PLAN DE TRABAJO (FINANZAS/CONTABILIDAD)

-PROCEDIMIENTOS DE PAGOS Y OTRAS ACTIVIDADES-

Anexo a su consideración la siguiente información preparada para

recibir solicitudes de pago que pretendemos sea el manual de
procedimientos para las Locaciones y Ofic Adtva.
Los requisitos para recibir las solicitudes de pago serán:
1) llenado de solicitud de pago por el solicitante: 1) Encargado de
Proyecto, quien también filtrará las solicitudes de (Soporte
Técnico y Soporte Mantenimiento), 2) Gerente de la locación 3)
Otro encargado de Departamento.
2) debe estar firmada y autorizada por (encargada de finanzas o
gerente país) en el caso de los Gerentes deberá ser filtrada por la
encargada de Operaciones.
3) Que detalle locación para la cual se hará la compra, nombre de
beneficiario (empresa comercial o persona física), número de
factura, cotización o presupuesto, detalle de mercancía comprada
y monto total o parcial de la compra.
Nota: Cuando se reciba solicitud de pago sujeto a un presupuesto este
(el presupuesto) deberá estar firmado y sellado por el gerente país, y el
encargado de hacer los pagos llevará un registro para evitar hacer
abonos por encima del mismo.
PROGRAMACION

PROGRAMACION DE LOS PAGOS: El encargado de finanzas realiza la

programación de los pagos, dicho proceso relacionado con la información de la
cuenta bancaria de donde se debitará el pago. (Pudiendo delegar el pago por
transferencia a su asistente).

1. Lunes. Día para recibir la solicitud con cronograma de pagos de

los servicios públicos o pagos fijos de las locaciones y oficina
Adtva.

2. Martes. Día para recibir las solicitudes de pago con sus anexos o
soportes como: “FACTURAS Y COTIZACIONES” de los
(ENCARGADO DE PROYECTO GERENTES U OTROS ENC DE DPTO)
con la debida autorización de Enc. Finanzas, Gerente de
Operaciones y Gerente País. Siempre habrá sus excepciones para
aquellos pagos que necesiten ser realizados de manera urgente.

3. Miércoles. A primera hora el encargado de pagos hará un informe

a la Enc de Finanzas sobre el monto total de los pagos a realizar
para que tome las previsiones de fondear la cuenta si fuera
necesario.

4. Jueves y Viernes. Se realizaran los pagos vía transferencia

tomando siempre en cuenta la disponibilidad de la cuenta
bancaria.
OBJETIVO: Establecer sistemática y ordenadamente los pasos para realizar los
pagos de los compromisos adquiridos por la empresa, para el cumplimiento de
sus operaciones y proyectos.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para el pago de los compromisos generados
en todos los departamentos de la empresa. Inicia con la recepción de las cuentas
(Facturas) y termina con la realización del pago y el archivo de los documentos
correspondientes.
RESPONSABLE: El encargado de finanzas es el responsable directo de cumplir y
hacer cumplir este procedimiento con la colaboración de: El encargado de
contabilidad y otros auxiliares.
DEFINICIONES: Para el saldo de los compromisos contraídos la empresa tendrá
como medio de pago (CHEQUES Y TRANSFERENCIA ELECTRONICA).
POLITICA: Todos los pagos deben ser justificados mediante un documento
soporte aprobado por el gerente general o encargado de finanzas.
En la empresa se podrán realizar los pagos por los siguientes medios, en orden de
preferencia: Transferencia electrónica, cheques, tarjetas de crédito. Los pagos
menores podrán realizarse por una “Caja Chica”, que se manejará con el mismo
rigor de control interno que los demás medios de pago.
La gerencia tendrá que determinar un monto (tope) para los pagos por caja
chica, en concordancia con la necesidad y el volumen de operación de la misma.
El manejo de claves y preparación de fondos mediante portales bancarios, estará
a cargo de la encargada financiera y este a su vez podrá delegar a uno de sus
auxiliares para realizar estas operaciones.
Para el retiro de cheques por personas diferentes al beneficiario, se exigirá un
poder por escrito firmado, en el que se evidencie: nombre, cedula y huella de la
persona involucrada.
Cuando se autoricen pagos relacionados con anticipos a empleados y/o terceras
personas de sumas considerables en efectivo (el monto deberá establecerse),
para la adquisición de bienes o servicios de uso de la empresa, el encargado
financiero exigirá como garantía, la firma de un pagaré.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

RECEPCION DE FACTURAS: El encargado de finanzas recibe las facturas

generadas por los diferentes conceptos, este podrá decidir si esa parte del
proceso se la delega a otra persona (Contabilidad o Secretaria).
Cuentas de Proveedores: Son las facturas o documentos equivalentes que se
originan por la adquisición de bienes. En nuestro caso son recibidas por el
encargado de finanzas (este deberá decidir si delega dicha recepción en otra
persona del equipo). En un futuro cuando el almacén funcione plenamente
deberán contar con “orden de compra”, “solicitud de pedido” y “entrada de
almacén”.
Facturas Servicios Operacionales y Administrativos: Son facturas o documentos
equivalentes que se originan por la adquisición de servicios administrativos. El
encargado de proyectos es el responsable de recibir estas facturas, con firmas
sellos y cualquier otro documento que avale el servicio.
Facturas de Servicios públicos y privados: Estas facturas se reciben directamente
de la empresa que presta el servicio. (Fact Celulares, Vigilancia, Alquileres,
Servicio de agua y limpieza etc.).
Obligaciones Tributarias (Impuestos): Corresponde al pago de los impuestos,
tasas, créditos bancarios. Esta información la maneja el Encargado de
Contabilidad.
CAJA CHICA
1) USAR SISTEMA DE FONDO FIJO
Limita la cantidad dada en custodia, permite verificar la cantidad cada vez que se
efectúa el reembolso, es fácil revisar puesto que la suma de los comprobantes y el
efectivo debe ser el monto del fondo.
2) UNA SOLA PERSONA PARA SER CUSTODIO DE LA CAJA
De esta forma la responsabilidad recae sobre una persona específica.
El cheque de reposición de fondos a caja chica se hará a nombre del mensajero de
la empresa o a nombre del encargado de caja chica otra forma seria reponer los
fondos por bóveda con la debida requisición y soportes de los comprobantes.
3) RESPECTO A LOS COMPROBANTES
Es necesario que haya un comprobante para cada pago, todo comprobante debe
estar firmado por el beneficiario con su nombre y cedula, los comprobantes
deben estar autorizados, los comprobantes deberán llevar sello de pagado.

GENERALIDAD: Las facturas emitidas por un proveedor deben contener la

siguiente información: RNC y nombre de la empresa, Numero de Comprobante
fiscal (NFC), Monto legible y sin tachaduras o borrones, fecha de aceptación,
fecha de vencimiento, condición de pago (crédito o contado).
En general estos controles aseguran que los pasivos (deudas o compromisos con
terceros) proveedores o profesionales se registren de manera adecuada y se
tenga información confiable sobre el monto total de las Cuentas Por Pagar en
cualquier momento.
Las facturas canceladas deberán tener un sello de “pagado” y se archivaran en
una carpeta aparte de las que están pendientes, esto evita que una factura se
pague dos veces y constituye una prueba del pago.