PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL

APRENDICES:
CARLOS DANGOND
LINDA DANGOND
MARCELA LOPEZ

TEGNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

FICHA: 464961

CENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS

REGIONAL SANTANDER
 ORGANIGRAMA EMPRESA XYZ

DIRECCION
100 100

OFICINA DE CONTROL
INTERNO
110

SUBDIRECCION SUBDIRECCION
OPERATIVA ADMINISTRATIVA Y
200 FINANCIERA
300
FONDO: Empresa XYZ

CUADRO DE CLASIFICACION
CODIGO SECION SUBSECION SERIE SUBSERIE
02. Derechos de
Petición

02. Inventarios de muebles y enseres

100 Dirección
04.Inventarios

09. Resoluciones

10. Registro 01. Registro de Préstamos de

Documentos

01. Actas 01. Actas de MECI

02. Informes 01. Informes a Entes de Control y

Vigilancia
110 Oficina 01. Informe de Gestión
de Control
Interno
04. Inventarios
02. Inventario de Archivo

01. Actas 03. Actas de Junta de Compra

Subdirección 03. Informes 02.Informe de Gestión

Operativa
200
05. Invitaciones

01. Actas 02. Actas de Posesión

06. Historias 01. Historias Laborales de Tres

Funcionarios

Subdirección 01.Manuales de Procesos y

Administrativa 07.Manuales Procedimientos
300 y
Financiera
08. Presupuestos

11. Sistemas 01.Sistema de Gestión de Calidad

RESEÑA HISTÓRICA
 En marzo 2004 se crea la empresa llamada XYY empresa especializada en la administración de archivos,
gestión de documentos y digitalización.

Actualmente no hemos dejado atrás nuestra meta que ha sido ayudar a empresas que necesiten
orientación de cómo manejar sus fondos acumulados ofreciendo servicios con el fin de satisfacer sus
necesidades cumpliendo con todas las normas de archivo existentes, así mismo, capacitando a todos los
funcionario de dicha entidad para un mejoramiento notable, tenemos certificación en todas las normas de
gestión documental para así ofrecer el mejor servicio que se verá reflejado en nuestros servicios.

HISTORIA INSTITUCIONAL

FONDOS ACUMULADOS EMPRESA XYZ

EN ELAÑO
EN EL AÑO 2010 EN
2004 ADELANTE SE
CREACION APLICO TRD Y
EMPRESA XYZ TVD

2004 2010

PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL

EMPRESA XYZ.
 1. OBJETIVOS

1.1 GENERAL

Analizar de manera objetiva el sistema de gestión documental y de archivo de la entidad para establecer un
plan de mejoramiento orientado a una buena implementación, manejo y la disposición final de los fondos
documentales acumulados.

1.2 ESPECIFICOS

 Aplicar procesos de clasificación y organización para toda la documentación.

 recopilar información que radica en la necesidad de cada entidad productora.
 Determinar los factores críticos de éxito de la gestión documental para el mejoramiento de los
servicios de la entidad.
 Identificar los asuntos o series que maneja la entidad en cada una de sus dependencias.
 Preservar el patrimonio histórico documental de la entidad.
 Aplicar los procesos técnicos de archivo.
 Determinar las fechas reales de los documentos.

2. ESTADO FÍSICO Y NIVEL DE ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

DIAGNÓSTICO

Se determino el estado de conservación de los documentos de archivo, los soportes en los que están los
documentos de archivos y las condiciones ambientales del depósito.

Se identificaron elementos en términos del estado de conservación de la documentación teniendo en

cuenta tipos de deterioro (físico) se pudo establecer que los documentos de archivo presentan. Deterioro
de tipo físico en los documentos.

 Maltrato y mal manejo de los documentos de archivo

 Los documentos de archivo poseen mucho polvo que han ocasionado manchas en el soporte
 Uso de adhesivos que han favorecidos al crecimiento de microorganismos que aceleran el proceso
de acidez
 Los documentos de archivo presentan pliegues y dobleces
 presencia de ganchos de cosedora, gachos legajadores.

La documentación presenta una desorganización muy alta, ya que encuentra almacenada en cajas sin
ningún criterio de organización, mala foliación y faltante de carpetas las cuales permiten que se pueda
encontrar el documento correspondiente mal organizado incluso no se le practico el debido cuidado
permitiendo así hallarlo con clips y ganchos de perforadora esto produce que el documento se empiece a
deteriorar saliéndole moho o manchas.

No se manejan instrumentos de descripción documental respecto a estos fondos presentan una deficiente
clasificación y ordenación documental. La documentación se encuentra dispersada debido a la falta de
mobiliario y espacios insuficientes.

IDENTIFICACION
DATOS DEL ARCHIVO
Denominación o nombre del archivo:

Fecha de creación: Acto legal:

Dirección: Tel: Fax:

Correo electrónico: Pág. web:

Municipio: Categoría: Departamento:

NIVEL Y TIPO DE ARCHIVO

ENTIDAD U OFICINA NIVEL TIPO

PRODUCTORA
NACIONAL DEPARTAMENT MUNICIPAL DISTRITAL GESTION CENTRAL HISTORICO GENERAL OTRO
O

Sistema de archivo de la entidad

Centralizado: Central: General: Satélites

Especializados:

Otros: N° de depósitos:

Observaciones:

FORMATO UNICO DE DIAGNOSTICO

Día Mes Año

FECHA DE ELABORACION DEL DIAGNOSTICO

NOMBRE
CARGO

INSTALACIONES (DEPOSITOS)
1. ¿Poseen los depósitos iluminación natural? Si: No:

No Material control Abierta Sellada Deterioro

ELEMENTO
Corti. Persi. 24 h H lab Ocasi. Si No Rota Otro
Ventanas
Claraboyas
Puertas

2. Poseen los depósitos iluminación artificial: Si: No:

Incandescente: N° de focos Diferenciada Encendida 24 h H. lab:

Fluorescente: N° de focos Diferenciada Encendida 24 h H. lab:
Observaciones:
3. Ventilación natural dada por:
Ventanas: Puertas: Rejillas: Otros:
Observaciones:
4. Ventilación artificial dada por:
Ventiladores: Encendida 24h H. lab: Ocasional:
Aire acondicionado: Encendida 24h H. lab: Ocasional:
Otro: Encendida 24h H. lab: Ocasional:
5. Los depósitos cuentan con sistemas de regulación de:
H.R Tipo:
Ventilación Tipo:
Temperatura Tipo:
Iluminación Tipo:
Filtrado de aire Tipo:
Observaciones
Medición de condiciones ambientales
Humedad relativa: Equipo y puntos de medición Temperatura equipo y puntos de medición
Iluminación equipo y puntos de medición
6. La entrada de polvo se dar por:
Hay tapetes: Cada cuanto se limpian y como: Hay cortinas: Cada cuanto se limpian y como:

3. METODOLOGÍA Y TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS

Con este plan de trabajo archivístico nos proponemos lograr que nuestros conocimientos y las prácticas
que ya están reglamentadas se puedan mejorar los fondos acumulados, y en las demás dependencias se
acojan a estas y puedan tener sus archivos organizados. Para esto se realizaran las siguientes acciones:
Recolectar toda la información y la historia institucional, se consultará los manuales de funciones y
procedimientos y organigramas de la entidad.

La reconstrucción de la historia institucional requiere la elaboración de gráficas con registro de fechas de

creación, cambios estructurales, fusiones. Con base en estas gráficas deben reconstruirse las estructuras
orgánicas para cada período identificado. Igualmente, este trabajo de reconstrucción se debe sustentar con
fotocopias de los actos administrativos.

 Se recolecta información de la historia institucional por medio de encuestas, entrevistas a los

funcionarios más antiguos y con experiencia que se hayan relacionado con la entidad lo cual permite
tener información para tener claro el problema de la entidad con respecto a la mayoría de los
documentos que se hayan encontrado.
 Se consultara manuales de funciones y procedimientos, estatutos y organigramas.
 Se elaboraran cuadros de calificación documental por cada periodo o cambio estructural que se esté
realizando en la entidad

4. PROCESOS TECNICOS

4.1 IDENTIFICACIÓN

Para la identificación de entes productores, dependencias y asuntos se reconstruirá los Organigramas y los
Actos Administrativos, en caso de que no los tengan.

4.2 CLASIFICACIÓN

Para la clasificación se realizaran diferentes cuadros de clasificación documental por cada periodo,
teniendo como base los organigramas y los actos administrativos.

Se tiene como base los organigramas y los actos administrativos lo cual permite realizar diferentes
cuadros de clasificación documental por cada periodo dentro de la empresa.

4.3 DEPURACIÓN

Se efectuara el retiro de copias, duplicados y documentos de apoyo que no tengan ningún valor
archivístico.

Es el proceso el cual permite desechar todo tipo de documento que presente una copias, duplicados y o
documentos de apoyo que no posean ningún valor archivístico.

4.4. ORDENACIÓN

Para la ordenación de series o asuntos, los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en
cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior
década unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las
diferentes unidades administrativas.

4.5 DESCRIPCION

Se diligenciará el formato único de inventario documental adoptado por el Archivo General de la Nación,
incluyendo además, la documentación afectada biológicamente.
4.6 VALORACION

Con base al inventario de las series o asuntos que se registran en cada dependencia de la entidad, se
procederá a identificar los valores primarios y secundarios que posea la documentación. Esta valoración
dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final. Elaborando la
propuesta de las Tablas de Valoración Documental para cada etapa de desarrollo institucional.

5. PERIODICIDAD Y FECHAS DE REUNIONES.

Las reuniones se realizaran cada semana para llevar un control sobre la organización de los archivos en la
entidad y se efectuara reuniones con el Comité de Archivo el primer viernes de cada mes, para llevar
seguimiento de la ejecución del trabajo que se está realizando.

ASISTIRAN:

El jefe del archivo

El secretario del comité de archivo
Presidente del comité del archivo
Asesores
Auxiliares de archivo

Cada quince (15) días se efectuara reuniones con el Comité de Archivo para hacer seguimiento al trabajo
que se está realizando.

6. RECURSO HUMANO

Costos laborales que implica la intervención, diagnostico y valoración del fondo acumulado. Los costos
laborales para el personal de archivo, tienen como base el salario mínimo legal vigente y estará a cargo de
la secretaria de la entidad.

Requerido tanto para la organización como para la conservación documental. Cada proceso necesita de
una planificación adecuada teniendo en cuenta perfiles de competencias del personal que asumirá las
labores.

COORDINADOR:

 Debe tener 7 meses de experiencia

 Debe tener certificados de estudios profesionales
 Debe ser bachiller
 Ganara 950.000

AUXILIARES DE ARCHIVO: (4)

 Deben tener 1 año de experiencia laboral

 Debe tener certificados de estudios profesionales
 Debe ser bachiller
 Ganara 800.000

JEFE DEL ARCHIVO:

 Debe tener más de 15 meses de experiencia laboral

 Debe tener certificados de estudios profesionales
 Debe ser bachiller
 Curso de archivística
 Ganara 900.000
SECRETARIO DE ARCHIVO:

 Debe tener 1 año de experiencia laboral

 Debe ser bachiller
 Mayor de 25 años
 Ganara 1.000.000

PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ARCHIVO:

 Debe tener 3 años de experiencia laboral

 Certificados de estudios profesionales
 Debe ser bachiller
 Ganara 1.200.000

7. TIEMPO DE EJECUCIÓN

El tiempo de ejecución del plan de trabajo será de 12 meses, a partir de la fecha de aprobación del
proyecto.

8. MATERIALES

Para el almacenamiento, identificación y conservación se necesitara:

 1290 cajas para archivo

 6500 carpetas desacidificadas
 700 carpetas cuatro aletas
 6500 ganchos legajadores plásticos
 4 archivadores verticales
 43 estantes
 5 cajas de lápices HB
 5 cajas de borradores de nata
 5 perforadoras
 4 computadores
 5 colbones en barra
 5 tijeras
 5 cintas
 5 cintas mágicas
 5 saca ganchos

Para la limpieza se necesitara:

 5 escobas
 5 traperos
 5 recogedores
 15 limpiones
 1 galón de límpido
 6 kilos de detergente

9. DOTACIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Para garantizar la seguridad de los trabajadores se necesitaran los siguientes implementos:

  Guantes de látex o nitrilo
 Tapa bocas o respiradores con filtro
 Overol o bata
 Gorro
 Gafas de seguridad
 Extintores de CO2
 Jabón antibacterial líquido

10. AREAS DE TRABAJO Y DE ALMACENAMIENTO

Las aéreas donde se realizara el proyecto y se almacenarla documentación serán en lugares totalmente
diferentes a las aéreas de depósito.
Puede ser en oficinas, bodegas o en salones con espacios amplios, limpios, con buena ventilación e
iluminación.

En la empresa donde se realizara el trabajo será en una bodega amplia del edificio que se encuentra limpia,
con buena iluminación y ventilación. Además se encuentra en un punto estratégico de la empresa
permitiendo el acceso de los funcionarios de las diferentes dependencias.

Las aéreas donde se realizara el proyecto y se almacenara la documentación serán en lugares totalmente
diferentes a las aéreas de depósito.
Puede ser en:

 oficinas
 bodegas o en salones con espacios amplios,
 limpios, con buena ventilación e iluminación.

11. MOBILIARIO ADECUADO

 3 Escritorios
 3 Sillas
 45 Estantes
 2 Escaleras rodantes

12. COSTOS
 ELEMENTO CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TO
Un ingeniero de sistemas 1.200.000
RECURSO HUMANO Un tecnólogo en gestión documental 800.000
4 Técnicos en gestión documental 616.000
 1290 cajas para archivo 2.500
 6500 carpetas desacidificadas 400
 700 carpetas de cuatro aletas 500
 6500 ganchos legajadores plásticos 200

 5 cajas (12 unid) de lápices HB 4.000

ALMACENAMIENTO IDENTIFICACION Y
CONSERVACION  5 cajas (24 unid) de borradores de nata 2.400
 5 perforadoras 8.000
 4 computadores 1.200.000
 5 colbones grandes 2.000
 5 tijeras 500
 5 cintas 700
 5 cintas mágicas 7.000
 5 saca gancho 2.000
 5 escobas 4.500
 5 traperos 3.500
 5 recogedores 2.500
 15 limpiones 2.000
 1 galón de límpido 15.000
 6 kilos de detergente 10.000
ELEMENTOS DE LIMPIEZA Y DOTACION DE
SEGURIDAD  3 Cajas de guantes de látex o nitrilo 10.000

 3 Cajas de tapa bocas o respiradores con 8.000

filtro
 5 overoles o bata 15.000
 20 Gorros 5.000
 10 gafas de seguridad 9.000
 2 extintores de CO2 80.000
 10 jabones antibacterial líquido 6.000
 3 Escritorios 120.000
 3 Sillas 50.000
MOBILIARIO
 43 Estantes 100.000
 2 Escaleras rodantes 300.000
VALOR TOTAL

PROCESOS ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

SEMANA 1 SEMANA 1 SEMANA 1 SEMANA 1 SEMANA 1 SEMANA 1 SEMANA 1 SEMANA 1
 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
-Recolección de información
Institucional: Organigrama,
manuales entre otros.

-Resultado del diagnostico del

fondo acumulado

-Depuración, justificación, SEMANA 2 SEMANA 2 SEMANA 2 SEMANA 2 SEMANA 2 SEMANA 2 SEMANA 2 SEMANA 2
foliación, separación de 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
material afectado
biológicamente.

-Almacenamiento de la
documentación en cajas

SEMANA 3 SEMANA 3 SEMANA 3 SEMANA 3 SEMANA 3 SEMANA 3 SEMANA 3 SEMANA 3

-Clasificación y elaboración de 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
cuadro de clasificación de
acuerdo con el inventario.

-Organización del fondo

acumulado en los procesos de
clasificación, descripción y
ordenación.

SEMANA 4 SEMANA 4 SEMANA 4 SEMANA 4 SEMANA 4 SEMANA 4 SEMANA 4 SEMANA 4

-Valoración y elaboración de
propuestas de TVD y 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
disposición final estipulados en
TDV

-Identificación de valores
primarios y secundarios, con
sus respetivas transferencias.

13. CRONOGRAMA