Empresa de Servicios Públicos del Municipio Villa de San Diego de Ubaté Código: EM-GD-F-004

“EMSERVILLA S.A. E.S.P.”

NIT: 900.802.091-7 Versión: 05

Tablas de Retención Documental Página 1 de 1

Retención Disposición Final Almacenamiento

Depto. / Oficina /
Proceso Código Series y Tipos Documentales Distribución Acceso Recuperación Procedimientos
Unidad Productora Archivo de Archivo
CT E M S CT E M S
Gestión Central

1000.02 ACTAS

Transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión se digitalizan

Actas Ordinarias conservando ambos soportes totalmente, ya que en este documento
1000.02.01 • Actas ordinarias de Asamblea de 4 N/A X Gerencia General Alta Dirección Cronológico Físico quedan registradas las actuaciones y decisiones administrativas del más
Accionistas. alto nivel jerárquico de la Empresa, por lo tanto, adquieren valor
secundario.
Transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión se digitalizan
Actas Extraordinarias conservando ambos soportes totalmente, ya que en este documento
1000.02.02 • Actas extraordinarias de Asamblea de 4 N/A X Gerencia General Alta Dirección Cronológico Físico quedan registradas las actuaciones y decisiones administrativas del más
Accionistas. alto nivel jerárquico de la Empresa, por lo tanto, adquieren valor
Asamblea de Direccionamiento secundario.
Accionistas Estratégico
1000.05 DIRECTIVAS

Transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión se digitalizan

Directivas Externas conservando ambos soportes totalmente, ya que en este documento
1000.05.01 • Directivas externas de Asamblea de 4 N/A X Gerencia General Alta Dirección Cronológico Físico quedan registradas las actuaciones y decisiones administrativas del más
Accionistas. alto nivel jerárquico de la Empresa, por lo tanto, adquieren valor
secundario.
Transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión se digitalizan
Directivas Internas conservando ambos soportes totalmente, ya que en este documento
1000.05.02 • Directivas internas de Asamblea de 4 N/A X Gerencia General Alta Dirección Cronológico Físico quedan registradas las actuaciones y decisiones administrativas del más
Accionistas. alto nivel jerárquico de la Empresa, por lo tanto, adquieren valor
secundario.

2000.03 INFORMES

Informes de Gestión Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances. transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
2000.03.01 2 5 X Revisoría Físcal Público Cronológico Físico
• Plan de Acción. los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

Informes a Organismos del Estado Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances. (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
2000.03.02 4 10 X Revisoría Físcal Público Cronológico Físico
• Plan de Acción. central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión. de cada informe.
Direccionamiento
Revisoría Fiscal 2000.04 COMUNICACIONES OFICIALES
Estratégico

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios.
2000.04.01 3 5 X Revisoría Físcal Gerencia General Cronológico Magnético años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas.
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

2000.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias
Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
2000.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Revisoría Físcal Público Cronológico Físico
años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias.

3000.02 ACTAS

Direccionamiento
Junta Directiva
Estratégico
 Transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión se transfiere al
archivo central, allí se conservan por diez (10) años y posteriormente se
Actas Ordinarias digitalizan conservando ambos soportes totalmente, ya que en este
3000.02.01 4 10 X Gerencia General Alta Dirección Cronológico Físico
• Actas ordinarias de Junta Directiva. documento quedan registradas las actuaciones y decisiones
administrativas del más alto nivel jerárquico de la Empresa, por lo tanto,
Direccionamiento adquieren valor secundario.
Junta Directiva
Estratégico

Transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión se transfiere al

archivo central, allí se conservan por diez (10) años y posteriormente se
Actas Extraordinarias digitalizan conservando ambos soportes totalmente, ya que en este
3000.02.02 4 10 X Gerencia General Alta Dirección Cronológico Físico
• Actas extraordinarias de Junta Directiva. documento quedan registradas las actuaciones y decisiones
administrativas del más alto nivel jerárquico de la Empresa, por lo tanto,
adquieren valor secundario.

4000.02 ACTAS

Actas de Empalme
Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión.
4000.02.01 4 5 X Gerencia General Gerencia General Cronológico Magnético gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de
selección de las mismas.
Información.

4000.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances.
transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4000.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Gerencia General Gerencia General Cronológico Magnético
los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión.
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances.
(04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4000.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Gerencia General Gerencia General Cronológico Magnético
central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión.
de cada informe.
• Anexos.

4000.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios.
4000.04.01 3 5 X Gerencia General Gerencia General Cronológico Magnético años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas.
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4000.06 COMITÉS

Comité de Contratación Oficina de Luego de transcurridos los cuatro (04) años en el archivo de gestión y los
Todos los
4000.06.01 • Actas del comité. 4 2 X Contratación y Cronológico Físico dos (02) años en el archivo central, se microfilma o digitaliza para guardar
funcionarios
• Informes del comité. Financiera soporte de las acciones realizadas por el comité.

Comité COPASST Oficina de Luego de transcurridos los cuatro (04) años en el archivo de gestión y los
Todos los
4000.06.02 • Actas del comité. 4 2 X Seguridad y Salud Cronológico Físico dos (02) años en el archivo central, se microfilma o digitaliza para guardar
funcionarios
• Informes del comité. en el Trabajo soporte de las acciones realizadas por el comité.

Comité COCOLA Oficina de Luego de transcurridos los cuatro (04) años en el archivo de gestión y los
Todos los
4000.06.03 • Actas del comité. 4 2 X Seguridad y Salud Cronológico Físico dos (02) años en el archivo central, se microfilma o digitaliza para guardar
funcionarios
• Informes del comité. en el Trabajo soporte de las acciones realizadas por el comité.

Comité de Coordinación de Control

Luego de transcurridos los cuatro (04) años en el archivo de gestión y los
Interno Oficina de Control Todos los
4000.06.04 4 2 X Cronológico Físico dos (02) años en el archivo central, se microfilma o digitaliza para guardar
• Actas del comité. Interno funcionarios
soporte de las acciones realizadas por el comité.
• Informes del comité.

Comité Técnico de Sostenibilidad

Unidad de Luego de transcurridos los cuatro (04) años en el archivo de gestión y los
Contable Todos los
4000.06.05 4 2 X Contabilidad y Cronológico Físico dos (02) años en el archivo central, se microfilma o digitaliza para guardar
• Actas del comité. funcionarios
Costos soporte de las acciones realizadas por el comité.
• Informes del comité.
 Comité Gerencial Luego de transcurridos los cuatro (04) años en el archivo de gestión y los
Oficina de Control Todos los
4000.06.06 • Actas del comité. 4 2 X Cronológico Físico dos (02) años en el archivo central, se microfilma o digitaliza para guardar
Interno funcionarios
• Informes del comité. soporte de las acciones realizadas por el comité.

4000.07 CIRCULARES

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares
transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
Direccionamiento 4000.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Gerencia General Gerencia General Cronológico Magnético
Gerencia General los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
Estratégico • Circulares Recibidas.
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4000.08 ACTOS ADMINISTRATIVOS

Luego de transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión y diez

Resoluciones de Adjudicación Oficina de
Todos los (10) años en el archivo central, se microfilman o digitalizan para la
4000.08.01 Contractual 4 10 X Contratación y Cronológico Físico
funcionarios conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de
• Resolución. Financiera
importancia histórica para la Empresa.

Luego de transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión y diez

Resoluciones Administrativas Todos los Todos los (10) años en el archivo central, se microfilman o digitalizan para la
4000.08.02 4 10 X Cronológico Físico
• Resolución. funcionarios funcionarios conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de
importancia histórica para la Empresa.

Luego de transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión y diez

Oficina de
Resoluciones Presupuestales Todos los (10) años en el archivo central, se microfilman o digitalizan para la
4000.08.03 4 10 X Contratación y Cronológico Físico
• Resolución. funcionarios conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de
Financiera
importancia histórica para la Empresa.

Luego de transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión y diez

Unidad de
Resoluciones de Viáticos Todos los (10) años en el archivo central, se microfilman o digitalizan para la
4000.08.04 4 10 X Recursos Cronológico Físico
• Resolución. funcionarios conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de
Humanos
importancia histórica para la Empresa.

Luego de transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión y diez

Departamento
Resoluciones de Cartera Todos los (10) años en el archivo central, se microfilman o digitalizan para la
4000.08.05 4 10 X Administrativo y Cronológico Físico
• Resolución. funcionarios conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de
Comercial
importancia histórica para la Empresa.

Luego de transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión y diez

Departamento
Resoluciones Tarifarias Todos los (10) años en el archivo central, se microfilman o digitalizan para la
4000.08.06 4 10 X Administrativo y Cronológico Físico
• Resolución. funcionarios conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de
Comercial
importancia histórica para la Empresa.

Luego de transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión y diez

Departamento
Resoluciones de Cobro Coactivo Todos los (10) años en el archivo central, se microfilman o digitalizan para la
4000.08.07 4 10 X Administrativo y Cronológico Físico
• Resolución. funcionarios conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de
Comercial
importancia histórica para la Empresa.

4000.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias
Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4000.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Gerencia General Gerencia General Cronológico Magnético
años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias.

4000.10 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

Plan Anual de Compras Una vez transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión y dos (02)
4000.10.01 • Plan. 4 5 X Gerencia General Gerencia General Cronológico Magnético años en el archivo central se elimina porque la información queda
• Diagnóstico de Necesidades. registrada en los informes de gestión.

Plan de Mejoramiento Una vez transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión y dos (02)
4000.10.02 • Plan. 4 5 X Gerencia General Gerencia General Cronológico Magnético años en el archivo central se elimina porque la información queda
• Informes. registrada en los informes de gestión.

4000.11 ACUERDOS
 Acuerdos de Práctica
Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
• Propuesta. Unidad de
Todos los años en el archivo central, se procede a realizar microfilmación o
4000.11.01 • Acuerdo de práctica. 2 2 X Recursos Cronológico Físico
funcionarios digitalización para su conservación permanente como evidencia de la
• Seguimiento a acuerdo. Humanos
gestión de la Empresa.
• Informes de avance.

4010.02 ACTAS

Actas de Empalme
Unidad de Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Todos los
4010.02.01 4 5 X Recursos Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Funcionarios
Humanos selección de las mismas.
Información.

4010.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances. Unidad de
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4010.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Recursos Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión. Humanos
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances. Unidad de
Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4010.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Recursos Cronológico Digital y Físico
Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión. Humanos
de cada informe.
• Anexos.

4010.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Unidad de Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Todos los
4010.04.01 3 5 X Recursos Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Funcionarios
Humanos se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4010.07 CIRCULARES

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares Unidad de
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4010.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Recursos Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas. Humanos
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4010.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias Unidad de

Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4010.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Recursos Cronológico Digital y Físico
Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias. Humanos

4010.10 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

Unidad de Recursos Gestión del Talento

Humanos Humano Programa de Bienestar Social,
Estímulos e Incentivos Unidad de Se conserva en el Archivo de Gestión por cuatro (04) años y en el Archivo
Todos los
4010.10.01 • Programa. 4 8 X Recursos Cronológico Digital y Físico Central por un tiempo de ocho (08) años, posteriormente se elimina
Funcionarios
• Cronograma. Humanos porque la información queda registrada en los informes de gestión.
• Actividades.

Programa de Inducción y Reinducción

Unidad de Se conserva en el Archivo de Gestión por cuatro (04) años y en el Archivo
• Programa. Todos los
4010.10.02 4 8 X Recursos Cronológico Digital y Físico Central por un tiempo de ocho (08) años, posteriormente se elimina
• Cronograma. Funcionarios
Humanos porque la información queda registrada en los informes de gestión.
• Actividades.
 Programa de Capacitación y Formación
Unidad de Se conserva en el Archivo de Gestión por cuatro (04) años y en el Archivo
• Programa. Todos los
4010.10.03 4 8 X Recursos Cronológico Digital y Físico Central por un tiempo de ocho (08) años, posteriormente se elimina
• Cronograma. Funcionarios
Humanos porque la información queda registrada en los informes de gestión.
• Actividades.

4010.13 HISTORIAS LABORALES

Historias Laborales
• Hojas de vida de trabajadores oficiales.
• Documento de identificación, libreta
militar.
• Pasado judicial.
• Certificado médico de ingreso.
• Certificaciones laborales.
Ya que son documentos de carácter administrativo, de acceso reservado,
• Soportes de documentos de estudio.
que describen cronológicamente el vínculo laboral establecido entre el
• Soportes de documentos de experiencia
funcionario y la entidad (Circular 004 de 2003 AGN). Se establece un
profesional.
tiempo de retención entre 80 y 100 años (contados a partir del retiro del
• Certificado de antecedentes penales.
Únicamente trabajador). Tiempo en el cual la historia laboral es susceptible de consulta
• Certificado de antecedentes fiscales.
Unidad de Unidad de por el propio exfuncionario o sus herederos.
• Certificado de antecedentes
4010.13.01 5 80 X Recursos Recursos Cronológico Físico
Disciplinarios.
Humanos Humanos y/o Al cumplir el tiempo de retención en Archivo de Gestión y Central se debe
• Declaración de bienes y rentas.
Gerencia General seleccionar una muestra del 10% teniendo en cuenta todos los cargos. Se
• Acto administrativo de nombramiento.
digitalizarán para posteriores consultas. Para la eliminación de los
• Contrato de trabajo.
documentos que no sean objeto de selección, se empleará el método de
• Afiliaciones al régimen de salud,
picado con el fin de contribuir a la conservación del medio ambiente.
pensión, cesantías, caja de compensación
familiar.
• Actos administrativos de vacaciones,
licencias, ascensos, encargos, ausencias
temporales.
• Evaluación del desempeño, Acto
administrativo de retiro o desvinculación,
Certificado de paz y salvo.

4020.02 ACTAS

Actas de Empalme
Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Unidad de Prensa Todos los
4020.02.01 4 5 X Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de y Comunicaciones Funcionarios
selección de las mismas.
Información.

4020.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances.
Unidad de Prensa Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4020.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Cronológico Digital y Físico
y Comunicaciones Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión.
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.
Informes a Organismos del Estado
Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances.
Unidad de Prensa Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4020.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Cronológico Digital y Físico
y Comunicaciones Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión.
de cada informe.
Unidad de Prensa y Direccionamiento • Anexos.
Comunicaciones Estratégico
4020.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Unidad de Prensa Todos los
4020.04.01 3 5 X Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. y Comunicaciones Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4020.07 CIRCULARES
 Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de
Circulares
Unidad de Prensa Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4020.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Cronológico Digital y Físico
y Comunicaciones Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas.
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4020.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias
Unidad de Prensa Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4020.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Cronológico Digital y Físico
y Comunicaciones Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias.

4100.02 ACTAS

Actas de Empalme
Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Todos los
4100.02.01 4 5 X Oficina Jurídica Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de funcionarios
selección de las mismas.
Información.

4100.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances.
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4100.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Oficina Jurídica Cronológico Digital y Físico
funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión.
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances.
Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4100.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Oficina Jurídica Cronológico Digital y Físico
funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión.
de cada informe.
• Anexos.

4100.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Todos los
4100.04.01 3 5 X Oficina Jurídica Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. funcionarios
Direccionamiento se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
Oficina Juridica • Comunicaciones Oficiales Recibidas.
Estratégico

4100.07 CIRCULARES

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4100.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Oficina Jurídica Cronológico Digital y Físico
funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas.
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4100.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias
Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4100.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Oficina Jurídica Cronológico Digital y Físico
funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias.

4100.36 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4100.36.01 Expedientes Control Interno Disciplinario 3 5 X Oficina Jurídica Cronológico Digital y Físico
funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4100.36.02 Llamados de Atención 3 5 X Oficina Jurídica Cronológico Digital y Físico
funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4200.02 ACTAS
 Actas de Empalme
Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Oficina de Control
4200.02.01 4 5 X Alta Dirección Cronológico Digital gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Interno
selección de las mismas.
Información.

Actas de Entrega Después de un tiempo de retención de dos (02) años en el archivo de

Oficina de Control Todos los
4200.02.02 • Documentos controlados del Sistema 2 2 X Cronológico Digital gestión y dos (02) años en el archivo central se procede a realizar
Interno funcionarios
Integrado de Gestión. selección de las mismas.

4200.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances.
Oficina de Control Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4200.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Cronológico Digital y Físico
Interno funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión.
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances.
Oficina de Control Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4200.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Cronológico Digital y Físico
Interno funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión.
de cada informe.
• Anexos.

4200.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Oficina de Control Todos los
4200.04.01 3 5 X Cronológico Digital años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Interno funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4200.07 CIRCULARES

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares
Oficina de Control Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4200.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Cronológico Digital
Interno funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas.
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4200.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias
Oficina de Control Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4200.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Cronológico Digital
Interno funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias.

4200.10 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

Plan de Mejoramiento
Cumplido el tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Acciones Correctivas. Oficina de Control Todos los
4200.10.01 4 8 X Cronológico Digital gestión y ocho (08) años en el archivo central, se microfilma o digitaliza
• Acciones Preventivas. Interno funcionarios
para posteriores consultas.
• Acciones de Mejora.

4200.12 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Oficina de Control Seguimiento y Mejora

Interno Continua
 Procesos Institucionales - SIG
• Sistema de Gestión de Calidad.
• Sistema de Gestión Ambiental.
• Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
• Documentos Institucionales.
Oficina de Control Seguimiento y Mejora • Procedimientos.
Interno Continua • Mapa de Procesos, Objetivos y Políticas. Los documentos que hacen parte del sistema de gestión de calidad y
Solo versión Oficina de Control Todos los
4200.12.01 • Manual de Procedimientos e Instructivos. N/A X Cronológico Digital sistema de gestión documental solo serán conservados digitalmente y en
vigente Interno funcionarios
• Formatos. su última versión.
• Indicadores de Gestión - Balanced
ScoreCard (Se deben alamcenar los
soportes de vigencias anteriores).
• Mapas de Riesgos.
• Normograma.
• Documentos Elaborados, Modificados o
Eliminados.

Modelo Integrado de Planeación y

Gestión
• Circular. Oficina de Control Todos los Cumplido el tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
4200.12.02 4 N/A X Cronológico Digital
• Control de Asistencia. Interno funcionarios gestión se microfilma o digitaliza para posteriores consultas.
• Mapa de Riesgos de Corrupción.
• Informes.

4200.14 AUDITORÍAS

Auditorías Internas al Proceso

Estratégico
• Cronograma de auditorías.
• Plan de auditoría.
• Invitación a auditoría interna. Oficina de Control Todos los Cumplido el tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
4200.14.01 3 N/A X Cronológico Digital
• Informe preliminar de auditoría. Interno funcionarios gestión se microfilma o digitaliza para posteriores consultas.
• Plan de acción correctiva y preventiva.
• Acciones de mejoramiento.
• Indicador de gestión.
• Informe final de auditoría.

Auditorías Internas al Proceso Misional

• Cronograma de auditorías.
• Plan de auditoría.
• Invitación a auditoría interna.
Oficina de Control Todos los Cumplido el tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
4200.14.02 • Informe preliminar de auditoría. 3 N/A X Cronológico Digital
Interno funcionarios gestión se microfilma o digitaliza para posteriores consultas.
• Plan de acción correctiva y preventiva.
• Acciones de mejoramiento.
• Indicador de gestión.
• Informe final de auditoría.

Auditorías Internas al Proceso de

Apoyo
• Cronograma de auditorías.
• Plan de auditoría.
• Invitación a auditoría interna. Oficina de Control Todos los Cumplido el tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
4200.14.03 3 N/A X Cronológico Digital
• Informe preliminar de auditoría. Interno funcionarios gestión se microfilma o digitaliza para posteriores consultas.
• Plan de acción correctiva y preventiva.
• Acciones de mejoramiento.
• Indicador de gestión.
• Informe final de auditoría.

Arqueos de Caja Menor Una vez transcurrido un (01) año en el archivo de gestión y los cinco (05)
Oficina de Control Todos los
4200.14.04 • Resolución de caja menor. 1 5 X Cronológico Digital y Físico años en el archivo central, se procede a su eliminación ya que pierde
Interno funcionarios
• Arqueos de caja menor. vigencia.
 Auditorías Externas
• Notificaciones de Auditoría externa
• Plan de auditoría externa. Una vez transcurridos cuatro (04) años en el archivo de gestión y cinco
• Remisorios de información. Oficina de Control Todos los (05) años en el archivo central, se realiza un proceso de digitalización y se
4200.14.05 3 5 X Cronológico Digital y Físico
• Pre informe de auditoría externa. Interno funcionarios conserva como parte de la memoria institucional en el desarrollo de
• Respuestas de descargos. gestión administrativa de la Empresa.
• Informe final auditoría externa.
• Planes de mejoramiento.

4210.02 ACTAS

Actas de Empalme
Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Todos los
4210.02.01 4 5 X Área de Archivo Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Funcionarios
selección de las mismas.
Información.

4210.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances.
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4210.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Área de Archivo Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión.
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.
Informes a Organismos del Estado
Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances.
Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4210.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Área de Archivo Cronológico Digital y Físico
Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión.
de cada informe.
• Anexos.

4210.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
Seguimiento y Mejora • Oficios. Todos los
Archivo 4210.04.01 3 5 X Área de Archivo Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
Continua • Comunicaciones Oficiales Envidas. Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4210.07 CIRCULARES
Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de
Circulares
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4210.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Área de Archivo Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas.
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
4210.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias
Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4210.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Área de Archivo Cronológico Digital
funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias.

4210.35 HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS

Gestión Documental
• Manual de Gestión Documental.
• Cuadro de Clasificación Documental.
• Tablas de Valoración Docume|ntal. Los documentos que hacen parte del sistema de gestión de calidad y
Todos los
4210.35.01 • Tablas de Retención Documental. Permanente N/A X Área de Archivo Cronológico Digital sistema de gestión documental solo serán conservados digitalmente y en
Funcionarios
• Prestamo de su última versión.
Documentos. • Eliminacion
de Documentos. • Plan
Institucional de archivo.

4300.02 ACTAS

Actas de Empalme Oficina de

Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Regulación y Todos los
4300.02.01 4 5 X Cronológico Digital gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Asuntos Funcionarios
selección de las mismas.
Información. Corporativos
 4300.03 INFORMES

Informes de Gestión
Oficina de Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances.
Regulación y Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4300.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Cronológico Digital
Asuntos Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión.
Corporativos permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Oficina de Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances.
Regulación y Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4300.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Cronológico Digital
Asuntos Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión.
Regulacion y Corporativos de cada informe.
Direccionamiento • Anexos.
Asuntos
Estratégico
Corporativos
4300.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas Oficina de

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Regulación y Todos los
4300.04.01 3 5 X Cronológico Digital años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Asuntos Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas. Corporativos

4300.07 CIRCULARES

Oficina de Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares
Regulación y Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4300.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Cronológico Digital
Asuntos Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas.
Corporativos conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4300.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Oficina de
Certificaciones y Constancias
Regulación y Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4300.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Cronológico Digital
Asuntos Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias.
Corporativos

4400.02 ACTAS

Actas de Empalme
Oficina de Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Todos los
4400.02.01 4 5 X Seguridad y Salud Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Funcionarios
en el Trabajo selección de las mismas.
Información.

4400.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances. Oficina de
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4400.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Seguridad y Salud Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión. en el Trabajo
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances. Oficina de
Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4400.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Seguridad y Salud Cronológico Digital y Físico
Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión. en el Trabajo
de cada informe.
• Anexos.

4400.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Seguridad y Salud Direccionamiento Oficina de Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Todos los
en el Trabajo Estratégico 4400.04.01 3 5 X Seguridad y Salud Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Funcionarios
en el Trabajo se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4400.07 CIRCULARES
Seguridad y Salud Direccionamiento
en el Trabajo Estratégico

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares Oficina de
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4400.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Seguridad y Salud Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas. en el Trabajo
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4400.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias Oficina de

Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4400.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Seguridad y Salud Cronológico Digital
Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias. en el Trabajo

4400.10 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

Programa de Seguridad y Salud en el

Trabajo Oficina de Se conserva en el Archivo de Gestión por cuatro (04) años y en el Archivo
Todos los
4400.10.04 • Programa. 4 8 X Seguridad y Salud Cronológico Digital y Físico Central por un tiempo de ocho (08) años, posteriormente se elimina
Funcionarios
• Cronograma. en el Trabajo porque la información queda registrada en los informes de gestión.
• Actividades.

4500.01 CONTRATOS

Contrato de Prestación de Servicios

• Estudio previo.
• Certificado de disponibilidad.
• Propuesta y/o cotización.
• Cedula de ciudadanía y libreta militar (en
caso de ser necesario).
• Rut.
• Certificado de antecedentes judiciales,
disciplinarios y fiscales.
• Certificado de Existencia y
Representación Legal.
• Formato Único de Hoja de Vida con sus
El contrato se mantiene en el archivo de gestión en el mismo año de su
respectivos soportes académicos y/o de Oficina de
Todos los ejecución, posteriormente se transfiere al archivo central por veinte (20)
4500.01.01 experiencia. 1 20 X X Contratación y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios años, transcurrido este tiempo se procede a digitalizar los documentos y
• Formato de Declaración de Bienes y Financiera
posteriormente a la eliminación de la documentación.
Rentas.
• Minuta.
• Registro presupuestal.
• Póliza de aseguramiento.
• Acta de inicio.
• Informes del contratista y del supervisor.
• Pago de aportes sociales.
• Cuenta de cobro o factura.
• Acta de recibo a satisfacción.
• Pago de estampillas.
• Comprobante de egreso.
• Acta de liquidación.
 Contrato de Suministro
• Estudio previo.
• Certificado de disponibilidad.
• Propuesta y/o cotización.
• Cedula de ciudadanía y libreta militar (en
caso de ser necesario).
• Rut.
• Certificado de antecedentes judiciales,
disciplinarios y fiscales.
• Certificado de Existencia y
Representación Legal. El contrato se mantiene en el archivo de gestión en el mismo año de su
Oficina de
• Formato de Declaración de Bienes y Todos los ejecución, posteriormente se transfiere al archivo central por veinte (20)
4500.01.02 1 20 X X Contratación y Cronológico Digital y Físico
Rentas. Funcionarios años, transcurrido este tiempo se procede a digitalizar los documentos y
Financiera
• Minuta. posteriormente a la eliminación de la documentación.
• Registro presupuestal.
• Póliza de aseguramiento.
• Acta de inicio.
• Informes del contratista y del supervisor.
• Pago de aportes sociales.
• Cuenta de cobro o factura.
• Acta de recibo a satisfacción.
• Pago de estampillas.
• Comprobante de egreso.
• Acta de liquidación.

Contrato de Compraventa
• Estudio previo.
• Certificado de disponibilidad.
• Propuesta y/o cotización.
• Cedula de ciudadanía y libreta militar (en
caso de ser necesario).
• Rut.
• Certificado de antecedentes judiciales,
disciplinarios y fiscales.
• Certificado de Existencia y
Representación Legal. El contrato se mantiene en el archivo de gestión en el mismo año de su
Oficina de
• Formato de Declaración de Bienes y Todos los ejecución, posteriormente se transfiere al archivo central por veinte (20)
4500.01.03 1 20 X X Contratación y Cronológico Digital y Físico
Rentas. Funcionarios años, transcurrido este tiempo se procede a digitalizar los documentos y
Financiera
• Minuta. posteriormente a la eliminación de la documentación.
• Registro presupuestal.
• Póliza de aseguramiento.
• Acta de inicio.
• Informes del contratista y del supervisor.
• Pago de aportes sociales.
• Cuenta de cobro o factura.
• Acta de recibo a satisfacción.
• Pago de estampillas.
• Comprobante de egreso.
• Acta de liquidación.
 Contrato de Consultoría
• Estudio previo.
• Certificado de disponibilidad.
• Propuesta y/o cotización.
• Cedula de ciudadanía y libreta militar (en
caso de ser necesario).
• Rut.
• Certificado de antecedentes judiciales,
disciplinarios y fiscales.
• Certificado de Existencia y
Representación Legal.
• Formato Único de Hoja de Vida con sus
El contrato se mantiene en el archivo de gestión en el mismo año de su
respectivos soportes académicos y/o de Oficina de
Todos los ejecución, posteriormente se transfiere al archivo central por veinte (20)
4500.01.04 experiencia. 1 20 X X Contratación y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios años, transcurrido este tiempo se procede a digitalizar los documentos y
• Formato de Declaración de Bienes y Financiera
posteriormente a la eliminación de la documentación.
Rentas.
• Minuta.
• Registro presupuestal.
• Póliza de aseguramiento.
• Acta de inicio.
• Informes del contratista y del supervisor.
• Pago de aportes sociales.
• Cuenta de cobro o factura.
• Acta de recibo a satisfacción.
• Pago de estampillas.
• Comprobante de egreso.
• Acta de liquidación.

Contrato de Obra
• Estudio previo.
• Certificado de disponibilidad.
• Propuesta y/o cotización.
• Cedula de ciudadanía y libreta militar (en
caso de ser necesario).
• Rut.
Oficina de Gestión de • Certificado de antecedentes judiciales,
Contratacíon y Contratación y disciplinarios y fiscales.
Financiera Financiero • Certificado de Existencia y
Representación Legal.
El contrato se mantiene en el archivo de gestión en el mismo año de su
• Formato de Declaración de Bienes y Oficina de
Todos los ejecución, posteriormente se transfiere al archivo central por veinte (20)
4500.01.05 Rentas. 1 20 X X Contratación y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios años, transcurrido este tiempo se procede a digitalizar los documentos y
• Minuta. Financiera
posteriormente a la eliminación de la documentación.
• Registro presupuestal.
• Póliza de aseguramiento.
• Pago de SENA y FIC
• Acta de inicio.
• Informes del contratista y del supervisor.
• Pago de aportes sociales.
• Cuenta de cobro o factura.
• Acta de recibo a satisfacción.
• Pago de estampillas.
• Comprobante de egreso.
• Acta de liquidación.
 Contrato de Arrendamiento
• Estudio previo.
• Certificado de disponibilidad.
• Propuesta y/o cotización.
• Cedula de ciudadanía y libreta militar (en
caso de ser necesario).
• Rut.
• Certificado de antecedentes judiciales,
disciplinarios y fiscales.
• Certificado de Existencia y
Representación Legal. El contrato se mantiene en el archivo de gestión en el mismo año de su
Oficina de
• Formato de Declaración de Bienes y Todos los ejecución, posteriormente se transfiere al archivo central por veinte (20)
4500.01.06 1 20 X X Contratación y Cronológico Digital y Físico
Rentas. Funcionarios años, transcurrido este tiempo se procede a digitalizar los documentos y
Financiera
• Minuta. posteriormente a la eliminación de la documentación.
• Registro presupuestal.
• Póliza de aseguramiento.
• Acta de inicio.
• Informes del contratista y del supervisor.
• Pago de aportes sociales.
• Cuenta de cobro o factura.
• Acta de recibo a satisfacción.
• Pago de estampillas.
• Comprobante de egreso.
• Acta de liquidación.

Orden de Servicio/Suministro
• Justificación la Orden de Servicio o
Suministro emitida por el respectivo
Departamento.
• Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
• Estudio de Mercado.
• Cotización.
• Cedula de Ciudadanía del Contratista
(Persona Natural o Jurídica).
• Registro Único Tributario (Generado de
la Vigencia Fiscal respectiva).
• Certificado de Existencia y
El contrato se mantiene en el archivo de gestión en el mismo año de su
Representación Legal (Expedición No Oficina de
Todos los ejecución, posteriormente se transfiere al archivo central por veinte (20)
4500.01.07 Mayor a 30 1 20 X X Contratación y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios años, transcurrido este tiempo se procede a digitalizar los documentos y
días) – No aplica para grandes superficies. Financiera
posteriormente a la eliminación de la documentación.
• Certificación Bancaria en caso de que
requiera consignación.
• Orden de Servicio o Suministro.
• Registro Presupuestal.
• Informe de Supervisión y Acta de Recibo
a Satisfacción.
• Cuenta de Cobro y Documento Soporte
en Adquisiciones Efectuadas a no
Obligados a Facturar o Factura
Electrónica.
• Ingreso y Salida de Almacén si es el
caso.
• Acta de Liquidación.

4500.02 ACTAS

Actas de Empalme
Oficina de Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Todos los
4500.02.01 4 5 X Contratación y Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Funcionarios
Financiera selección de las mismas.
Información.

4500.03 INFORMES
 Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances. Oficina de
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4500.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Contratación y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión. Financiera
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances. Oficina de
Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4500.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Contratación y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión. Financiera
de cada informe.
• Anexos.

4500.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Oficina de Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Todos los
4500.04.01 3 5 X Contratación y Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Funcionarios
Financiera se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4500.07 CIRCULARES

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares Oficina de
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4500.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Contratación y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas. Financiera
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4500.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias Oficina de

Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4500.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Contratación y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias. Financiera

4500.10 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

Plan Financiero Oficina de Se conserva en el Archivo de Gestión por cuatro (04) años y en el Archivo
Todos los
4500.10.02 • Política Financiera. 4 8 X Contratación y Cronológico Digital Central por un tiempo de ocho (08) años, posteriormente se elimina
Funcionarios
• Actividades. Financiera porque la información queda registrada en los informes de gestión.

4500.21 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

Registro de Servicios Complementarios Oficina de Cumplidos los dos (02) años en el archivo de gestión y los veinte (20)
Todos los
4500.21.01 • Registro de contratos con otras 2 20 X Contratación y Cronológico Digital y Físico años de tiempo de retención en el archivo central se elimina la
Funcionarios
Entidades. Financiera documentación.

4510.02 ACTAS

Actas de Empalme
Unidad de Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Todos los
4510.02.01 4 5 X Contabilidad y Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Funcionarios
Costos selección de las mismas.
Información.

4510.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances. Unidad de
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4510.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Contabilidad y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión. Costos
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.
 Informes a Organismos del Estado
Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances. Unidad de
Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4510.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Contabilidad y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión. Costos
de cada informe.
• Anexos.

4510.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Unidad de Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Todos los
4510.04.01 3 5 X Contabilidad y Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Funcionarios
Costos se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4510.07 CIRCULARES

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares Unidad de
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4510.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Contabilidad y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas. Costos
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4510.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias Unidad de

Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4510.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Contabilidad y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias. Costos

Unidad de Gestión de 4510.16 INFORMACIÓN FINANCIERA

Contabilidad y Contratación y
Costos Financiero Libros Presupuestales Una vez cumplido un (01) año en el archivo de gestión y cumplidos diez
Unidad de
• Libro diario. (10) años en el Archivo Central se procede a microfilmar o digitalizar y
4510.16.01 1 10 X Contabilidad y Alta Dirección Cronológico Digital y Físico
• Libro mayor y balance. posteriormente se elimina el soporte papel, (Ley 962 de 2005 Artículo 28,
Costos
• Libro auxiliar de bancos. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio).

Estados Financieros
• Balance general.
Una vez transcurrido el tiempo de conservación en el archivo de gestión
• Catálogo de cuentas.
Unidad de de cuatro (04) años y en el archivo central de diez (10) años, se podrá
• Estados de cambio en el patrimonio.
4510.16.02 4 10 X Contabilidad y Alta Dirección Cronológico Digital y Físico hacer una selección porcentual del 5% por cada diez (10) años de
• Saldos y movimientos.
Costos producción documental, como muestra que dé cuenta del manejo de estos
• Notas a los estados financieros.
documentos.
• Estado de actividad financiera.
• Estado de cambios en el patrimonio.

Estos documentos resumen las operaciones relacionadas con el

Comprobantes de Ingreso desembolso de efectivo de la Empresa, por lo mismo deberán conservarse
• Comprobantes. Unidad de por un período de un (01) año en el archivo de gestión y veinte (20) años
Todos los
4510.17.01 • Consignaciones. 1 20 X Contabilidad y Cronológico Digital y Físico en el archivo central contados a partir de la fecha del último asiento,
Funcionarios
• Recibos de caja. Costos documento o comprobante, siempre y cuando se garantice su
• Traslados presupuestales. reproducción exacta. Una vez transcurridos los veinte (20) años se
realizara microfilmación o digitalización para su conservación magnética.

4510.18 CONCILIACIONES BANCARIAS

Registro de Conciliaciones Bancarias

• Conciliaciones. Unidad de Una vez transcurridos los veinte (20) en el archivo central, se procede a su
Todos los
4510.18.01 • Extractos bancarios. 1 20 X Contabilidad y Cronológico Digital y Físico eliminación porque pierde su vigencia administrativa y la información se
Funcionarios
• Notas contables. Costos encuentra en los libros contables.
• Formato de conciliación.

4510.19 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

Retención en la fuente
• Impuesto valor agregado IVA. Unidad de Cumplido un (01) año en el archivo de gestión y diez (10) años en el
4510.19.01 • Industria y Comercio ICA. 1 10 X Contabilidad y Alta Dirección Cronológico Digital y Físico Archivo Central se procede a microfilmar o digitalizar y posteriormente se
• Certificado de ingresos y retenciones. Costos elimina el soporte papel.
• Estampilla.
 4510.20 INVENTARIOS

Activos Fijos, Depreciación, Amortización

Unidad de
y Ajustes Todos los Se conserva por dos (02) años en el archivo de gestión y por ocho (08)
4510.20.01 2 8 X Contabilidad y Cronológico Digital y Físico
• Listados. Funcionaros años en el archivo central, posteriormente se procede a su eliminación.
Costos
• Informe de depreciación y amortización.

4520.02 ACTAS

Actas de Empalme
Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Unidad de Todos los
4520.02.01 4 5 X Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Tesorería Funcionarios
selección de las mismas.
Información.

4520.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances.
Unidad de Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4520.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Cronológico Digital y Físico
Tesorería Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión.
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances.
Unidad de Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4520.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Cronológico Digital y Físico
Tesorería Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión.
de cada informe.
• Anexos.

4520.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Unidad de Todos los
4520.04.01 3 5 X Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Tesorería Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4520.07 CIRCULARES

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares
Unidad de Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4520.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Cronológico Digital y Físico
Tesorería Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas.
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4520.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias
Unidad de Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
Gestión de 4520.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Cronológico Digital y Físico
Tesorería Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
Unidad de Tesorería Contratación y • Constancias.
Financiero
4520.17 COMPROBANTES CONTABLES

Estos documentos resumen las operaciones relacionadas con el

Comprobantes de Egreso desembolso de efectivo de la Empresa, por lo mismo deberán conservarse
• Comprobantes. por un período de un (01) año en el archivo de gestión y veinte (20) años
Unidad de Todos los
4520.17.01 • Órdenes de Pago. 1 20 X Cronológico Digital y Físico en el archivo central contados a partir de la fecha del último asiento,
Tesorería Funcionarios
• Cuentas de cobro. documento o comprobante, siempre y cuando se garantice su
• Soportes. reproducción exacta. Una vez transcurridos los veinte (20) años se
realizara microfilmación o digitalización para su conservación magnética.

4520.22 CAJA MENOR

 Soportes de Caja Menor
• Cedula.
• Rut. Esta información se encuentra contenida en documentos contables como
• Cámara de comercio (persona jurídica) Unidad de Todos los ordenes contables y demás registros contables. Una vez culminado un
4520.22.01 1 10 X Cronológico Digital y Físico
• Factura o cuenta de cobro. Tesorería Funcionarios (01) año en el archivo de gestión se envían por diez (10) años al archivo
• Certificación de caja menor. central y posteriormente se procede a su eliminación.
• Comprobante de egreso.
• Solicitud de Reembolso.

4520.23 NÓMINA

Pagos de Nómina
• Aportes.
• Nómina. Una vez culminado un (01) año en el archivo de gestión se envían por
Unidad de
4520.23.01 • Demás prestaciones sociales. 1 20 X Alta Dirección Cronológico Digital y Físico veinte (20) años de retención al archivo central, posteriormente se procede
Tesorería
• Consolidado de Vacaciones. a su eliminación total.
• Liquidación de Primas.
• Comprobantes de Pago.

4520.24 PAGO DE SERVICIOS

Soportes de Pagos de Servicios

• Pagos de Energía.
Una vez culminado un (01) año en el archivo de gestión se envían por diez
• Pagos de Internet y telecomunicaciones. Unidad de
4520.24.01 1 10 X Alta Dirección Cronológico Digital y Físico (10) años de retención al archivo central, posteriormente se procede a su
• Pagos a Mondoñedo. Tesorería
eliminación total.
• Demás Pagos de Servicios de la
Empresa.

4600.02 ACTAS

Actas de Empalme
Departamento Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Todos los
4600.02.01 4 5 X Administrativo y Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Funcionarios
Comercial selección de las mismas.
Información.

4600.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances. Departamento
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4600.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Administrativo y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión. Comercial
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances. Departamento
Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4600.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Administrativo y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión. Comercial
de cada informe.
• Anexos.
Gestión Administrativa
y de las TIC´s
4600.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Departamento Se mantienen por un (01) periodo de facturación en el archivo de gestión y
• Oficios. Todos los
4600.04.01 1 5 X Administrativo y Cronológico Digital y Físico posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y archivaran en la carpera
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Funcionarios
Comercial de cada usuario.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.
Departamento
Administrativo y
Comercial 4600.07 CIRCULARES

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares Departamento
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4600.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Administrativo y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas. Comercial
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4600.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

 Certificaciones y Constancias Departamento
Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4600.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Administrativo y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias. Comercial

4600.15 CARTERA

Acuerdos de Pago de Un Periodo Departamento Una vez culminado su periodo de retención en el Archivo de Gestión de
Todos los
4600.15.01 • Acuerdo de Pago. 2 5 X Administrativo y Cronológico Digital y Físico dos (02) años y en el Archivo de Central de cinco (05) años, se realiza una
Funcionarios
• Control y Seguimiento. Comercial selección de acuerdo a los acuerdos ya finalizados o pendientes.

Gestión Comercial
Acuerdos de Pago de Varios Periodos Departamento Una vez culminado su periodo de retención en el Archivo de Gestión de
Todos los
4600.15.02 • Acuerdo de Pago. 2 5 X Administrativo y Cronológico Digital y Físico dos (02) años y en el Archivo de Central de cinco (05) años, se realiza una
Funcionarios
• Control y Seguimiento. Comercial selección de acuerdo a los acuerdos ya finalizados o pendientes.

Departamento Una vez culminado su periodo de retención en el Archivo de Gestión de un

Expediente Cobro Coactivo Todos los
4600.15.03 1 5 X Administrativo y Cronológico Digital y Físico (01) año y en el Archivo Central de cinco (05) años, se realiza una
• Expedientes. Funcionarios
Comercial selección de acuerdo a los acuerdos ya finalizados o pendientes.

4610.02 ACTAS

Actas de Empalme
Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Unidad de Todos los
4610.02.01 4 5 X Cronológico Digital gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Facturación Funcionarios
selección de las mismas.
Información.

4610.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances.
Unidad de Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4610.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Cronológico Digital y Físico
Facturación Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión.
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances.
Unidad de Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4610.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Cronológico Digital y Físico
Facturación Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión.
de cada informe.
• Anexos.

4610.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Unidad de Todos los
4610.04.01 3 5 X Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Facturación Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4610.07 CIRCULARES

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares
Unidad de Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4610.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Cronológico Digital y Físico
Facturación Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas.
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4610.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Unidad de
Gestión Comercial
Facturacion Certificaciones y Constancias
Unidad de Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4610.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Cronológico Digital y Físico
Facturación Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias.

4610.26 RECAUDO
 Unidad de
Gestión Comercial
Facturacion

Estos documentos respaldan el pago de servicios públicos mediante el

desarrollo de los trámites necesarios que permitan garantizar la
Soportes de Recaudo
Unidad de Todos los disponibilidad de los diferentes servicios. Al cumplir un (01) periodo de
4610.26.01 • Cupones. 1 1 X Cronológico Físico
Facturación Funcionarios facturación en el archivo de gestión, se envia por un (01) año al archivo
• Consignaciones.
central y pueden eliminarse pues pierden valores primarios y no tienen
valores secundarios.

4610.27 FACTURACIÓN

Proceso de Facturación
• Cronograma de facturación. Unidad de Todos los Una vez transcurrido un (01) año en el archivo de gestión y dos (02) años
4610.27.01 1 2 X Cronológico Digital y Físico
• Entrega de facturación en sitio. Facturación Funcionarios en el archivo central, pierde su validez y podrá eliminarse.
• Novedades del proceso de facturación.

REGISTRO DE SUSPENSIÓN DEL

4610.28
SERVICIO

Suspensión del Servicio

Una vez transcurrido un (01) periodo de facturación en el archivo de
• Registro de usuarios para suspensión. Unidad de Todos los
4610.28.01 1 Permanente X Cronológico Digital y Físico gestión, los documentos se escanean y se archivan en las carpetas del
• Listado de suspensión. Facturación Funcionarios
respectivo usuario.
• Acta de suspensión.

Corte del Servicio Una vez transcurrido un (01) periodo de facturación en el archivo de
Unidad de Todos los
4610.28.02 • Listado de usuarios. 1 Permanente X Cronológico Digital y Físico gestión, los documentos se escanean y se archivan en las carpetas del
Facturación Funcionarios
• Actas de cortes. respectivo usuario.

Una vez transcurrido un (01) periodo de facturación en el archivo de

Reconexiones Unidad de Todos los
4610.28.03 1 Permanente X Cronológico Digital y Físico gestión, los documentos se escanean y se archivan en las carpetas del
• Actas de reconexión. Facturación Funcionarios
respectivo usuario.

4611.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Todos los
4611.04.01 3 5 X Lectores Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.
Lectores Gestión Comercial
4611.29 REGISTRO DE ACTIVIDADES

Después de transcurrido un (01) año en el archivo de gestión y

Información de Actividades Todos los posteriormente cinco (05) años en el archivo central, los documentos se
4611.29.01 1 5 X Lectores Cronológico Digital y Físico
• Registro diario de actividades. Funcionarios proceden a microfilmar o digitalizar para su conservación permanente
como evidencia de la gestión de la Empresa.

4620.02 ACTAS

Actas de Empalme
Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Unidad de Todos los
4620.02.01 4 5 X Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Recursos Físicos Funcionarios
selección de las mismas.
Información.

4620.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances.
Unidad de Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4620.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Cronológico Digital y Físico
Recursos Físicos Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión.
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.
 Informes a Organismos del Estado
Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances.
Unidad de Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4620.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Cronológico Digital y Físico
Recursos Físicos Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión.
de cada informe.
• Anexos.

4620.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Unidad de Todos los
4620.04.01 3 5 X Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Recursos Físicos Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4620.07 CIRCULARES
Unidad de Recursos
Gestión Comercial
Físicos
Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de
Circulares
Unidad de Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4620.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Cronológico Digital y Físico
Recursos Físicos Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4620.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias
Unidad de Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4620.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Cronológico Digital y Físico
Recursos Físicos Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias.

4620.20 INVENTARIOS

Inventarios
Unidad de Todos los Una vez transcurrido un (01) año en el archivo de gestión y dos (02) años
4620.20.01 • Medidores. 1 2 X Cronológico Digital y Físico
Recursos Físicos Funcionarios en el archivo central se digitaliza la información.
• Accesorios.

Costos y Gastos Unidad de Todos los Una vez transcurrido un (01) año en el archivo de gestión y dos (02) años
4620.20.02 1 2 X Cronológico Digital y Físico
• Almacén. Recursos Físicos Funcionarios en el archivo central se digitaliza la información.

Propiedad, Planta y Equipos

Unidad de Todos los Una vez transcurrido un (01) año en el archivo de gestión y dos (02) años
4620.20.03 • Equipos de cómputo. 1 2 X Cronológico Digital y Físico
Recursos Físicos Funcionarios en el archivo central se digitaliza la información.
• Vehículos.

4620.37 NORMALIZACIÓN DE USUARIOS

Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir un (01) año

Normalización de Usuarios
en el archivo de gestión y posteriormente un (01) año en el archivo central.
• Novedades Unidad de Todos los
4620.37.01 1 1 X Cronológico Digital y Físico Luego se realiza una digitalización de los documentos que van a la
• Ilegales. Recursos Físicos Funcionarios
carpeta del usuario. En el caso de Ilegales transcurridos los dos (02) años
• Verificación a Predios Suspendidos
se eliminan.

4630.02 ACTAS

Actas de Empalme
Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Área de P.Q.R. y Todos los
4630.02.01 4 5 X Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Ventanilla Única Funcionarios
selección de las mismas.
Información.

4630.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances.
Área de P.Q.R. y Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4630.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Cronológico Digital
Ventanilla Única Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión.
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.
 Informes a Organismos del Estado
Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances.
Área de P.Q.R. y Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4630.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Cronológico Digital
Ventanilla Única Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión.
de cada informe.
• Anexos.

4630.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Se deben conservar tres (03) año en el archivo de gestión por ser

instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2001.
Comunicaciones Oficiales Enviadas Área de P.Q.R. y Todos los
4630.04.01 3 5 X Cronológico Digital y Físico Posteriormente se envían por cinco (05) años al Archivo Central,
• Oficios Ventanilla Única Funcionarios
trascurrido dicho tiempo, se microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el
soporte papel.
Se deben conservar tres (03) año en el archivo de gestión por ser
instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2001.
Comunicaciones Oficiales Recibidas Área de P.Q.R. y Todos los
4630.04.02 3 5 X Cronológico Digital y Físico Posteriormente se envían por cinco (05) años al Archivo Central,
• Oficios. Ventanilla Única Funcionarios
trascurrido dicho tiempo, se microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el
soporte papel.
Se deben conservar tres (03) año en el archivo de gestión por ser
P.Q.R. y Ventanilla instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2001.
Gestión Comercial Comunicaciones Oficiales Recibidas Área de P.Q.R. y Todos los
Única 4630.04.03 3 5 X Cronológico Digital y Físico Posteriormente se envían por cinco (05) años al Archivo Central,
• Derechos de Petición Ventanilla Única Funcionarios
trascurrido dicho tiempo, se microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el
soporte papel.

4630.07 CIRCULARES

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares
Área de P.Q.R. y Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4630.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Cronológico Digital y Físico
Ventanilla Única Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4630.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias
Área de P.Q.R. y Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4630.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Cronológico Digital y Físico
Ventanilla Única Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias.

4630.25 USUARIOS

Expedientes de Usuarios
• Formulario de solicitud de servicios.
• Copia de la escritura del predio.
• Copia del documento de identidad del
suscriptor.
• Certificado de nomenclatura.
• Certificado de tradición. Debido a que el archivo de información de usuarios es el más importante
Área de P.Q.R. y Todos los
4630.25.01 • Paz y salvo de impuesto predial. 1 Permanente X Cronológico Digital y Físico en todo el archivo de la Empresa se debe realizar conservación total de
Ventanilla Única Funcionarios
• Copia del recibo de un vecino al predio. las carpetas de todos los suscriptores de los servicios prestados.
• Foto de predio.
• Demás información que sea necesaria
archivar.
• Independizaciones.
• Legalizaciones.
• Nuevas Acometidas.

4700.02 ACTAS

Actas de Empalme
Departamento de Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Todos los
4700.02.01 4 5 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Funcionarios
Alcantarillado selección de las mismas.
Información.

4700.03 INFORMES
 Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances. Departamento de
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4700.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión. Alcantarillado
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances. Departamento de
Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4700.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión. Alcantarillado
de cada informe.
Acueducto y • Anexos.
Alcantarillado
4700.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Departamento de Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Todos los
4700.04.01 3 5 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Funcionarios
Alcantarillado se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4700.07 CIRCULARES

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares Departamento de
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4700.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas. Alcantarillado
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4700.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias Departamento de

Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4700.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias. Alcantarillado

4700.10 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

Acueducto Proyecto para el mejoramiento del Una vez transcurridos los cinco (05) años en el archivo de gestión y quince
Departamento de
Servicio de Acueducto Todos los (15) años en el archivo central, se realiza una selección del diez (10) % del
4700.10.01 5 15 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico
• Cronograma. Funcionarios total de la serie.
Alcantarillado
• Actividades.

Departamento de Proyecto para el mejoramiento del

Acueducto y Departamento de Una vez transcurridos los cinco (05) años en el archivo de gestión y quince
Servicio de Alcantarillado Todos los
Alcantarillado Alcantarillado 4700.10.02 5 15 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico (15) años en el archivo central, se realiza una selección del diez (10) % del
• Cronograma. Funcionarios
Alcantarillado total de la serie.
• Actividades.

Campañas Educativas a la Comunidad Departamento de Una vez transcurridos los cinco (05) años en el archivo de gestión y quince
Acueducto y Todos los
4700.10.03 • Cronograma. 5 15 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico (15) años en el archivo central, se realiza una selección del diez (10) % del
Alcantarillado Funcionarios
• Actividades. Alcantarillado total de la serie.

Programa de Calibración de Equipos Departamento de Una vez transcurridos los cinco (05) años en el archivo de gestión y quince
Todos los
4700.10.04 • Cronograma. 5 15 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico (15) años en el archivo central, se realiza una selección del diez (10) % del
Funcionarios
• Actividades. Alcantarillado total de la serie.

4700.29 REGISTRO DE ACTIVIDADES

Acueducto y
Alcantarillado
Información de Caudales y presiones
Esta información es importante para dar cuenta a las autoridades
• Requerimientos. Departamento de
Todos los competentes, de acuerdo con el Decreto 475 de 1998. Una vez culminada
4700.29.01 • Anexos. 2 5 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios la retención de dos (02) años en el archivo de gestión y cinco (05) años en
• Informes. Alcantarillado
el archivo central se elimina.
• Comunicaciones. .

4700.30 PLANOS

Acueducto
 Acueducto Departamento de
Planos de Acueducto Todos los Adquiere valor secundario, por lo tanto se conserva totalmente y se
4700.30.01 Permanente X X Acueducto y Cronológico Digital
• Planos. Funcionarios digitaliza para su consulta.
Alcantarillado

Departamento de
Planos de Alcantarillado Todos los Adquiere valor secundario, por lo tanto se conserva totalmente y se
Alcantarillado 4700.30.02 Permanente X X Acueducto y Cronológico Digital
• Planos. Funcionarios digitaliza para su consulta.
Alcantarillado

Acueducto 4700.31 ANÁLISIS DE AGUA

Información de Calidad de Red

• Requerimientos. Departamento de Esta información es importante para dar cuenta a las autoridades
Acueducto y Todos los
4700.31.01 • Anexos. 1 5 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico competentes, de acuerdo con el Decreto 475 de 1998. Una vez culminada
Alcantarillado Funcionarios
• Informes. Alcantarillado la retención de cinco (05) años en el archivo central se elimina.
• Comunicaciones.

4700.34 GESTIÓN AMBIENTAL

Acueducto y Programa de uso eficiente de ahorro Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
Alcantarillado Departamento de
del agua PUEAA Todos los (04) años en el archivo de gestión y los diez (10) años establecidos en el
4700.34.01 4 10 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico
• Cronograma. Funcionarios archivo central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de
Alcantarillado
• Actividades. importancia.

4710.02 ACTAS

Actas de Empalme
Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Unidad de Todos los
4710.02.01 4 5 X Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Laboratorio Funcionarios
selección de las mismas.
Información.

4710.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances.
Unidad de Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4710.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Cronológico Digital
Laboratorio Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión.
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances.
Unidad de Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4710.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Cronológico Digital
Laboratorio Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión.
de cada informe.
• Anexos.

4710.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Unidad de Todos los
4710.04.01 3 5 X Cronológico Digital años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Laboratorio Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4710.07 CIRCULARES
Unidad de
Acueducto Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de
Laboratorio Circulares
Unidad de Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4710.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Cronológico Digital
Laboratorio Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas.
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4710.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias
Unidad de Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4710.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Cronológico Digital
Laboratorio Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias.
 4710.31 ANÁLISIS DE AGUA

Análisis del agua

• Toma de muestras realizadas.
4710.31.01 • Análisis y resultados de las pruebas. 1 5
• Análisis Físico-Químico del agua.
• Análisis Microbiológico del Agua.
Esta información es requerida para la evaluación de la gestión, una vez
Unidad de Todos los transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo
X Cronológico Digital y Físico
Laboratorio Funcionarios central, se hará una selección de un informe por cada 5 años de
producción, como testimonio para la investigación.

Esta información es requerida para la evaluación de la gestión, una vez

Información de Calidad del Agua
Unidad de Todos los transcurrido el tiempo de retención en el archivo central, se hará una
4710.31.02 • Requerimientos. 1 5 X Cronológico Digital y Físico
Laboratorio Funcionarios selección de un informe por cada 5 años de producción, como testimonio
• Informes IRCA.
para la investigación.

4710.32 EXPEDIENTES DE EQUIPOS

Una vez termine la vida útil del equipo, se retiene la información en el

Hoja de Vida de Equipos de Laboratorio
Unidad de Todos los archivo de gestión por un (01) año y posteriormente se envía al archivo
4710.32.01 • Mantenimientos. 1 8 X Cronológico Digital y Físico
Laboratorio Funcionarios central por ocho (08) años, luego se procede a su microfilmación o
• Calibraciones.
digitalización para posteriores consultas.

4720.02 ACTAS

Actas de Empalme Coordinador

Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Operativo - Todos los
4720.02.01 4 5 X Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Acueducto y Funcionarios
selección de las mismas.
Información. Alcantarillado

4720.03 INFORMES

Informes de Gestión
Coordinador Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances.
Operativo - Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4720.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Cronológico Digital y Físico
Acueducto y Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión.
Alcantarillado permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Coordinador Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances.
Operativo - Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4720.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Cronológico Digital y Físico
Acueducto y Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión.
Alcantarillado de cada informe.
• Anexos.

4720.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas Coordinador

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Operativo - Todos los
4720.04.01 3 5 X Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Acueducto y Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas. Alcantarillado

4720.07 CIRCULARES
Coordinador
Operativo - Acueducto y Coordinador Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de
Circulares
Acueducto y Alcantarillado Operativo - Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4720.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Cronológico Digital y Físico
Alcantarillado Acueducto y Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas.
Alcantarillado conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4720.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Coordinador
Certificaciones y Constancias
Operativo - Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4720.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Cronológico Digital
Acueducto y Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias.
Alcantarillado

4720.10 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

 Registro de Actividades y Coordinador
Una vez transcurridos los cinco (05) años en el archivo de gestión y quince
Mantenimiento de Redes. Operativo - Todos los
4720.10.01 5 15 X Cronológico Digital y Físico (15) años en el archivo central, se realiza una selección del diez (10) % del
• Cronograma. Acueducto y Funcionarios
total de la serie.
• Actividades. Alcantarillado

Registro de Actividades y Coordinador

Una vez transcurridos los cinco (05) años en el archivo de gestión y quince
Mantenimiento de Pozos y sumideros Operativo - Todos los
4720.10.02 5 15 X Cronológico Digital y Físico (15) años en el archivo central, se realiza una selección del diez (10) % del
• Cronograma. Acueducto y Funcionarios
total de la serie.
• Actividades. Alcantarillado

4720.32 EXPEDIENTES DE EQUIPOS

Coordinador Una vez termine la vida útil del equipo, se retiene la información en el
Hoja de Vida de Equipos
Operativo - Todos los archivo de gestión por un (01) año y posteriormente se envía al archivo
4720.32.01 • Mantenimientos. 1 8 X Cronológico Digital y Físico
Acueducto y Funcionarios central por ocho (08) años, luego se procede a su microfilmación o
• Calibraciones.
Alcantarillado digitalización para posteriores consultas.

4730.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Departamento de Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Todos los
4730.04.01 3 5 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Funcionarios
Alcantarillado se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4730.12 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procesos Institucionales
• Procedimientos. Planta de Cumplido el tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
Solo versión Todos los
4730.12.01 • Mapa de Procesos, Objetivos y Políticas. 8 X Tratamiento de Cronológico Físico gestión y ocho (08) años en el archivo central, se microfilma o digitaliza
vigente Funcionarios
• Manual de Procedimientos e Instructivos. Agua Potable para posteriores consultas.
• Formatos.

4730.29 REGISTRO DE ACTIVIDADES

Planta de Operación de la PTAP

Tratamiento de Acueducto • Control diario de la PTAP.
Agua Potable • Consumo diario de energía. Esta información es requerida para la evaluación de la gestión, una vez
Planta de
• Control de parámetros tanto en filtros Todos los transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo
4730.29.01 1 5 X X Tratamiento de Cronológico Físico
como en sedimentadores. Funcionarios central, se hará una selección de un libro o carpeta por cada 5 años de
Agua Potable
• Continuidad del servicio. producción, como testimonio para la investigación.
• Demás acciones de operación de la
PTAP.

Mantenimiento de la PTAP
• Desinfección de la red. Esta información es requerida para la evaluación de la gestión, una vez
Planta de
• Lavado de canaletas, sedimentadores y Todos los transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo
4730.29.02 1 5 X X Tratamiento de Cronológico Físico
floculadores. Funcionarios central, se hará una selección de un libro o carpeta por cada 5 años de
Agua Potable
• Demás actividades de mantenimiento de producción, como testimonio para la investigación.
la PTAP.

4730.32 EXPEDIENTES DE EQUIPOS

Coordinador Una vez termine la vida útil del equipo, se retiene la información en el
Hoja de Vida de Equipos PTAP
Operativo - Todos los archivo de gestión por un (01) año y posteriormente se envía al archivo
4730.32.01 • Mantenimientos. 1 8 X Cronológico Digital y Físico
Acueducto y Funcionarios central por ocho (08) años, luego se procede a su microfilmación o
• Calibraciones.
Alcantarillado digitalización para posteriores consultas.

4740.04 COMUNICACIONES OFICIALES

 Comunicaciones Oficiales Internas
Departamento de Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Todos los
4740.04.01 3 5 X Acueducto y Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Funcionarios
Alcantarillado se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4740.12 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procesos Institucionales
• Procedimientos. Planta de Cumplido el tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
Solo versión Todos los
4740.12.01 • Mapa de Procesos, Objetivos y Políticas. 8 X Tratamiento de Cronológico Físico gestión y ocho (08) años en el archivo central, se microfilma o digitaliza
vigente Funcionarios
• Manual de Procedimientos e Instructivos. Aguas Residuales para posteriores consultas.
• Formatos.

4740.29 REGISTRO DE ACTIVIDADES

Planta de
Operación de la PTAR
Tratamineto de Alcantarillado
• Consumo diario de energía.
Aguas Residuales
• Características perceptivas. Esta información es requerida para la evaluación de la gestión, una vez
Planta de
• Control de secado de lodos. Todos los transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo
4740.29.01 1 5 X X Tratamiento de Cronológico Físico
• Control de medición de caudal. Funcionarios central, se hará una selección de un libro o carpeta por cada 5 años de
Aguas Residuales
• Control de remoción de sólidos. producción, como testimonio para la investigación.
• Demás actividades de Operación de la
PTAR.

Mantenimiento de la PTAR Esta información es requerida para la evaluación de la gestión, una vez
Planta de
• Control de poda de pasto Todos los transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo
4740.29.02 1 5 X X Tratamiento de Cronológico Físico
• Demás actividades de Mantenimiento de Funcionarios central, se hará una selección de un libro o carpeta por cada 5 años de
Aguas Residuales
la PTAR. producción, como testimonio para la investigación.

4740.32 EXPEDIENTES DE EQUIPOS

Coordinador Una vez termine la vida útil del equipo, se retiene la información en el
Hoja de Vida de Equipos PTAR
Operativo - Todos los archivo de gestión por un (01) año y posteriormente se envía al archivo
4700.32.01 • Mantenimientos. 1 8 X Cronológico Digital y Físico
Acueducto y Funcionarios central por ocho (08) años, luego se procede a su microfilmación o
• Calibraciones.
Alcantarillado digitalización para posteriores consultas.

4750.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Fontanería y Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Todos los
4750.04.01 3 5 X Atención de Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Funcionarios
Novedades se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.
Fontanería y
Acueducto y
Atención de
Alcantarillado
Novedades 4750.29 REGISTRO DE ACTIVIDADES

Después de transcurrido un (01) año en el archivo de gestión y

Fontanería y
Información de Actividades Todos los posteriormente cinco (05) años en el archivo central, los documentos se
4750.29.01 1 5 X Atención de Cronológico Digital y Físico
• Registro diario de actividades. Funcionarios proceden a microfilmar o digitalizar para su conservación permanente
Novedades
como evidencia de la gestión de la Empresa.

4800.02 ACTAS

Actas de Empalme
Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Departamento de Todos los
4800.02.01 4 5 X Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Aseo y Ambiente Funcionarios
selección de las mismas.
Información.

4800.03 INFORMES
 Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances.
Departamento de Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4800.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Cronológico Digital y Físico
Aseo y Ambiente Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión.
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.

Informes a Organismos del Estado

Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances.
Departamento de Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4800.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Cronológico Digital y Físico
Aseo y Ambiente Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión.
de cada informe.
• Anexos.

4800.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Departamento de Todos los
4800.04.01 3 5 X Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Aseo y Ambiente Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4800.07 CIRCULARES

Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de

Circulares
Departamento de Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4800.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Cronológico Digital y Físico
Aseo y Ambiente Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas.
conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.

4800.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias
Departamento de Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4800.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Cronológico Digital y Físico
Aseo y Ambiente Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias.

4800.10 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

Proyecto para la Expansión de la

Cobertura del Servicio de Aseo
Una vez transcurridos los cinco (05) años en el archivo de gestión y quince
• Proyecto para expansión de la cobertura Departamento de Todos los
4800.10.01 5 15 X Cronológico Digital y Físico (15) años en el archivo central, se realiza una selección del diez (10) % del
del servicio de aseo. Aseo y Ambiente Funcionarios
total de la serie.
• Cronograma.
• Actividades.

Campañas Educativas a la Comunidad Una vez transcurridos los cinco (05) años en el archivo de gestión y quince
Departamento de Todos los
4800.10.02 • Cronograma. 5 15 X Cronológico Digital y Físico (15) años en el archivo central, se realiza una selección del diez (10) % del
Aseo y Ambiente Funcionarios
Depto. Aseo y • Actividades. total de la serie.
Aseo y Ambiente
Ambiente
Plan de Rutas
Una vez transcurridos los cinco (05) años en el archivo de gestión y quince
• Plan de Rutas del Servicio de Aseo. Departamento de Todos los
4800.10.03 5 15 X Cronológico Digital y Físico (15) años en el archivo central, se realiza una selección del diez (10) % del
• Cronograma. Aseo y Ambiente Funcionarios
total de la serie.
• Actividades.

Plan Anual de Renovación de Equipos Una vez transcurridos los cinco (05) años en el archivo de gestión y quince
Departamento de Todos los
4800.10.04 • Cronograma. 5 15 X Cronológico Digital y Físico (15) años en el archivo central, se realiza una selección del diez (10) % del
Aseo y Ambiente Funcionarios
• Actividades. total de la serie.

Demás Proyectos del Departamento Una vez transcurridos los cinco (05) años en el archivo de gestión y quince
Departamento de Todos los
4800.10.05 • Cronograma. 5 15 X Cronológico Digital y Físico (15) años en el archivo central, se realiza una selección del diez (10) % del
Aseo y Ambiente Funcionarios
• Actividades. total de la serie.

4800.22 CAJA MENOR

 Soportes Fondo de Vehículos
• Cedula.
• Rut. Esta información se encuentra contenida en documentos contables como
• Cámara de comercio (persona jurídica) Departamento de Todos los ordenes contables y demás registros contables. Una vez culminado un
4800.22.01 1 10 X Cronológico Digital y Físico
• Factura o cuenta de cobro. Aseo y Ambiente Funcionarios (01) año en el archivo de gestión se envían por diez (10) años al archivo
• Certificación de caja menor. central y posteriormente se procede a su eliminación.
• Comprobante de egreso.
• Solicitud de Reembolso.

4800.32 EXPEDIENTES DE EQUIPOS

Una vez termine la vida útil del equipo, se retiene la información en el

Hoja de Vida de Equipos de Aseo
Departamento de Todos los archivo de gestión por un (01) año y posteriormente se envía al archivo
4700.32.01 • Mantenimientos. 1 8 X Cronológico Digital y Físico
Aseo y Ambiente Funcionarios central por ocho (08) años, luego se procede a su microfilmación o
• Calibraciones.
digitalización para posteriores consultas.

4800.34 GESTIÓN AMBIENTAL

Plan de gestión integral de residuos Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
sólidos PGIRS Departamento de Todos los (04) años en el archivo de gestión y los diez (10) años establecidos en el
4800.34.01 4 10 X Cronológico Digital y Físico
• Cronograma. Aseo y Ambiente Funcionarios archivo central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de
• Actividades. importancia.

Plan de saneamiento y manejo de Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
vertimientos PSMV Departamento de Todos los (04) años en el archivo de gestión y los diez (10) años establecidos en el
4800.34.02 4 10 X Cronológico Digital y Físico
• Cronograma. Aseo y Ambiente Funcionarios archivo central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de
• Actividades. importancia.
Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
Tasa retributiva CAR
Departamento de Todos los (04) años en el archivo de gestión y los diez (10) años establecidos en el
4800.34.03 • Cronograma. 4 10 X Cronológico Digital y Físico
Aseo y Ambiente Funcionarios archivo central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de
• Actividades.
importancia.

Sistema de Gestión Ambiental

Se conserva en el Archivo de Gestión por cuatro (04) años y en el Archivo
• Sistema de Gestión. Departamento de Todos los
4800.34.04 4 8 X Cronológico Digital y Físico Central por un tiempo de ocho (08) años, posteriormente se elimina
• Cronograma. Aseo y Ambiente Funcionarios
porque la información queda registrada en los informes de gestión.
• Actividades.

4810.02 ACTAS

Actas de Empalme
Coordinador Después de un tiempo de retención de cuatro (04) años en el archivo de
• Informe de Gestión. Todos los
4810.02.01 4 5 X Operativo - Aseo y Cronológico Digital y Físico gestión y cinco (05) años en el archivo central se procede a realizar
• Acta de Entrega y/o Recibido de Funcionarios
Ambiente selección de las mismas.
Información.

4810.03 INFORMES

Informes de Gestión
Se conservan en el archivo de gestión por dos (02) años, después de
• Informe de Avances. Coordinador
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4810.03.01 • Plan de Acción. 2 5 X Operativo - Aseo y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar para su conservación
• Indicadores de Gestión. Ambiente
permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
• Anexos.
Informes a Organismos del Estado
Se conservan por poseer valores administrativos hasta cumplir los cuatro
• Informe de Avances. Coordinador
Todos los (04) en el archivo de gestión y posteriormente diez (10) años en el archivo
4810.03.02 • Plan de Acción. 4 10 X Operativo - Aseo y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios central. Luego se realiza una selección de acuerdo al nivel de importancia
• Indicadores de Gestión. Ambiente
de cada informe.
• Anexos.

4810.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Coordinador Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Todos los
4810.04.01 3 5 X Operativo - Aseo y Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Funcionarios
Ambiente se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.

4810.07 CIRCULARES

Coordinador
Operativo - Aseo y Aseo y Ambiente
Ambiente
 Se conservan en el archivo de gestión por tres (03) años, después de
Circulares Coordinador
Todos los transcurridos se envía al archivo central por un periodo de cinco (05) años,
4810.07.01 • Circulares Enviadas. 3 5 X Operativo - Aseo y Cronológico Digital y Físico
Funcionarios los documentos se proceden a microfilmar o digitalizar para su
• Circulares Recibidas. Ambiente
Coordinador conservación permanente como evidencia de la gestión de la Empresa.
Operativo - Aseo y Aseo y Ambiente
Ambiente 4810.09 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

Certificaciones y Constancias Coordinador

Todos los Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y dos (02)
4810.09.01 • Certificaciones. 2 2 X Operativo - Aseo y Cronológico Digital
Funcionarios años en el archivo central se elimina ya que pierden vigencia.
• Constancias. Ambiente

4810.29 REGISTRO DE ACTIVIDADES

Control de Recolección a otros

Municipios
Coordinador Una vez transcurridos dos (02) años en el archivo de gestión y cinco (05)
• Formato de control de recolección. Todos los
4810.29.01 2 5 X Operativo - Aseo y Cronológico Digital y Físico año en el archivo central se realiza una selección de acuerdo al nivel de
• Factura mensual de cada Municipio. Funcionarios
Ambiente importancia.
• Consolidado mensual de Mondoñedo.
• Copia del pago a Mondoñedo.

Soportes Complementarios
• Solicitud de peajes.
• CDP.
Coordinador
• RP. Todos los Una vez culminado un (01) año en el archivo de gestión se envían por diez
4810.29.02 1 10 X Operativo - Aseo y Cronológico Digital y Físico
• Orden de pago. Funcionarios (10) años al archivo central y posteriormente se procede a su eliminación.
Ambiente
• Comprobante de egreso.
• Registro diario de peajes.
• Consolidado de peajes.

4810.33 EXPEDIENTES DE VEHÍCULOS

Control Vehículos
• Control de peajes entregados.
• Control de compra de peajes. Coordinador Una vez transcurrido el tiempo de retención de un (01) año en el archivo
Todos los
4810.33.01 • Control disposicion de residuos. 1 3 X Operativo - Aseo y Cronológico Digital y Físico de gestión y de tres (03) años en el archivo central se procede a su
Funcionarios
• Combustible. Ambiente microfilmación o digitalización para posteriores consultas.
• Mantenimientos realizados a los
vehículos.

4811.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Todos los
4811.04.01 3 5 X Conductor Cronológico Digital y Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.
Conductor Aseo y Ambiente
4811.29 REGISTRO DE ACTIVIDADES

Después de transcurrido un (01) año en el archivo de gestión y

Información de Actividades
Todos los posteriormente cinco (05) años en el archivo central, los documentos se
4811.29.01 • Registro diario de actividades. 1 5 X Conductor Cronológico Digital y Físico
Funcionarios proceden a microfilmar o digitalizar para su conservación permanente
• Formato Pre Uso de Vehículos.
como evidencia de la gestión de la Empresa.

4820.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Departamento de Todos los
4820.04.01 3 5 X Cronológico Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Aseo y Ambiente Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.
Supervisión de
Aseo y Ambiente
Aseo
4820.29 REGISTRO DE ACTIVIDADES
 Supervisión de
Aseo y Ambiente
Aseo

Después de transcurrido un (01) año en el archivo de gestión y

Información de Actividades Departamento de Todos los posteriormente cinco (05) años en el archivo central, los documentos se
4820.29.01 1 5 X Cronológico Digital y Físico
• Registro diario de actividades. Aseo y Ambiente Funcionarios proceden a microfilmar o digitalizar para su conservación permanente
como evidencia de la gestión de la Empresa.

4821.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Departamento de Todos los
4821.04.01 3 5 X Cronológico Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Aseo y Ambiente Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
• Comunicaciones Oficiales Recibidas.
Barrido y Limpieza Aseo y Ambiente
4821.29 REGISTRO DE ACTIVIDADES

Después de transcurrido un (01) año en el archivo de gestión y

Información de Actividades Departamento de Todos los posteriormente cinco (05) años en el archivo central, los documentos se
4821.29.01 1 5 X Cronológico Físico
• Registro diario de actividades. Aseo y Ambiente Funcionarios proceden a microfilmar o digitalizar para su conservación permanente
como evidencia de la gestión de la Empresa.

4830.04 COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones Oficiales Internas

Se mantienen por tres (03) años en el archivo de gestión y por cinco (05)
• Oficios. Departamento de Todos los
4830.04.01 3 5 X Cronológico Físico años al Archivo Central, posteriormente se microfilmaran o digitalizaran y
• Comunicaciones Oficiales Envidas. Aseo y Ambiente Funcionarios
se eliminara el soporte papel luego de transcurrido dicho tiempo.
Recolección y • Comunicaciones Oficiales Recibidas.
Transporte de Aseo y Ambiente
Residuos 4830.29 REGISTRO DE ACTIVIDADES

Después de transcurrido un (01) año en el archivo de gestión y

Información de Actividades Departamento de Todos los posteriormente cinco (05) años en el archivo central, los documentos se
4830.29.01 1 5 X Cronológico Físico
• Registro diario de actividades. Aseo y Ambiente Funcionarios proceden a microfilmar o digitalizar para su conservación permanente
como evidencia de la gestión de la Empresa.