Informe Final de Auditoria

Empresa de Servicios Públicos del
Municipio Villa de San Diego de Ubaté Código: EM-CI-F-005

“EMSERVILLA S.A. E.S.P.”
NIT: 900.802.091-7
Versión: 02
Informe Final de Auditoria Página 1 de 7
Comunicación de la Oficina de Control Interno

17 de Septiembre de 2019
Para: KATHERINE ANDREA OCAMPO

Gerente General
EMSERVILLA S.A. E.S.P.
SANTIAGO EDUARDO RINCON CAICEDO

Jefe Departamento de Acueducto y Alcantarillado
De: JUAN CAMILO FAJARDO RINCON

Jefe Oficina de Contratación y Financiera
FABIÁN S. MORA PINILLA

Jefe Oficina de Control Interno
Ref.: Informe final de Auditoría al Proceso de Acueducto
Cordial saludo.
En cumplimiento del deber institucional que asiste a la Oficina de Control Interno y

en el desarrollo del plan anual de auditorías aprobado por el comité coordinador
de control interno de EMSERVILLA S.A. E.S.P., se practicó la auditoria interna de
la referencia de la presente comunicación.
Empresa de Servicios Públicos del Municipio Villa de San Diego de Ubaté - Carrera 8 N° 11 - 90 Ubaté / Cundinamarca
Telefax 889-1037 WhatsApp 310 8188022 e-mail contactenos@emservilla.gov.co web www.emservilla.gov.co
NIT: 900.802.091-7
Versión: 02
Teniendo en cuenta lo anterior, comedidamente remito a su Oficina, Departamento

o Unidad copia del informe final en mención, y en busca de que se tomen las
medidas sobre las observaciones contenidas en el mismo, la Oficina de Control
Interno se permite solicitar un plan de mejoramiento de acuerdo a las siguientes
consideraciones:
Se debe diligenciar en conjunto con el jefe de la Oficina de Control Interno

las acciones de mejora en el formato “EM-CI-MT-005 Matriz de Acciones
Correctivas y de Mejora”, por tanto, se debe coordinar con dicho
funcionario su diligenciamiento.
El plan de mejoramiento en mención deberá ser presentado a la oficina de Control

Interno en un plazo de quince (15) días hábiles.
Cordialmente
JUAN CAMILO FAJARDO RINCON FABIÁN S. MORA PINILLA

Jefe Oficina de Contratación y Financiera Jefe Oficina de Control Interno
EMSERVILLA S.A. E.S.P. EMSERVILLA S.A. E.S.P.
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Versión: 02
1. DATOS GENERALES DE LA AUDITORÍA
Proceso y/o Cargo Auditado Responsable del proceso
Acueducto Santiago Eduardo Rincon Caicedo
Fecha del Fecha de Realización

Fecha de apertura Fecha de cierre
informe de la Auditoría
03/09/2019 03/09/2019 17/09/2019 03/09/2019
Oficina Administrativa, Bocatoma y Planta de Tratamiento de Agua

Lugar de la Auditoría
Potable de EMSERVILLA S.A. E.S.P.
Auditores Auditados
Auditor líder: Juan Camilo Fajardo Rincón Santiago Eduardo Rincon Caicedo
Auditor(es) Fabian S Mora Pinilla Lizeth Angelina Dumar Rueda
Acompañante
Objetivo: Evaluar el grado de cumplimiento del proceso de Acueducto con los

requisitos de la ISO 9001, los legales y los establecidos por EMSERVILLA.
Alcance: Proceso de Acueducto y sus documentos aplicables.
Criterios de Norma ISO 9001, los legales y los establecidos en los documentos del
Auditoría: proceso de Acueducto.
2. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
En el desarrollo de la auditoría se realizó la verificación de los siguientes subprocesos:
 Planeación y proyectos de la red de acueducto y de la Planta de tratamiento de agua

potable.
 Captación y aducción
 Tratamiento de Potabilización
 Distribución de agua
 Análisis Microbiológicos
 Análisis Fisicoquímicos
 Mantenimiento de la red de acueducto
 Mantenimiento y gestión metrológica
 Seguimiento y medición (indicadores)
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3. CONTRADICCIÓN DEL AUDITADO
No aplica según procedimientos internos de la Empresa.
4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
Hallazgo N° 1
Tipo de
Criterio de Auditoría
hallazgo
Garantizar el cumplimiento del manual de gestión documental en cuanto a:
 Marcación de carpetas de acuerdo a las TRD.

 Foliación.
N.C. Obs.  Disposición de archivos.
 Utilización de versiones vigentes de los documentos del sistema de
X
gestión.
 se recomienda no utilizar corrector o resaltadores en los formatos, ya que
se puede tomar como alteración de la información y para el caso de los
fines de semana en los cuales no se toman análisis adicionales a los
básicos se debe indicar que no se toman en esos días por horario laboral.
Hallazgo N° 2
Tipo de
hallazgo
N.C. Obs. Garantizar que se lleve un consolidado de control al estado de todos los proyectos
X para conocer el avance de los mismos; el cual se debería comunicar a la gerencia.
Hallazgo N° 3
Tipo de
hallazgo
N.C. Obs. Garantizar el diligenciamiento de todos los registros de los contratos y las firmas de
X los mismos.
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Hallazgo N° 4
Tipo de
hallazgo
N.C. Obs. Fortalecer el registro o evidencia de las actividades de mantenimiento realizadas en
X la bocatoma del subproceso de captación.
Hallazgo N° 5
Tipo de
hallazgo
Según la visita realizada a la Planta de Tratamiento de Agua Potable se evidencio
lo siguiente:
Se debería incluir la bomba de lavado dentro del programa de mantenimiento;

Se deberían marcar las válvulas para el lavado de los filtros con el propósito de que
cada una sea identificables según el procedimiento adoptado para la Planta;
En el baño donde se encuentran las válvulas se debe incluir instructivo de lavado de
manos;
Se debería dar disposición final a los equipos y/o elementos que no se encuentran
en uso;
En el sótano de las válvulas se encuentran tuberías con fugas las cuales pueden
ocasionar riesgos para los trabajadores;
Al frente del cuarto de cloro se encuentra tubería expuesta, se recomienda proteger
N.C. Obs. las mismas para evitar afectaciones;
X Se debería incluir en el Plan de Mantenimiento el clorador adicional con que se
cuenta;
Se debería poner tapas de protección en los tacos por riesgo eléctrico;
En el cuarto de cloro se debería incluir señalización de las pipetas;
Se debería cambiar el proceso de cambio de pipetas de cloro (actualizarlo).
Se debería validar la concientización del personal en relación a la política de
calidad.
Se debería validar el estado de los elementos de protección del personal (guantes
de nitrilo para el manejo de válvulas);
Se debería organizar el archivo del cuarto de los operarios según el manual de
gestión documental, así como verificar las tablas de retención documental;
Se debería ubicar los elementos de protección personal en un solo lugar con la
respectiva señalización
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Hallazgo N° 6
Tipo de
hallazgo
Según la visita realizada a la Planta de Tratamiento de Agua Potable se evidencio
lo siguiente:
N.C. Obs.
En el registro de prueba de jarras el caudal de la planta no es real ya que no existe
X
método de medición; asimismo es de notar que es necesario modificar el formato ya
que algunos de los parámetros no son utilizados.
Hallazgo N° 7
Tipo de
hallazgo
N.C. Obs. Garantizar que en el formato EM-LB-F-020, se encuentre diligenciado el resultado de
X porcentaje IRCA de cada punto de muestreos realizados.
Hallazgo N° 8
Tipo de
hallazgo
La Empresa debería contar con una contingencia ante un inconveniente en los resultados de
N.C. Obs.
la calidad de agua e incluirlo en la matriz de riesgos de la Empresa y en el manual de
X
operación de la PTAP.
Hallazgo N° 9
Tipo de
hallazgo
N.C. Obs. Los indicadores de gestión se deberían revisar los rangos según el tipo de indicador, el
X análisis del resultado y actualizar el formato de los indicadores de la Unidad de Laboratorio.
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5. DISPOSICIONES FINALES
Fortalezas
 Se evidencia el registro de reparaciones que se realizan en las redes de acueducto de la
Empresa.
 En relación al PUEAA se evidencia la existencia del cronograma de ejecución del mismo,
así como también se resalta que aunque solo lleva un año desde su aprobación por la
CAR, EMSERVILLA lleva dos (02) años de ejecución reflejando un cumplimiento de 39%.
 Se resalta la labor de la Empresa en ocasión de la conmemoración entregada por parte de
la Mesa Técnica del Agua del Consejo Territorial de Salud Ambiental del Departamento de
Cundinamarca COTSACUN, por suministrar agua para consumo humano sin riesgo
durante el año 2018 y propender por la salud y bienestar de los cundinamarqueses.
Conclusiones
El proceso de Acueducto CUMPLE con los requisitos de la ISO 9001, los legales y los establecidos
por EMSERVILLA, se deben tomar las acciones correctivas sin demora injustificada para las no
conformidades relacionadas en este informe, y se recomienda tomar acciones de corrección o
mejoras para las observaciones detectadas en el proceso auditor.

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Para: KATHERINE ANDREA OCAMPO

SANTIAGO EDUARDO RINCON CAICEDO

De: JUAN CAMILO FAJARDO RINCON

FABIÁN S. MORA PINILLA

Ref.: Informe final de Auditoría al Proceso de Acueducto

En cumplimiento del deber institucional que asiste a la Oficina de Control Interno y

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Teniendo en cuenta lo anterior, comedidamente remito a su Oficina, Departamento

Se debe diligenciar en conjunto con el jefe de la Oficina de Control Interno

El plan de mejoramiento en mención deberá ser presentado a la oficina de Control

JUAN CAMILO FAJARDO RINCON FABIÁN S. MORA PINILLA

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1. DATOS GENERALES DE LA AUDITORÍA

Proceso y/o Cargo Auditado Responsable del proceso

Acueducto Santiago Eduardo Rincon Caicedo

Fecha del Fecha de Realización

03/09/2019 03/09/2019 17/09/2019 03/09/2019

Oficina Administrativa, Bocatoma y Planta de Tratamiento de Agua

Objetivo: Evaluar el grado de cumplimiento del proceso de Acueducto con los

 Planeación y proyectos de la red de acueducto y de la Planta de tratamiento de agua

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3. CONTRADICCIÓN DEL AUDITADO

No aplica según procedimientos internos de la Empresa.

Garantizar el cumplimiento del manual de gestión documental en cuanto a:

 Marcación de carpetas de acuerdo a las TRD.

Informe Final de Auditoria Página 5 de 7

Se debería incluir la bomba de lavado dentro del programa de mantenimiento;

Informe Final de Auditoria Página 6 de 7

Informe Final de Auditoria Página 7 de 7

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