación de
estas. Por ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, plano,
informe, norma, entre otros.
Documento controlado: Documento que siendo o no generado por Antamina,
es considerado parte del SIG y su administración y manejo está restringido, debe
mantenerse la versión vigente para que cumpla su función.
Documento Externo: Documento que no es generado por Antamina, pero que
por su información específica, es adoptado como parte del sistema de gestión y
debe ser controlado. (Ejemplo: MSDS, manuales de equipos, guías técnicas,
otros.)
Documento Obsoleto: Documento que ha sido reemplazado por una versión
actualizada o no se requiere más para el sistema.
Elaborador: Persona que en base a los requerimientos del presente
procedimiento crea un documento.
Estándar: Documento que establece los parámetros, pautas, patrones y
requisitos mínimos que se deben considerar para realizar una actividad, se
emiten desde un área y es de aplicación transversal para todas las áreas de
Antamina. Responde a las preguntas: Que hacer? Quien lo hará?, Cuando se
hará? Quien es el responsable de hacer el trabajo ¿
Formato: Soporte para el registro y conservación de datos y/o información.
Presenta características determinadas en su estructura, composición y
presentación. Cuando el formato contiene información se convierte en registro.
Guía: Documento que orienta al usuario con información simplificada, en la
manera de realizar una tarea, operar un equipo, ejecutar una actividad o a cerca
de un tema específico.
Información: Datos que poseen un significado.
Instructivo: Serie de instrucciones a seguir de manera clara, detallada y precisa
para llevar a cabo una determinada acción o lograr un objetivo en concreto. Es
más sencillo que un procedimiento.
Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que especifica cómo se
desarrolla el Sistema Integrado de Gestión de una organización.

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Manual: Documento que contiene la descripción detallada de las

consideraciones que debemos observar en el desarrollo de una actividad,
operación o aplicación de una determinada función.
Plan: Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto,
producto, procesos, contrato específico o circunstancia.
Política: Manifiesto de las intenciones y compromisos generales de una
organización relacionadas con su desempeño, expresadas formalmente por la
alta dirección.
Procedimiento General (PR): Documento que da soporte a los estándares y
define el conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la
misma forma para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas
circunstancias. Es de aplicación transversal a la organización. Se manejan
Procedimientos Generales (PR), Procedimientos Operativos de Trabajo (POT) y
Procedimientos Escritos de Trabajo Seguro (PETS).
Procedimientos Escritos de Trabajo Seguro (PETS): Documento que contiene
la descripción específica de la forma como llevar a cabo o desarrollar una tarea
de manera correcta desde el comienzo hasta el final, dividida en un conjunto de
pasos consecutivos o sistemáticos. Resuelve la pregunta: ¡Como hacer el trabajo
/ tarea de manera correcta?
Procedimiento Operativo de Trabajo (POT): Comparte estructura con el
Procedimiento General (PR), la diferencia es que uno es de aplicación
transversal y el otro es de aplicación restringida para los diferentes procesos o
áreas.
Proceso: Conjunto de actividades y /o procedimientos relacionados que
interactúan o tienen un fin en común, los cuales transforman elementos de
entrada en resultados.
Reglas: Son guías que se deberán cumplir siempre, con la finalidad de ser
practicadas por un grupo de personas, sin ninguna excepción, para su
protección individual y colectiva.
Reglamento: Es el conjunto de disposiciones que establecen la aplicación de
una norma a través de los procedimientos y/o prácticas.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
Revisor: Persona que revisa un documento en su forma y contenido, de ser
necesario realiza y sugiere cambios. Puede propiciar una revisión con otras
personas ligadas al proceso.
Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia o la aplicación de un registro
Usuario: Persona o área dentro del alcance de un sistema de gestión que
requiere y utiliza ciertos documentos para realizar su actividad.

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4.3. Control de los Documentos
4.3.1. Niveles de documentos

La documentación tiene los niveles presentados en la siguiente tabla, en
función a su valor en la organización y el sistema. Sólo las posiciones que
figuran en la Tabla No. 1 pueden aprobar estos documentos.
Tabla No. 1
Nivel Documento Revisor Aprobador

Políticas del SIG Presidente, RAD y *Equipo Gerencial Presidente / Gerentes de área
1 Vicepresidente o Gerente de
Políticas de Área Superintendentes de Área / Jefes de Área
Área
2 Manual del SIG RAD / Coordinadores Generales Presidente
Superintendente del área / Gerente del
Estándares de seguridad Gerente de salud y seguridad
Programa de Seguridad y Salud Ocupacional
Estándares de Medio Superintendente del área / Coordinadora del
Gerente de Medio Ambiente
Ambiente Sistema de Gestión Ambiental
Coordinadores Generales / Supervisores
3 Estándares del SIG Presidente/RAD/Gerentes
Sénior /Superintendentes
Estándares de otras
Superintendentes / Jefes / Gerentes Presidente / Vicepresidentes
gerencias
Gerentes / Superintendentes /
Manuales de Áreas Superintendentes / Jefes / Supervisores Senior
Jefes
Supervisores Sénior y/o Superintendentes Jefes / Supervisor Senior /
Procedimientos Generales
Superintendentes / Gerentes
Procedimientos Operativos Jefes / Supervisor Senior /
Supervisores Senior y/o Superintendentes
de Trabajo (POT) Superintendentes / Gerentes
Procedimiento Escrito de Superintendente del área / Gerente del
Gerente del área
4 Trabajo Seguro (PETS) Programa de Seguridad y Salud Industrial
Planes de Gestión/ Plan de
Crisis / Planes de RAD / Gerentes,
Coordinador General / Jefes / Superintendentes
emergencia/ Plan de Vicepresidentes y/o
y/o Gerentes Superintendentes /
Continuidad del negocio / Presidente
Planes de Contingencia
Programas de Gestión Jefes / Superintendentes y/o Gerentes Superintendentes / Gerentes,
Presidente y/o
Mapeo de Proceso (BPM) Supervisor Senior / Jefes y/o Superintendentes Superintendentes y/o
5 Gerentes
Programas / Planes Superintendentes y/o

Supervisor Senior / Jefes y/o Superintendentes
Operativos / Gerentes
Sup. Senior del área y/o Jefes
6 Instructivos / Cartillas Supervisor del área / Supervisor Senior
/ Superintendente
Supervisores / Jefes / Senior /Superintendentes Jefes / Senior
7 Formatos
/ Coordinadores /Superintendentes / Gerentes
* Es revisado por un equipo de gerentes y asesores

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4.3.2. Elaboración o modificación de documentos

Respetando los niveles de la documentación (ver sección 4.3.1, Tabla No. 1), la
persona que identifica la necesidad de elaborar o modificar un documento
eleva su propuesta en forma verbal o escrita a su supervisor inmediato. Éste
evalúa la conveniencia de la propuesta, y con el apoyo de un facilitador del
Sistema Integrado de Gestión, verificará que la propuesta llene algún vacío o
necesidad no detectada con anterioridad.
Evaluada la conveniencia del cambio o la generación de un nuevo documento,
el Supervisor del área – donde se identificó esta necesidad – designará a la
persona que modificará o elaborará el nuevo documento tomando en cuenta
las sugerencias recibidas. Esta persona debe coordinar con la persona que
identificó la necesidad de la elaboración o modificación, con el facilitador de
SIG, si fuera el caso y con los futuros usuarios.
Las modificaciones serán descritas por el revisor del documento en el cuadro
de CONTROL DE CAMBIOS del propio documento, el cual se encuentra
después de la caratula.
Para el caso de los documentos provenientes del laboratorio químico, los
cambios también pueden hacerse a mano, hasta que se edite la nueva versión,
por un plazo máximo de dos meses. La modificación se debe hacer con tinta y
sin borrar el contenido original. El dato original debe mantenerse y marcarse
con una línea transversal. Junto a la marca deben figurar la fecha y las iniciales
de la persona que ha efectuado el cambio. Los cambios pueden escribirse al
margen, donde deben figurar las iniciales del responsable de aprobar y
autorizar dichos cambios.
La revisión y actualización para el caso de los documentos provenientes del
laboratorio químico se realiza, por lo menos, una vez en un periodo de
acreditación. De no existir cambios en la revisión, se registra en el cuadro de
“Control de Cambios”, indicando “No hay cambios en el documento y se
mantiene la versión”.
4.3.3. Estructura de la documentación
Tamaño de papel, tipo y tamaño de letra:

Todos los documentos del se presentan en papel tamaño A4, tipo de letra Arial,
texto en tamaño 11 y Títulos y subtítulos en tamaño 12 en Negritas. Con la
excepción de la Política SSMARC&DH, de Calidad y otras, Guías, Cartillas y
material impreso de difusión.
Políticas:
Debe llevar un título en la parte superior, seguido de un encabezado
introductorio (opcional), el logo de la empresa en la parte superior izquierda (y
el logo del área, si lo tuviera), debajo del Título y a continuación la
manifestación de las intenciones y compromisos generales agrupados en
párrafos en una o dos columnas. En la parte inferior debe llevar la fecha de
aprobación y la firma de la Alta Dirección, del Vicepresidente o del Gerente del
área a la que corresponde la Política. Además puede llevar fotos, diagramas y

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dibujos como complemento. Las medidas para su impresión y publicación son:

70 X 50 cm en material Celtex (tipo foam) o copia en A4.
Documentos en general.-
4.3.3.1. Encabezado:
Todos los documentos de Antamina a excepción de los Estándares y PETS,
incluirán la siguiente información en el contenido del encabezado y deberá ser
incluido en todas las páginas.
TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO

UNIDAD
Código: XXX-YYY-ZZZ- (PR, INS, M, POT, etc) Versión : 0X
MINERA
Area: Página : 1 de X
A. Tipo y Nombre del Documento: Se deberá indicar el tipo y nombre del

documento ya sea un Estándar, Procedimiento, Instructivo, Plan, Programa,
etc.
B. Código: Se ha establecido un código para cada tipo de documento que
constan de 1 a 5 letras. Asimismo se han establecido códigos para cada una
de las vicepresidencias, gerencias y superintendencias, de manera que se
pueda identificar la procedencia de cada tipo de documento. El código de las
vicepresidencias, gerencias y superintendencias puede tener de 3 a 5 dígitos
según la necesidad del área, ver Tabla No. 2.
Tabla No. 2
Codificación de Documentos
TIPO DE
CODIFICACION OBSERVACION
DOCUMENTACION
Políticas del SIG N/A Se identifica por su nombre
XXX: Siglas de la Gerencia
Políticas de Áreas XXX-P01 P: Política
01: Numero correlativo del documento
ANT: Antamina
SIG: Sistema Integrado de Gestión
Manuales del SIG ANT – SIG – M001
M: Manual
YYY: Siglas del Área
Manuales de áreas XXX – YYY –M001
M: Manual
DC: Documento Controlado
00X: Numeración Correlativa asignada a las áreas
que generan estándares
Corporativos 000 – 020
Medio Ambiente 021 – 099
Estándares DC -00X Seguridad Industrial 100 – 199
Salud Ocupacional 200 – 299
Servicios Emergencia 300 – 399
A partir de 400 en orden
correlativo previa consulta
Otras Gerencias con representantes del SIG

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TIPO DE
CODIFICACION OBSERVACION
DOCUMENTACION
YYY: Siglas de la Superintendencia
Procedimientos XXX – YYY – ZZZ- PR001 ZZZ: Siglas del Área
PR: Procedimiento

PETS XXX – YYY – ZZZ - PETS001
ZZZ: Siglas del Área
PETS: Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro
Instructivos XXX – YYY – ZZZ - INS001 ZZZ: Siglas del Área
INS: Instructivo
Planes de Respuesta a PRE: Plan de Respuesta a Emergencia
XXX – PRE -001
Emergencia 001: Numero correspondiente al presente
documento
Planes en General XXX – YYY –PL001
PL: Plan
Programas XXX – YYY –PG001
PG: Programa
Mapeo de Proceso XXX-YYY-ZZZ - MP001 ZZZ: Siglas del Área
MAP: Mapeo
Guías XXX – YYY –G001 YYY: Siglas de la Superintendencia

G: Guía
Cartillas XXX – YYY –C001
C: Cartilla

Reglamento XXX – YYY -RG YYY: Siglas de la Superintendencia
RG: Reglamento
ANT-SIG-001 Corporativos SIG
FR: Formato
Formato YYY: Siglas de la Superintendencia
XXX-YYY-ZZZ - FR001
ZZZ: Siglas del Área
FR: Formato
001: Numero correlativo del formato

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OBS: Las siglas de las vicepresidencias, gerencias, superintendencias y sub áreas se

encuentran en el Anexo: 01, en base al organigrama vigente de Recursos Humanos
C. Versión: Se deberá indicar en qué versión se encuentra el documento

comenzando desde la versión 01 para los documentos que son creados por
primera vez.
D. Fecha de Elaboración: Para la versión 01 se incluirá la fecha de

elaboración del documento, en las posteriores versiones se incluirá en este
punto la fecha de revisión.
E. Página: Incluir el número de pagina del total

En el caso de los PETS el encabezado deberá incluir la siguiente información.
NOMBRE DEL PETS
UNIDAD
Área: XXX-YYY Versión: 0X MINERA
Código: XXX-YYY-ZZZ-PETS001 Página: 1 de X
A. Nombre del Documento: Se deberá indicar el nombre del PETS
B. Área: Se deberá indicar a que área corresponde el PETS creado o

actualizado.
C. Código: El código del documento deberá ser de acuerdo como lo indica la

Tabla N°02. Pudiendo emplear 3 grupos de 3 dígitos si se trata de Gerencia,
Superintendencia y Área o sólo 2 grupos de 3 dígitos si se trata de Gerencia
y Superintendencia.
D. Versión: Se deberá indicar en qué versión se encuentra el documento

comenzando desde la versión 01 para los documentos que son creados por
primera vez.
E. Página: Incluir el número de página del total
4.3.3.2. Cuadro de aprobación del documento

El cuadro de aprobación irá en la parte inferior de la carátula, los revisores y
aprobadores dependerán del tipo de documento que se esté elaborando o
actualizando (ver sección 4.3.1, Tabla No. 1). La elaboración, revisión y
aprobación del documento puede ser realizada por más de una persona, en el
caso de ser más de 5 personas el cuadro de aprobaciones se puede colocar
en forma vertical. Las fechas incluirán el día, mes y año (DD/MM/AA).

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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha de Elaboración: DD/MM/AA Fecha de Revisión: DD/MM/AA Fecha de Aprobación: DD/MM/AA
4.3.3.3. Carátula:
La carátula está estructurada de la siguiente manera:
- Encabezado (Ver capítulo 4.3.3.1 )
- Número de copia controlada y Nombre de la persona y/o área a la que se le
asigna la copia controlada (Esta información se completa solo para copias
físicas de los originales):
- Cuadro de aprobación del documento (Ver capítulo 4.3.3.2 )
- Pie de página: Todos los documentos tendrán como pie de página lo

siguiente:

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4.3.3.4. Contenido de los documentos

Cada tipo de documento deberá cumplir con la siguiente estructura de
contenido:
Estándares: deberán cumplir con la siguiente estructura:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
4. ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR
5. RESPONSABLES
6. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTOS
7. FRECUENCIA DE INSPECCIONES
8. EQUIPO DE TRABAJO
9. REVISIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO
10. ANEXOS

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Procedimientos Generales (PR) y Procedimientos Operativos de Trabajo

(POT): deberán cumplir con la siguiente estructura:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. REFERENCIAS (LEGALES, NORMAS y OTROS)
4. ABREVIATURAS Y/O DEFINICIONES
5. PROCEDIMIENTO
6. RESPONSABILIDADES
7. REGISTROS
8. ANEXOS
Instructivos: deberán cumplir con la siguiente estructura:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. ABREVIATURAS Y/O DEFINICIONES (Opcional)
4. INSTRUCTIVO (Secuencia de pasos)
5. REGISTROS
Procedimientos de PPL: deberán cumplir con la siguiente estructura (Para

cumplir un requerimiento de la norma ISO 9001):
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
4. ABREVIATURAS Y/O DEFINICIONES
5. INFRAESTRUCTURA
6. AMBIENTE DE TRABAJO
7. PROCEDIMIENTO
9. REGISTROS
10. ANEXOS
Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro (PETS): deberán cumplir con la

siguiente estructura:
1. PERSONAL
2. EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL
3. EQUIPOS/HERRAMIENTAS/MATERIALES
4. PROCEDIMIENTO
5. RESTRICCIONES
4.3.3.5. RESTRICCIONES
Para el caso del Plan de Respuesta a Emergencias, el contenido deberá cumplir

con la estructura establecida en el D.S 055 – 2010 – EM, la misma que esta
referenciada en la Guia para la Elaboración de Planes de Respuesta a

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Emergencias (GSSL-SEM-G001). En el caso de otro tipo de planes y programas

el contenido dependerá de su uso y la normativa aplicable.
El Manual del Sistema Integrado de Gestión preferentemente presentará un

contenido similar a los capítulos de la norma ISO 9001 incluyendo los
requerimientos de la ISO 14001 y OHSAS 18001 en los capítulos que
corresponda. En el caso del Manual del Sistema de Gestión de Calidad del
Laboratorio el contenido será similar a los capítulos de la norma ISO/IEC 17025.
En el caso que las áreas requieran elaborar un documento cuya estructura no

está mencionada en el presente estándar, el área usuaria definirá la estructura
según sean sus requerimientos con el Encargado del Control de Documentos de
su área.
4.3.3.6. Control de cambios del documento

En la segunda página del documento, en el CUADRO DE CONTROL DE
CAMBIOS, se colocan los cambios realizados al documento con respecto a la
versión anterior. En caso se trate de la primera versión, no se completa este
campo.
4.3.4. Revisión y aprobación del documento

Una vez elaborado el documento, éste debe ser enviado al responsable de la
revisión de acuerdo a la Tabla No. 1.
La revisión consiste en determinar si el documento cumple con los requisitos
para el cual fue creado y si satisface las necesidades de los usuarios a quienes
va dirigido en lo que respecta a lógica, claridad y objetividad.
Finalizada la revisión, se elevará el documento para su aprobación según lo
indicado en la Tabla No. 1. Aquellos documentos que son de cumplimiento
legal deberán estar firmados, los otros documentos pueden estar firmados o
tener una constancia de su aprobación.
4.3.5. Edición final del documento

De ser aprobado el documento, los Encargados del Control de Documentos de
las áreas lo archivan en sus carpetas revisando que cumpla con los siguientes
requisitos:
a) Formato adecuado al tipo de documento.
b) Código, de acuerdo al Anexo No. 1 del presente procedimiento.
c) Versión; si es la primera versión, será ‘Versión: 01’.
d) Numeración de páginas.
e) Fecha de aprobación y/o Firma de aprobador
f) Identificación de los cambios
Cumplido esto, el documento queda listo para su utilización y publicación en el
portal de Intranet.

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La documentación controlada de Compañía Minera Antamina es comunicada a

las diferentes áreas de la empresa por el RAD, los Coordinadores Generales o
los Encargados del Control de Documentos dependiendo del tipo de
documento, según corresponda.
Los Encargados del Control de Documentos de cada área deben elaborar la
Lista Maestra de Documentos en el Formato ANT-SIG-FR001 “Lista Maestra
de Documentos”.
4.3.6. Acceso a los Documentos

Los documentos y formatos están disponibles en el espacio virtual (portal de
Intranet) de Compañía Minera Antamina S.A. con acceso a “sólo lectura”.
Todos los documentos que requieran ser distribuidos en forma física, serán
registrados en la “Lista de distribución de documentos” ANT-SIG.FR003 con el
No. de copia respectiva y el área a quien se le hace la entrega. Todos aquellos
documentos que sean solicitados por los Socios Estratégicos, también serán
controlados mediante Lista de Distribución, a través de los Coordinadores de
área. De preferencia los documentos se manejaran de manera electrónica a fin
de reducir las impresiones.
El acceso a los documentos se realiza por medio electrónico tomando en

cuenta lo siguiente:
 Los Encargados del Control de Documentos de cada área son los
responsables de administrar la documentación de su área, conocer la
documentación y su ubicación en el Portal de Intranet.
 El Coordinador del SIG del área es el responsable de solicitar a sus
respectivos Facilitadores que archiven y actualicen la documentación en
el Portal de Intranet de Compañía Minera Antamina S.A.
 Una vez cargados los documentos en la Intranet, el Encargado del
Control de Documentos del área, es responsable de comunicar
mediante correo electrónico a sus respectivas áreas de la inclusión de
nuevos documentos, de la actualización de los mismos, indicando los
cambios del documento o la eliminación de los documentos.
 Cuando la versión creada o actualizada reemplaza una versión anterior,
se debe guardar la versión anterior en el archivo histórico.
 Si personal externo a Antamina (Socios estratégicos o partes
interesadas) solicitaran entrega de copias impresas y/o digital de los
documentos de la organización, esta se realizará de acuerdo a lo
establecido en la Política de Confidencialidad de Información
Corporativa.
4.3.7. Identificación y Control de documentos externos

Los documentos externos son identificados como tales por cada área. Estos
documentos también deben ser incluidos en el Formato ANT-SIG-FR001 “Lista
Maestra de Documentos”.

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Ante un cambio, se debe retirar la versión obsoleta y reemplazarla por la

versión actualizada; además de actualizar la lista del formato ANT-SIG-FR001
“Lista de distribución de documentos”. No se requiere guardar las versiones
obsoletas de estos documentos.
4.4. Control de Registros
4.4.1. Generación
Los registros son generados por la(s) persona(s) que realiza(n) la actividad en
los formatos definidos.
Los formatos deberán contener la versión y fecha de aprobación en el pie de
página.
En el caso de los registros técnicos del laboratorio químico, las observaciones,
datos y cálculos deben registrarse en el momento de hacerlos y deben poder
ser relacionados con la operación en cuestión. Asimismo, en caso de errores
en los registros, debe hacerse a mano y con tinta sin borrar el contenido
original. El dato original debe mantenerse y marcarse con una línea transversal.
Junto a la marca deben figurar las iniciales de la persona que ha efectuado el
cambio. Los cambios pueden escribirse al margen, donde deben figurar las
iniciales del responsable de aprobar y autorizar dichos cambios.
La corrección de registros técnicos electrónicos del laboratorio químico será
hecha solo por las personas autorizadas de emitir dichos registros. Con el fin
de preservar los datos de los registros originales, se deberá guardar una nueva
copia del archivo existente con el mismo nombre, pero con la denominación
apropiada adicional que permita su identificación (Por ejemplo: “CORREGIDO”)
y la trazabilidad con el registro reemplazado.
4.4.2. Almacenamiento y protección de los registros

Los registros son archivados, conservados y protegidos en cada área, en copia
dura y/o archivo electrónico (el que se considere más conveniente). El acceso a
los registros archivados en cada área será determinado por el Encargado del
Control de Documentos.
Los registros serán conservados protegidos del sol, de la humedad, de
animales e insectos.
La protección de los registros electrónicos se realiza diariamente a través de
Backups por el encargado de la Gerencia de Sistemas, Telecomunicaciones y
Control de Procesos, para ello cuenta con un Procedimiento de Back up y
restauración, el cual se encuentra en la Intranet.
Identificación de Registros
Para la identificación de los Registros, estos deben llevar título, fecha de
aprobación, código y de ser necesario algún dato complementario, de manera

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que sean trazables. Estos registros deben ser incluidos por el Coordinador del
SIG del área en el Formato ANT-SIG-FR002 “Lista Maestra de Registros”.
4.4.3. Tiempo de Conservación de los Registros

Cada Encargado del Control de Documentos de cada área, elabora y debe
mantener actualizado el formato ANT-SIG-FR002 “Lista Maestra de registros”,
donde se detallan: el área, nombre del registro, responsable del archivo, tiempo
de conservación, disposición final.
El tiempo de conservación de los registros depende de la necesidad de su uso
y debe ser definido por el usuario o el responsable del área de acuerdo a las
necesidades y regulaciones (normas) existentes.
4.4.4. Disposición final de los Registros

La disposición final de los registros se realiza luego que se haya cumplido el
tiempo de conservación establecido en el Formato ANT-SIG-FR002 “Lista
Maestra de Registros”. Una vez cumplido este tiempo, el responsable de su
conservación procederá a eliminarlos o pasarlos a un archivo histórico, según
se indique en el mencionado formato.
5.1 Elaboradores:
Elaborar los documentos de acuerdo a los requerimientos establecidos y definidos;
cumplir y hacer cumplir lo establecido en el presente procedimiento y participar en la
revisión de la documentación de los Sistemas de Gestión de Antamina.
5.2 Personal en general:

Los trabajadores de Antamina y Socios Estratégicos deben asegurarse mediante
comunicación directa con su supervisor, si el documento en uso corresponde a la
versión actualizada en Intranet.
5.3 Encargado del Control de Documentos

Deberán asegurarse que los documentos, que maneja el área a la que pertenece
estén actualizados y sean la última versión disponible en Intranet. Se encargan de
archivar, conservar, mantener y disponer los documentos y registros, informar
oportunamente al Coordinador del SIG o al RAD de la existencia y/o generación o
eliminación de los registros de su área.
6. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTOS
 Formato ANT-SIG-FR001 “Lista maestra de documentos”.
 Formato ANT-SIG-FR002 “Lista maestra de registros”
 Formato ANT-SIG-FR003 “Lista de distribución de documentos”

en Intranet
REGISTROS
Compañía
Antamina S.A.
Estos formatos se encuentran en el portal de Intranet en la pestaña del SIG, Formatos

del SIG.
7. FRECUENCIA DE INSPECCIONES (REVISIONES)

La frecuencia de revisión de los documentos dependerá de su uso y de las
necesidades que las circunstancias exijan, los documentos vigentes se encuentran
en el portal de la Intranet.
8. EQUIPO DE TRABAJO
Todo personal que trabaja para Compañía Minera Antamina incluyendo SSEE
9. REVISION Y MEJORAMIENTO CONTINUO
N° Revisión Fecha de Aprobación
01 16/08/2012
02 22/10/2012
03 13/11/2012
04 15/05/2013
05 19/06/2014
06 04/02/2015
07 04/06/2015
08 12/08/2015
10. ANEXOS
Anexo No. 1: Código de las Vice presidencias, Gerencias, Superintendencias y

Sub áreas. Publicado en el Portal de Intranet

en Intranet

Control de documentos y registros

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ESTANDAR DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y

ORIGINAL FIRMADO EN OFICINAS DEL SIG

CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS

Cambios en el presente documento desde la última revisión

 Se reemplazó la palabra Contenido de la tercera página por INDICE / CONTENIDO.

1. OBJETIVOS ................................................................................................................. 4

2. ALCANCE .................................................................................................................... 4

3. REFERENCIAS LEGALES Y/O OTRAS NORMAS ............................................. 4

4. ESPECIFICACIONES ................................................................................................ 4

5. RESPONSABILIDADES .......................................................................................... 17

6. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTOS ................................................. 17

7. FRECUENCIA DE INSPECCIONES...................................................................... 18

8. EQUIPO DE TRABAJO ........................................................................................... 18

9. REVISION Y MEJORAMIENTO CONTINUO ....................................................... 18

10. ANEXOS ................................................................................................................. 18

El presente procedimiento tiene como objetivo establecer las pautas y requerimientos

3. REFERENCIAS LEGALES Y/O OTRAS NORMAS

 Decreto Supremo que aprueba el Reglamento de Seguridad y Salud

4. ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR

SIG: Sistema Integrado de Gestión.

RAD: Representante de la Alta Dirección

SSMARC&DH: Salud y Seguridad Industrial, Medio Ambiente, Relaciones

MSDS: Material Safety Data Sheet (Hoja de Datos de Seguridad de

Manual: Documento que contiene la descripción detallada de las

4.3. Control de los Documentos

4.3.1. Niveles de documentos

Nivel Documento Revisor Aprobador

Programas / Planes Superintendentes y/o

4.3.2. Elaboración o modificación de documentos

4.3.3. Estructura de la documentación

Tamaño de papel, tipo y tamaño de letra:

dibujos como complemento. Las medidas para su impresión y publicación son:

TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO

A. Tipo y Nombre del Documento: Se deberá indicar el tipo y nombre del

XXX: Siglas de la Gerencia

Guías XXX – YYY –G001 YYY: Siglas de la Superintendencia

XXX: Siglas de la Gerencia

OBS: Las siglas de las vicepresidencias, gerencias, superintendencias y sub áreas se

C. Versión: Se deberá indicar en qué versión se encuentra el documento

D. Fecha de Elaboración: Para la versión 01 se incluirá la fecha de

E. Página: Incluir el número de pagina del total

A. Nombre del Documento: Se deberá indicar el nombre del PETS

B. Área: Se deberá indicar a que área corresponde el PETS creado o

C. Código: El código del documento deberá ser de acuerdo como lo indica la

D. Versión: Se deberá indicar en qué versión se encuentra el documento

E. Página: Incluir el número de página del total

4.3.3.2. Cuadro de aprobación del documento

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Fecha de Elaboración: DD/MM/AA Fecha de Revisión: DD/MM/AA Fecha de Aprobación: DD/MM/AA

- Cuadro de aprobación del documento (Ver capítulo 4.3.3.2 )

- Pie de página: Todos los documentos tendrán como pie de página lo

Una vez impreso este documento, se convierte en copia no controlada. Verificar su vigencia

4.3.3.4. Contenido de los documentos

Estándares: deberán cumplir con la siguiente estructura:

Procedimientos Generales (PR) y Procedimientos Operativos de Trabajo

Instructivos: deberán cumplir con la siguiente estructura:

Procedimientos de PPL: deberán cumplir con la siguiente estructura (Para

Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro (PETS): deberán cumplir con la

Para el caso del Plan de Respuesta a Emergencias, el contenido deberá cumplir

Emergencias (GSSL-SEM-G001). En el caso de otro tipo de planes y programas

El Manual del Sistema Integrado de Gestión preferentemente presentará un

En el caso que las áreas requieran elaborar un documento cuya estructura no