ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

“Valoración documental y disposición final de los Documentos”

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
TIPOS Archivo Archivo PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTALES VALORACIÓN CT S E M
Gestión Central

Documento que suele ser de carácter

1 5 X X histórico , se debe microfilmar,
ACTAS DE JUNTA  Histórico trascurridos 20 años en el archivo
 Administrativo central, se conserva permanentemente
DIRECTIVA el soporte papel estos documentos
 Fiscal
constituyen soporte legal y
 Legal patrimonio de la empresa se conserva
en medio magnético y
Soporte papel, el archivo de gestión se
transfiere al archivo central, se
digitaliza con fines de consulta,
cumplido su tiempo en el archivo
central retransfiere al archivo histórico

5 10 X X
 Administrativos Son unidades documentales
 Fiscales complejas, en su interior hay
HITORIAS
LABORALES  Técnicos afiliaciones a seguridad social,
 Legales memorandos, contratos, ascensos,
 Contables entre otros. Son .Documentos
relacionados con el desempeño
laboral.

1 10 X
 Administr Documentos de muestreo aleatorio,
ativo tomando un 2 % sobre el total de los
INFORMES  Legal expedientes producidos en el respectivo
 Contable año. Documentos Contienen
 Jurídico información de los estados de la
empresa.
 1 5 X X X
 Administrativos Documento deberá microfilmarse, para
CONTRATOS  Legal posteriores consultas, aplica el 5% de
 Fiscal la muestra aleatoria sobre los
 Contable contratos, la ley recomienda que se
debe guardar en un lapsus de 10 años.

1 2 X X
LIBROS  Administrativo El Código de Comercio dispone
CONTABLES  Contable que los empresarios deben conservar sus
 Fiscal de contabilidad correspondencia,
 Técnico documentación y justificantes
concernientes a su negocio, debida
mente ordenados, durante seis años, a
partir del último asiento realizado en los
libros.

1 5 X
Documento que tiene como función
CIRCULARES  Administr netamente informativa. Por tal motivo
ativo estos documentos después de 5 años en
 Técnico archivo se pueden destruir, porque ya
 Contable
han cumplido sus valores secundarios.

CT: Conservación Total S: Selección E: Eliminación M: Microfilmación