paralelo clases de documentos

Clases de Diferencias Usos

documentos

Material conservado en un Constata la comprobación

soporte físico determinado del desarrollo de una
por el lugar donde se actuación administrativa.
encuentre toda la
información producida por
Documento de archivo
una entidad pública o Permite la comunicación a
privada. Su valor probatorio otros órganos
se mide por las administrativos o a terceros
características de interesados.
autenticidad, entre ellas la
firma.

Permite fácil acceso a la

información.
Toda la información
generada, enviada, recibida,
almacenada, o acumulada Controla el exceso a  la
por medio electrónico, su información por niveles de
contenido puede ser seguridad y conservación a
separado de su soporte largo plazo.
Documento Electrónico
original, para ser
transferido a otros, su
autenticidad depende del
También se encuentran
hardware y software en el
 cual fue creado, y este solo
se podrá mantener si se
conserva en su estructura
original.
Publicado por Laura Milena Palacio Jordan en 9:26 No hay comentarios: 
documentos electrónicos de
archivo que cumplen su
acción durante todo el ciclo
vital documental, como son
los archivos: de gestión,
central e histórico.

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miércoles, 10 de abril de 2019

Ejemplos de tipos documentales y su disposicion final.

 Series y tipos Valoracion Disposicion final

documentales Documental
Estas se conservan CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
por que alli se
Administracion plasman las
tipo principales Conservacion total ,
decisiones que microfilmacion o
Actas X X
cambian el rumbo de digitalizacion
la empresa. Por eso
tiene valor adm
,fiscal, legal y
contable

C E M/ S PROCEDIMIENTO
T D S
Comercial tipo Se conservan en
facturas archivo de gestión
por un año y despues
recibidas Se digitalizan o
a archivo central por
escanean y se
5 años     X
elimina el soporte de
X
papel

CT E M/D S PROCEDIMIENTOS

Tienen valor contable El codigo de

, comercio dispone
administativo,técnico que los empresarios
Libros contables , legal y  fiscal, se  X deben conservar
conservan por que estos libros durante
son un requerimiento 6 años .
de las entidades de
control.

Son unidades CT E M/D S PROCEDIMIENTOS

documentales
complejas, en su
Historias interior hay Luego de su ultima
afilicaciones a consulta se pueden
Laborales
seguridad social, conservar hasta por
memorandos  X noventa años.
contratos ascensos
entre otros,por ello
tiene valores de todo
tipo adm, fiscales,
legales,etc.

CT E M/D S PROCEDIMIENTOS

Contiene Una vez cumplido el

informacion, de valor tiempo de retencion,
Informes administrativo, se transfiere al
juridico legal,fiscal y X archivo historico.
contable, por cuanto
informan los estados
de la empresa.

Se conservan en CT E M/D S PROCEDIMIENTOS

archivo de gestion
Solo se conservan las
por 6 meses y se
ofertas aceptadas, el
Serie comercial dirigen a archivo
resto se eliminan.
central por dos años
tipo ofertas X X
y solo se soporta en
medio magnetico.

Convenciones: M/D: Microfilmacion
o digitalizacion
CT: conservacion
total S: seleción
 E: Eliminacion
Publicado por Laura Milena Palacio Jordan en 19:24 No hay comentarios: 

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martes, 9 de abril de 2019

Ensayo importancia de los archivos

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión.

 En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos,
que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una
Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de
Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.
Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado
sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en
su memoria y para esto vio como única opción la escritura,

 y es aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos en

lugares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse engrandes
archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia,

 Y el personal encargado de su manejo.

Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de
manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos
organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que
necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas de
conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales que
confirmen las acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las
sociedades, instituciones y el hombre en general.

Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración

conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones,

Es fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener un

patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.

También es bueno saber que hoy en día poseemos una ley que es la 594 del 2000 que nos
da la oportunidad de informarnos y reglamentarnos sobre el debido proceso de
manipulación de un archivo. Finalizando yo considero que  los archivos son de gran
importancia para el mundo entero y que es relativamente necesario ya que nosotros sin
darnos cuenta desde pequeños y en cualquier campo archivamos, pero es bueno saber
insisto que en este momento se le dé el valor  que tiene al archivo y su archivista y que
ellos mismos también le den el valor que posee esta profesión.

Publicado por Laura Milena Palacio Jordan en 11:35 2 comentarios: 

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domingo, 7 de abril de 2019

informe administracion documental evidencia 3 administracion documental en el entorno laboral
SENA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Servicio nacional de aprendizaje SENA

Piedecuesta Santander 7 de 

Abril de 2019 

Introducción
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión
documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

El informe de administración documental se redacta con el fin de dar la

importancia de un buen manejo archivístico de las comunicaciones oficiales,
ya que esto permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido de los
documentos ya que si no se tienen clasificados sería una tarea tediosa y que
llevaría demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de
costos para las empresas y además una buena administración documental
genera una buena toma de decisiones.

Objetivos

        Adquirir mayor conocimiento sobre la administración documental en el

entorno laboral, con relación a la importancia de informe del paso a paso
para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco
documentos de diferente contexto.
        Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones
básicas para el manejo de documentos tales como recepción o radicación,
registros, y distribución o embalaje.

1.   Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas

recibidas

Recepción

El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple

con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la
normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución
de los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.

Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la

recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.

Su función es la de Recibir correspondencia remitida por personas naturales

o jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos. 
• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario. 

• El sobre debe estar correctamente marcado. 

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación

personal.

 Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y

medios,  tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables,  invitaciones,
correo electrónico, entre otros.

Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada,

contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de
respuesta, y se encuentra en buen estado.

Apertura:

 Se procede a desempacar  con mucho cuidado el documento para no

dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.

Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:

        Comprobar las fechas de elaboración y recibido.

        Revisar que este firmado, verificar anexos.

En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos

correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo
no ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además
de proceder a una respectiva investigación.
Registro y radicación:

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única,  se

ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD
(sistema de gestión documental de la empresa).

 Se registran los siguientes datos:

        Fecha

        Nombre del Remitente

        Dirección, teléfono y correo electrónico

        Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra

dependencia

        Asunto

Número de folios y anexos.

Radicación e impresión de rótulo:

Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio para

colocar el sello radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones
oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del
documento.

Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a

escanear el documento para  grabarlo en la base de datos y al presionar el
botón de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de
radicación del documento.  

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el

aplicativo.  Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de
la Entidad, (SGD), se hace con el fin de  de velar por la transparencia  de la
actuación administrativa asignada en estricto orden de recepción de los
documentos.

Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y

continua, iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se
registre al cierre de labores administrativas de la Institución, al finalizar el
año.

Distribución o reparto:

 El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o

reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite
correspondiente.

El funcionario de la  Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones

externas  en carpetas, por dependencias.

Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas

recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato,
para que proceda a su distribución.

El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero,

verificando que los datos de la planilla de  relación de correspondencia
coincidan con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el
recorrido, relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe
entregar en el recorrido, hace el recorrido.

 El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace

firmar el formato para verificación y control del recibido.

Comunicaciones oficiales externas

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se  Coloca sello

a la correspondencia para controlar la fecha de recibido  encasilla la
correspondencia con el formato diligenciado según el servicio requerido
donde corresponda

 Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero  se verifica el aval

del envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato
o correo electrónico).

Se Diligencia Guía,  se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono

contenido ,Ciudad a la que  va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma de
pago , Observación, Centro de costo y departamento que envió.  Llamar al
Operador para programar recogida de Correspondencia.

2.    Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán

teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series
establecidas en las tablas de retención documental, para su radicación en la
Ventanilla Única.

Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la

Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia,
durabilidad y conservación  y se continúa el  procedimiento de registro y
radicación, igual que para las comunicaciones oficiales, posteriormente se
distribuye a la Dependencia respectiva.

3.   Memorandos

 Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo,
a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un
trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en
forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el
mensajero interno junto con el formato Comunicaciones
internas  despachadas,  relacionando en el Asunto, el número de radicación
generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el
documento.

 El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar

el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.

4.   Peticiones quejas, reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado

para tal efecto y deben contener la siguiente información.

        Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

        Nombres  completo del solicitante o su representante.

        Dirección o correo electrónico y teléfono  a donde se debe dirigir la

respuesta del peticionario y/o apoderado.

        Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.

        La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.

        La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario

encargado  verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.

Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.

Quince (15) días hábiles para atender reclamos.

Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.

Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.

Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

Procedimiento: 

        La  Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única  o de

otra dependencia.

        Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones

– deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.

        Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la

dependencia entrega el documento al funcionario competente para  que
proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.

        El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los

tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al
Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.

        Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.   

        El auxiliar administrativo  aplica el procedimiento para la distribución y
envío de documentos externos o internos según sea requerimiento.

        Terminado el trámite del proceso se archiva el documento  en la serie

correspondiente.

5.   Correo electrónico

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o

documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los
diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo electrónico.

La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos

que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y
radica en la planilla de control de comunicaciones internas en el documento
señalando datos como el (nombre y código de la dependencia remitente,
número de radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita), y
adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en
procedimientos vigentes.

Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria.

La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de

recibido.
este blog lo hago por que veo que en la web hay muchos pero hay que hacer
muchas cosas para verlos espero sea de su agrado. 

Web grafía:

        Manual de procesos de gestión documental.

        https://www.javeriana.edu.co/documents/17504/3422918/SC-
OD+Anexos+redise%C3%B1o+de+procesos+de+gesti
%C3%B3n+documental/59b530ed-b2bb-4e0d-8887-921a0cf2c0a9?
version=1.2

        https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51
130033/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_3/docs/pdf.pdf

        https://es.slideshare.net/Juanluissemilla/gestion-documental-ii

        https://www.youtube.com/watch?v=ST5T3Ds8EB0

        http://normasgtc185.blogspot.com/

        https://es.slideshare.net/natalymoreno08/acuerdo-060-01-admon-
comunicaciones-oficiales