PROCESOS QUE SE LLEVAN A CABO PARA LAS FUNCIONES DE

SUPERVISORA DE CAT
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
Evaluación de Reembolso:
Se recibe la documentación por parte de la compañía de seguros, bien sea física o
digital, donde se aprecia que se tenga documentación completa, como:
 Factura original: Correspondiente a servicio de grúa, es decir, que cumpla
con el marco legal que rige el SENIAT y que concuerde con el nombre del
proveedor indicado en la solicitud por el asegurado
 Comprobante de pago: Método utilizado por el asegurado para el pago de
la grúa (si fue transferencia o cheque).
 Datos bancarios: Cuenta bancaria a nombre del titular de la póliza donde
se hará el pago de reembolso.
 Cuadro de póliza: Se aprecia que los datos del titular de la póliza
concuerden con los registrados en sistema
 Documentos legales de circulación del conductor: Se verifica que se tenga
toda la documentación en regla para la circulación del vehículo.
 Copia de la cédula de identidad: Debe haber concordancia entre los datos
registrado en sistema del titular los encontrados en el cuadro de póliza y la
cédula de identidad.
 Número telefónico: En caso de que no aparezca registro de solicitud en
nuestro sistema se puede verificar si hubo llamadas entrantes a través del
número de teléfono indicado por el asegurado y que por alguna razón no
haya sido efectiva la comunicación.
 Carta explicativa: Se lee detalladamente la carta explicativa enviada por el
asegurado, en el cual describe breve y puntualmente cómo ocurrieron los
hechos, los motivos que impidieron la prestación del servicio por nuestra
parte, así como la fecha y hora del incidente.
Análisis y Determinación para Aprobar o No un Reembolso:
Teniendo la documentación antes nombrada, se evalúa varios aspectos para
determinar o no la procedencia de un reembolso, donde se puede mencionar:
 Registro en sistema: Que se haya hecho la solicitud del servicio a través
de los canales regulares, es decir, de los números telefónicos con los
que contamos
 Extemporáneo: Esto se puede dar por 3 razones: La documentación fue
entregada a la compañía de seguros luego de 5 días hábiles, la
compañía de seguros envió la información a venegruas después de 30
días continuos o se solicitó un recaudo faltante en los entregados por el
 asegurado y no fueron recibidos dentro de los siguientes 15 días
continuos.
 Gestión operativa: Se verifica que se haya realizado la debida gestión
operativa antes de aprobar un reembolso, es decir, cotización con
proveedores, nivel de escalamiento y seguimiento al asegurado.
 Notificación ante la compañía: Una vez tomada la decisión de si queda
aprobado o rechazado el caso, se envía la información a la compañía
aseguradora vía correo electrónico.
Casos Rechazados de Reembolso:
Cuando los casos son rechazados, dependiendo de los motivos que lleven a no
asumir los gatos de reembolso
 Condicionado de póliza: Siempre que es rechazado un reembolso, se hace
de acuerdo a las clausulas expresadas en el condicionado de póliza, que
aplique según sea el caso.
 Cartas de rechazo: se envía una carta donde se especifica los motivos de
rechazo vía correo y en formato PDF los días miércoles, directamente a la
compañía de seguros para su conocimiento, siendo ésta la encarga de
brindar la información al asegurado.
Reconsideraciones de los Reembolsos
Luego de aplicar los pasos mencionados anteriormente, la compañía de seguros
en caso de no estar de acuerdo con el rechazo del caso, hace llegar la solicitud de
reconsideración.
 Motivos expuestos por la compañía: La compañía de seguros expone
ciertos puntos o motivos dados por el asegurado que lo llevaron a que el
proceso no se efectuara tal como se establece.
 Motivos de rechazo por Venegruas: Se evalúan nuevamente qué llevo al
rechazo del caso por nuestra parte y se comparan con los argumentos
dados por la compañía de seguros.
 Consulta con gerencia: La reconsideración del caso es notificada a la
Gerencia de venegruas para que brinden su opinión de si dicha solicitud
debe ser aprobada o rechazada.
Siniestralidad de Reembolso
 Siniestralidad general: Se buscan a través de la placa o número de póliza,
aquellos casos que luego del análisis hayan sido aprobados, en la
siniestralidad general y son enviados al jefe de operaciones bajo este
mismo formato, esto es enviado actualizado a medida que se recibe y
aprueba un reembolso.
 Notificación de Casos
 Cierre semanal: Los días viernes se envía al departamento Administrativo,
Gerencia Comercial y Jefe de Operaciones, todos aquellos casos
aprobados de las distintas compañías de seguros y las novedades que
hayan en los reembolsos.
 Cierre Mensual: Al final de mes, es enviado un archivo en Excel, a cada
compañía de seguros donde se refleja todos los casos recibidos durante el
mes en evaluación, el cual muestra el resultado final. Este archivo también
enviado de forma general y por separado al Jefe de Operaciones,
Administración y Gerencia Comercial
Fin del proceso