Tablas de Retencion Documental Alcaldia Anserma Caldas

ADMINISTRACIÒN MUNICIPAL DE ANSERMA CALDAS
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – T.R.D.-
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL.

OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO DEL ALCALDE HOJA 1 DE 4
1
CÓDIGO SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO CT E M S.
GESTION CENTRAL
1.01  ACTAS 4 16 X Documento al cual se le reconoce una valoración
1.01,10  Actas Comité de Hacienda primaria de tipo legal penal y civil relevante para la
 Citaciones. historia institucional, investigación histórica, social y
 Informes presupuestales cultural. Su disposición final es la de selección,
 anexos puesto que se transfiere al archivo histórico de la
1.01,19  Actas Consejo de Gobierno entidad, las más representativas para la entidad.
 Citaciones.
 Anexos.
1.02  ATENCION QUEJAS PETICIONES Y 4 6 X Documento informativo el cual se le atribuye una
SUGERENCIAS valoración primaria de tipo legal contable, relevante
 Derechos de petición para la investigación histórica, social y cultural.
 Tutelas Cumplido su tiempo de retención se debe efectuar
 Anexos. una selección representativa del 30 % anual que
debe señalar el productor documental al realizar
la transferencia primaria.
1.04  CERTIFICACIONES Y/O CONSTANCIAS Se generan únicamente por la necesidad de hacer
1.04,05  Certificado de Registro de Marcas y Herrajes. constar lo requerido por la persona solicitante. No
se requiere copia para el archivo de gestión.
1.05  CIRCULARES 4 X Documento informativo al cual se le atribuye una
1.05,01  Circulares Informativas valoración primaria de tipo legal administrativo.
1.05,02  Circulares Normativas Estos documentos contienen información
importante para los empleados y contratistas; una
vez pasado el tiempo de retención en el archivo de
gestión se dejar el original para ser transferido al
archivo histórico; esta siempre será el original de la
circular emitida,
CONVENCIONES:
Firma Responsable. __________________________________
CT: Conservación Total.
E: Eliminación.  SERIE
M: Microfilmación.  Sub Series.
S: Selección.  Tipos documentales. ANSERMA CALDAS JUNIO DE 2009
ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

OFICINA PRODUCTORA DESPACHO DEL ALCALDE HOJA 2 DE 4
1
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
1.10  DECRETOS Se conservan permanentemente en el archivo
4 16 X central, por mantener vigentes los valores
secundarios. Cumplir y hacer cumplir la
constitución, Leyes, Ordenanzas y Acuerdos; luego
de cumplido el tiempo en el AC se transfiere al
Archivo Histórico Institucional. Se recomienda
microfilmación.
1.22  INFORMES Documento técnico al cual se le atribuye una
1.22,01  Informes a Entes del Estado 4 6 X valoración primaria Legal Administrativa, cumplido
 Oficios su tiempo de retención se debe efectuar una
 Informes selección sistemática del más significativo del año
 Actas que consolide la mayor cantidad de información de
 Anexos. la vigencia. Señalada por el productor documental
1.22,06  Informes de Gestión y Resultados. al realizar la transferencia primaria.
 Oficios
 Indicadores
 Mapas
 Informes
 Actas
1.22,08  Informes Jurídicos
 Oficios
 Informes
 Actas
 Anexos.
CONVENCIONES:

1
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
1.23  INVENTARIOS Documento que nos permite ejercer el control sobre los
1.23,03  Inventario de Muebles y Enseres 4 X bienes muebles e inmuebles institucionales y base para
 Formato formular el plan de compras anual. Se eliminan los
individuales y se conserva el general.
1.23,06  Inventario Documental 4 16 X Por ser un documento mediante el cual se certifica
 Formato el paz y salvo documental del funcionario o su
vinculación o no a la administración municipal, se
selecciona el último de cada dependencia y se
transfiere al archivo histórico, para mostrar el
proceso histórico cultural vivido por la entidad.
1.30  PLANES. Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
1.30,01  Plan de Acción. 4 16 X primaria de tipo legal penal y civil, relevante para la
 Diagnósticos historia institucional. Cumplido su tiempo de retención se
 Documentos técnicos soportes debe efectuar un proceso de selección sistemático donde
 Normatividad se escoja el más significativo por periodo de gobierno el
 Estudio de factibilidad cual debe señalar el productor documental al realizar la
 Estadísticas transferencia primaria
 Presupuesto
1.30,06  Plan de Desarrollo Municipal
 Diagnósticos
 Documentos técnicos soportes
 Normatividad
 Estudio de factibilidad
1.32  PROGRAMAS X Se seleccionan en el archivo de gestión, aquellos
1.32,09  Programa de Gobierno Municipal 4 6 cuyo contenido amerite su conservación, y se
 Actas de Consejo de Gobierno trasfieren al archivo central.
 Anexos.
CONVENCIONES:

1
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
1.33  PROYECTOS Se seleccionan en el archivo de gestión, aquellos
1.33,03  Proyecto de Acuerdo 4 6 X cuyo contenido amerite su conservación, y se
 Indicadores de logro. trasfieren al archivo central.
 Planos.
 Estadísticas
1.33,08  Proyecto de Presupuesto.
 Informes.
 Plan de compras.
 Inventarios.
 Actas comité compras.
 Anexos.
1.35  RESOLUCIONES. 4 6 X Este tipo de actos administrativos, permiten la toma
 Anexos. de decisiones con carácter de obligatorio
cumplimiento, Su valor es de tipo administrativo y
jurídico. Son de conservación total por ser
documentos históricos.
1.36  SISTEMA GESTION ORGANIZACIONAL 4 Por ser programas de constante actualización, no
 Diagnostico se le dan tiempo de retención, puesto que estos se
 Implementación deben de ir actualizando permanentemente; una
 Seguimiento vez finalizado cada uno de los procesos, los
 Evaluación programas mismos determinan cual es el fin de los
 Informes mismos. Es importante reconocer que estos
 Actas programas son una valiosa fuente de información
histórica documental para el municipio.
 Actos administrativos
 Formatos.
 Planos.
CONVENCIONES:

CONTROL INTERNO Y DE GESTIÒN
10
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
10.01  ACTAS 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
10.01,07 Actas Comité de Control Interno.
 primaria de tipo legal penal y civil relevante para la historia
institucional, investigación histórica, social y cultural.
 Citación
Conservarlas como memoria histórica de la gestión del
 Informes respectivo Comité
 Anexos.
10.34  IMPRESOS Y PUBLICACIONES 1 X Documento administrativo al cual se le atribuye
10.34,01  Boletín de Seguimiento al MECI una valoración primaria de tipo legal contable, sin
relevancia para la investigación. Esta serie contiene
los elementos que dieron origen a las diferentes
publicaciones de la dependencia como artículos,
boletines y demás. Su eliminación está dada
debido a la desactualización de la información y
diseño que este material contienen.
10.22  INFORMES 4 6 X Documento técnico al cual se le atribuye una valoración
10.22,01  Informes a Entes del Estado primaria de tipo legal administrativa. Cumplido su tiempo
de retención se debe efectuar una selección sistemática
 Oficio remisorio
del más significativo del año que consolide la mayor
 Informe cantidad de información, señalada por el productor
 Anexos. documental al realizar la transferencia primaria.

10.22,06  Informes de Gestión y Resultados Documento administrativo, informativo y técnico al cual se
 Informe de evaluación del sistema de control le atribuye una valoración primaria de tipo legal penal y
civil, relevante para la historia institucional. Cumplido su
interno
tiempo de retención se debe efectuar una selección
 Informes de evaluación al plan de sistemática del informe más representativo del año que
mejoramiento. consolide la mayor cantidad de información de la vigencia.
 Informe seguimiento al Plan de acción.
CONVENCIONES:

10
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
10.23  INVENTARIOS Documento que nos permite ejercer el control sobre los bienes
10.23,03  Inventario de Muebles y Enseres muebles e inmuebles institucionales y base para formular el plan
de compras anual. Se eliminan los individuales y se conserva el
 Formato
general.
10.23,06  Inventario Documental Por ser un documento mediante el cual se certifica el paz y
 Formato. salvo documental del funcionario o su vinculación o no a la
administración municipal, se selecciona el último de cada
dependencia y se transfiere al archivo histórico, para
mostrar el proceso histórico cultural vivido por la entidad.
10.30  PLANES 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
10.30,01  Plan de Acción. primaria de tipo legal penal y civil, relevante para la historia
institucional. Cumplido su tiempo de retención se debe
 Plan operativo de capacitación.
efectuar un proceso de selección sistemática donde se
 Estudios escoja el más significativo por periodo de gobierno el cual
 Cronograma debe señalar el productor documental al realizar la
 Indicadores transferencia primaria.
 Mapa de riesgos
 Informes
 Anexos.
CONVENCIONES:

10
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
10.32  PROGRAMAS 4 6 X
10.32,06  Programa de Control Interno MECI
 Asesoría y acompañamiento
 Capacitaciones
 Seguimiento y evaluación del sistema de
control interno
 Informe de auditoria
 Informe de evaluación al sistema contable
 Informe de evaluación de gestión por
dependencias
 Plan de mejoramiento al sistema de control
interno
 Programa de fomento a la cultura del control
 Registro de auditoria
 Cronograma coordinación sistema de control
interno
 Actas
10.32,15  Programa de Seguimiento al cumplimiento del
Sistema de Gestión de Calidad
 Proyectos
 Convenios
 Actas
 Listados
 Manuales
 Documentos sistema de gestión de calidad.
CONVENCIONES:

ASESORIA Y GERENCIA DE TALENTO HUMANO
11
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
11.01  ACTAS 2 18 X Documento esencial al cual se le atribuye una
11.01,02  Actas Comisión de Personal valoración primaria de tipo legal penal y civil
 Citación relevante para la historia institucional, investigación
 Informes histórica, social y cultural. Se selecciona el más
 Anexos representativo para la conservación de la memoria
11.01,04  Actas Comité de Bienestar y Estímulos histórica de la gestión.
 Citación
 Informes
 Anexos.
11.01,11  Actas Comité de Pensionados
 Citación
 Informes
 Anexos.
11.01,18  Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional
 Citación.
 Orden del día.
 Asistencia.
 Informes.
 Panorama de riesgos.
 Brigadas de Emergencias
 Reglamento de higiene y seguridad
industrial
11.01,32  Actas de Posesión. 4 16 X Documentos esenciales de conservación total, por
no perder sus valores secundarios y ser
indispensables, dentro de la memoria histórica
institucional.
11.04  CERTIFICADOS Y/O CONSTANCIAS 1 X Documentos que son importantes para el
11.04,12  Constancias Laborales interesado, se expide en un original y no se
 Nominas conserva copia, en caso de conservarla, después
 Planillas de pago del tiempo de retención se procede a su
eliminación.
CONVENCIONES:

11
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
11.12  EXPEDIENTE CÁLCULO ACTUARIAL 10 40 X Documento legal, administrativo e informativo al
11.12,01  Expediente Historia Bono Pensional cual se le atribuye una valoración primaria de tipo
 Oficio de solicitud de emisión y pago de un legal penal y civil. El tiempo de retención se cuenta
bono a partir de la finalización del proceso del último
 Fotocopia documento Identificación beneficiario. Finalizado este tiempo se debe
Beneficiario o registro civil de defunción efectuar una selección representativa del 20% de
(según el caso) los expedientes de aquellas personas que hayan
 Certificado de empleadores para Bono tenido trascendencia histórica cultural para el
Pensional municipio.
 Oficio de envío de la liquidación provisional al
Seguro Social, Fondo Privado y Fondo de No obstante la circunstancia de que las normas
Revisión Social del Congreso (si es el caso) legales sólo se refieren a provisiones para el pago
 Oficio de radicación de la liquidación definitiva de futuras pensiones de jubilación o invalidez, lo
 Historia laboral del Seguro Social cierto es que al tenor de la Circular D - 015 de
1979 de las Supersociedades se deduce que esta
 Formulario de autoliquidación de aportes
entidad conjuntamente con la Dirección de
 Constancia de No pensión en ninguna entidad
Impuestos Nacionales han impartido instrucciones
 Solicitud Emisión Bono Pensional respecto al trámite y aplicación del artículo 52 del
 Certificados de sueldos a la última vinculación Decreto 2053 de 1974, pues en ella se menciona: 1.
antes del año 1992 (si es el caso) Pensiones de Jubilación exclusivamente a cargo del
 Certificado de sueldos devengados años 1991 patrono; 2. Pensión compartida: ISS y Patrono; 3.
- 1992 Pensión a cargo del patrono, concurrente con la
 Proyecto de resolución de pensión (en el caso pensión de vejez (aquí se hace referencia a la
que la solicitud proceda del Seguro Social) denominada "pensión sanción que es impuesta al
 Acciones de Tutela patrono que despide sin justificación a un trabajador
 Derechos de Petición con su respectiva con más de 10 años de servicio y menos de 20); y
respuesta 5. Trabajadores retirados voluntariamente con más
 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal de 15 años de servicio. (Período Fiscal de 1983).
 Resolución de reconocimiento y pago del
cupón o de la cuota parte del bono pensional
 Oficio dirigido a la Secretaría de Hacienda,
solicitando el pago del cupón o de la cuota
parte de bono pensional (según el caso)
CONVENCIONES:

11
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
 Oficio de cobro a las entidades
contribuyentes (en caso que el Municipio de
Anserma sea la entidad emisora).
 Recibo de copia del oficio mediante el cual la
Secretaría de Hacienda da aviso al Seguro
Social sobre el pago efectuado)
11.12,02  Expediente Historia Cuotas Partes por Cobrar
 Resolución de Sustitución Pensional (si la
hay)
 Fotocopia Recibo Consignación
 Liquidación Pensión
 Cuenta Cobro
 Resolución de Reconocimiento de Pensión
 Número de cuenta Bancaria
 Oficio consulta y aceptación
 Fotocopia de la cédula
 Certificado de supervivencia.
11.12,03  Expediente Historias Cuota Parte por Pagar
 Fotocopia Recibo Consignación
 Oficio Orden de Pago
 Solicitud Cuota Parte por Pagar
 Certificado Actual de Supervivencia
 Oficio Disponibilidad Presupuestal
 Certificado de Tiempo de Servicios Sueldos y
Primas
 Historia Laboral
 Liquidación Pensión
 Resolución de Reconocimiento de Pensión
 Proyecto Resolución con Registro de
Compromiso
CONVENCIONES:

11
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
 Certificado Disponibilidad Presupuestal
 Oficio Solicitud Registro Compromiso
 Proyecto de Resolución
 Registro Civil de Nacimiento o Partida de
Bautismo
 Fotocopia Documento Identificación
Pensionado
 Reintegro de Aportes por el ISS
 Oficio Aceptación u Objeción
 Proyecto de Resolución Corregido
 Liquidación Corregida
 Oficio de Aviso de Pago
11.12,04  Expediente Historias Pensión de Jubilación.
 Solicitud de Pensión de Jubilación
 Registro Civil de Nacimiento o Partida de
Bautismo
 Certificado de Tiempo de Servicios Sueldos y
Primas
 Declaración bajo Juramento de no recibir
Pensión
 Interposición de Recurso de Reposición
 Reporte de Novedad de Ingreso a Nómina
 Aceptación u objeción de la Cuota Parte
 Historia Laboral ISS y/o Cajanal
 Fotocopia Documento de Identificación
 Oficio Notificación Acto Administrativo
 Formulario de Afiliación en Salud
 Certificado Disponibilidad Presupuestal
CONVENCIONES:

11
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
11.12,05  Expediente Historias de Sustitución Pensional
 Solicitud Sustitución Pensional
 Fotocopia Documento de Identificación del
Pensionado
 Registro Civil Nacimiento o Partidas de
Bautismo de Sustitutos
 Original del Oficio Enviado por el Juzgado
 Oficio Autorización Pago
 Comprobante Consignación
 Dos Declaraciones Extra juicio Terceras
Personas
 Archivo Magnético con Novedades
 Oficio Remisorio
 Oficio Remisorio de Embargo
 Fotocopia Documento de Identificación de
Sustituto(s)
 Registro Civil de Defunción y Nacimiento del
Pensionado
 Registro Civil Matrimonio
 Declaración Extra juicio Cónyuge
 Solicitud de Mesadas no causadas y no
Cobradas
 Solicitud Pensión Post Morten
CONVENCIONES:

11
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
11.20  HISTORIAS LABORALES. 5 75 X Documento esencial al cual se le atribuye una
11.20,01  Historias Laborales Personal Activo. valoración primaria de tipo legal penal y civil,
 Formato Único de hoja de vida con anexos relevante para la historia institucional. Cumplido su
 Acto administrativo de nombramiento tiempo de retención se debe realizar una
 Acta de posesión selección representativa del 10% por año de
 Declaración de bienes y rentes aquellas personas que presenten importancia para
 Afiliaciones a EPS, fondo de cesantías, caja de el Municipio, el Municipio y la Nación.
compensación, ARS, ARP, etc.
 Resoluciones de encargos, comisiones, Según la circular No. 004 de 2003 del Municipio
vacaciones, licencias, incapacidades, Administrativo de la Función Pública y el Archivo
asignación de funciones, etc. General de la Nación cada expediente de Historia
Laboral debe tener los tipos documentales aquí
 Solicitudes de licencias.
relacionados.
 Solicitud de inscripción en carrera
administrativa y resolución.
Cabe anotar que los tiempos de retención, en el
 Evaluación del desempeño laboral. archivo de gestión, debe ser tomado a partir de la
 Llamados de atención. última actuación realizada con el funcionario.
 Fallos de investigaciones disciplinarias
11.20,02  Historias Laborales Personal Inactivo.
 Formato Único de hoja de vida con anexos
 Acto administrativo de nombramiento
 Acta de posesión
 Declaración de bienes y rentas
 Afiliaciones a EPS, fondo de cesantías, caja de
compensación, ARS, ARP, etc.
 Solicitud de inscripción en carrera
administrativa y resolución.
 Evaluación del desempeño laboral.
 Llamados de atención.
 Fallos de investigaciones disciplinaria
 Acto administrativo desvinculación laboral
 Examen médico de retiro.
CONVENCIONES:

11
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
11.22  INFORMES 3 2 X Es la información requerida por el ente regulador
11.22,01  Informes a Entes del Estado externo para ejercer un control sobre determinada
 Oficio remisorio situación institucional. De acuerdo a su importancia
 Formatos se realizará su selección; conservando el que
 Informes resuma la gestión de la entidad.
 Anexos.
11.22,06  Informes de Gestión y Resultados. Documento técnico al cual se le atribuye una
 Plan de acción valoración primaria de tipo legal administrativa.
 Cronograma Cumplido su tiempo de retención se debe efectuar
 Indicadores una selección sistemática del más significativo del
 anexos año que consolide la mayor cantidad de
información, señalada por el productor documental
al realizar la transferencia primaria.
11.23  INVENTARIOS 4 16 X Documento administrativo, informativo y técnico al cual se
11.23,02  Inventario de Historias laborales le atribuye una valoración primaria de tipo legal,
administrativa, fiscal, penal y contable; al cual se le
 Formato relación personal activo
determina su conservación total por ser un documento de
 Formato relación personal inactivo consulta histórica cultural dentro de la administración
municipal.
11.23,03  Inventario Muebles y Enseres 4 X Documento que nos permite ejercer el control sobre los bienes
 Formato. muebles e inmuebles institucionales y base para formular el plan
general.
11.23,06  Inventario Documental 4 16 X Por ser un documento mediante el cual se certifica el paz y
 Formato salvo documental del funcionario o su vinculación o no a la
11.26  MANUALES 2 8 X Documento esencial institucional al cual se le
11.26,01  Manual de Funciones atribuye una valoración primaria de tipo Legal
11.26,02  Manual de Inducción y Reinducción contable, relevante para la historia institucional. De
11.26,05  Manual de Procesos y Procedimientos conservación total. Consulta permanente
CONVENCIONES:

11
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
11.28  NOMINA 20 10 X Documento esencial al cual se le atribuye una
 Listado personal de planta valoración primaria de tipo legal penal y civil,
 Novedades de nomina –ingresos, retiros, etc.- relevante para la historia institucional. De
 Registro presupuestal conservación total. Solo se les da conservación
 Certificado de disponibilidad presupuestal total a los desprendibles de pago que se
 Planillas de pago seguridad social –salud, conservan actualmente en Tomos. Los demás
pensiones, ARP.- soportes deberán mantenerse en el Archivo de
 Planillas de obreros liquidación horas extras. Gestión por 2 años y se transferirán al Archivo
central para mantenerse por 3 años más; luego de
 Cuentas aportes parafiscales
este tiempo deben ser eliminados puesto que su
valoración es de tipo legal administrativo
11.30  PLANES 2 3 X Conservan el conjunto de acciones tendientes a
11.30,03  Plan de Capacitación. lograr los objetivos generales de la institución. La
 Historias laborales importancia está dada por la reconstrucción de las
 Formatos actividades planeadas. Su disposición final es la
 Solicitudes de selección, puesto que se dejan para la historia el
 Encuestas que resume los planes propuestos o el más
 Cronograma trascendental para la historia de la entidad.
 Informes.
CONVENCIONES:


DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
11.31  PROCESOS Documento técnico al cual se le atribuye una
11.31,17  Procesos Disciplinarios. valoración primaria Legal Administrativa, no se da
 Actas. tiempo de retención en ninguna de las fases de
 Citaciones. archivo, gestión o central, por ser tipo documental
 Notificaciones. de la serie historias laborales. El proceso como tal
 Declaraciones. se debe de conservar en la historia laboral del
 Certificado de antecedentes disciplinarios. funcionario con las anotaciones correspondientes,
 Pliego de cargos. dándole aplicabilidad a la ley 734/02
 Auto de apertura de investigación.
 Auto concediendo recurso apelación.
 Comunicaciones a las partes.
 Fallos.
 Versión libre y espontánea.
 Notificaciones a Procuraduría.
 Notificaciones a Contraloría
11.32  PROGRAMAS 2 3 X Conservan el conjunto de acciones tendientes a
11.32,03  Programa de Bienestar Social. lograr los objetivos generales de la institución. Su
 Encuestas al personal. importancia está dada por las actividades
 Presupuesto. planeadas a corto y largo plazo, determinando su
 Programación. selección.
 Formatos
11.32,08  Programa de Gestión, inducción, reinducción y
estímulos
 Ley 909/04.
 Certificado de competencias laborales.
11.32,13  Programa de Salud Ocupacional.
 Presupuesto.
 Programación.
 Formatos
CONVENCIONES:

OFICINA PRODUCTORA SECRETARIA DE GOBIERNO Y DESARROLLO COMUNITARIO HOJA 1 DE 8
12
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
12.01  ACTAS Documentos que muestran el desarrollo de la vida
12.01,03  Actas Comité de Archivo 4 6 X institucional y hacen parte del legado histórico de la
 Citación entidad, se seleccionan en el archivo central una
 Asistencia vez cumplido el tiempo de retención las más
 Anexos. trascendentales para la investigación histórica y
cultural de la administración municipal.
12.01,06  Actas Comité de Conciliaciones 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
 Invitaciones y/o citaciones primaria de tipo legal penal y civil relevante para la historia
institucional, investigación histórica, social y cultural. Se
 Informes seleccionan las más representativas de la memoria
histórica de la gestión del respectivo Comité
12.01,08  Actas Comité de Desplazados. 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
 Invitaciones y/o citaciones primaria de tipo legal penal y civil relevante para la historia
institucional, investigación histórica, social y cultural. Se
 Informes seleccionan las más representativas de la memoria
 Asistencia. histórica de la gestión del respectivo Comité
12.01,13  Actas Comité de Seguridad y Vigilancia. 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una
 Invitaciones y/o citaciones valoración primaria de tipo legal penal y civil
 Informes relevante para la historia institucional, investigación
 Asistencia. histórica, social y cultural. Se seleccionan las más
representativas de la memoria histórica de la
gestión del respectivo Comité
12.01,15  Actas Comité Electoral. 4 6 X Documento esencial, al cual se le atribuye una
 Citación valoración primaria legal, penal y civil, relevante
 Orden del día para la historia institucional y la investigación social
 Asistencia y cultural. Conservarlo como memoria Histórica de
 Anexos. la gestión del Comité de Garantías Electorales.
12.01,16  Actas Comité Local de Emergencias 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una
 Citaciones valoración primaria de tipo legal penal y civil
 Asistencia histórica, social y cultural. Conservarlas como
 Anexos. memoria histórica de la gestión del respectivo
Comité
CONVENCIONES:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL.

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE GOBIERNO Y DESARROLLO COMUNITARIO HOJA 2 DE 8
12
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
12.01,30  Actas de Interventoría 2 X Documentos que después de cumplido su tiempo
 Normatividad de retención en el archivo de gestión, procede a su
 Código de ética. eliminación por pasar a ser tipos documentales de
 Resolución designación los respectivos contratos.
 Cronograma.
12.01,33  Actas de Visita 4 X Documentos que después de cumplido su tiempo
 Cronograma de retención en el archivo de gestión, procede a su
 Informes selección por convertirse en documentos de
 Anexos. consulta, determinadas en la transferencia primaria.
12.02  ATENCION QUEJAS, PETICIONES Y 4 6 X Se seleccionan los que ameriten conservación por
SUGERENCIAS. su relevancia para futuras investigaciones. Los
 Tutelas sistemas implementados de atención al usuario y
 Derechos de petición los recursos que la actual normatividad le ofrece a
 Anexos. los particulares, exigen la generación de procesos
de respuesta a las quejas y reclamos que se
interpongan. Su retención y valoración es igual.
Ley 190/95, Decreto 2150/95.
12.04  CERTIFICADOS Y/O CONSTANCIAS Se genera únicamente por la necesidad de hacer
12.04,04  Certificado de Supervivencia constar lo requerido por la persona solicitante, no
 Fotocopia Cédula requiere copia para el archivo.
 Recibo de Pago.
12.04,06  Certificado de Vecindad
 Fotocopia Cédula
 Recibo de Pago.
12.07  CONTRATOS. X Documento esencial al cual se le atribuye una
12.07,01  Contrato de Arrendamiento 4 16 valoración primaria de tipo legal penal y civil
 Disponibilidad presupuestal. relevante para la investigación histórica, social,
 Fotocopia de documento de identidad. cultural e institucional. Cumplido su tiempo de
 Reporte de pagos. retención se debe efectuar una selección
 Pasado judicial. representativa del 10% por año de aquellos
 Paz y salvo municipal. contratos que tengan información relevante para el
Municipio dada la frecuencia de consulta, el valor y
el objeto, que señala el productor documental al
realizar la transferencia primaria.
CONVENCIONES:

12
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
12.07,02  Contratos de Consultoría y/o Asesoria.
 Disponibilidad presupuestal.
 Pasado judicial.
 Fotocopia documentos de identidad
 Tarjeta profesional.
 Pólizas.
 Resolución de aprobación pólizas.
 Certificados disciplinarios.
 Certificados fiscales.
 Reporte de pagos
 Informe de interventoría
 Paz y salvo municipal
12.07,03  Contrato de Mantenimiento.
 Informe.
 Actas de interventoría.
 Títulos de idoneidad
 Cotizaciones.
 Pólizas.
 Reporte de pagos
CONVENCIONES:

12
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
12.07,04  Contrato de Obra.
 Pólizas.
 Actas de iniciación.
 Informe.
 Actas parciales.
 Actas de interventoría.
 Acta final.
 Acta de liquidación.
 Constancias de cumplimiento.
 Certificado DIAN.
 Reporte de pagos.
 Certificado disciplinarios.
12.07,05  Contrato de Prestación de Servicios.
 Títulos de idoneidad
 Cotizaciones.
 Pólizas.
 Reporte de pagos.
 Fotocopia documentos de identidad.
 Informe de interventoría.
CONVENCIONES:

12
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
12.07,06  Contrato de Suministros.
 Certificado de cámara y comercio.
 Inscripción SICE
 Fotocopia de documento de identidad.
 NIT.
 Documentos del pliego de condiciones.
 Cotizaciones.
 Pólizas.
 Acta de recibo.
 Constancias de cumplimiento
 Certificado DIAN.
 Informe de interventoría.
12.09  CONVENIOS. Documento esencial al cual se le atribuye una
12.09,01  Convenios Interadministrativos 4 16 X valoración primaria de tipo legal penal y civil
 Oficio de solicitud relevante para la investigación histórica, social,
 Certificado de disponibilidad presupuestal cultural e institucional. Cumplido su tiempo de
 Estudio de conveniencia y oportunidad retención se debe efectuar una selección
 Minuta de convenio representativa del 10% por año de aquellos
 Soportes documentales según el objeto convenios que tengan información relevante para el
del convenio Municipio dada la frecuencia de consulta, el valor y
 Boletines de responsabilidades fiscales. el objeto, que señala el productor documental al
realizar la transferencia primaria
 Actas de avance
 Actas de liquidación.
 Boletines de responsabilidades fiscales.
 Actas de avance
CONVENCIONES:

12
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
12.09,02  Convenios Interinstitucionales.
 Oficio de solicitud
 Certificado de disponibilidad presupuestal
 Estudio de conveniencia y oportunidad
 Minuta de convenio
 Soportes documentales según el objeto
del convenio
 Actas de avance
 Actas de avance
12.37  HISTORIAS JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL 4 6 Documento esencial al cual se le atribuye una
 Copia actos administrativos valoración legal penal y civil, relevante para la
 Inventario juntas acción comunal. investigación institucional, histórica social y cultural.
De conservación total.
 Formatos diligenciados cantidad de información, señalada por el productor
12.22,06  Informes de Gestión y Resultados Documento administrativo, informativo y técnico al cual se
 Plan de acción. le atribuye una valoración primaria de tipo legal penal y
 Informes estadísticos. tiempo de retención se debe efectuar una selección
 Indicadores sistemática del informe más representativo del año que
 Informes consolide la mayor cantidad de información de la vigencia.
12.23  INVENTARIOS 4 X Por ser un documento que se encuentra implícito dentro del
12.23,03  Inventario de Muebles y Enseres inventario general del municipio, una vez cumplido su
tiempo en el archivo de gestión, se procede a su
 Formato.
eliminación.
CONVENCIONES:

12
CONVENCIONES:

12
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
12.31  PROCESOS 2 08 X Documento esencial, al cual se le atribuye una valoración
12.31,26  Procesos de Restitución Bien Inmueble por primaria de tipo legal, penal y civil, relevante para la
Restablecimiento de Hecho. investigación histórica, social y cultural. Se determina su
 Autos selección por muestreo del 30%
 Resoluciones
12.32  PROGRAMAS 4 16 X Dando cumplimiento a la normatividad expedida por el
12.32,07  Programa de Gestión Documental gobierno nacional, en cuanto a la preservación de la
 Tabla de retención documental historia institucional, este programa hace parte de la
 Tabla de valoración documental historia de la municipalidad; igualmente es de
 Capacitación, permanente actualización; los tiempo referidos en el
 Inducción archivo de gestión se cuentan a partir de la última
 Reinducción actuación realizada dentro del PGD
 Informes
 Oficios
 Anexos.
12.32,12  Programa de Prevención y Atención de Orden 2 3 X Como documento técnico requiere ser constantemente
Público. modificado y reglamentado, por ende se selecciona
 Citaciones y/o invitaciones. dentro de los programas ejecutados el más representativo
 Informes. para la vida institucional de la entidad y se transfiere al
 Anexos. archivo histórico de la entidad.
12.32,20  Programa Zonas Azules 2 3 X Como documento técnico requiere ser constantemente
 Informes modificado y reglamentado, por ende se selecciona
 Oficios dentro de los programas ejecutados el más representativo
 Anexos. para la vida institucional de la entidad y se transfiere al
archivo histórico de la entidad.
12.35  RESOLUCIONES 4 16 X Documento de valor administrativo, histórico y
 Anexos cultural por la trascendencia para la vida
institucional, se conserva permanentemente y una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se transfiere al archivo histórico de la
entidad.

CONVENCIONES:
COMISARIA
120
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
120.01  ACTAS. X Por ser documentos que obran dentro de un
120.01,06  Actas de Conciliación. 4 6 proceso adelantado por la entidad, y configurarse
 citaciones. como duplicidad documental y por no conservar sus
 Registros civiles valores secundarios; después de cumplidos sus
 Actuaciones judiciales. tiempos de retención se dispone su eliminación.
 Anexos.
120.02  ATENCIÓN QUEJAS, PETICIONES Y 4 6 X Documento informativo el cual se le atribuye una
SUGERENCIAS. valoración primaria de tipo legal contable, relevante
para la investigación histórica, social y cultural.
Cumplido su tiempo de retención se debe efectuar
una selección representativa del 30 % anual que
debe señalar el productor documental al realizar
la transferencia primaria.
120.11  DENUNCIAS 4 6 X Documentos que por ser de importancia para la
120.11,01 Denuncias por Violencia Intrafamiliar.
 vida ciudadana, y para la investigación cultural de la
 Denuncia población, pasan a ser materia de selección una
 Citación vez cumplidos los tiempos de retención en cada
 Conciliación una de las fases de archivo. Algunos de ellos
 Amonestación continuaran su vida legal, penal y civil en algunas
 Oficio remisión otras instancias del estado.
 Oficio remisión medicina legal
120.22  INFORMES 4 6 X Documento técnico al cual se le atribuye una
120.22,01  Informe a Entes el Estado valoración primaria Legal Administrativa, cumplido
 Plan de Acción. su tiempo de retención se debe efectuar una
 Indicadores selección sistemática del más significativo del año
 Informe que consolide la mayor cantidad de información de
 Libros radicadores de procesos la vigencia. Señalada por el productor documental
 Libro radicador expediente actas y constancias al realizar la transferencia primaria.
conciliación
 Organigrama de cumplimiento
 Cronograma
 Cumplimiento de metas.
CONVENCIONES:

COMISARIA
120
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
120.22,04 Informes Estadísticos

Oficios

Indicadores

Cronograma.

Resultados
120.22,14 Informes de Visita Social o Psicosocial

Informe

Acta de visita de trabajo social

Valoraciones psicológicas

Proceso de custodia.
120.23  INVENTARIOS 2 X Documentos que al paso del tiempo y por ser de
120.23,03  Inventario de Muebles y Enseres constante actualización, se pueden eliminar desde
 Formato. el archivo de gestión. Puesto que los inventarios
individuales quedan inmersos dentro de los
inventarios generales.
120.23,06  Inventario Documental. 4 16 X Documentos que por no perder sus valores
 Formato. históricos culturales son de conservación total,
puesto que estos mostraran a los futuros
investigadores los procesos documentales que se
realizaban en cada dependencia de la
administración municipal.
120.30  PLANES Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
120.30,01  Plan de Acción. 4 16 X primaria de tipo legal penal y civil, relevante para la
 Diagnósticos. historia institucional. Cumplido su tiempo de retención se
 Documentos técnicos soportes. debe efectuar un proceso de selección sistemático donde
 Normatividad. se escoja el más significativo por periodo de gobierno el
 Proyecto de acuerdo. cual debe señalar el productor documental al realizar la
 Estadística. transferencia primaria
 Informe de gestión.
120.31  PROCESOS 4 6 X Una vez surtidos los trámites correspondientes ante

120.31,06  Proceso de Custodia. la comisaria, este se remite a la autoridad
 Solicitud competente. En caso de no poderse llegar a algún
CONVENCIONES:

COMISARIA
120
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
 Conciliación tipo de arreglo o porque no se surtieron los pasos y
 Regulación de visitas. los tiempos dentro de cada procesos, estos se
 Registro civil seleccionan en el archivo de gestión y son remitidos
 Fotocopia documentos de identidad al archivo central de la entidad; dentro de los cuales
120.31,11  Proceso de Reconocimiento Voluntario Demanda se selecciona el 10% de los más representativos
de Paternidad para la investigación histórica y cultural de la vida
 Registro civil de hijos municipal. Dicha selección procede en la misma
transferencia primaria.
 Cuestionario diligenciado
 Apertura proceso
 Citación
 Elaboración proceso.
120.31,13  Proceso de Restablecimiento del Derecho
 Informe de policía
 Solicitud
 Auto apertura
 Regulación de visitas
 Cuota alimentaria
 Actas de conciliación
 Verificación de actuación
 Historia socio-familiar o de atención
 Documentos de identidad
 Declaraciones
 Pruebas
 Audiencia y fallo
 Seguimiento a proceso
120.31,24  Proceso Operativo Control Menores
 Acta de amonestación
 Planilla
 Curso pedagógico
 Resolución multa.
 Informes
 Anexos

CONVENCIONES:

COMISARIA
120
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
120.31,25  Proceso Sistema de Responsabilidad para
Adolescentes
 Restablecimiento del derecho
120.32  PROGRAMAS 4 6 X Documentos de constante cambio conforme a la
120.32,10  Programa de Prevención de Violencia Intrafamiliar normatividad vigente; este se toma de una ley
 Citación superior para ser aplicado dentro del área de la
 Publicaciones jurisdicción, por ende llega a constituir duplicidad
 Historia de atención documental, sin embargo una vez cumplidos los
 Informe de curso pedagógico tiempos de retención, se selecciona el más
 Informe de amonestaciones representativo para la comunidad que muestre la
 Informes. tradición y cultura de un pueblo y se transfiere al
archivo histórico.
 Anexos.
120.31,11  Programa de Prevención Delitos Sexuales
 Publicaciones
 Planillas
 Informes.
 Formatos.
 Anexos.
CONVENCIONES:

TRANSITO Y TRANSPORTE
121
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
121.03  AUTORIZACIONES Y/O PERMISOS 1 X Documentos que solo interesan al usuario una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión
procede su eliminación,
121.04  CERTIFICADOS Y/O CONSTANCIAS 1 X Documentos que solo interesan al usuario una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión
procede su eliminación,
121.24  LICENCIAS X No se da tiempo de retención de estos documentos por ser de
121.24,02  Licencias de Conducción. conservación total, puesto que no pierden sus valores legales,
penales y administrativos; estos se conservan como tipo
 Certificados de idoneidad
documental dentro de la historia de cada conductor, al momento
 Constancia escuelas de conducción de solicitar su licencia de conducción,
 Exámenes médicos.
121.24,03  Licencias de Transito
121.21  HISTORIAS PARQUE AUTOMOTOR. 5 20 X Documentos que son de trascendencia penal, legal y civil
para la vida útil de cada propietario del automotor y que
son objeto de constante renovación y traslado.
 Informes cantidad de información, señalada por el productor
121.22,05  Informe Financiero 4 6 X Estos documentos se encuentran resumidos en el informe
 Resoluciones de gestión anual que realiza la administración municipal,
por tanto una vez cumplido su tiempo en el archivo de
 Relación comparendos gestión procede su eliminación.
 Informes
 Anexos
121.22,06  Informes de Gestión y Resultados 4 X Estos documentos se encuentran resumidos en el informe
 Plan de acción. de gestión anual que realiza la administración municipal,
por tanto una vez cumplido su tiempo en el archivo de
 Indicadores. gestión procede su eliminación.
 Cronograma
 Anexos.
CONVENCIONES:

121
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
121.34  IMPRESOS Y PUBLICACIONES 2 X Documento administrativo al cual se le atribuye una
valoración primaria de tipo legal contable, sin relevancia
para la investigación. Esta serie contiene los elementos
que dieron origen a las diferentes publicaciones de la
dependencia como artículos, boletines y demás. Su
eliminación está dada debido a la desactualización de la
información y diseño que este material contienen.
 Formato
eliminación.
121.23,06  Inventario Documental 4 16 X Documentos que por no perder sus valores históricos
 Formato culturales son de conservación total, puesto que estos
mostraran a los futuros investigadores los procesos
documentales que se realizaban en cada dependencia de
la administración municipal.
121.23,08  Inventario Parque Automotor. 4 16 X Documentos que hacen parte de la memoria histórica de la
 Formato institución, procede su selección después de cumplido el
tiempo de retención en cada una de las fases de la vida
documental.
121.26  MANUALES 2 8 X Documento esencial institucional al cual se le atribuye una
121.26,04  Manual de Procesos y Procedimientos valoración primaria de tipo Legal contable, relevante para
la historia institucional. De conservación total. Consulta
121.26,07  Manual del Conductor.
permanente
121.31  PROCESOS 4 6 X Documento Administrativo, Informativo y técnico al cual
121.31,01  Proceso de Audiencia Pública se le atribuye una valoración primaria de tipo legal
contable. Cumplido su tiempo de retención se debe
121.31,02  Proceso de Cambio de Motor
eliminar; puesto que este se convierte en tipo documental
121.31,03  Proceso de Certificado de Tradición de la historia del parque automotor.
121.31,05  Proceso de Cambio de Color
121.31,06  Proceso de Cambio de Servicio
121.31,07  Proceso de Comparendo
121.31,09  Proceso de Inscripción o Levantamiento de
Propiedad

CONVENCIONES:

121
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
121.31,10  Proceso de Paz y Salvo
121.31,12  Proceso de Registro Inicial
121.31,14  Proceso de Transformación del Vehículo
121.31,15  Proceso de Traslado de Cuenta
121.31,16  Proceso de Traspaso
121.31,18  Proceso de Cambio de Placas
121.31,19  Proceso de Grabación de Chasis
121.31,20  Proceso Impuesto de Circulación y Rodamiento
121.31,21  Proceso Licencia de Conducción
121.31,22  Proceso Licencia de Transito
121.31,23  Proceso Nulidad de Registro Automotor
121.31,27  Procesos Jurisdiccionales
 Conciliación.
 Acta
 Recursos.
 Informes.
121.31,29  Procesos por Violación a las Normas de Transito
 Comparendo
 Informe de audiencia
 Resolución de sanción
 Resolución de abstención
 Por reposición
 Apelación
 Sanción definitiva.
CONVENCIONES:

121
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
121.32  PROGRAMAS 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una
121.32,05 Programa de Capacitación Sobre Normas de
 valoración primaria de tipo legal contable, relevante
Transito. para la historia institucional. Cumplido su tiempo de
 Videos y audios retención se debe efectuar en el archivo central una
 Listado de participantes selección aleatoria del 10%
 Certificados.

121.32,17  Programa Flujo Vial y Transporte
 Estudio de obras de ingeniería y seguridad
vial
121.35  RESOLUCIONES. 4 16 X Documento esencial al cual se le atribuye una
 Anexos. valoración primaria de tipo legal penal y civil,
relevante para la historia institucional, la
investigación histórica, social y cultural. De
Conservación Total.
CONVENCIONES:

INSPECCIÒN DE POLICIA
122
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
122.01  ACTAS. 2 8 X Documento esencial, al cual se le atribuye una
122.01,26  Actas de Conciliación. valoración primaria legal, penal y civil, relevante
 citaciones. para la historia institucional y la investigación
 Resoluciones. social y cultural. Se determina su selección del
 Anexos. 10% después de cumplidos sus tiempos de
retención en cada una de las fases de la vida útil de
122.01,28 Actas de Decomiso. los documentos.
 Informe policivo.
 Resoluciones.
 Formatos.
122.01,33 Actas de Visita
 Cronograma.
 Resoluciones.
 Informes
 Anexos.
122.04  CERTIFICADOS Y/O CONSTANCIAS 1 X Documentos que solo interesan al solicitante por el
122.04,10  Certificados de Permisos, Conduces, tiempo que es requerido, si es expedido por
Autorizaciones de transporte. duplicado, la copia se procede a eliminar después
de cumplido el tiempo de retención.
122.08  CONTRAVENCIONES 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una
122.08,01  Contravenciones de Policía. valoración primaria de tipo legal, contable, relevante
 Informes de Policía. para la historia Institucional. Cumplido su tiempo de
 Versiones. Retención se debe efectuar una selección
 Citaciones. representativa del 10% de los más significativos
 Declaraciones para el municipio, señalada por el productor
 Resoluciones. documental al realizar la transferencia primaria
CONVENCIONES:

122
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
122.08,02  Contravenciones Ordinarias
 Informes de Policía.
 Versiones.
 Citaciones.
 Declaraciones
 Resoluciones.
122.15  EXPEDIENTE INSCRIPCION DE DEFUNCIONES 4 16 X Documento importante para la investigación y la
 Solicitud cultura dentro del municipio, se determina la
 Certificado de defunción selección después de cumplido el tiempo de
 Resolución retención en cada uno de los archivos.
 Oficios.
122.22  INFORMES 4 6 X Documento administrativo, informativo y técnico al
122.22,06  Informes de Gestión y Resultados cual se le atribuye una valoración primaria de tipo
 Plan de Acción, legal penal y civil, relevante para la historia
 Indicadores. institucional. Cumplido su tiempo de retención se
 Informe procesos comisorios. debe efectuar una selección sistemática del informe
más representativo del año que consolide la mayor
cantidad de información de la vigencia.
122.22,12  Informes de Procesos Comisorios. 2 X Documento al cual procede su eliminación, por
 Solicitudes estar inmerso dentro de los informes de gestión y
 Oficios resultados, y ser parte de otros expedientes en
 Anexos. diferentes instancias judiciales.
 Formato
eliminación
122.23,06  Inventario Documentales 4 16 X Por ser un documento mediante el cual se certifica el paz y
CONVENCIONES:

122
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
122.30  PLANES. 4 2 X Documento esencial al cual se le atribuye una
122.30,01 Plan de Acción.
 valoración primaria de tipo legal penal y civil,
 Diagnósticos relevante para la historia institucional. Cumplido su
 Documentos técnicos soportes tiempo de retención se debe efectuar un proceso de
 Normatividad selección sistemática donde se escoja el más
 Estudio de factibilidad significativo por periodo de gobierno el cual debe
 Estadísticas señalar el productor documental al realizar la
 Presupuesto transferencia primaria.
122.30,11  Plan de Seguridad y Convivencia.
 Actas.
 Estudios
 Estadísticas
 Anexos.
122.31  PROCESOS 2 8 X Documento esencial, al cual se le atribuye una valoración
122.31,30  Procesos Restitución Bienes de Uso Publico primaria de tipo legal, penal y civil, relevante para la
 Oficios investigación histórica, social y cultural. Se determina su
 Notificaciones selección por muestreo del 30%
 Resoluciones
 Anexos.
CONVENCIONES:

OFICINA PRODUCTORA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y SALUD HOJA 1 DE 3
ASESORIA EN SALUD
130
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
130.01  ACTAS 4 6 X Documentos con vigencia legal, administrativa,
130.01,12  Actas Comité de Salud Ocupacional cultural e histórica para la entidad una vez
 Citaciones cumplidos los tiempos de retención se seleccionan
 Informes las más trascendentales para la historia institucional
 Anexos. y municipal y se transfieren al archivo histórico.
130.01,20  Actas Consejo de Seguridad y Política Social Esto en ejercicio de la ley 60 de 1993 –art 2
 Citaciones numerales 2 y 3.- , Constitución Nacional –art. 49 y
 Informes 365-, art 12 de la ley 10 de 1990; ley 443 de 1998 y
ley 100 de 1993
 Cronogramas
 Anexos
130.01,21  Actas COVE
 Citaciones
 Informes
 Anexos.
130.01,24  Actas de Capacitación
 Citaciones
 Informes
 Cronogramas
 Anexos
130.01,30  Actas de interventoría
 Normatividad
 Código de ética.
 Contratos
 Informes
 Cronogramas
130.01,33  Actas de Visita
 Cronogramas
 Informes
 Anexos.
130.04  CERTIFICADOS Y/O CONSTANCIAS 1 X Documentos solo requeridos por su usuario, después de
cumplido el tiempo de retención procede su eliminación.

CONVENCIONES:

ASESORIA EN SALUD
130
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
130.22,01  Informes a Entes del Estado valoración primaria Legal Administrativa, cumplido
 Oficio remisorio su tiempo de retención se debe efectuar una
 Formatos selección sistemática del más significativo del año
 Cronograma actividades que consolide la mayor cantidad de información de
 Informes. la vigencia. Señalada por el productor documental
 anexos al realizar la transferencia primaria
130.22,06  Informes de Gestión y Resultados.
 Plan de acción.
 Informes trimestrales o bimensuales o
mensuales
 Indicadores
 Cronograma
 Reprogramación.
130.22,11  informe de Visita a Instituciones Prestadoras del
Servicio de Salud
130.22,13  informes de Visita de Vigilancia y Control
130.23  INVENTARIOS 4 X Documento que nos permite ejercer el control sobre los bienes
 Formato
general.
130.23,06  Inventario Documental 2 3 X Documentos que nos permite controlar los documentos en sus
 Formato. diferentes fases, sirve para expedir paz y salvo documental a los
servidores de la administración municipal, el inventario
documental que se presenta al archivo central se conserva
permanentemente, el resto se puede eliminar.
CONVENCIONES:

ASESORIA EN SALUD
130
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
130.30,10  Plan de Salud Pública. primaria de tipo legal contable, relevante para la
investigación, histórica, social y cultural. De
conservación total. Da cuenta de los lineamientos y
políticas que debe adoptar el municipio, de acuerdo al
Ministerio de la Protección Social y el Plan de
Desarrollo Municipal
130.32  PROGRAMAS 2 8 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
130.32,03  Programa de Bienestar Social primaria de tipo legal contable, relevante la investigación
 Fotocopia cedula. histórica, social y cultural. Cumplido su tiempo de
 Registro civil. retención se debe efectuar un proceso de selección
 Certificado de estudios sistemático donde se escoja el más significativo por
 Carnet vacunación y desarrollo periodo de gobierno el cual debe señalar el productor
 Inscripción. documental al realizar la transferencia primaria.
130.32,13  Programas de Salud Ocupacional.
 Fotocopia cedula.
 Registro civil.
CONVENCIONES:

ASESORIA EN EDUCACIÓN
131
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
131.02  ATENCIÒN QUEJAS, PETICIONES Y 4 6 X Se seleccionan los que ameriten conservación por
SUGERENCIAS. su relevancia para futuras investigaciones. Los
 Tutelas sistemas implementados de atención al usuario y
 Derechos de petición los recursos que la actual normatividad le ofrece a
 Formatos los particulares, exigen la generación de procesos
 Anexos. de respuesta a las quejas y reclamos que se
interpongan. Su retención y valoración es igual.
Ley 190/95, Decreto 2150/95.
131.01  ACTAS 2 X Por convertirse en tipos documentales de las cuentas y
131.01,30  Actas de Interventoría contratos una vez cumplido el tiempo de retención en el
 Resolución designación archivo de gestión, se procede a su eliminación,
 Contrato
 Cronograma
 Informes
 Anexos
131.01,34  Actas de Visita a Instituciones Educativas 2 3 X Documentos con relevancia administrativa e
 Notificación histórica para la institución, se seleccionan las más
 Informes representativas y se transfieren al archivo histórico.
 Anexos.
131.01,35  Actas Junta Municipal del Educación 2 3 X Documentos con relevancia administrativa e
 Citación histórica para la institución, se seleccionan las más
 Informes representativas y se transfieren al archivo histórico.
 Anexos
131.04  CERTIFICADOS Y/O CONSTANCIAS. 1 X Documentos que por perder sus valores
secundarios, y ser renovables contantemente por
sus solicitantes se eliminan en el archivo de
gestión.
CONVENCIONES:

OFICINA PRODUCTORA SECRETARIA DE EDUCACIÒN Y DE SALUD HOJA 2 DE 3
131
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
131.22  INFORMES 4 X Documento técnico al cual se le atribuye una valoración
131.22,01  Informes a Entes del Estado primaria de tipo legal administrativa. Cumplido su
 Oficio remisorio tiempo de retención se debe efectuar una selección
 Indicadores sistemática del más significativo del año que consolide la
 Cronogramas mayor cantidad de información, señalada por el productor
 Reprogramaciones documental al realizar la transferencia primaria.
 Reportes docentes
 Proyecciones
 Formatos
 Anexos.
131.22,04  Informes Estadísticos 2 3 X Se selecciona el más relevantes para la institución
 Relación matricula o el que resuma las actividades anuales, y se
 Relación planta de personal remite al archivo histórico por configurarse como
 Calendario de seguimiento documento relevante para la investigación, la
 Formatos historia y la cultura.
 Deserción estudiantil
131.22,06  Informes de Gestión y Resultados
 Plan de acción
 Indicadores
 Cronogramas
 Anexos
131.22,07  Informes Institucionales y Educativos
 Seguro estudiantil
 Transporte estudiantil
 Subsidios estudiantiles
 Deserción escolar
 Capacitación docente
CONVENCIONES:

OFICINA PRODUCTORA SECRETARIA DE SALUD Y EDUCACIÓN HOJA 3 DE 3
131
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
131.23  INVENTARIOS 2 3 Documento que nos permite ejercer el control sobre los bienes
 Formato
general.
131.23,06  Inventario Documental 4 16 X Una vez realizada la transferencia documental, se
 Formato conserva en el archivo de gestión el remitido por el
funcionario del archivo central, dentro del archivo central se
conservan permanente previa selección del que sirva
expedición de los paz y salvos documentales.
131.23,07  Inventario Instituciones Educativas X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
 Formato. primaria de tipo legal penal y civil, relevante para la
historia institucional. De conservación total y consulta
permanente debido a su importancia pues en ella se
establece todo lo relativo a las instituciones educativas
tanto privadas como oficiales del municipio
131.30  PLANES 2 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
131.30,01  Plan de Acción primaria de tipo legal, penal y civil, relevante para la
historia institucional. Cumplido su tiempo de retención se
 Indicadores
debe efectuar un proceso de selección sistemático donde
 Cronogramas se escoja el más significativo por periodo de gobierno el
 Informes cual debe señalar el productor documental al realizar la
 Anexos. transferencia primaria.
131.32  PROGRAMAS 2 3 X Se selecciona en el archivo de gestión y se trasfieren al
131.32,04  Programa de Capacitación Docente central, solo aquellas que ameriten su conservación
 Solicitud
 Relación docente
131.33  PROYECTOS. 4 6 X Documento Técnico al cual se le atribuye una
131.33,05  Proyecto de Educación No Formal valoración primaria de tipo legal contable. Cumplido
 Solicitudes su tiempo de retención se debe eliminar porque la
 Relación estudiantes información contenida en este Informe refleja el
 Informes nivel de ejecución de cada uno de los programas y
 Anexos proyectos educativos.
CONVENCIONES:

OFICINA PRODUCTORA SECRETARIA DE PLANEACIÒN Y OBRAS PÚBLICAS HOJA 1 DE 10
E INFRAESTRUCTURA
14
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
14.01,01  Actas CLOPAD valoración primaria de tipo legal penal y civil
 Informes histórica, social y cultural. Conservarlas como
 Anexos memoria histórica de la gestión del respectivo
14.01,09  Actas Comité de Estratificación Municipal Comité.
 Citación
 Informes
 Anexos
14.01,17  Actas Comité Municipal de Planeación 4 16 X Documento esencial al cual se le atribuye una
 Citación valoración primaria de tipo legal penal y civil
 Anexos histórica, social y cultural. Conservarlas como
memoria histórica de la gestión del respectivo
Comité
14.01,30 Actas de Interventoría 2 X Documentos que por ser tipo documental de los
 Contrato respectivos contratos, luego de cumplido su tiempo
 Cronograma de retención en el archivo de gestión procede su
 Informes eliminación.
 Indicadores
 Anexos.
14.04  CERTIFICADOS Y/O CONSTANCIAS 2 X Documentos que por ser solo útiles para el
14.04,01  Certificado Boletín de Nomenclatura solicitante o por convertirse en tipos documentales
 Solicitud de otras series, licencias, proyectos y demás, luego
 Recibo de caja de cumplido su tiempo de retención en el archivo de
 Paz y salvo gestión procede su eliminación.
CONVENCIONES:

E INFRAESTRUCTURA
14
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
14.04,02  Certificado de Mejoramiento de Vivienda.
 Solicitud.
 Paz y salvos
14.04,05  Certificado de Usos del Suelo.
 Solicitud.
 Recibos de caja.
 Paz y salvos
14.04,07  Certificado de Zona de Riesgo.
 Solicitud.
14.04,09  Certificados de Estratificación
 Solicitud
 Acta de visita
 Paz y salvo
 Recibo de caja.
14.06  CONCEPTOS 4 6 Documento técnico al cual se le atribuye una
14.06,01  Conceptos Económicos valoración primaria de tipo legal, penal y civil,
14.06,02  Conceptos Ordenamiento Territorial relevante para la investigación histórica, social y
14.06,03  Conceptos Técnicos cultural. Cumplido su tiempo de retención se debe
 Conceptos técnicos sobre clasificación del Suelo efectuar una selección representativa de un 25%
 Conceptos técnicos sobre Normas urbanísticas anual, que señala el productor documental al
densificación altura y uso del suelo realizar la transferencia primaria.
CONVENCIONES:

E INFRAESTRUCTURA
14
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL

Concepto sistema vial de transporte

Conceptos del sistema de servicios públicos

Conceptos de viabilidad y/o aprobación red vial

Conceptos sobre condiciones por fenómenos
naturales
 Conceptos localización, límite barrios, comunas
 Conceptos sobre zonas de riesgo.
14.22,01  Informes a Entes del Estado. valoración primaria de tipo legal administrativa.
 Plan de Acción. Cumplido su tiempo de retención se debe efectuar
 Indicadores una selección sistemática del más significativo del
 Informe trimestral y/o semestral año que consolide la mayor cantidad de
información, señalada por el productor documental
al realizar la transferencia primaria.
14.22,06  Informes de Gestión y Resultados Documento administrativo, informativo y técnico al
 Plan de acción, cual se le atribuye una valoración primaria de tipo
 Indicadores. legal penal y civil, relevante para la historia
 Informe institucional. Cumplido su tiempo de retención se
 Seguimiento plan de ordenamiento debe efectuar una selección sistemática del informe
más representativo del año que consolide la mayor
cantidad de información de la vigencia.
14.22,09  Informe de Seguimiento a Proyectos. Documento técnico, administrativo, informativo y
 Proyecto. técnico al cual se le atribuye una valoración
 Cronograma. primaria de tipo legal penal y civil, relevante para la
 Cumplimiento de metas. historia institucional. Cumplido su tiempo de
 Proyecciones. retención se debe efectuar una selección
 Reprogramación. sistemática del informe más representativo del año
 Informe general de planeación que consolide la mayor cantidad de información de
la vigencia
CONVENCIONES:

E INFRAESTRUCTURA
14
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
 Formato.
general.
14.23,05  Inventario de Vías 4 6 X Documento técnico administrativo, que refleja el estado y
 Formato cantidad de vías del municipio; al convertirse en tipo
documental de la serie proyectos y/o planes procede su
eliminación, después de cumplidos sus tiempos de
retención.
14.24  LICENCIAS 4 16 X Documento técnico administrativo, que muestra la
14.24,01  Licencia de Intervención y Ocupación del cultura y la historia de la municipalidad, después de
Espacio Público. cumplidos sus tiempos de retención procede su
 Planos conservación total
 Pólizas
 Certificados
14.24,04  Licencias Urbanísticas.
 Resoluciones de urbanizadores.
 Estudios técnicos.
 Certificado de libertad y tradición.
 Copias del proyecto.
 Planos.
 Escrituras englobe y desenglobe.
 Certificado de cámara y comercio.
 Certificado de hilos y niveles.
 Paz y salvos.
 Certificados de disponibilidad servicios
públicos.
CONVENCIONES:

E INFRAESTRUCTURA
14
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
14.26,03  Manual de Interventoría atribuye una valoración primaria de tipo Legal
14.26,06  Manual del Banco de Proyectos contable, relevante para la historia institucional. De
conservación total. Consulta permanente
14.30  PLANES 4 16 X Documento esencial al cual se le atribuye una
14.30,01  Plan de Acción. valoración primaria de tipo legal penal y civil,
 Diagnósticos. relevante para la historia institucional. Cumplido su
 Documentos técnicos soportes. tiempo de retención se debe efectuar un proceso de
 Normatividad. selección sistemática donde se escoja el más
 Proyecto de acuerdo. significativo por periodo de gobierno el cual debe
 Estadística. señalar el productor documental al realizar la
 Informe de gestión. transferencia primaria.
14.30,05  Plan de Desarrollo de Aguas 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
primaria de tipo legal contable, relevante para la
14.30,07  Plan de Desarrollo Turístico. investigación histórica, social y cultural. Cumplido su
 Portafolio de sitios turísticos tiempo de retención se debe efectuar un proceso de
 Inventario de sitios turísticos selección representativa del 10% de aquellos que hayan
tenido trascendencia histórica ya sea por su impacto social,
14.30,08  Plan De Desarrollo.
económico y de desarrollo para el municipio, señalada por
 Cartografía. el productor documental al realizar la transferencia primaria
 CD
 Diskette.
 Planos
 Proyecto de acuerdo.
CONVENCIONES:

E INFRAESTRUCTURA
14
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
14.30,09  Plan de Mejoramiento. 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
 Mapa de riesgos primaria de tipo legal contable, relevante para la historia
 Cronograma efectuar en el archivo central una selección aleatoria del
 Actas 10%
 Informes
 Anexos.
14.30,12  Plan Esquema Básico de Ordenamiento 4 16 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
Territorial PBOT primaria de tipo legal penal y civil, relevante para la historia
 Diagnósticos.
 Documentos técnicos soportes. escoja el más significativo por periodo de gobierno el cual
 Estudio de uso de suelos debe señalar el productor documental al realizar la
 Esquema básico de implantación. transferencia primaria.
 Normatividad.
 Planos.
 Proyecto de acuerdo.
 Estadística.
 Presupuesto
14.30,13  Plan Local de Emergencias.
 Diagnósticos.
 Documentos técnicos soportes.
 Normatividad.
 Estadística.
 Informe de gestión.
 Anexos.
14.31  PROCESOS 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una
14.31,04  Proceso de Administración y Actualización de valoración primaria de tipo legal, contable, relevante
Estratificación Socioeconómica. para la historia Institucional. Cumplido su tiempo de
 Censo de estratificación socioeconómica. Retención se debe efectuar una selección
 Certificado de estrato representativa del 10% de los más significativos
 Revisión de estrato para el municipio, señalada por el productor
 Acto administrativo documental al realizar la transferencia primaria
 Actas comité de estratificación municipal.
CONVENCIONES:

E INFRAESTRUCTURA
14
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
14.31,28  Procesos por Infracciones Urbanísticas a las
Construcciones.
 Queja
 Informe de visita
 Diligencia administrativa
 Informe de verificación
 Resolución de multa
 Auto de archivo
 Notificación
 Recurso de reposición y en subsidio
apelación
 Solicitud de cobro coactivo.
14.32,18  Programa SISBEN valoración primaria de tipo legal contable, relevante
 Disponibilidad presupuestal para la historia institucional. Cumplido su tiempo de
 Contratos ARS-S retención se debe efectuar en el archivo central una
 Certificados selección aleatoria del 25%
 Informes
 Resoluciones
 Encuestas
 Puntajes
 Formulario de inscripción
 Listados
 Carnés
 Constancias
 Solicitud encuestas.
CONVENCIONES:

E INFRAESTRUCTURA
14
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
14.33  PROYECTOS. 4 16 X Documento esencial al cual se le atribuye una
14.33,01  Proyecto Atención a la Primera Infancia. valoración primaria de tipo legal contable, relevante
 Decretos. para la historia institucional. Cumplido su tiempo
 Presupuesto. de retención se debe efectuar en el archivo
 Modificaciones. central una selección aleatoria del 25%
 Anexos
14.33,02  Proyecto Banco de Proyectos.
 Decretos.
 Presupuesto.
 Concepto del concejo.
 Modificaciones.
 Manual
14.33,06  Proyecto de Infraestructura Vial.
 Formatos.
 Planos.
 Mapas.
 Decretos.
 Presupuesto.
 Análisis de impacto socio-económico
CONVENCIONES:

E INFRAESTRUCTURA
14
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
14.33,09  Proyecto de Saneamiento Básico
 Formatos
 Planos
 Estudio de necesidades
 Solicitud de beneficiarios.
 Análisis técnico de la red.
 Proyecto construcción acueducto rural.
 Análisis financiero.
 Reserva presupuestal
 Cronograma de actividades
 Modificaciones.
 Registro y seguimiento del proyecto
 Convenios.
14.33,10  Proyecto de Vivienda
 Planos.
 Estudio de necesidades.
 Proyecto de vivienda rural.
 Análisis técnico.
 Análisis financiero.
 Reserva presupuestal.
 Estudio ambiental.
 Mapas.
 Concepto de viabilidad FINDETER
 Decretos.
CONVENCIONES:

E INFRAESTRUCTURA
14
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
 Presupuesto.
 Estadística.
 Análisis técnico financiero.
 Análisis de impacto socio-económico.
 Visitas técnicas.
 Certificado boletín de nomenclatura
 Certificado de Hilos y Niveles
 Certificado de Estratificación
 Certificado de uso del suelo
 Certificado de zona de riesgo.
 Certificado de Mejoramiento de vivienda
14.33,11  Proyectos Rurales.
 Formatos.
 Planos.
 Mapas.
 Decretos.
 Presupuesto.
 Análisis de impacto socio-económico.
 Cronograma de actividades
 Modificaciones.
 Registro y seguimiento del proyecto.
CONVENCIONES:
ENTIDAD PRODUCTORA. SECRETARIA DE PLANEACIÒN OBRAS PÚBLICAS E INFRAESTRUCTURA

OFICINA PRODUCTORA PLANEACIÓN AGROPECUARIA HOJA 1 DE 4
140
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
140.01  ACTAS X Se selecciona en el archivo de gestión y se
140.01,27  Actas de Consejo Municipal de Desarrollo Rural 4 6 transfieren al archivo central, solo aquellos que
 Invitaciones o citaciones. ameriten conservación.
 Orden del día.
 Informes.
 Asistencia.
140.01,29  Actas de Entrega.

 Formato.
140.01,33  Actas de Visita.

 Oficio.
 Cronograma
 Informe.
 Anexos
140.34  IMPRESOS Y PUBLICACIONES 4 X Documento administrativo al cual se le atribuye una
valoración primaria de tipo legal contable, sin relevancia
para la investigación. Esta serie contiene los elementos
que dieron origen a las diferentes publicaciones de la
dependencia como artículos, boletines y demás. Su
eliminación está dada debido a la desactualización de la
información y diseño que este material contienen.
140.22  INFORMES Documento técnico al cual se le atribuye una
140.22,01  Informe a Entes del Estado 4 6 X valoración primaria Legal Administrativa, cumplido
 Oficio remisorio su tiempo de retención se debe efectuar una
 Convenio selección sistemática del más significativo del año
 Guías que consolide la mayor cantidad de información de
 Formatos la vigencia. Señalada por el productor documental
 Cronograma. al realizar la transferencia primaria.
 Resultados
CONVENCIONES:

140
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
140.22,06  Informes de Gestión y Resultados. Documento administrativo, informativo y técnico al
 Plan de acción cual se le atribuye una valoración primaria de tipo
 Formatos legal penal y civil, relevante para la historia
 Indicadores institucional. Cumplido su tiempo de retención se
 Guías debe efectuar una selección sistemática del informe
 Informe más representativo del año que consolide la mayor
 Cronograma de cumplimiento. cantidad de información de la vigencia.
 formato
general.
140.23,04  Inventario de Producción Agropecuaria 4 6 X Documento importante para la investigación socio-cultural
 Formato de la municipalidad, una vez cumplidos los tiempos de
retención cada una de las fases de los archivos, en el
 Indicadores archivo central se realiza una selección del 10% de los
 Informe mismos para ser transferidos al archivo histórico de la
 Anexos entidad.
140.30  PLANES. Documento esencial al cual se le atribuye una
140.30,01  Plan de Acción. 4 6 X valoración primaria de tipo legal penal y civil,
 Diagnósticos relevante para la historia institucional. Cumplido su
 Documentos técnicos soportes tiempo de retención se debe efectuar un proceso de
 Normatividad selección sistemática donde se escoja el más
 Estudio de factibilidad significativo por periodo de gobierno el cual debe
 Estadísticas señalar el productor documental al realizar la
 Presupuesto transferencia primaria.
CONVENCIONES:

140
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
140.30,02  Plan de Asistencia Básica Técnica para Pequeños
Productores
 Diagnósticos
 Plan de Trabajo
 Documentos técnicos soportes
 Normatividad
 Estadísticas
 Presupuesto
 Proyecciones
140.32  PROGRAMAS Documento esencial al cual se le atribuye una
140.32,02  Programa de Asistencia Alimentaría 4 6 X valoración primaria de tipo legal contable, relevante
 Diagnósticos para la historia institucional. Cumplido su tiempo de
 Plan de Trabajo retención se debe efectuar en el archivo central una
 Documentos técnicos soportes selección aleatoria del 10%
 Normatividad
 Estadísticas
 Presupuesto
 Proyecciones.
140.31,19  Programa Sistema Nacional Ambiental –SINA-
 Encuesta de satisfacción
 Cronograma de actividades.
 Actas
 Informes.
 Anexos.
CONVENCIONES:

140
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
140.31,21  Programa Plan Colombia Familias en Acción.
 Fotocopia cédula
 Constancia de matricula
 Registro civil
 Certificado laboral
140.33  PROYECTOS Documento esencial al cual se le atribuye una
140.33,04  Proyecto de Asistencia Técnica y Medio Ambiental 4 2 X valoración primaria de tipo legal contable, relevante
 Encuesta de satisfacción para la historia institucional. Cumplido su tiempo
 Actas de retención se debe efectuar en el archivo
 Cronograma de actividades. central una selección aleatoria del 10%
 Informes.
 Anexos.
140.33,07  Proyecto de Pequeñas y Medianas empresas
 Encuesta
 Actas
 Cronograma de actividades.
 Informes.
 Inventario proyectos.
 Anexos
CONVENCIONES:

OFICINA PRODUCTORA SECRETARIA DE HACIENDA Y PATRIMONIO PÚBLICO HOJA 1 DE 6
15
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
15.01,14  Actas Comité de Sostenibilidad Contable. valoración primaria de tipo legal penal y civil
 Informes histórica, social y cultural. Conservarlas como
 Anexos. memoria histórica de la gestión del respectivo
Comité
15.01,25  Actas de Compromiso 4 X Documento que al convertirse en tipo documental
 Citación. de otra serie, contratos, procesos jurisdiccionales,
 Formato. puede ser eliminada desde los archivos de gestión
una vez cumplido su tiempo de retención.
15.01,30 Actas de Interventoría
 Contrato
 Cronograma
 Resolución
 Certificaciones.
15.04  CERTIFICADOS Y/O CONSTANCIAS 1 Documento de apoyo al cual se le atribuye un valor
15.04,08  Certificados de Disponibilidad Presupuestal CDP legal, contable y fiscal, se le aplica un criterio de
 Solicitud. valoración primaria de tipo legal contable.
15.04,11  Certificados de Registro Presupuestal CRP Cumplido su tiempo de retención se debe eliminar
 Solicitud. porque es tipo documental de la Serie Contratos
los cuales se producen en la Secretaria de
Gobierno y Desarrollo Comunitario.
15.17  FACTURACIÒN 4 6 X Documento técnico administrativo esencial para la
15.17,01 Factura de Impuesto Predial historia de la vida institucional, una vez cumplido el
 Listado estado de cartera tiempo de retención en cada una de las fases de
15.17,02  Factura de Industria y Comercio archivo se selecciona una muestra de las mismas
 Listado estado de cartera para ser conservadas en la memoria institucional.
15.18  HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE 4 16 X Documento esencial para la historia y la cultura de
ESTABLECIMIENTOS INDUSTRIALES Y la municipalidad y por ser documento técnico
COMERCIALES administrativo importante para la administración
 Estado de cuenta de industria y comercio municipal. Su conservación es total.
 Recibo de liquidación de impuestos
 Declaración privada
CONVENCIONES:

15
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
 Liquidaciones oficiales
 Emplazamientos
 Requerimientos
 Resoluciones
 Autos de verificación o cruce
 Recursos
 Informes de visita
 Notificaciones
15.19  HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE RENTAS
VARIAS
 Bases gravables.
 Estado de cuenta predial unificado.
 Estado de cuenta rentas varias.
 Informes de visitas
 Actas
 Emplazamientos
 Requerimientos
 Resoluciones
 Recursos
 Notificaciones
 Formatos diligenciados cantidad de información, señalada por el productor
documental al realizar la transferencia primaria.
15.22,02  Informe Anual Consolidado 4 6 X Documento administrativo, informativo y técnico al cual se
 Informe PAC le atribuye una valoración primaria de tipo legal penal y
civil, relevante para la historia institucional. Su
 Informe de impuestos, rentas y catastro conservación es total; solo puede eliminarse si la
 Informe de tesorería información en él contenida puede ser recuperada por
 Informe de finanzas y contabilidad encontrarse en medio electrónico, archivos de sistemas.
 Informe a entes fiscalizadores.

CONVENCIONES:

15
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
15.22,06 Informes de Gestión y Resultados. 4 6 X Documento administrativo, informativo y técnico al
 Plan de acción cual se le atribuye una valoración primaria de tipo
 Indicadores legal penal y civil, relevante para la historia
 Cronograma de cumplimiento institucional. Cumplido su tiempo de retención se
 Informe debe efectuar una selección sistemática del informe
 Anexos. más representativo del año que consolide la mayor
15.22,15  Informes Presupuestales cantidad de información de la vigencia.
 Informe PAC
 Ejecución de tesorería
 Balance
 Conciliaciones bancarias
 Ejecución presupuestal de ingresos
 Ejecución presupuestal de gastos
 Marco fiscal
 Relación cuentas por pagar
 Presupuesto de nómina
 Anexos.
15.23  INVENTARIOS 4 16 X Documento administrativo esencial para la administración
15.23,01  Inventario de Bienes inmuebles Urbanos y Rurales municipal, de conservación total.
 Escrituras
 Cédula catastral
 Formato.
15.23,03  Inventario de Muebles y Enseres 4 X Documento que nos permite ejercer el control sobre los
 Formato bienes muebles e inmuebles institucionales y base para
formular el plan de compras anual. Se eliminan los
individuales y se conserva el general
15.26,05  Manual de Procesos y Procedimientos Financieros atribuye una valoración primaria de tipo Legal
 Mapa de procesos y procedimientos. contable, relevante para la historia institucional. De
 Estatuto Tributario Municipal conservación total. Consulta permanente
 Cartilla Tributaria.
CONVENCIONES:

15
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
15.27  MOVIMIENTOS CONTABLES Y DE TESORERIA 2 X Documento de administrativo al cual se le atribuye una
15.27,01  Movimiento de Boletín Diario de Caja y Bancos. valoración primaria de tipo legal penal y civil. Cumplido su
tiempo de retención se debe eliminar porque una vez
 Conciliaciones bancarias
realizado el control del manejo de los recursos y el
proceso de empalme entre administraciones, pierde su
valor.
15.27,02  Movimiento de Libros Contables. 4 16 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
15.27,03  Movimiento de Libros de Tesorería. primaria de tipo legal, penal y civil, relevante para la
historia institucional. De conservación total. Conservar
 Actas arqueos de caja. estos documentos contables dada su importancia y según
15.27,04  Movimiento de Registro Diario de Ingresos. lo establecido en el artículo 60 del Código de Comercio.
 Presupuesto de Ingresos
15.27,05  Movimiento Registro Diario de Gastos.
 Informe de ejecución de gastos.
15.27,06  Movimiento Registro Presupuestal. 2 X Documento de apoyo al cual se le atribuye un valor legal,
 Certificados de registro presupuestal contable y fiscal, se le aplica un criterio de valoración
primaria de tipo legal contable. Cumplido su tiempo de
 Certificados de disponibilidad presupuestal. retención se debe eliminar porque es tipo documental de
la Serie Contratos los cuales se producen en la Secretaria
de Gobierno y Desarrollo Comunitario.
15.29  ORDENES 4 16 X Documento administrativo al cual se le atribuye
15.29,03  Órdenes de Pago una valoración primaria de tipo legal penal y civil,
 Constancias relevante para la historia institucional. Cumplido su
 Orden de trabajo tiempo de retención se debe efectuar una
 Actas de iniciación y finalización selección sistemática de un mes por año, la cual
 Certificado de disponibilidad presupuestal debe señalar el productor documental al realizar la
 Visto buenos banco de proyectos transferencia primaria.
 Comprobantes
 Cuenta de cobro-.
15.30,01  Plan de Acción primaria de tipo legal penal y civil, relevante para la historia
 Cronograma
 Informe de seguimiento al plan de acción escoja el más significativo por periodo de gobierno el cual
debe señalar el productor documental al realizar la
transferencia primaria.
CONVENCIONES:

15
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
15.30,09  Plan de Mejoramiento 2 3 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
 Indicador de logros primaria de tipo legal contable, relevante para la historia
 Mapa de riesgos efectuar en el archivo central una selección aleatoria del
 Actas 10%
15.30,14  Plan Operativo Anual de Inversión
 Estudio sobre necesidades de inversión
 Actas comité de planeación municipal
 Solicitud de inversión
 Respuesta a solicitudes de inversión
 Proyectos de inversión
 Conceptos técnicos
 Modificaciones presupuestales
 Informe de seguimiento al presupuesto
 Certificados de inversión.
15.31  PROCESOS 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
15.31,27  Procesos Jurisdiccionales primaria de tipo administrativo, fiscal, legal, contable,
relevante para la historia Institucional. Cumplido su tiempo
 Conciliación
de Retención se debe efectuar una selección
 Recurso representativa del 20% de los más significativos para el
 Acta departamento, señalada por el productor documental al
 Informe realizar la transferencia primaria
15.32,01  Programa Anual Mensualizado de Caja PAC valoración primaria de tipo legal contable, relevante
 Formato para la historia institucional. Cumplido su tiempo de
 Informe trimestral de ejecución retención se debe efectuar en el archivo central una
 Oficio PAC de gastos selección aleatoria del 10%
15.32,14  Programa de Saneamiento Fiscal
 Acta de comité
 Informes de bancos
 Marco fiscal
CONVENCIONES:

15
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
15.32,16  Programa de Seguimiento al Sistema de Control
Interno Contable
 Informe de evaluación
 Informe de auditoria
 Actas
15.35  RESOLUCIONES 4 16 X Documento esencial al cual se le atribuye una
 Anexos. valoración primaria de tipo legal penal y civil,
relevante para la historia institucional, la
investigación histórica, social y cultural. De
Conservación Total.
CONVENCIONES:

ALMACEN
150
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
150.01,05  Actas Comité de Compras valoración primaria de tipo legal penal y civil
 Citaciones relevante para la historia institucional, investigación
 Informe compras histórica, social y cultural. Conservarlas como
 Cotizaciones memoria histórica de la gestión del respectivo
 Cuadros Comité
 Anexos.
150.01,22  Actas de Alta de Bienes 4 X Documento que por ser tipo documental de otra
 Cotización serie, puede ser eliminado desde el archivo de
 Facturas gestión, para evitar la duplicidad documental.
 Orden de suministro
 Recibo a satisfacción.
150.01,23  Actas de Baja de Bienes
 Oficio de ofrecimiento
 Acta de avalúo
 Informe
 Anexos
150.01,31  Actas de Inventarios 4 6 X Documento esencial administrativo y técnico, hace
 Relación de inventarios parte del plan de compras como tipo documental,
 Formatos de estas se pueden seleccionar las de mayor
trascendencia para la vida institucional.
150.13  EXPEDIENTE DE EQUIPOS 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una
 Contrato u orden de compra. valoración primaria de tipo legal penal y civil
 Factura de compra relevante para la historia institucional, investigación
 Cotizaciones histórica, social y cultural. Se determina su
 Garantías conservación total.
 Soporte DIAN
 Factura software
 Medios magnéticos
 Inventarios de dispositivos
CONVENCIONES:

ALMACEN
150
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
 Cuadro comparativo(cotizaciones)
 Copia entrada de almacén
 Facturas repuestos
 Soporte mantenimiento
 Protocolo instalación y entrega
 Protocolo usuario
 Características del software
 Características de hardware
 Licencias
 Soporte legal
 Remisiones entrega del equipo
 Acta de donación
 Acta de baja
150.14  EXPEDIENTE DE PROVEEDORES 4 X Por ser un documento de permanente actualización
 Rut y consulta debe permanecer en el archivo de
 Lista de precios. gestión, solo se remiten al archivo histórico los más
 Certificado de cámara y comercio representativos por periodo de gobierno.
 Certificado de industria y comercio.
 Documentos de identidad.
 Paz y salvo municipal.
CONVENCIONES:

ALMACEN
150
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
150.16  EXPEDIENTE VEHÍCULOS. 4 16 X Documento esencial al cual se le atribuye una
 Contrato u orden de compra. valoración primaria de tipo legal penal y civil
 Pólizas relevante para la historia institucional, investigación
 SOAT histórica, social y cultural. Son de conservación
 Factura de compra total.
 Cotizaciones
 Formulario único nacional.
 Garantías
 Soporte DIAN
 Cuadro comparativo(cotizaciones)
 Copia entrada de almacén
 Facturas repuestos
 Soporte mantenimiento
 Declaración pago impuestos
 Actas de donación
150.22,01  Informe a Entes del Estado primaria de tipo legal administrativa. Cumplido su tiempo
 Oficio remisorio.
 Cronograma. cantidad de información, señalada por el productor
 Resultados documental al realizar la transferencia primaria.
150.22,03  Informe de Compras.
 Solicitudes.
 Cotizaciones.
 Compra de elementos.
 Facturas.
 Garantías.
150.23,06  Informes de Gestión y Resultados. Documento administrativo, informativo y técnico al cual se
 Oficios le atribuye una valoración primaria de tipo legal penal y
 Indicadores tiempo de retención se debe efectuar una selección
 Mapas sistemática del informe más representativo del año que
 Informes consolide la mayor cantidad de información de la vigencia.
 Actas
CONVENCIONES:

ALMACEN
150
DOCUMENTALES
GESTION CENTRAL
150.22,10 Informe de Suministros.
 Solicitudes.
 Entrega.
150.23  INVENTARIOS 4 16 X Por ser un documento en el cual se encuentran resumidos
150.23,03  Inventario de Muebles y Enseres los inventarios individuales, se debe conservar
permanentemente, para mostrar a la historia y la cultura la
 Formato
administración municipal de los bienes muebles y enseres
150.23,06  Inventario Documental en cada época de gobierno. De igual forma se procede con
 Formato el inventario documental puesto que es documento
esencial para la historia y la cultura de la administración
municipal y servir de instrumento de aval de paz y salvo
documental.
150.29  ORDENES 4 6 X Documentos que hacen parte como tipo documental de
150.29,01 Orden de Salida series como Contratos de suministro y/o de Inventarios,
después de cumplidos los tiempos de retención pueden ser
 Solicitud y/o autorización.
eliminadas.
150.29,02  Orden de Suministro
 Cotización
 Acta comité de compras
150.30  PLANES. 4 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
150.30,01  Plan de Acción. primaria de tipo legal penal y civil, relevante para la historia
 Diagnósticos
 Documentos técnicos soportes escoja el más significativo por periodo de gobierno el cual
 Normatividad debe señalar el productor documental al realizar la
 Estudio de factibilidad transferencia primaria.
 Estadísticas
 Presupuesto
150.30,04  Plan de Compras 4 6 X Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
 Informe consolidado de costos primaria de tipo legal contable, relevante para la historia
 Análisis histórico efectuar en el archivo central una selección aleatoria del
 Pedido interno 10%
 Proyecciones
 cotizaciones
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ADMINISTRACIÒN MUNICIPAL DE ANSERMA CALDAS

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – T.R.D.-

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL.

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

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CÓDIGO SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL.

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

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ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

120.31  PROCESOS 4 6 X Una vez surtidos los trámites correspondientes ante

OFICINA PRODUCTORA SECRETARIA DE GOBIERNO Y DESARROLLO COMUNITARIO HOJA 3 DE 4

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

OFICINA PRODUCTORA SECRETARIA DE GOBIERNO Y DESARROLLO COMUNITARIO HOJA 4 DE 4

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

OFICINA PRODUCTORA SECRETARIA DE GOBIERNO Y DESARROLLO COMUNITARIO HOJA 3 DE 4

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

OFICINA PRODUCTORA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y SALUD HOJA 2 DE 3

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

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ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. ALCALDIA MUNICIPAL

ENTIDAD PRODUCTORA. SECRETARIA DE PLANEACIÒN OBRAS PÚBLICAS E INFRAESTRUCTURA

140.01,29  Actas de Entrega.

140.01,33  Actas de Visita.

ENTIDAD PRODUCTORA. SECRETARIA DE PLANEACIÒN OBRAS PÚBLICAS E INFRAESTRUCTURA