UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

Postgrado: Especialización en Desarrollo Organizacional

Asignatura: Estrategias de Cambio II
Estudiante: Eva Gamboa.
Fecha: 12/03/2013.

ASIGNACION 3. TEMA N° 5

1.- Seleccione una problemática observada en su unidad de trabajo

referida a equipo: a) Describa:

En Distribuidora Ovejita actualmente hay una situación problemática, que

tiene que ver con el sistema de marcaje electrónico de asistencia, el cual
consiste en que al momento de ingresar a la planta debe colocar su dedo en el
equipo de reloj electrónico que está colocado a la entrada de la empresa, así
como también debe digitar el código trabajador, una vez el equipo reconozca la
huella se encenderá una luz verde que indica que el registro fue exitoso, si por
el contrario se enciende la luz roja, no fue registrada la asistencia. En este
caso el trabajador debe notificar el inconveniente a su supervisor ó RRHH.
Ahora bien, los trabajadores no tienen la cultura de marcar, hay un
importante número de trabajadores que no marcan, los cuales se han
identificado y se han llamado a RRHH para verificar cual es el problema, unos
afirman que si lo hacen pero que el reloj no los reconoce, otros dicen que es
muy lento. Ahora bien, ante esta situación, el supervisor lleva su asistencia
manual diaria la cual es parte de las novedades de nomina que reporta cada
viernes a RRHH, para que esta finalmente procese la nomina.

b) seleccionará una de las técnicas y describirá como la aplicaría con el

propósito de coadyuvar en la solución de la problemática planteada.

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Ante esta situación planteada considero necesario aplicar la Técnica del
Análisis de campos de fuerzas, para lo cual se procedería siguiendo los
siguientes pasos:

Paso1: Describir en forma cuidadosa y completa la condición actual.

RRHH procesa la nomina a través de SAP, los marcajes de fichaje (entrada y

salida del personal) están aunados directamente al reloj electrónico, por lo
tanto al generar el reporte diario de asistencia, lo ideal es que este reporte sea
fidedigno con la información completa y real. Sin embargo; ante la
problemática que no todo el personal registra electrónicamente su asistencia,
genera un “trabajo doble” ya que el supervisor debe llevar una asistencia
manual, la cual reporta a RRHH y ésta a su vez debe registrar manualmente
en el sistema SAP dichas asistencias, generando retrasos y retrabajos en el
proceso de nomina.

¿Por qué quiere cambiarla?

Esta situación que debe corregirse y mejorarse, para generar ahorro de

tiempo, costo y mejora de procesos que pueda ser auditado.

Paso 2: Describir en forma cuidadosa y completa la condición deseada.

Lograr una cultura en todo el personal, acerca de la importancia de marcar la

asistencia a la entrada y salida, hasta alcanzar el 100% de marcajes de todo el
personal de Distribuidora Ovejita, evitando el retrabajo de supervisores y
RRHH y generando importantes ahorros de tiempo y costo. Además de evitar
pagos errados en la nomina.

¿Cuál es el estado deseado de las cosas?

Que todo el personal marque a través del reloj electrónico la asistencia diaria
(entradas y salidas). Que además no se genere rechazos de lectura de huellas
de ningún trabajador. Que la nomina garantice el pago correcto.

Paso 3: Identificar las fuerzas y factores que operan en el campo de

fuerzas. Actual.

Fuerzas impulsoras:

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1.- RRHH lidera la campaña de concientización en pro de la mejora del proceso
de nomina.

2.- Garantizar que se pague correctamente la “nomina”.

3.- Supervisores no tendrían que hacer trabajo manual que puede ocasionar
errores.

4.- Garantiza la auditoria del proceso de nomina al no poseer trabajo manual o

completar información manualmente.

5.- El Sindicato apoya la medida.

Fuerzas Restringentes:

1.- No hay cultura de marcaje en el personal.

2.- Se confían en que el supervisor reporta la asistencia a RRHH.

3.- El proceso de marcaje genera cola en horas pico, haciendo que los
trabajadores prefieran no marcar.

4.- El marcaje no limita el acceso a la planta, es decir si no marca igual puede

entrar.

5.- Si se empezaran a descontar las ausencias no registradas en el sistema,

puede contribuir a que empiecen a concientizar.

6.- Los informes de auditoría señalan la necesidad de trabajar solo con el

reporte electrónico.

7.-El personal obrero es difícil de manejar, sobre todo en procesos de cambio

de actitudes. (Manejo del proceso con cautela)

Paso 4. Examinar las fuerzas. ¿Cuales son poderosas y cuales son

débiles? Cuales son susceptibles a una influencia y cuales están bajo
control.

Fuerzas poderosas.

1.- La necesidad de mejora de procesos y de ahorro.

2.- La necesidad de que el proceso sea auditable sin observaciones.

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3.- La necesidad de pagar “lo correcto”.

4.- Personal operario obrero es necesario manejar la “resistencia al cambio”.

Fuerzas Débiles:

1.- La dependencia al supervisor.

2.- Falta de limitaciones y sistema de sanciones al no marcar.

3.- El apoyo del Sindicato.

Paso 5: Las estrategias para mover el equilibrio de la condición actual a la

deseada.

Establecer una reunión con supervisores y Sindicato dando a conocer la

problema y la necesidad de iniciar la campaña de concientización. Para ellos se
define el siguiente Plan:

1.- Hacer un operativo de actualización de huellas para evitar que se presenten

inconvenientes.

2.- Se define una fecha límite de notificar inconvenientes a RRHH en la lectura

del reloj, para a partir de ese momento solo se procesara lo generado por
sistema.

3.- Lanzamiento de la Campaña de comunicación por toda la empresa,

carteleras, charlas, hilo musical, trípticos, carteles acerca de la importancia y
procedimiento de marcaje con sus beneficios.

4.- Establecer limitaciones a través del servicio de vigilancia interna, que estén
atentos a que los trabajadores marquen de lo contrario no pueden ingresar o
salir.

5.- RRHH procesara en nomina solo lo generado en sistema.

Paso 6: Ejecución y seguimiento del plan de Acción.

Iniciar la ejecución del Plan, acompañados del apoyo sindical y haciendo

seguimiento a las actividades, detectando cualquier situación de
inconformidad.

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Paso 7: Describir las acciones que se deben emprender para estabilizar el
equilibrio en la condición deseada.

Para garantizar que se mantenga la condición deseada es necesario mantener

vigente la campaña informativa. Establecer sistema de incentivos por
asistencia perfecta. Al realizar seguimiento estar atento a las desviaciones y
presentar acciones inmediatas para corregir dichas fallas.

Condición actual: El 50% del Condición deseada: Lograr que

personal de la empresa no el 100% del personal de la
marca electrónicamente la empresa marque la asistencia
asistencia (entradas y salidas) (entradas y salidas) a través del
reloj.

Fuerzas Impulsoras Fuerzas restringentes.

RRHH lidera proceso de mejora No hay cultura de marcaje.

Apoyo del Sindicato. Responsabilidad en el supervisor.

Pago correcto Nomina Proceso lento de marcaje

Proceso auditable Falta de sancion por no marcar

Supervisores evita “manual” Descuento de ausencias no registradas

Auditorias sin observaciones

Resistencia al cambio.