Implementación de un sistema de control interno en la organización

Roberto Rojas Gutiérrez

Auditoría y Control Interno

Instituto IACC

04-01-2021
 Desarrollo

Se pide:
Realice la implementación de un Sistema de Control Interno para los procesos antes
detallados, donde se evidencie lo siguiente:
• Descripción de la situación actual de los procedimientos dentro de la organización.
• Determinación de riesgos existentes en los procesos y la construcción de matriz de riesgos.
• Controles asociados a los riesgos determinados en punto anterior.
• Se debe seguir la secuencia sistemática de las etapas de implementación.
• Todo debe ser presentado en un informe dirigido a la empresa.

Informe
Sres.
La empresa Limited S.A.
En el siguiente informe esta empresa debe de implementar dos procedimientos de control interno de los
cuales son los siguientes:

* Procesos de Contabilización y Autorización de Facturas

* El anticipo del sueldo del personal que labora en la Empresa Limited S.A.

- En el área de contabilidad y autorización de facturas: Se observa que en esta área trabajan 3 personas que
tienen los siguientes cargos:
1.- Encargado de proveedores.
2.- Persona que efectúa las órdenes de compra.
3.- El tesorero.

- Anticipo de Sueldo del Personal: Se observar que en esta área trabajan 3 personas que tienen los siguientes
cargos:
1.- Jefe de departamento.
2.- Encargada de caja chica.
3.- Unidad de sueldos.

- También no existe manual de procedimiento en el área de Contabilidad como también en Remuneraciones.

- Observamos que se cuenta con un sistema para las órdenes de compra, sistema de contabilidad para
ingresar las facturas, sistema de remuneraciones.

1.- Área de contabilización y autorización de facturas:

Podemos observar que el encargado de proveedores no encuentra la orden de compra de la factura dentro
del sistema, por esto lo mejor es solicitarla a través de la vía telefónica esta forma es erróneo, lo que debería
hacer es efectuar un documento a través del sistema informático y va poder tener un respaldo vía email, y de
forma de pago en efectivo, se deberían tener una copia de la orden de compra y de esta forma se podrá
efectuar una factura que se le entregara al cliente.

2.- Pagos de anticipos al personal:

Tambien aquí podemos observar, hay un error en este procedimiento esto porque los trabajadores al solicitar
algún anticipo, este se realiza de forma verbal con el jefe directo, pero se debería realizar un documento con
la firma del trabajador, después este documento debe ser aprobado y revisado con la jefatura, para luego se
envía esta solicitud a la encargada de tesorería donde la revisa y lo aprueba, luego se envía al área de
remuneraciones para que sea ingresada en su liquidación de pago para que se realice su descuento.

* Riesgos existentes en los procesos

Debilidades en los sistemas, podemos detectar:

Recurso Humano:
- Sin ninguna capacitación al personal.
- Sin ningún sistema de seguridad.
- No existe de políticas de empresa y los accesos restringidos.

También podemos encontrar amenazas en las que encuentras:

Naturales: La empresa no tiene el control en el caso de: terremotos, incendios, inundaciones etc.

Intencionales: Podemos encontrar pagos erróneos esto por falta de control, tambien es muy fácil que
cualquier trabajador pueda tener acceso a información de la empresa y puede haber robo de información de
la empresa

Involuntarios: Esto por falta de conocimiento de los participantes en los procesos de cada área de la empresa,
esta puede ocasionar consecuencia al modificar datos o la eliminación de información que es muy importante
para la empresa.
Matriz de Riesgos:

Departamento Descripción del riesgo Efecto que puede Impacto Probabilidad Calificación
al que afecta producir
el riesgo
El encargado de Un fraude, ya que
proveedores tiene la una sola persona
función de ingresar realiza muchas
facturas, verificar orden operaciones
Área contable 4 9 6
de compra y autoriza para
el pago.

Falta un procedimiento Solicitud en forma

adecuado, para que el informal, falta de
Anticipo de
personal pueda solicitar procedimiento y 5 4 8
sueldos
un anticipo. falta de control
efectivo

Factores de riesgos que identificamos son:

- Área contable.
- Capital humano.
- Operativo.
- Factura.
- Cuentas por pagar.

* Controles asociados a los riesgos determinados en punto anterior

Aquí es posible reconocer 3 tipos de controles:

- Control Preventivo: Se recomienda implementar un control para evitar fraudes con la documentación como
la de las facturas y la manipulación de la caja chica, debe tener un encargado de proveedor, otro encargo
contable y tener un tesorero que maneje en forma exclusiva los pagos a los proveedores, pero de igual forma
debe ser visado y revisado por la jefatura para aprobar este documento.

- Control Perceptivos: Revisar los sistemas contables para un mejor proceso en las órdenes de compra.

- Control Correctivos: Se debe corregir los errores como: orden de compra, autorizar facturas y pagos de
factura, el anticipo de sueldos.

* Se debe seguir la secuencia sistemática de las etapas de implementación.

 PLANIFICACION
Definir la Estructura de la empresa
Designar los miembros de la Estructura
Conformar los grupos de trabajo
Definir responsabilidades de cada Rol
Elaborar plan detallado
Validar y ajustar el plan
Elaborar el plan de comunicaciones para el Proyecto
Validar y ajustar el plan de comunicación
Aprobar la Planeación
Socializar Etapas de Planeación

Análisis Diseño Desarrollo Implementación

Para terminar a la Empresa Limited S.A. le recomiendo lo siguiente:

1.- Le recomiendo contratar personal en las áreas de contabilidad y tesorería.
2.- A todo el personal de la empresa por cada área y departamento deben ser capacitados.
3.- Se debe crear políticas de calidad y manuales de procedimientos para cada área de trabajo de la empresa.
4.- Se debe realizar supervisiones y auditorias externas e internas, para empezar, deberían ser cada 4 meses
esto para corregir algún procedimiento que se realiza mal.

Saluda atentamente,

Roberto Rojas Gutiérrez

Bibliografía
IACC (2020). Implementación de un sistema de control interno en la organización. Auditoría y Control Interno.
Semana 8.