Fecha: 09 de junio de 2021

Integrantes Lina Carolina parga Sánchez

Jhon Sebastián espinosa
María Fernanda García Orozco
Katerin Alexandra Ordoñez Giraldo

RETENCION Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL:

1. objetivo general:
determinar los aspectos críticos de archivo y gestión documental y sus sistemas
de apoyo
2. objetivo específico:
2 .1 Definir una metodología o plan de acción para el tratamiento de los aspectos
detectados.

2.2 Identificar las prioridades en el desarrollo de actividades a desarrollar, cullo

objetivo es normalizar lo relacionado con la gestión documental y los sistemas de
información que apoyan la gestión.
3 .Marco institucional:
3.1 MISIÓN: Somos una empresa dedicada a desarrollar elementos de protección
Personal. satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, brindándoles un
sello nuevo como la marca VISION´S K&F ya que Poseemos con un gran sentido
de responsabilidad social y compromiso con el medio ambiente, Incluyendo como
parte vital de nuestros procesos, la correcta recolección de residuos sólidos, el uso
Responsable del agua y la energía, con el fin de garantizar la satisfacción de las
necesidades de nuestros clientes, Desarrollando proyectos con los más exigentes
estándares, en seguridad, calidad y puntualidad.
3.2 VISIÓN: VISION´ S.K & F. quiere llegar hacer la empresa más grande de EPP,
lograremos bienestar y confianza para nuestros clientes y el éxito de innovar cada
producto bajo los estándares y políticas que requiere haciendo que la
comercialización de MASCARILLAS Y LENTES sea la construcción de la
protección y preservación del medio ambiente, mediante la aplicación y utilización
de los mejores materiales y generar empleo, Trabajamos fuertemente en nuestras
áreas de atención al cliente e investigación y desarrollo de nuevos productos
3.3 ORGANIGRAMA

4. Marco teórico:
Nace de la necesidad para dar un trato adecuado a los documentos en VISION’S
a los documentos en los diferentes soportes y formatos como parte integral del
programa de gestión documental. Definiendo para estas características adecuadas
de conservación y preservación, condiciones de almacenamiento y tratamiento.

4.1 las Tablas de Retención Documental o TRD, las cuales se caracterizan por
ser una herramienta que permite, por medio de la identificación serial de la
información y su respectiva tipificación, establecer los tiempos de permanencia de
los documentos, así como su disposición final.
Es decir, por medio del control y el reconocimiento de la información y de la
estructura organizacional, se categorizan, seleccionan y organizan los diferentes
documentos a fin de establecer sus tiempos de conservación en archivo y los
procesos a seguir cuando su ciclo de vida haya terminado.

4.2 FUID: Según el Archivo General de la Nación (AGN), el inventario documental

constituye un instrumento archivístico de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
AGN
4.3 CCD: Según el Archivo General de la Nación (AGN), los Cuadros de
Clasificación Documental – CCD, refleja la jerarquización dada a la documentación
producida por la SDH y en el que se registran las series y subseries documentales
con su respectiva codificación, a su vez las agrupa por las unidades productoras o
dependencias. AGN (Acuerdo 027 de 2006).
 v.1.INDU. RHM 14/06/2021

PROCESO Página 1
Versión 1
DE SELECCION de 1
Clasificación de la Información:
FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Privada

Entidad Productora: vision´s k&f

Código Dependencia: 1400 Dependencia Productora: gerencia de recursos humanos

INDICE DE TIEMPO DE DISPOSICION

CODIGO SOPORTE
SERIE CLASIFICACIÓN RETENCIÓN FINAL PROCEDIMIENT
DEPEN
DOCUMENTAL O
SERIE SUB D F P Cl R INICIO FINAL C Mt E S
1400 1 2 contrato
15/05/202 15/05/203 finalizado el
3 Hoja de vida x x x X tiempo de
1 0
retencion en el
fotocopia del arcivo central, se
documento de 16/05/202 16/05/203 aplicará una
4 x x X selección de las
identidad y libreta 1 0 historias laborales
militar. por cargos
estrategicos,
certificados de 17/05/202 17/05/203 cargos de alta
5 x x X
estudio 1 0 gerencia como
Referencias 18/05/202 18/05/203 gerente de
6 x X direccion general,
personales 1 0
Este documento
Referencias 19/05/202 19/05/203 formará parte de
7 x x la memoria
Laborales 1 0
institucional de la
20/05/202 20/05/203 entidad. La
8 Afiliacion Arl x x x
1 0 muestra
Formato Afiliacion 21/05/202 21/05/203 seleccionada se
9 x x x digitalizara
eps 1 0
garantizando su
integridad,
Formato Afiliacion 22/05/202 22/05/203 disponibilidad y
10 x x x confiabilidad.
pension 1 0
 Formato Afiliacion
caja de 23/05/202 23/05/203
11 x x x
compensacion 1 0
familiar
Doc,procuraduria,
contraloria, 24/05/202 24/05/203
13 x x
certificado policia 1 0
nacional

sistema de registro
25/05/202 25/05/203
14 nacional- Medidas x x
1 0
correctivas

Certificacion 26/05/202 26/05/203

15 x x x
Bancaria 1 0
Carta de
27/05/202 27/05/203
16 Examenes x x x
1 0
Medicos
Examenes pre- 28/05/202 28/05/203
17 x x x
ocupacionales. 1 0

Convenciones
Disposición
Soporte: Digital: D Final Conservar: C Firma Responsable:
Medio
Físico: F Técnico: Mt
Indice de
Clasificación: Pública: P Eliminar: E Fecha 14-jun-21
Clasificad Seleccionar:
a: Cl S
Reservad
a: R
 CODIGO: 1400 AP-AI-RG-160

VERSION: 2

CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL FECHA DE APROBACION 14/06/2021

PAGINA Página 1 de 1
clasificacion

CODIGO SERIE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES TIPOLOGIA PROCEDIMIENTO

1400 1 2 CHEK LIST Historias Laborales Gestion Humana

Investigacion bienestar
1400 2 5 INFORMES Gestion Humana
laboral
ESTRUCTURA
1400 3 2 organigrama Gestion Humana
ORGANIZACIONAL
1400 4 5 CAPACITACIONES Capacitacion sst Gestion Humana
Acta
1400 5 6 PLAN ESTRATEGICO Listado de asistencia Coordinación operativa
Anexos

Reglamento interno del

1400 6 2 MANUALES Gestion Humana
trabajo.

Firma Responsable:

Fecha 14-jun-21
 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

DEPENDENCIA RESPONSABLE: gerencia de

SEDE PRINCIPAL VISION'S K&F
recursos humanos
VERSION 003

SECCION: Direccion general

FECHA DE APROBACION 14/06/2021

OBJETO: eliminacion de documentos de no

Archivo. INVENTARIO DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÒN

NOMBRE DE LA Número
Nº DE Soport Frecuencia
Código SERIE, SUBSERIE O Carpet Otr de NOTAS
ORDEN Inicial Final Caja Tomo e de Consulta
ASUNTO a o Folios

Informes - 6/06/201 Paquetes

1 1/01/2012 Archivador 1 2 NA. 5 Fisico bajo
formularios 2 en bolsas
2 plasticas

1/12/201 Paquetes
2 actas 7/07/2012 Archivador 1 NA. 3 Fisico bajo
2 en bolsas
2,1,3 4 plasticas

informacion de 6/06/201 Paquetes

1/01/2013 Archivador 1 NA. 4 Fisico bajo
preceleccion 3 en bolsas
3 2,1,3 6 plasticas
Paquetes
contorles de 1/12/201
7/07/2013 Archivador 1 NA. 6 Fisico bajo en bolsas
evaluacion 3
4 2,1,3 8 plasticas
Paquetes
6/06/201
5 2,1,3 Informes 1/01/2012 Archivador 1 NA. 8 Fisico bajo en bolsas
2
10 plasticas
 clasificacion de Paquetes
6/07/201
6 2,1,5 certificadoes 7/07/2012 Archivador 2 NA. 9 Fisico bajo en bolsas
2
personales 10 plasticas

certificados 6/08/201 Paquetes

2,1,3 1/01/2013 Archivador 1 NA. 10 Fisico bajo
laborales 2 en bolsas
7 11 plasticas

certificados de 6/09/201 Paquetes

8 2,1,6 7/07/2013 Archivador 2 NA. 3 Fisico bajo en bolsas
estudio 2
10 plasticas

capacitacion - 6/10/201 Paquetes

9 1/01/2012 Archivador 1 NA. 4 Fisico bajo en bolsas
asistencia. 2
2,1,3 9 plasticas

inventario de 6/11/201 Paquetes

7/07/2012 Archivador 1 NA. 1 Fisico bajo
intendencia 2 en bolsas
10 2,1,3 5 plasticas
5 conclusiones
5.1 se llevaron a cabo varios conceptos relacionados con la gestión documental y
de esta manera se empezó a realizar una profundización de las distintas
herramientas.
5.2 una vez investigados los diferentes instrumentos para la gestión de archivo se
realizaron estos instrumentos, con el fin de enfocarlos en la organización
VISION´S K&F y de esta manera empezar a desarrollar unas bases solidas que
eviten contratiempos en la gestion de archivos y el cuidado de la información.

Bibliografía:
https://atsgestion.net/tablas-retencion-documental/
https://www.shd.gov.co/shd/cuadros-clasificacion-documental