INSTRUCTIVO GESTIÓN DE CARTERA Y ASIGNACIÓN DE

CITAS PARA LAS PSS

El presente instructivo aplica para las modificaciones realizadas en los procesos de Gestión
de Cartera y Asignación de Citas de nuestra página Web las cuales se presentan a
continuación:

1. Gestión de Cartera

Permite descargar los estados de cartera por un período de 365 días, verificar el estado
actual de las facturas presentadas, obtener los soportes de pagos y glosas generadas, así
mismo, las certificaciones de agotamiento de cobertura para reclamaciones presentadas
después de junio de 2012.

Para gestionar los estados de cartera, solicitudes y soportes de pago se debe realizar
lo siguiente:

1.1 Ingresar al Aplicativo mediante la página web www.sis.co, opción Acceso clientes.

En caso de no estar registrado en aplicativo seguir los siguientes pasos:

a) Dar click en la opción regístrese que aparece al costado derecho de la página

b) Diligenciar los siguientes datos:

Razón social: Nombre de la PSS o nombre del profesional independiente (PI).

Ciudad: Ciudad registrada en NIT (PSS) o expedición cédula (PI)
Nit: Sin digito de verificación (PSS) o número de cédula (PI).
Email: Correo para envió de confirmación.
Clave: Contraseña asignada por el usuario sin restricciones.
Validación: Código de validación contenido en el recuadro gris.
Nota: La solicitud de registro debe cumplir con los siguientes requisitos:
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CITAS PARA LAS PSS

• El correo registrado debe ser institucional y no personal, pues toda la información

correspondiente a la cuenta asociada llegará a este Email.
• Si la PSS tiene sede en varias ciudades, cada una de las ciudades deberá realizar
el registro de forma individual.
• La ciudad registrada debe corresponder a la ciudad de habilitación de los
servicios.

Nota: Recuerde que para utilizar estas funcionalidades debe estar registrado; de lo
contrario no podrá acceder a las opciones mencionadas.

1.2 Escoger el estado de Cartera según Aseguradora

1.3 Consultar estados de cartera

Se debe ingresar el rango de fechas, NO mayor a 365 días, para validar el estado de las
facturas radicadas en dicho periodo (como se muestra a continuación) y dar en clic en
consultar.

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CITAS PARA LAS PSS

Posteriormente se genera el reporte en formato Excel y se habilitan 3 opciones (Descargar

Soportes de Pago, Descargar Solicitud de Documentos y Cargar Facturas en Proceso
Indemnizatorio para Revisión)

El archivo de Excel generado tiene la opción de Descargar, donde se encuentran

relacionados los números de siniestros, información acerca del estado actual de las
reclamaciones, pagos y transferencia y/o cheques, dentro del rango de fechas establecidas
de radicación.

Tenga en cuenta que, si un número de factura se repite, se trata de la definición de pagos

glosados. A continuación, se describen las opciones habilitadas para depurar cartera:

a) Descargar Soportes de Pago

Permite descargar los soportes de pago y glosa con pago parcial, ingresando el número de
transferencia TR (Doc. Pago) y Fecha Pago; o por la Fecha de Pago en caso de no tener
el número de transferencia.

Nota: En caso de tener solo el número de transferencia TR (Doc. Pago), se debe ingresar
la fecha del día para descargar los soportes de pago.

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CITAS PARA LAS PSS

El Doc Pago, puede ser consultado en el archivo de Excel generado en el paso anterior, el
cual se muestra a continuación:

b) Descargar Solicitud de Documentos

Permite descargar la Solicitud de documentos y glosas generadas a las reclamaciones;
para ello, se debe ingresar el número de siniestro, año y número de cuenta.

Estos campos se pueden consultar en el estado de cartera que se generó en el punto

anterior, como se muestra a continuación:

Esta liquidación se descarga automáticamente al oprimir la opción “Descargar Solicitud

de Documentos”
c) Cargar Facturas en Proceso Indemnizatorio para Revisión
Permite cargar las facturas que se encuentren mencionadas en proceso indemnizatorio
dentro del estado de cartera con el fin de notificar a la Aseguradora una revisión más
exhaustiva sobre las facturas remitidas.

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CITAS PARA LAS PSS

Para enviar las facturas debe descargar la plantilla en la opción

ARCHIVO_FACTURAS_CARTERA el cual tiene la siguiente estructura:

Las facturas y números de siniestro deben ser cargados como aparecen en el estado de
cartera, es importante agregar la cantidad necesaria de las mismas, ya que, esta opción
solo estará habilitada una vez al mes.
Para realizar el cargue del archivo se debe dar click en seleccionar archivo y
posteriormente cargar facturas como se muestra a continuación:

Una vez cargadas las facturas, el sistema reportara las facturas que están incluidas en el
proceso indemnizatorio. Luego encontrara el número de radicado de la solicitud.

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CITAS PARA LAS PSS

A continuación, se describe los estados de cartera que podrá tener su reclamación:

• Pago Total: la factura fue pagada totalmente y el pago fue notificado por la
Aseguradora.
• Pago con Glosa: la factura fue pagada parcialmente y fue notificada por la
Aseguradora, sin embargo, no se ha recibido respuesta por parte del reclamante.
• Glosa Aceptada: la PSS acepto en su totalidad la glosa notificada.
• Glosa Ratificada: la Aseguradora mantiene la glosa inicialmente planteada ya que, en
los documentos aportados por la institución, no se evidencian argumentos adicionales
para desvirtuar la glosa realizada.
• Solicitud de Documentos: la reclamación no presenta los soportes necesarios para
justificar los valores cobrados en la facturación, y a la fecha, no se ha recibido respuesta
por parte de la PSS.
• Objeción: El reconocimiento de pago indemnizatorio de la factura no fue procedente
efectuarlo por parte de la Aseguradora, ya que, los hechos y circunstancias exoneran la
responsabilidad de esta, situaciones que fueron notificas a la Institución, sin que a la
fecha se haya recibido por parte de la PSS, razones que ameriten el levantamiento de
la objeción.
• En Proceso Indemnizatorio: Para las facturas en este estado podrá radicar solicitud
por la opción “Cargar Facturas en Proceso Indemnizatorio para Revisión” las cuales
serán revisadas por Gestión de Cartera.

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CITAS PARA LAS PSS

2. Gestión Análisis Conjunto de Glosas - Asignación de Citas

Permite agendar citas para el Análisis Conjunto de Glosas, identificando las facturas que
serán sujetos de la revisión.

Para agendar la cita debe realizar lo siguiente:

2.1 Ingresar al Aplicativo mediante la página web www.sis.co, opción Acceso clientes.

2.2 Escoger la Aseguradora para la Asignación de Citas.

Dar clic en el botón CITAS para ingresar a la ventana de FORMULARIO DE CITAS.

Para agendar la cita, es necesario utilizar la plantilla que se encuentra en la opción

Descargar, como se muestra en la imagen, se debe ingresar el número de FACTURA y el
número del SINIESTRO de acuerdo con el estado de cartera mencionado en el punto 1.3;
para cargarlo en la opción Seleccionar Archivo.
Nota:
• Las facturas que pueden ser objeto para Análisis Conjunto de Glosas se identifican
dentro del estado de cartera como GLOSA RATIFICADA.

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CITAS PARA LAS PSS

• La cantidad de registros del archivo no debe superar los 100 registros (o 100
Facturas).

Una vez realizado el cargue del archivo, dar click en la opción Validar Facturas; con el
propósito que el sistema revise las facturas a conciliar y permita el agendamiento de citas,
para reunión de Análisis Conjunto de Glosas.

Nota: Es importante verificar el resultado del cargue de las facturas en la opción NRO
FACTURAS, ya que, si la cantidad no corresponde a la totalidad cargada, es porque,
agrego facturas que no cumplen con los requisitos para entrar al proceso de análisis
conjunto de glosas; en caso de que el Nro. de Facturas sea menor a 100, podrá cargar más
facturas resultado de una nueva solicitud de cartera con nuevos rangos de fechas.

“Todas las facturas que tenga el resultado OK, Factura se puede conciliar corresponden
a las facturas a revisar en la cita de análisis conjunto de glosas” como se muestra en la
siguiente imagen:

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CITAS PARA LAS PSS

Dar click en la opción Continuar, para ver la agenda habilitada en el CALENDARIO DE

CITAS y seleccionar la fecha en la cual desea llevar a cabo la conciliación de análisis
conjunto de glosas.

Nota: Para seleccionar la fecha de agendamiento de citas se debe dar click sobre el día
establecido, como se muestra en la siguiente imagen:

Luego, debe seleccionar en Horario disponible la hora en que desea llevar a cabo la
reunión, asi mismo la Vía de comunicación para realizar la cita, Presencial o Skype; en
caso de ser via Skype debe ingresar el usuario en el campo habilitado y en observaciones

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CITAS PARA LAS PSS

indicar si las facturas a conciliar son de tipo Gastos Médicos Quirúrgicos u Odontológicos
como se muestra en la siguiente imagen:

Dar click en la opcion Confirmar, para visualizar el Número de Radicado, Fecha Cita y
Hora.
El Número de Radicado se utiliza como control y seguimiento por parte de la Aseguradora.

3. Cancelación de citas de Análisis Conjunto de Glosas

En caso de requerir cancelar la cita agendada es necesario realizar las siguientes

indicaciones:

3.1 Escoger la Aseguradora para la Cancelación de Citas.

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CITAS PARA LAS PSS

Dar clic en el botón CITAS para ingresar al FORMULARIO DE CITAS y proceder a Cancelar
la misma como se muestra en las imágenes a continuación:

Finalmente, se procede a seleccionar la cita a cancelar en la opción Seleccionar y describir

el motivo de la cancelación en el campo de Observaciones y dar click en Confirmar
Cancelar.

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CITAS PARA LAS PSS

Para tener en cuenta:

• Las facturas que registran en el estado de cartera “objetadas” deben ser relacionadas
en un comunicado dirigido al área Jurídica, y presentar la respuesta a la objeción para
realizar nuevamente el análisis.
• Para la reunión de análisis conjunto de glosas enviar poder Vigente, autenticado y
firmado por el Representante Legal y/o Gerente de la entidad, delegando a la persona
que debe asistir a la cita de análisis conjunto de glosas; este documento debe ser
enviado a nuestras oficinas que se encuentran ubicadas en la Carrera 23 No 166-36
barrio Toberín en la ciudad de Bogotá con diez (10) días de antelación a la reunión, sin
el cumplimiento de este requerimiento, la reunión no podrá efectuarse y por lo tanto la
PSS debe reprogramar nuevamente la cita.
• Las reuniones de Análisis Conjunto de Glosas podrán efectuarse para facilidad de las
Instituciones vía Skype o Presencial, esta última se llevará a cabo en nuestras
instalaciones ubicadas en la Carrera 23 No 166-36 Barrio Toberín en la ciudad de
Bogotá D.C.

Nota: Para el correcto funcionamiento de comunicaciones a través de Skype se debe

contar como mínimo con los requerimientos citados a continuación.

Conectividad

Tipo de comunicación Velocidad mínima requerida

Texto 0.5 MB
Llamada 1 MB
Video llamada 2 MB

Es importante tener en cuenta que el internet ADSL (banda ancha) maneja velocidades
diferentes de carga/descarga, las velocidades relacionadas anteriormente son las
mínimas para una conferencia.

Periféricos
o Micrófono
o Audífonos
o Diadema (reemplaza los dos anteriores)

• Previo al agendamiento de cita de Análisis Conjunto de Glosas, se le sugiere a la

Institución, realizar el proceso de revisión, validación y verificación del estado de cartera.

Normas Generales

• Brindar un saludo formal.

• Se permitirá el ingreso para la reunión de análisis conjunto de glosas a máximo dos (2)
personas por cada PSS.
• Las reuniones de Análisis Conjunto de Glosas se programan de 7:30 am a 1:00 pm y de
2:00 pm a 8:00 pm
• Con el fin de realizar pausas activas, se tendrán descansos en los siguientes horarios:
09:15 a.m. a 09:30 a.m.; 1:00 p.m. a 2:00 p.m. y 3:15 p.m. a 3:30 p.m.
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CITAS PARA LAS PSS

• En la Oficina de Análisis Conjunto de Glosas se recomienda no ingresar bebidas o

alimentos.
• Para facilidad de la Institución, se sugiere traer en medio magnético todos los soportes
necesarios para justificar el levantamiento de la glosa.

En caso de necesitar asesoría para el ingreso de nuestra página y/o aclarar aspectos
relacionados con el agendamiento de citas para Análisis Conjunto de Glosas, puede
comunicarse a nuestra oficina en Bogotá, al número telefónico 6767400 ext. 126 - área de
Cartera, 114 - área Análisis Conjunto de Glosas o al correo electrónico
requerimientosjudicialesycartera@sis.co.

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