PR-GQ-01 Procedimiento Control de Documentos y Registros V05

Código PR-GQ-01
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Versión 05

DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha 03-Nov-2014
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1. OBJETIVO
Definir la metodología para la elaboración, revisión, aprobación, actualización, eliminación,

divulgación, identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención, disposición y
control de todos los documentos y registros que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos y registros de los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión
de Calidad de HSC, de origen interno y externo.
El procedimiento comprende desde la detección de necesidades de documentación, hasta la
respectiva divulgación de estos y disposición final de los registros.
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
- NTC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de Calidad:

4.2.3 Control de los Documentos
4.2.4 Control de los Registros
4. RESPONSABLES
- Jefe de Calidad y SST: Controlar los documentos y registros requeridos por el Sistema de Gestión
de Calidad, de acuerdo a lo establecido en este procedimiento.
- Coordinador de Sistemas: Responsable de administrar el software SYNERGY y de realizar los

back-up.
5. DEFINICIONES
- Archivo: Acción o destino físico donde se guardan los documentos de calidad.

- Custodia: Forma de salvaguardar los documentos de calidad.
- Documento externo: Documento que describe información emitida por entidades externas. Son
inmodificables y sólo podemos controlar su identificación y distribución.
- Recuperación: Metodología utilizada para el recobro de la información documental del Sistema de
Gestión de la Calidad.
- SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
- Back Up: Copias de seguridad, utilizadas para salvaguardar la información.
6. CONDICIONES GENERALES
6.1. Control De Documentos
6.1.1.El control de la documentación se realiza a través del software SYNERGY, en este se

encuentra disponible para consulta, toda la documentación del SGC. Todo el personal puede
acceder a través de Internet ingresando con el usuario y la clave asignada a cada proceso.
El administrador del software de todo lo relacionado con la documentación del SGC en HSC
Ingeniería de Sistemas Hidráulicos es el Coordinador de Sistemas y el Jefe de Calidad y SST.
“La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través de SYNERGY. La copia o impresión diferente a la publicada, será
considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de HSC Ingeniería de Sistemas Hidráulicos”
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6.1.2.La solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos se puede realizar mediante

correo electrónico, sin embargo no es de estricto cumplimiento pues las modificaciones o
justificaciones quedaran registrados en el control de cambios de cada documento o en el
Listado Maestro de Documentos Internos para los formatos. La creación o actualización de la
documentación, se divulga mediante envío de correos electrónicos al personal correspondiente
y/o por medio de socialización.
6.1.3.Todos los documentos publicados en el software SYNERGY de tipo: caracterizaciones,

documentos, instructivos, manuales y procedimientos son de lectura y cualquier impresión o
salvación en otro medio, constituyen copias no controladas, quedando bajo la responsabilidad
de su manejo a la persona que lo imprimió. Se recomienda consultar siempre las versiones
vigentes en el software SYNERGY. Estos documentos se cargaran el formato pdf para evitar su
modificación.
6.1.4.Toda la documentación codificada bajo: CA, DO, IN, MA y PR deberán incluir como pie de
página el siguiente texto:
6.1.5.Un documento se considera obsoleto a partir del momento en que se cargue la nueva versión
en el software SYNERGY. Los documentos obsoletos serán eliminados, sin necesidad de
conservar copias de los mismos, dado que todo cambio se encuentra en el control de cambios
de cada documento o en el Listado Maestro de Documentos Internos para los formatos, sin
embargo el software permite visualizar al administrador la versión anterior del documento que
se ha actualizado. Bajo ningún motivo o circunstancia se utilizarán documentos obsoletos.
6.1.6.El proceso de Gestión de Calidad mantendrá disponible para consulta, la documentación

vigente del SGC, cuando no haya disponibilidad de acceso al software SYNERGY.
6.1.7.Los cambios de versión los define el Líder de Calidad dependiendo de los cambios realizados.
6.1.8.El FO-GQ-04 Listado Maestro de Documentos Internos y/o FO-GQ-06 Listado Maestro de
Registros será actualizado por el Líder de Calidad cuando se apruebe un documento o con la
información suministrada por los responsables de procesos en caso de los registros.
6.1.9.Las actividades de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad deben redactarse en
verbo infinitivo, de forma clara y concisa. Se sugiere emplear para todos los documentos papel
tamaño carta, letra tipo “Arial” y justificar los textos.
6.1.10. Todo documento debe ser comprensible por cualquier persona de la organización, para lo cual
se debe evitar utilizar términos en otro idioma o abreviatura. En caso de emplear palabras
técnicas o especializadas deben quedar registradas en el numeral 5. DEFINICIONES de cada
documento.
6.1.11. Aun cuando se ha establecido la estructura de los documentos, la forma de estos puede variar
dependiendo de la necesidad y de la complejidad del proceso que se documente. (Se pueden
usar fotos, diagrama de flujo, texto explicativo o la combinación de estos).
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6.1.12. Los documentos tanto físicos como magnéticos pueden tener en su contenido casillas o
campos para las firmas, éstas pueden ser originales o digitales. Las firmas digitales aparecen
en el documento FO-GQ-09 Digitalización De Firmas.
6.1.13. El Jefe de Calidad y SST, lleva registro de los documentos externos a través del FO-GQ-05
Listado Maestro De Documentos Externos, y su identificación se hará con el nombre completo
del documento, la fecha de vigencia y/o número de identificación.
6.1.14. Todo documento generado al interior de la empresa se considera propiedad de HSC

INGENIERÍA DE SISTEMAS HIDRÁULICOS S.A.S.
6.1.15. Etapas de Control
Etapa Responsable Observaciones

Realizar la propuesta del documento o actualización
requerida, teniendo en cuenta, entre otros aspectos,
Elaboración o Responsables de
resultados de auditorías internas y externas, cambios en la
Modificación procesos
ejecución de las actividades y/o métodos de trabajo de los
procesos, acciones correctivas, preventivas o de mejora.
Jefe de Calidad y SST
Revisión del contenido y de la estructura general del
Revisión Responsables de
documento validando que sea acorde a los requerimientos.
procesos
Edición final del documento verificando que cumpla con los
lineamientos establecidos en el PR-GQ-01 Procedimiento
Edición y
Jefe de Calidad y SST Control de Documentos y Registros.
codificación
A su vez se corrobora el código del documento de acuerdo al
proceso al que pertenece.
La aprobación se puede realizar a través de:
Gerente General - Software SYNERGY
Aprobación
Presidente - Correo electrónico
- Firma de aprobación del documento
La divulgación se puede realizar a través de:
Publicación y - Correo electrónico
Jefe de Calidad y SST
Divulgación - Comunicación escrita
- Reuniones
6.2. Control De Registros
Todos los registros del Sistema de Gestión Calidad de HSC INGENIERÍA DE SISTEMAS
HIDRÁULICOS S.A.S., cumplen con las siguientes etapas:
6.2.1. Identificación
Los registros de las Acciones y No conformidades generadas dentro del Sistema de Gestión de
Calidad, se identificaran con un número consecutivo, éste número podrá llevarse por el total de
las acciones o puede ser llevado por cada tipo de acción (Preventivas, Correctivas y/o Mejora),
el mecanismo utilizado es de libre escogencia del responsable de proceso, sin embargo el
seguimiento y control es responsabilidad del Jefe de Calidad y SST.
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Los registros externos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad, serán controlados e
identificados dentro del FO-GQ-06 Listado Maestro de Registros, donde se define: Titulo del
registro, proceso al cual pertenece el registro dando como responsabilidad de la custodia a
dicho proceso, el tipo de archivo y de almacenamiento, sitio de archivo, acceso, tiempo de
retención y disposición final.
Nota: Los registros pueden contener las firmas originales o digitales de los responsables si es necesario, es decir, si el formato en
su contenido lleva campos o casillas para que allí se consignen firmas, éstas podrán ser digitales u originales
6.2.2. Legibilidad
Para mantener la legibilidad de los registros que genera el Sistema de Gestión de Calidad se
tienen en cuenta los siguientes aspectos:
- No se diligencian a lápiz.
- Permanecen libres de tachones.
6.2.3. Almacenamiento y protección
Para almacenar y conservar los registros de calidad se tienen en cuenta los siguientes
aspectos:
- Se almacenan en medio físico: carpetas, legajadores, A-Z o en medio magnético.
- Se utilizan en lugares secos y libres de humedad.
- Se guardan en archivadores, escritorios, computadores.
- Se prohíbe retirarlos de la Empresa, sin previa autorización.
El usuario del registro es el responsable de su conservación y almacenamiento (sitio de archivo)

de acuerdo a lo establecido en el FO-GQ-06 Listado maestro de registros.
Por lo anterior, cada responsable de proceso debe verificar que se cumplan las condiciones de
disposición final.
6.2.4. Recuperación
Las carpetas que contienen registros de calidad se organizan según criterio del responsable de
la información, así:
- Orden alfabético.
- Orden numérico.
- Cronológicamente.
- Por procesos.
- Por área y/o servicios.
- Back-up
El mecanismo para llevar a cabo el Back-Up de la información que se registre en todos los
computadores de propiedad y uso de la empresa se realiza en el servidor, la actividad de hacer
el Back-Up queda bajo la responsabilidad y custodia del Analista de Sistemas, la actividad de
hacer el Back-up se debe realizar diariamente en horas de la mañana, sus registros quedan
guardados en un disco duro individual del servidor, es decir, el disco duro está separado de las
unidades compartidas.
Aunque se hace el Back-up diariamente, los registros de la información se obtienen de los

últimos tres (3) días a la realización del último back-up, esto con el ánimo de depurar gran
cantidad de información almacenada y generar espacio en el disco duro.
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La identificación de la información almacenada, es generada directamente por el sistema, es

decir, al momento de realizar la copia (Back-up) automáticamente se registra la hora y fecha en
que se generó dicha copia.
6.2.5. Tiempo de retención
El tiempo de retención o de almacenamiento de los registros del Sistema de Gestión de Calidad

se encuentra definido en el FO-GQ-06 Listado Maestro de Registros.
6.2.6. Disposición de los registros
En el FO-GQ-06 Listado Maestro de Registros, se define qué hacer con estos soportes al
finalizar el tiempo de retención, por lo cual se procede según la disposición ahí establecida.
Para la disposición de los registros se utilizan diferentes mecanismos así:

Destruir después de cumplir su tiempo de retención, siempre y cuando así se establezca, el
mecanismo de destrucción de éstos se debe hacer mediante rasgadura y se deben depositar en
el cesto de la basura para así evitar que sean utilizados indebidamente.
Otro mecanismo para la disposición de los registros es mediante el Reciclaje, es decir, después
de que el registro cumple su tiempo de retención, éste podrá ser reutilizado por el respaldo a
manera de reciclar.
Los registros que sean diligenciados y tratados mediante la plataforma SYNERGY, podrán ser
identificados mediante el Nombre del formato y/o el Código del mismo, para la identificación se
pude presentar algunas de los dos opciones ya que la plataforma tiene restricción en el número
de caracteres. Los cambios o justificaciones quedaran registrados en el Listado Maestro de
Documentos Internos para los formatos.
Los registros del SGC deben ser legibles y almacenados de forma que se conserven y
consulten con facilidad.
Los formatos deben agregarle valor a las actividades de los procesos del SGC de la
organización, mediante la claridad y facilidad de su diligenciamiento.
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7. DESARROLLO
7.1. Estructura de los documentos
La pirámide documental en HSC Ingeniería de Sistemas Hidráulicos se distribuye de la siguiente

forma:
Manual de Calidad
- Manual de Documentos Calidad: Es un

documento Caracterización
donde se
especifica la política de la
calidad y los Procedimientos objetivos que
apuntan al Instructivos
cumplimiento de
dicha política, incluye
el alcance Formatos-Registros del SGC, los
procedimientos
documentados y
la descripción de la interacción entre los procesos del SGC.
- Documento: En HSC se han establecido como (DO) a los documentos como

Organigramas, Mapa de Procesos entre otros.
- Caracterización de procesos: Es una herramienta documental que sirve para planificar las
principales características de un proceso, debe reflejar de manera clara la interacción de
los procesos del SGC.
- Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Los
procedimientos se utilizan para aquellas actividades en las que se encadenan varias
operaciones e intervienen distintas personas o procesos de la empresa.
- Instructivos: Documentan las tareas específicas realizadas para cumplir con el requisito de
procedimiento. Las instrucciones de trabajo se utilizan para describir una operación
concreta, normalmente asociada a un puesto de trabajo (por ejemplo, arranque de una
máquina).
- Formatos: Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el sistema de
Gestión de Calidad.
Un formato se transforma en un registro cuando se le incorporan los datos.
- Registros: Muestran los resultados obtenidos o proporcionan evidencia que indica que se
están realizando las actividades establecidas en los procedimientos documentados e
instrucciones de trabajo.
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Los procedimientos, manuales e instructivos del Sistema de Gestión de Calidad contienen la siguiente
información o estructura según aplique la necesidad del documento:
ReferenciaDocumentos de
CambiosControl de
AprobaciónCuadro de
GeneralesCondiciones
Diagrama de Flujo
Responsables
Definiciones
Encabezado
Desarrollo
Registro
Objetivo
Alcance
Tipo de
Documento
Caracterización OB OB OB OB OB N/A N/A N/A N/A N/A OB OB

Documento OB OP N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A OB OB
Instructivo OB OB OB OB OB OP OP OB OP OP OB OB
Manual OB OB OB OP OP OP OP OP OP OP OB OB
Procedimiento OB OB OB OB OB OB OB OB OP OB OB OB
Formato OB N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
OB: Obligatorio OP: Opcional N/A: No Aplica
7.1.1.Márgenes
Los documentos elaborados en formato Word, preferiblemente en tamaño carta y distribuidos
de la siguiente manera:
- Superior: 1 cm
- Inferior: 1 cm
- Derecha: 2 cm
- Izquierda: 2 cm
7.1.2.Encabezado
Recuadro centrado, ubicado en la parte superior de la hoja, alineado a las márgenes
establecidas en el numeral anterior. El cuadro corresponde a una tabla dividida en cuatro
secciones:
a. Nombre del Documento
c. Logotipo b. Código
Código PR-GQ-01
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha 15-Oct-14
Pagina
e. Pagina
Versión
d. Fecha
Código PR-GQ-01
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a. Logotipo
En esta columna ubicada a la izquierda del encabezado, se establece la imagen corporativa de
HSC Ingeniería de sistemas Hidráulicos.
b. Nombre del Documento

En esta columna ubicada en el centro del encabezado, se debe registrar el nombre del
documento. (Arial 12, mayúscula, Negrita)
c. Código
En esta fila se escribe la palabra Código (Arial 9, tipo oración, textos justificados a la izquierda)
y al frente la codificación (Arial 9, mayúscula, textos centrados) de acuerdo a la siguiente
estructura:
XX-YY-00
Tipo de Documento Proceso Consecutivo
CA Caracterización GG Gestión Gerencial Corresponde al número
consecutivo, dentro del
DO Documento GM Gestión Comercial mismo tipo de documentos
para cada proceso.
FO Formato GP (P) Gestión de Proyectos
Ej.: 01, 02, 03…………n
IN Instructivo GP (H) Gestión Mto Hidráulico sucesivamente
MA Manual GP (M) Gestión Metalmecánica
PR Procedimiento PR Gestión Humana
GF Gestión Financiera
Gestión de Compras
GC Nacionales e Internacionales
GQ Gestión de Calidad
Ejemplo:
FR-GQ-01
Formato - Gestión de Calidad - 01
a. Versión
Señala el número de ediciones que ha tenido el documento e identifica el estado de revisión
actual. Iniciando con la 01…n, sucesivamente.
b. Fecha
Código PR-GQ-01
Pagina 9 de 10
Día-Mes-Año a partir del cual es vigente el documento, por lo tanto de obligatorio cumplimiento.
Ejemplo: (24-Ene-14).
c. Página
Corresponde al número de la página actual frente al número total de páginas. Ej.: 1 de 10.
7.1.3.Desarrollo
Describir el desarrollo opcionalmente en una tabla la cual contiene diagrama, actividad y

responsable.
- Diagrama
Se sugiere realizarlo en Microsoft Visio (Arial 9, tipo oración, texto centrado), se debe enumerar
cada forma igual que la actividad.
- Actividad
Las actividades se deben redactar comenzando por un verbo infinitivo. Ejemplo: Coordinar,
Realizar, Indicar, Ejecutar etc.
- Responsable
Los responsables de las actividades deben ir alineados con el inicio la actividad y debe
registrarse el cargo.
7.1.4.Control de cambios
El control de cambios se describe en un cuadro detallando los cambios de versiones que ha

presentado el documento, así como las fechas y motivos de dichas modificaciones.
Versión Fecha Descripción del Cambio

01 23-Dic-2010 Diseño Inicial
7.1.5.Cuadro de Aprobación
Cuadro en el cual se especifican los nombres y cargos de los colaboradores que elaboran,
revisan y aprueban el documento con las respectivas fechas de ejecución de cada actividad.
Elaboró Revisó Aprobó

Firma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha Fecha Fecha
8. REGISTROS
Código PR-GQ-01
Pagina 10 de 10
 FO-GQ-04 Listado Maestro de Documentos Internos

 FO-GQ-05 Listado Maestro de Documentos Externos
 FO-GQ-06 Listado Maestro de Registros
 FO-GQ-09 Digitalización de Firmas
9. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción del Cambio

01 xx-xx-xx Diseño Inicial
La empresa cambio de denominación social y se cambia el logo
02 23-Dic-2010
que se encuentra contenido en el encabezado
Se incluyó en el numeral 5.8 Conservación e Identificación de
Documentos Obsoletos, los dos mecanismos para la
conservación del Historial de los cambios de los documentos
03 25 Jun 2011
que han quedado obsoletos.
En el numeral 7 Registros se incluyó una casilla para mencionar
el formato “Digitalización de Firmas : FO-GQ-09
04 27 jun 2013
Elaboró Revisó Aprobó

Firma: Firma: Firma:
Nombre Diana Carolina Gómez Nombre Nombre

: : Dora Alicia Osorio : Harold Salazar
Cargo: Jefe de Calidad Cargo: Gerente General Cargo: Presidente
Fecha 20-Oct-2014 Fecha 27-Oct-2014 Fecha 03-Nov-2014

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Definir la metodología para la elaboración, revisión, aprobación, actualización, eliminación,

- NTC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de Calidad:

- Coordinador de Sistemas: Responsable de administrar el software SYNERGY y de realizar los

- Archivo: Acción o destino físico donde se guardan los documentos de calidad.

6.1. Control De Documentos

6.1.1.El control de la documentación se realiza a través del software SYNERGY, en este se

6.1.2.La solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos se puede realizar mediante

6.1.3.Todos los documentos publicados en el software SYNERGY de tipo: caracterizaciones,

6.1.6.El proceso de Gestión de Calidad mantendrá disponible para consulta, la documentación

6.1.14. Todo documento generado al interior de la empresa se considera propiedad de HSC

6.1.15. Etapas de Control

Etapa Responsable Observaciones

6.2. Control De Registros

6.2.3. Almacenamiento y protección

El usuario del registro es el responsable de su conservación y almacenamiento (sitio de archivo)

Aunque se hace el Back-up diariamente, los registros de la información se obtienen de los

La identificación de la información almacenada, es generada directamente por el sistema, es

6.2.5. Tiempo de retención

El tiempo de retención o de almacenamiento de los registros del Sistema de Gestión de Calidad

6.2.6. Disposición de los registros

Para la disposición de los registros se utilizan diferentes mecanismos así:

7.1. Estructura de los documentos

La pirámide documental en HSC Ingeniería de Sistemas Hidráulicos se distribuye de la siguiente

- Manual de Documentos Calidad: Es un

- Documento: En HSC se han establecido como (DO) a los documentos como

Caracterización OB OB OB OB OB N/A N/A N/A N/A N/A OB OB

OB: Obligatorio OP: Opcional N/A: No Aplica

b. Nombre del Documento

MA Manual GP (M) Gestión Metalmecánica

PR Procedimiento PR Gestión Humana

Formato - Gestión de Calidad - 01

Describir el desarrollo opcionalmente en una tabla la cual contiene diagrama, actividad y

El control de cambios se describe en un cuadro detallando los cambios de versiones que ha

Versión Fecha Descripción del Cambio

Elaboró Revisó Aprobó

Cargo: Cargo: Cargo:

 FO-GQ-04 Listado Maestro de Documentos Internos

Versión Fecha Descripción del Cambio

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Diana Carolina Gómez Nombre Nombre

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