PROCEDIMIENTO PARA D-09

ELABORACIÓN Y CONTROL DE 01/06/2019

DOCUMENTOS Y REGISTROS VERSIÓN 1

1. OBJETIVO: Establecer la metodología para el control de los documentos del

Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo de OCG ASCENSORES.
Definiendo criterios para la elaboración, revisión, modificación y aprobación de los
documentos; así mismo, establecer la metodología para la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención, disposición y control de
los registros.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para toda la documentación del Sistema de

gestión de seguridad y salud en el trabajo de OCG ASCENSORES.

3. DEFINICIONES:

 DOCUMENTO CONTROLADO: Aquel que requiere actualización cada vez que

sufra modificaciones.

 DOCUMENTO NO CONTROLADO: Aquel que no requiere actualización cada

vez que sufra modificaciones.

 DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel que ha perdido vigencia.

 DOCUMENTO: Es la información y su medio de soporte.

 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de las actividades desempeñadas.

 ARCHIVO DE GESTIÓN: Es un archivo en el cual permanecen los documentos

generados en los procesos de gestión durante la ejecución de un proyecto o
proceso, el cual una vez terminado el proyecto o cumplido el tiempo de
conservación en este archivo pasara a su disposición final.

 ARCHIVO INACTIVO: A este archivo se remite el documento y se conserva

según el valor histórico, cultural e investigativo que posea para la empresa, esta
documentación posee baja consulta.

 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Recepción o generación de documentos.

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 RECUPERACIÓN: Corresponde a la recolección y clasificación de los registros,

incluyendo las actividades necesarias para obtener nuevamente la información
en caso de deterioro, pérdida o daño.

 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de las actividades desempeñadas.

4. RESPONSABLE

Líder del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

El líder del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo se encarga de

establecer las disposiciones de este procedimiento y garantizar su cumplimiento y los
colaboradores de la empresa se encargarán de ejecutar los lineamientos descritos en el
documento.

5. CONDICIONES GENERALES

Los formatos y procedimientos del sistema integral de Gestión deberán llevar un

encabezado de la siguiente manera.

NOTA: Pueden existir algunos documentos que por su carácter o forma no lleven este
encabezado, sin embargo, si serán identificados con su código y versión para evitar el
uso erróneo de documentos

CODIGO
Logo NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA
VERSIÓN

El control de cambios se llevará en el formato F-01 Listado maestro de documentos y

registros

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La documentación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de OCG

ASCENSORES Estará clasificada y codificada así:

Codificación por tipo de documento

Manuales, Procedimientos, Políticas, Documento diferentes a los anteriores: D

Programas, formatos: F

La codificación estará establecida por el código del documento y un consecutivo.

 La documentación del Sistema integral de Gestión, se realizará en medio

magnético y/o físico. El control de la documentación en medio físico se realizará
conforme se dispone en este documento para la elaboración, revisión,
aprobación, de documentos, archivo de formatos y registros.

 En cuanto a la documentación en medio magnético se conservará en registros

electrónicos con acceso para consulta, aprobación, revisión y modificación,
administrados por el Líder del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo.

6. DESCRIPCIÓN.

6.1 Crear, modificar o eliminar un documento.

Cuando se identifique la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento del

Sistema SG-SST, a partir de requerimientos de un empleado, auditorías internas,
cambios en procedimientos, introducción de tecnología, cambio de legislación u
otros, quien identifica la necesidad lo comunica de manera verbal o escrita al líder
del sistema de gestión, quién con el líder de proceso o gerente de la empresa define
la viabilidad de la creación, modificación o eliminación del documento y el
responsable de realizarlos.

6.2. Revisión y Aprobación de cambios en los Documentos.

Una vez llevada a cabo la creación o modificación del documento, es revisado por el
líder del sistema SG-SST, quien verifica que se ajusta a las directrices del Sistema, y a
las normas técnicas y legales que apliquen.

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Si el líder del sistema SG-SST está de acuerdo con la creación, modificación del
documento, se genera el cambio de versión o del documento, la aprobación puede ser
verbal o escrita según lo amerite el caso.

Si dentro de la revisión se identifica que requiere nuevos ajustes, se devuelve al

encargado de las modificaciones o creación para que sean realizadas y finalmente se
pueda aprobar.

Una vez aprobada la creación o modificación de un documento, este debe quedar

referenciado en F-01 Listado maestro de documentos y registros; generando la
información de los cambios efectuados al documento.

Cuando se proponga la eliminación, deberá ser aprobado por el Líder del SG-SST
quien lo excluirá del listado maestro de documentos. En caso de no aprobar la
exclusión, se informará al encargado del proceso dicha decisión.

6.3. Publicar los documentos del sistema integral de Gestión.

Una vez que ha sido aprobado el nuevo documento o una modificación a un documento
el líder del sistema de gestión SG-SST deberá dejarlo disponible para su uso,
informando a quien sea necesario para cumplir tal fin.
Cuando el documento es modificado, este debe salir de la carpeta electrónica del
sistema de gestión y se debe enviar a la carpeta electrónica de documentos obsoletos,
cuando son documentos en Word deben marcarse dentro del mismo documento debajo
del encabezado con color rojo en negrilla OBSOLETO y si son en Excel, power point u
otro se colocará al inicio del titulo del documento OBSOLETO.
Para el documento eliminado también se debe sacar de la carpeta del sistema de
gestión y enviarlo a la carpeta de obsoleto.

La divulgación se podrá realizar por medio de capacitaciones, boletines o medio

electrónico, dando la posibilidad de hacer observaciones frente a estos.

6.4. Realizar el control de los documentos externos.

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Los documentos emitidos por entes externos, que sean requeridos para la ejecución de
actividades que afectan la calidad o seguridad del servicio que se presta, serán
controlados a través del listado maestro de documentos externos F-02.

6.5. Realizar el control de los registros del sistema de gestión de seguridad y

salud en el trabajo

Los registros son un tipo especial de documentos, para estos se establecen

disposiciones similares de acuerdo al presente procedimiento de control de documentos
y registros, los documentos tienen una disposición especifica como registro en el
momento que empiezan a relacionar información histórica de las actividades de los
procesos en que sean aplicados. Todos los registros del Sistema Integral de Gestión
son legibles y almacenados de tal manera que se conservan y consulten con facilidad;
los medios utilizados para la realización de los registros son: registros en medio
magnético (generados por base de datos) o impresos y en algunos casos, ambos.

Los formatos sin diligenciar se controlan como documentos, una vez llenos son
controlados de acuerdo a las disposiciones estipuladas a continuación como registros.

6.5.1. Revisión y aprobación

De acuerdo al tipo de registro y al tipo de información que manejen (confidencialidad,

contable, revisión por la dirección, aprobación de presupuestos, entre otros), se puede
requerir una revisión y aprobación específica por la persona competente para tal fin.
Dicha especificación debe quedar establecida en el procedimiento o en las directrices
de la compañía en el cual se determina el uso del registro.

6.5.2. Identificación

Los registros del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo se identifican

por el nombre, el cual debe tener relación directa con el contenido del registro, con el
código y versión (como mínimo), fecha de vigencia o actualización y se relacionan en el
F-01 Listado maestro de documentos y registros.

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6.5.3. Almacenamiento

El sitio para almacenar los registros, debe tener las siguientes características:

 Amplitud: De tal forma que cuando se necesite algún registro se pueda buscar
sin ninguna incomodidad.

 Seco y sin humedad: para que los registros que se encuentren en copia física y
en medios magnéticos, no se deterioren y aquellos que se encuentren por alguna
razón en papel de fax se deben fotocopiar.

 Estantes o Muebles: se requiere para archivar los registros activos en forma

ordenada y bien organizada.

Los registros del sistema generados por la empresa son almacenados en los sitios
designados por los mismos, de tal forma que pueden ser consultados con facilidad,
identificando quien los origina, quien los usa y quien los archiva.

Cuando el almacenamiento se realiza en medio magnético o en un PC de la persona

encargada de su control, se debe asegurar de mantener las copias respectivas, y de
archivarlas en una carpeta plenamente identificable, además en el listado maestro de
registros debe especificarse la ruta de acceso al mismo.

6.5.4. Lugar de Archivo

Los registros se almacenarán en los sitios establecidos en el F-01 Listado Maestro de

documentos y registros según el caso, de acuerdo al área que los generó.

6.5.5. Clasificación

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Los registros se clasificarán en la forma establecida en el F-01 Listado Maestro de

Documentos y Registros, de acuerdo a los siguientes criterios: cronológica ascendente,
consecutivo del número, fecha, equipo, proyecto, entre otros establecidos para tal fin.

6.5.6. Protección

Los registros magnéticos se les hacen una copia de respaldo de acuerdo al periodo
establecido en el Listado Maestro de registros.

En cuanto a los registros que se encuentran en copia física (papel) se guardan en

medios apropiados (Ejemplo: carpetas, legajadores, AZ, etc.) para evitar que los
registros se deterioren y se doblen o se rompan por algún motivo.

6.5.7. Recuperación

Para el acceso a los registros, los dueños de proceso, coordinadores de área,

directores de proyecto o los responsables de generarlos, son los encargados de
clasificarlos y para ello deben tener en cuenta que:

 Los Confidenciales: Tienen acceso restringido y para poder disponer de estos

registros, los responsables serán los que autoricen su disposición.

 Los de Libre Acceso: No tienen restricción alguna y son responsabilidad de la

persona que los esté utilizando.

También se tendrá en cuenta los siguientes criterios: cronológica ascendente,

consecutivo del número, fecha, equipo, entre otros establecidos para tal fin.

En caso que el registro tenga cualquier demora para ser incorporado en el archivo, se
debe notificar por escrito explicando el porqué de dicha demora.

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6.5.8. Tiempo de Retención

La retención de los registros, está definida por la organización, de acuerdo a su tipo

(legales, contractuales, financieros, etc.) y según los criterios manejados por la
legislación pertinente.

Los documentos y registros que se encuentran descritos en el artículo 2.2.4.6.13 del

decreto 1072 de 2015, deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20)
años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con
la empresa, por lo cual estos documentos se deben almacenar de manera adecuada:

1. Los resultados de los perfiles., epidemiológicos de salud de los trabajadores, así

como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro
2. Cuando el contrato con el cliente exija un médico especialista en áreas afines a la
seguridad y salud en el trabajo "los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de
egreso, así como los resultados de los exámenes complementarios tales como
paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirómetros, radiografías
de tórax y en general, las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia
la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del
médico correspondiente;
3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado
de los programas de. Vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud
en el trabajo;
4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en
seguridad y salud en el trabajo;
5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

6.5.9. Disposición final

Cumplido el tiempo de retención se dispone de los registros en archivo inactivo o

destrucción, de acuerdo a las políticas generadas por la empresa para el manejo de
documentos teniendo en cuenta la legislación pertinente.

6.5.10. Legibilidad

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Los dueños de proceso, coordinadores de área o los encargados de generarlos, son

responsables de mantener al día los registros, que se encuentren en el sitio indicado
para el archivo y que estén en condiciones aceptables de legibilidad y consulta.

6.5.11. Registros del Cliente

Los registros originados o suministrados por el cliente, deben pertenecer al listado

maestro de registros del proyecto, y su almacenamiento, clasificación, protección,
recuperación, tiempo de retención, disposición y legibilidad, debe ceñirse a lo
establecido en este procedimiento.

Cuando el cliente solicite el uso de los formatos de su sistema de gestión serán los
manejados internamente por la organización y se controlaran de igual forma.

La identificación de los registros externos se realiza según sea el diseño de los mismos,
para lo cual se debe referenciar, en el listado maestro de registros externos, la
información para su identificación ya sea por el nombre del registro, el consecutivo,
fecha, versión, entre otros.