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CODIGO. RETE-07
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL VERSION: 7

FECHA:

ENTIDAD PRODUCTORA:
DEPENDENCIA y/u OFICINA PRODUCTORA: CONTROL INTERNO 110
Retención Disposición Final
Código Series y Tipos Documentales Archivo Archivo CT M Procedimiento
D S E
Gestión Central
110.02 ACTAS

110.02.03 Actas de Comité de Coordinación de Control Interno 2 3 X X Pasado el tiempo de retención en el Archivo
Central, el Acta se transfiere al Archivo Histórico
- Convocatoria para su conservación porque en ella se registran
-Acta las decisiones sobre la evaluación de la gestión
administrativa
- Anexos
110.02.04 Actas de Comité Técnico de Control Interno 2 1 X X Consérvese en el Archivo de Gestióndos (2)
años luego transfiera al Archivo Central por un
(1) año. Cuando cumpla los términos de
-Acta retención en el Archivo Central se transfiere al
Archivo Histórico para su conservación porque
allí se registra las decisiones de la gestión
administrativa

110.07 ASESORÍAS

110.07.01 Asesoría a la Gestión Institucional 2 2 X X X Pasado el tiempo de retención en el Archivo

Central se hace una selección del 5% como
- Solicitud (verbal o escrito) prueba y de las acciones para la ejecución de
los procesos
- Agenda de Asesoría (correo electrónico)

- Respuesta de aceptación (correo electrónico)

-Acta de resultado de reunión

110.07.02 Asesoría Sensibilización y/o Acompañamiento 2 2 X X X Pasado el tiempo de retención en el Archivo

Central se hace una selección del 5% como
- Solicitud (verbal o escrito) prueba de las acciones en la ejecución de los
procesos
- Agenda de Asesoría (correo electrónico)

- Respuesta de aceptación (correo electrónico)

-Acta de resultado de reunión

110.09 AUDITORIAS

110.09.01 Auditorias Internas de Calidad 2 5 X X Una vez terminado su tiempo de retención en el

- Programa General Auditorias archivo central se transfiere al Archivo histórico
para su conservación como evidencia de la
- Cronograma de Auditoria correcta evaluación y seguimiento de la gestión
administrativa en la Corporación
- Verificación cumplimiento de requisitos Auditores

- Acta de reunión de Auditores

- Acta de Reunión Apertura de Auditoria

- Plan de Auditoria

- Lista de Chequeo

- Documentos de Trabajo

- Informe de Auditoria

- Acta de Cierre de Auditoria

- Evaluación de los Auditores

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CODIGO. RETE-07
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL VERSION: 7

FECHA:

ENTIDAD PRODUCTORA:
DEPENDENCIA y/u OFICINA PRODUCTORA: CONTROL INTERNO 110
Retención Disposición Final
Código Series y Tipos Documentales Archivo Archivo CT M Procedimiento
D S E
Gestión Central
110.09.02 Auditoria Entes de Control 2 5 X X Una vez terminado su tiempo de retención en el
archivo central se transfiere al Archivo histórico
- Oficio de Presentación Equipo Auditor para su conservación como evidencia de la
correcta evaluación y seguimiento de la gestión
- Solicitud de Información del Ente de Control administrativa en la Corporación
- Presentación de Observaciones del Ente de Control

- Presentación de Hallazgos del Ente de Control

- Informe Final del Ente de Control

110.09.03 Auditoria de Seguimiento 2 5 X Una vez terminado su tiempo de retención en el

archivo central se transfiere al Archivo histórico
- Solicitud Información a los diferentes Procesos para su conservación como evidencia de la
correcta evaluación y seguimiento de la gestión
- Informes administrativa en la Corporación

110.09.04 Auditoria Integral Administrativa 2 5 X Una vez terminado su tiempo de retención en el

archivo central se transfiere al Archivo histórico
- Solicitud Información a los diferentes Procesos para su conservación como evidencia de la
correcta evaluación y seguimiento de la gestión
- Informes administrativa en la Corporación

110.09.05 Auditoria Express 2 5 X Una vez terminado su tiempo de retención en el

archivo central se transfiere al Archivo histórico
- Plan de auditoria para su conservación como evidencia de la
correcta evaluación y seguimiento de la gestión
- Comunicación de Visita (memorando o correo) administrativa en la Corporación
- Lista de Verificación

- Documentos de Trabajo

- Informes

110.09.06 Auditoria Externa de Certificación 2 5 X Una vez terminado su tiempo de retención en el

archivo central se transfiere al Archivo histórico
- Plan de Auditoria del IDEAM o Ente Certificador para su conservación como evidencia de la
correcta evaluación y seguimiento de la gestión
- Informe de Auditoria administrativa en la Corporación

110.35 INFORMES
110.35.01 Informe de Gestión Control Interno 2 2 X X X Pasado el tiempo de retención en el Archivo
Central Se recomienda seleccionar una muestra
del 2% por cada 5 años de producción
- Informe documental como soporte de consulta por por
parte de los usuarios, de la Entidad y cuando
las autoridades así lo soliciten (ley 87/29 nov./93.
art. 14)
110.35.02 Informe Pormenorizado Control Interno 2 2 X Pasado el tiempo de retención la serie se elimna
porque no no generan valores secundarios para
- Informe la Corporación

110.35.03 Informe de Derechos de Autor y Software 2 3 X Pasado el tiempo de retención la serie se elimna
porque no no generan valores secundarios para
- Solicitud de información la Corporación
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CODIGO. RETE-07
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL VERSION: 7

FECHA:

ENTIDAD PRODUCTORA:
DEPENDENCIA y/u OFICINA PRODUCTORA: CONTROL INTERNO 110
Retención Disposición Final
2 3 X Pasado el tiempo de retención la serie se elimna
Código Series y Tipos Documentales Archivo Archivo CT M D S E porque no no generan Procedimiento
valores secundarios para
Gestión Central la Corporación
- Respuesta

- Certificación

110.35.04 Informe LITIGOB 2 3 X Pasado el tiempo de retención la serie se elimina

porque no generan valores secundarios para la
- Solicitud de información Corporación y La información se encuentra
registrada en la Agencia Nacional Judicial del
- Respuesta Estado, aplicativo LITIGOB
- Certificación

110.35.05 Informe Ejecutivo Anual del Estado del Sistema de Control 2 2 X Pasado el tiempo de retención la serie se elimna
Interno porque no no generan valores secundarios para
- Informe la Corporación

110.48 PLANES Pasado el tiempo de retención en el Archivo

110.48.01 Plan de Mejoramiento Institucional
-Plan institucional (Contraloria)
Central se deja la última versión como evidencia
2 3 X X en los procesos disciplinarios, administrativos,
judiciales y fiscales cuando las autoridades así lo
soliciten (ley 87/29 nov./93. art. 14)

CONVENCIONES:
CT = Conservación Total RESPONSABLE:
E = Eliminación
M = Microfilmación FECHA:
S = Selección
 Instrucciones para el diligenciamiento de la Tabla de Retención Documental
1.Entidad Productora: Espacio para escribir que la Tabla de Retención Documental corresponde al Instituto
Colombiano de Bienestar
2.Dependencia Productora:Familiar.
Espacio para diligenciar el código de la dependencia que produce la
documentación.
3. Código Serie: Espacio para diligenciar el código que corresponde a la serie documental en concordancia
con el cuadroSerie:
4. Nombre de clasificación.
Espacio para diligenciar el nombre que corresponde a la serie documental en
concordancia con el cuadro
5. Nombre Subserie: de clasificación.
Espacio para diligenciar el nombre que corresponde a la subserie documental en
concordancia con el cuadro de clasificación.(Si aplica)
6. Tiempo de Retención (Archivo de Gestión): Espacio para diligenciar la cantidad de años que se
retendrá en el archivo de gestión la información una vez cerrado el expediente.Tenga en cuenta que el lapso
de retención debe estar en rangos de 5,10, 15, 20 años a modo de ciclos cerrados como resultado de la
14. Tiempo
sumatoria deldetiempo
Retención (Archivo
en archivo Central):
de gestión con Espacio para
el archivo diligenciar la cantidad de años que se retendrá
central.
en el archivo central la información una vez cerrado el expediente. Tenga en cuenta que el lapso de
retención debe estar en rangos de 5,10, 15, 20 años a modo de ciclos cerrados como resultado de la
7. Disposición
sumatoria Finalen(Conservar):
del tiempo Espacio
archivo de gestión conpara marcar
el archivo con una equis (X) si la disposición final de la
central.
documentación será la conservación total. Tenga en cuenta que el lapso de retención debe estar en rangos
de 5,10, 15, 20 años a modo de ciclos cerrados como resultado de la sumatoria del tiempo en archivo de
16. Disposición
gestión Finalcentral.
con el archivo (Medio Técnico): Espacio para marcar con una equis (X) si la disposición final de la
documentación que se conservará se tratará a través de microfilmación o digitalización para efectos de su
consulta y recuperación en el tiempo.
8. Disposición Final (Eliminar): Espacio para marcar con una equis (X) si la disposición final de la
documentación será la eliminación.
9. Disposición Final (Seleccionar): Espacio para marcar con una equis (X) si la disposición final de la
documentación será la selección.
10.Procedimiento: Espacio para diligenciar una descripción breve del contenido de la serie o subserie
documental, su justificación y la disposición final de la misma.