PROCEDIMIENTO DE ANTICIPIOS PARA VIATICOS Y GASTOS DE VIAJES

OBJETIVO
Establecer las directrices para el manejo y legalización de anticipos a empleados por viáticos.

ALCANCE
Este procedimiento incluye las actividades y directrices, para el manejo y legalización de los
anticipos, que la empresa entrega a los trabajadores que lo requieran para el desarrollo de
sus funciones.

DEFINICIONES:
Anticipo: Es un recurso entregado a los empleados para la adquisición de bienes y
servicios, por motivos de viajes, etc.

Documento Equivalente: Cuenta detallada de los artículos comprados o servicios recibidos

que emite el vendedor debido a que no está obligado a facturar entregado como soporte del
pago una cuenta de cobro u otro documento aceptado por la ley como soporte de una
transacción.

Factura de Venta: Cuenta detallada de los artículos comprados o servicios recibidos que
cumple todos los requisitos de ley.

Legalización De Anticipo: Documento válido para soportar los dineros entregados por la
empresa para la adquisición de un bien/servicio

CONSIDERACIONES GENERALES
La suma que por concepto de “Anticipo” que entrega la empresa, no tiene connotación
salarial, por cuanto su finalidad es que el empleado pueda atender ciertos eventos en desarrollo
de las funciones propias de su cargo.

En ese orden de ideas, el empleado tiene la obligación de:

- Utilizar el recurso única y exclusivamente para actividades previamente aprobadas por

su jefe inmediato, el cual en ningún caso se debe usar para fines o actividades
personales.

- El empleado deberá presentar la solicitud del anticipo de gastos por lo menos con cinco
(5) días calendario de anticipación al mismo, para que se cuente con el plazo suficiente
para procesar administrativa y contablemente la información y de esta manera, el
empleado cuente con el anticipo al momento de su salida.

- El empleado debe legalizar los gastos realizados con el anticipo recibido dentro de los
dos (2) días siguientes a la finalización del viaje o la comisión que ha originado el recibo
del citado anticipo, con sus respectivos soportes en el Dpto. de Contabilidad, como
 también devolver los saldos de efectivos a favor de la empresa, exigir recibo de
caja/o/paz y salvo.

- Soportes legales admitidos a presentar para la legalización del anticipo:

Facturas de venta: Para los obligados a facturar.
Cuenta de cobro: Aplica para el régimen simplificado no obligado a facturar.
Documento equivalente: Aplica para el régimen simplificado no obligado a facturar como
soporte a la cuenta de cobro.
Fotocopia del RUT.
Tiquetes de máquina registradora.
Tiquetes de transporte intermunicipal.
Recibos de caja menor (solo aplica para transporte dentro de la ciudad, para transporte
intermunicipal cuando no se generen tiquetes y para legalizar la alimentación a los que
aplica).
Tiquetes de tasa aeroportuaria.
Tiquetes Aéreos.

- La entrega de soportes para la legalización del anticipo debe realizarse por medio de un
formato de relación de gastos de viajes, en orden cronológico, no se aceptarán soportes
en mal estado (Rotura, Registros Ilegibles)

- Aplicar las retenciones en la fuente a las que haya lugar, de acuerdo a las condiciones
fiscales de la empresa y del proveedor, de no ser aplicados, serán asumidos por el
empleado.

- En el evento en que el trabajador no realice en el  plazo  señalado la legalización de

gastos del anticipo recibido, la empresa procederá a deducir de las sumas que se hayan
causado o se causen en el futuro a favor del trabajador por concepto de salarios,
prestaciones sociales, vacaciones, bonificaciones de cualquier naturaleza, eventuales
indemnizaciones y cualquier acreencia laboral que deba liquidar y pagar a su favor, bien
sea durante la vigencia o a la terminación del contrato de trabajo, el valor total del
anticipo si no ha presentado la correspondiente legalización dentro del plazo
establecido.

- No están autorizados los gastos por concepto de propinas, minibar, invitaciones a

terceros, bebidas alcohólicas.

- No se autorizarán nuevos anticipos a empleados si éste tiene anticipos anteriores por

legalizar.

- El área de contabilidad y tesorería, en conjunto revisarán y emitirán informe mensual de

los anticipos por viáticos pendientes por legalizar.

- La omisión por parte del trabajador de lo antes señalado genera un incumplimiento de

sus obligaciones frente a la empresa.
DESARROLLO:

No. Descripción Responsables

1
Identificar la necesidad y realizar la solicitud de l o s
Usuario
Viáticos, en el software contable con 5 días de
anticipación al viaje o comisión.
Revisa y valida la correcta generacion de la solictud de
2 anticipos en el Sistema SIESA ERP , de existir
inconsistencias en la generacion no se dara tramite a la Departamento de Contabilidad
gerencia general y sera devuelto al usuario para su
respectiva correcion, como tambien no se dara tramite a la
gerencia general de existir anticipos pendiente por legalizar
por el mismo usuario.
Aprueba los anticipos para Viaticos. De igual forma la
3 gerencia podrá devolver al usuario la solictud de anticipo Gerencia General
para revisión de los gastos estimados en la solicitud

Captura la Información del sistema de la aprobación del

4 anticipo y procede a realizar la causación en el software Departamento Contabilidad
contable.
Informa , envía a tesorería soporte para la generación de Tesorería
5 cheque o transferencia electrónica para el pago del
anticipo
Elabora egreso del pago del anticipo , el cual debe ser
6 Tesorería - Usuario
firmado por el usuario generador del requerimiento.
Legalización del anticipo de viáticos a los 2 días siguiente
7 a la finalización del viaje o comisión , por medio de
Usuario
formato de relación de gastos de viaje
Recibe y revisa documentos comprobatorios de gastos de
viáticos, valida que todo se encuentre correctamente , si la Departamento Contabilidad -
8
documentación o soportes presentados por el usuario está Usuario
incompleta, será devuelta la relación de gastos y no
procederá a recibir hasta que no sea corregida.
Si después de verificar que la documentación está
9 completa, y confirme que el valor autorizado y pagado fue Departamento Contabilidad –
consumido en su totalidad, se procede a registrar y causar Usuario - Tesorería
la legalización del anticipo en el software contable , si hubo
sobrantes de recursos , deben ser entregados a tesorería ,
y solicitar paz y salvo.
9 Elaboración de informe mensual de anticipos de viáticos Departamento Contabilidad –
pendiente por legalizar Tesorería