UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, AUDITORÍA, SISTEMAS DE

CONTROL DE GESTIÓN Y FINANZAS
CARRERA: INFORMACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

INVESTIGACIÓN SOBRE TÉCNICAS, MEJORA Y RESOLUCIÓN DE

PROBLEMAS
ESTUDIANTE: CHAVEZ CARDOZO ALEJANDRA

REGISTRO: 219012601

MATERIA: TECNICAS DE AUDITORIA ASISTIDA POR COMPUTADORA

SIGLA/GRUPO: SIF500 / “”

DOCENTE: LIC. WILMA ORTEGA

SEMESTRE: 2-2022

SANTA CRUZ – BOLIVIA

 SPLASH LTDA

RESEÑA HISTORICA

SPLASH es una empresa de limpieza el cual se encarga de ofrecer un entorno limpio y

saludable para sus clientes y sus empleados. Durante más de 3 años, hemos ido más allá de las
expectativas de limpieza de nuestros clientes.

Nuestros expertos en limpieza ofrecen la más alta calidad de limpieza y mantenimiento a nivel
de estándares internacionales.

MISION

Brindar limpieza 100% garantizada a todos nuestros clientes.

VISION

Ser la empresa líder del mercado de limpieza nacional, contando con reconocimiento
internacional, donde cada cliente encuentre las soluciones que necesita y nuestro personal
encuentre un lugar donde crecer, todo esto en un marco de respeto al medio ambiente.

PLANIFICAR
1.- Encontrar el Problema
La empresa SPLASH en su única sucursal ubicado en la ciudad de Santa Cruz, se ha detectado
una gestión manual en cuanto al control de sus inventarios.
a. ¿Qué Ocurre?
Debido al no contar con procesos automatizados, el control de inventario se realiza en hojas de
papel u hojas de cálculo (gestión manual), esto aumenta la probabilidad de cometer errores
humanos.

b. ¿Dónde Ocurre?
Esta observación ocurre en la única sucursal ubicada en la ciudad de Santa Cruz, Av. teniente
vega #227

c. ¿Desde Cuando Ocurre?

Se ha constatado que esta problemática se ha ido llevando desde la creación de la empresa
hasta la fecha actual

d. ¿Cómo se ha venido resolviendo hasta ahora?

Hasta hoy en día no se ha dado solución al problema, pero actualmente se está actualizando
los inventarios para manejarlas con mejor cautela y aplicarlas en nuestra posible solución.

e. ¿Cuál es el impacto económico del problema y/o el impacto en el negocio

El impacto económico de no tener procesos automatizados en el control de inventarios en una

empresa de limpieza puede ser significativo. Algunos de los posibles impactos son:
 1. Mayor tiempo y costo de gestión del inventario: sin procesos automatizados, es
probable que sea necesario dedicar más tiempo y esfuerzo manual a la gestión del
inventario, lo que puede aumentar los costos laborales.
2. Mayor riesgo de errores: sin procesos automatizados, es más probable que se
cometan errores en el control del inventario, lo que puede llevar a decisiones de
negocio equivocadas y a pérdidas económicas.
3. Mayor riesgo de pérdidas: sin procesos automatizados, es más probable que se
produzcan roturas o pérdidas de inventario, lo que puede afectar negativamente a la
rentabilidad de la empresa.
4. Mayor dificultad para adaptarse a los cambios del mercado: sin procesos
automatizados, es más difícil adaptarse rápidamente a los cambios en la demanda y en
los patrones de consumo, lo que puede afectar la competitividad de la empresa.
5. Mayor tiempo de entrega de productos y servicios: sin procesos automatizados, es
más probable que haya demoras en la entrega de productos y servicios debido a la
falta de eficiencia en la gestión del inventario. Esto puede afectar negativamente a la
satisfacción del cliente y a la reputación de la empresa.

En resumen, no tener procesos automatizados en el control de inventarios en una empresa de

limpieza puede tener un impacto económico negativo, ya que puede aumentar los costos, el
riesgo de errores y pérdidas, dificultar la adaptación a los cambios del mercado y reducir la
satisfacción del cliente.

2.- Identificar las posibles Causas del problema

1. Falta de recursos financieros: la implementación de procesos automatizados puede

requerir una inversión significativa en tecnología y capacitación, y es posible que la
empresa no tenga los recursos financieros necesarios para hacerlo.
2. Falta de conocimiento o experiencia: es posible que la empresa no tenga el
conocimiento o la experiencia necesarios para implementar procesos automatizados,
lo que puede ser un obstáculo para la automatización.
3. Falta de motivación o apoyo de la alta dirección: es posible que la alta dirección de la
empresa no vea la necesidad de automatizar procesos o no esté dispuesta a invertir en
la automatización, lo que puede dificultar la implementación de procesos
automatizados.
4. Falta de tiempo o priorización: es posible que la empresa tenga una gran cantidad de
trabajo y no tenga tiempo para implementar procesos automatizados o que no los
considere una prioridad.

a. ¿por qué ocurre?

Ocurre por falta de priorización de una mejora en cuanto al control de los inventarios

b. ¿Cuándo Ocurre?
Básicamente ocurre desde que la empresa empezó a prestar sus servicios

c. ¿Quién lo Ocurre?
El supervisor de almacén y su encargado

d. ¿Cómo lo produce?
Puede producirse de varias maneras, algunas posibles formas en las que puede ocurrir son:
 1. Falta de inversión en tecnología y capacitación: es posible que la empresa no invierta
en la tecnología y capacitación necesarias para implementar procesos automatizados,
lo que puede dificultar la automatización.
2. Falta de visión a largo plazo: es posible que la empresa no tenga una visión a largo
plazo y no vea la importancia de automatizar procesos, lo que puede impedir la
implementación de procesos automatizados.
3. Problemas de integración o interoperabilidad: es posible que la empresa tenga
problemas para integrar los procesos automatizados con los sistemas existentes o que
los sistemas no sean interoperables, lo que puede dificultar la automatización.
4. Falta de tiempo o priorización: es posible que la empresa tenga una gran cantidad de
trabajo y no tenga tiempo para implementar procesos automatizados o que no los
considere una prioridad.
5. Falta de conocimiento o experiencia: es posible que la empresa no tenga el
conocimiento o la experiencia necesarios para implementar procesos automatizados,
lo que puede ser un obstáculo para la automatización
e. ¿Cuántas veces Ocurre?
Ocurre cada final mes
3.- Seleccionar las causas que parecen más importantes

Falta de conocimiento o experiencia: es posible que la empresa no tenga el conocimiento o la

experiencia necesarios para implementar procesos automatizados, lo que puede ser un
obstáculo para la automatización.

Falta de motivación o apoyo de la alta dirección: es posible que la alta dirección de la

empresa no vea la necesidad de automatizar procesos o no esté dispuesta a invertir en la
automatización, lo que puede dificultar la implementación de procesos automatizados.

Falta de tiempo o priorización: es posible que la empresa tenga una gran cantidad de trabajo y
no tenga tiempo para implementar procesos automatizados o que no los considere una
prioridad
4.- Fijar la Solución al Problema

Existen varias formas de automatizar el control de inventarios en una empresa de limpieza.

Una de las opciones es utilizar software de gestión de inventarios, que puede ayudar a llevar
un registro preciso de los productos de limpieza que se tienen en stock y realizar un
seguimiento de las entradas y salidas de estos productos. Algunas de las funcionalidades que
podría incluir este tipo de software son:

 Registro de productos: permite ingresar y actualizar la información de cada producto

de limpieza (nombre, marca, cantidad, ubicación, etc.).
 Seguimiento de entradas y salidas: permite llevar un registro de las compras y ventas
de productos de limpieza, así como de los movimientos de traspaso entre almacenes o
ubicaciones.
 Alertas de stock: permite configurar alertas para recibir notificaciones cuando se
alcance un nivel de stock mínimo o máximo de un producto determinado.
 Informes y estadísticas: permite generar informes y estadísticas para tener una visión
general del inventario y tomar decisiones en consecuencia.
Otra opción es utilizar dispositivos de lectura de códigos de barras o RFID (Identificación por
Radiofrecuencia) para llevar un control automatizado de los movimientos de entrada y salida
de productos de limpieza. Estos dispositivos permiten leer códigos de barras o etiquetas RFID
en los productos y registrar automáticamente estos movimientos en un software de gestión de
inventarios.

Además, es importante tener una política clara y documentada de gestión de inventarios, que
incluya procedimientos para realizar inventarios periódicos y actualizar la información del
inventario de manera oportuna y precisa. También es recomendable asignar una persona o
equipo responsable de la gestión de inventarios y de asegurar que se sigan los procedimientos
establecidos.

a. Impacto o eficiencia de la medida adoptada en la resolución del problema

Implementar sistemas automatizados para el control de inventarios puede tener un impacto

positivo en la eficiencia y la efectividad de la gestión de inventarios en una empresa de
limpieza. Algunos de los beneficios que puede aportar la automatización son:

 Mayor precisión y actualización: los sistemas automatizados permiten llevar un

registro más preciso y actualizado de los productos de limpieza que se tienen en stock,
lo que permite tomar decisiones de compra y distribución de manera más acertada.
 Mayor rapidez y facilidad: los sistemas automatizados permiten realizar operaciones
de inventario y seguimiento de entradas y salidas de manera más rápida y sencilla, sin
necesidad de contar con personal dedicado a estas tareas de manera exclusiva.
 Mayor visibilidad y control: los sistemas automatizados permiten obtener una visión
general del inventario en tiempo real y llevar un control más estricto de las entradas y
salidas de productos de limpieza, lo que permite detectar y corregir posibles errores o
desviaciones.
 Mayor eficiencia y ahorro de tiempo: la automatización de la gestión de inventarios
permite optimizar los procesos y reducir el tiempo y los recursos que se dedican a
estas tareas, lo que puede contribuir a mejorar la eficiencia y ahorrar costes.

Es importante tener en cuenta que la automatización de la gestión de inventarios no es una

solución mágica y que requiere una planificación y una implementación adecuadas para
aprovechar al máximo sus beneficios. También es necesario tener en cuenta que el impacto y
la eficiencia de la medida adoptada dependerán de factores como la complejidad de la
empresa, el tamaño del inventario y el grado de integración con otros sistemas y procesos.

b. Costo de Solución

El costo de implementar sistemas automatizados para la gestión de inventarios en una

empresa de limpieza dependerá de factores como el tipo de solución elegida, la complejidad
de la empresa y el tamaño del inventario. Algunos de los costos que pueden incurrirse al
implementar un sistema automatizado de gestión de inventarios son:

 Costo de adquisición del software o plataforma: este costo depende del proveedor y
del tipo de solución elegida (por ejemplo, software de escritorio, plataforma en línea,
dispositivos de lectura de códigos de barras o RFID, etc.).
  Costo de implementación: este costo puede incluir el tiempo y los recursos necesarios
para configurar y personalizar el sistema de acuerdo a las necesidades de la empresa,
así como para capacitar al personal en su uso.
 Costo de mantenimiento y actualización: este costo puede incluir el tiempo y los
recursos necesarios para mantener el sistema actualizado y en buen funcionamiento,
así como para contratar servicios de soporte técnico en caso de problemas o
incidencias.

En general, se podría decir que el costo de implementar un sistema automatizado de gestión

de inventarios en una empresa de limpieza puede oscilar entre los quinientos a mil bolivianos,
dependiendo de la complejidad de la solución y de la empresa. Es importante evaluar
cuidadosamente los costos y beneficios de la automatización antes de tomar una decisión y
elegir una solución que se ajuste a las necesidades y posibilidades de la empresa.

c. Tiempo de Implementación

En general, se podría decir que el tiempo de implementación de un sistema de gestión de

inventarios automatizado puede oscilar entre varias semanas y varios meses, dependiendo de
la complejidad de la solución y de la empresa. Algunos de los pasos que pueden incluirse en el
proceso de implementación de un sistema automatizado de gestión de inventarios son:

 Análisis y planificación: consiste en evaluar las necesidades y requisitos de la empresa

y en definir un plan de implementación adecuado.
 Adquisición y configuración del software o plataforma: consiste en adquirir y
configurar el software o plataforma de gestión de inventarios según las necesidades de
la empresa.
 Carga de datos y pruebas: consiste en cargar los datos de los productos de limpieza y
realizar pruebas para asegurar que el sistema funciona correctamente.
 Capacitación del personal: consiste en capacitar al personal encargado de utilizar el
sistema y en definir procedimientos de uso y mantenimiento.
 Lanzamiento y seguimiento: consiste en poner en marcha el sistema y en realizar un
seguimiento para asegurar su correcto funcionamiento y detectar y corregir posibles
problemas o incidencias.

d. Relación Costo/beneficio
La relación costo/beneficio de implementar sistemas automatizados para la gestión de
inventarios en una empresa de limpieza dependerá de factores como el tipo de solución
elegida, la complejidad de la empresa y el tamaño del inventario, así como de la eficiencia y la
efectividad de la solución implementada.
Es importante evaluar cuidadosamente los costos y beneficios de la automatización antes de
tomar una decisión y elegir una solución que se ajuste a las necesidades y posibilidades de la
empresa. También es recomendable realizar un seguimiento y una evaluación periódica para
medir el impacto y la eficiencia de la solución implementada y tomar decisiones en
consecuencia.

HACER
1.- Implantar la Solución
En el transcurso de final de gestión se estará implementando una base de datos el cual esta
creado acorde a todos los requerimientos mencionados anteriormente para así automatizar
esta nueva gestión llevando a cabo un buen control y manejo de los inventarios.
Se contratara una persona preparada para el manejo del software de gestión de inventarios el
cual deberá hacer actualizaciones y preparar informes semanales de los productos, ventas y
nuevas contrataciones de nuestros servicios a empresas de nuestra ciudad.

VERIFICAR
1.- Comprobar los Resultados
Tomando en cuenta las medidas que se han tomado para evitar este tipo de problema, se ha
verificado que:
1. al implementar un sistema automatizado de gestión de inventarios, se podrá llevar un
registro más preciso y actualizado de los productos de limpieza que se tienen en stock,
lo que permitirá tomar decisiones de compra y distribución de manera más acertada.
2. al automatizar las tareas de inventario y seguimiento de entradas y salidas, se podrán
realizar estas operaciones de manera más rápida y sencilla
3. al tener una visión general del inventario en tiempo real y un control más estricto de
las entradas y salidas de productos de limpieza, se podrán detectar y corregir posibles
errores o desviaciones
4. al automatizar la gestión de inventarios, se podrán optimizar los procesos y reducir el
tiempo y los recursos que se dedican a estas tareas, lo que puede contribuir a mejorar
la eficiencia y ahorrar costes.

ACTUAR
1.-Aplicar los Cambios necesarios a toda la organización y documentar.
Se actualizo los inventarios para esta nueva gestión, con esto ya tendremos nuestros
productos y servicios prestados en un correcto control. Hemos decidido aumentar nuestros
insumos sin restricción, ya que al no contar con sistemas automatizados hubo errores por
parte de nuestros empleados a la hora de llevar el control.

Se implemento un software de gestión de inventarios llamado QuickBooks que es un software

de contabilidad y gestión empresarial que incluye funcionalidades para la gestión de
inventarios, como el registro de productos, el seguimiento de entradas y salidas, la generación
de informes y estadísticas, etc.