Capítulo 7

ORGANIZACIÓN CONTABLE
CAPÍTULO 7
SISTEMATIZACIÓN
Conforme lo analizamos en capítulos anteriores, las fases del proceso

contable son: Sistematización, valuación, procesamiento, evaluación e información.
En la primera fase, sistematización, se elaborará el plan de contabilidad, el sistema
con el cual se generará la información financiera, llamado SISTEMA DE
INFORMACIÓN FINANCIERA (SIF).
OBJETIVO DEL SIF
Convertir en información financiera los datos que proveen

las transacciones y los eventos económicos que afectan a
una empresa.
Requisitos para implantar un SIF
Para poder implantar un sistema de información financiera se necesita:
I. Conocer a la entidad en donde se va a implantar.

II. Diseñar el sistema.
III. Implantarlo
I. Conocimiento de la empresa
Pasos:
1. Investigar si existe por escrito la visión, misión, políticas, valores, objetivos y

metas de la empresa. Si no existen, pida que se definan o ayude a ello.
95
Capítulo 7. Sistematización
Por ejemplo, TelNor:
Visión: Ser la empresa de telecomunicaciones de clase mundial, líder en el

mercado, que habrá hecho de la alianza de servicio con sus clientes una cultura de
trabajo, apoyándose para ello en el equipo humano, la organización y tecnología
más eficientes; aportando, con responsabilidad social, las soluciones innovadoras e
integrales que requiere la región a la que sirve.
Misión: Promover un compromiso y una alianza permanentes de servicio con

nuestros clientes, integrando a todos los miembros de la empresa en la tarea de
satisfacer, con responsabilidad social y en los mejores términos de oportunidad,
costo y eficiencia sus expectativas de telecomunicaciones.
Principios:
 Respeto a la dignidad y condición humana de todas las personas.
 Honestidad en todos los actos.
 Integridad, congruencia en el trato y el hacer.
 Lealtad, expresada en la disposición a defender y proteger a la empresa y lo que
a ella pertenece.
Valores:
- Los valores asociados a la identidad de la empresa son:
 El servicio.
 La responsabilidad social.
- Los valores asociados a las estrategias actuales del negocio son:
 El enfoque a procesos.
 La creatividad e innovación pertinentes.
- Los valores asociados a la excelencia personal y de equipo son:
 El compromiso.
 El desarrollo permanente del conocimiento y las habilidades
 El fortalecimiento del trabajo en equipo.
Instituto Baja California para la Calidad, A. C.:
Visión: Que Baja California trascienda ante la comunidad nacional e internacional

como un estado líder en la promoción de la cultura de calidad total, con la activa
participación de todos los sectores, proporcionando con ello un crecimiento
armónico y sustentable que beneficie a toda la población.
Misión: Fomentar una cultura de calidad y productividad en todos los sectores de la

sociedad con enfoque a la satisfacción de los clientes nacionales y extranjeros,
sustentada en la prevención, la mejora continua, la innovación y el servicio, que
aseguren un incremento continuo en los niveles de bienestar y calidad de vida a la
población bajacaliforniana.
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Objetivos fundamentales: Instrumentar mecanismos y programas de apoyo para

que las instituciones de los sectores públicos y privados mejoren sus procesos y
niveles de calidad y productividad.
Impulsar una alianza sociedad y gobierno para compartir y difundir la cultura

de calidad y potencial el crecimiento y desarrollo de todas lasa instituciones públicas
y los sectores económicos.
Principios y valores:
 Calidad centrada en crear valor para los clientes.

 Calidad centrada en crear valor al personal de la organización.
 Liderazgo comprometido, visionario, receptivo y congruente.
 Calidad como proceso, no como producto.
 Involucramiento de todo el personal
 Respuesta rápida a las necesidades cambiantes de los clientes.
 Planeación con enfoque preventivo.
 Visión a largo plazo.
 Administración por hechos y datos.
 Responsabilidad social.
El programa de calidad en el aula propuesto por la Facultad de Contaduría y

Administración de la Universidad Autónoma de Baja California:
Visión: "La realización plena del hombre" (lema de la UABC).
Misión: La formación integral de profesionales, con actitud de servicio, éxito y

superación.
Objetivo general: Elevar el nivel académico de la FCA de la UABC, a través de la

aplicación de la calidad total.
Objetivos particulares:
 Sensibilizar a los integrantes de la comunidad universitaria de la importancia de

actuar con calidad, haciendo bien las cosas a la primera vez y siempre.
 Difundir entre la comunidad universitaria las corrientes filosóficas de calidad total.
 Difundir las herramientas de control y solución de problemas.
 Prever y en su caso solucionar problemas del proceso enseñanza aprendizaje, a
través de la integración de círculos de calidad con maestros y alumnos.
Nuestros valores:
 La amistad
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 El respeto
 La sinceridad
 La confianza
 La honradez
 El profesionalismo
Políticas:
a) La participación del programa de calidad será voluntaria.

b) La Dirección será la responsable de dar a conocer el programa a maestros,
alumnos y personal administrativo.
c) Los cursos de concienciación serán promovidos por el Área de Actualización y
Formación Docente y coordinados por el Área de Calidad.
d) Los directivos y el grupo compacto (responsables del programa de calidad)
deberán asistir al 100% de las reuniones y cursos programados.
e) La Dirección, a través de la Biblioteca, será la encargada de proporcionar la
bibliografía de apoyo necesaria para el desarrollo del programa.
f) La Dirección, en coordinación con la Sociedad de Alumnos y del Consejo
Técnico implementará un vigoroso programa de educación y capacitación en
materia de calidad y valores.
g) La Dirección, en coordinación con el Área de Calidad y el grupo compacto,
establecerá los lineamientos necesarios para la integración y operación de
círculos de calidad en el aula.
Continuando con los pasos para el conocimiento de la empresa:
2. Los principales productos que fabrica y/o vende, los mercados que atiende y su
posicionamiento y penetración.
3. Una fuente importante de datos es la escritura constitutiva, si no hay, una
entrevista al propietario o su representante:
a) Nombre de los socios

b) Razón o denominación social
c) Domicilio legal
d) Número de sucursales
a) Giro del negocio
- Producto(s) con el (los) que comercializa
- Condiciones de venta
f) Duración
g) Monto del capital y su estructura.
4. Determinar si la actividad coincide con el giro autorizado.

5. Leyes impositivas, administrativas, laborales, etc., a las que esta sujeta,
especificando su fundamento, así mismo, determinar si la empresa esta
legalmente constituida.
6. Políticas administrativas, con énfasis en las políticas financieras.
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7. Estructura administrativa, incluyendo su organigrama y su Manual de

Relaciones Jerárquicas y número de empleados.
8. Período contable, cuidando que este coincida con el ciclo financiero:
Supongamos que una empresa agrícola prepara la tierra en

junio, siembra en julio, cosecha y comercializa en febrero y
marzo y le da mantenimiento a su equipo en abril y mayo,
obviamente su ejercicio debe de ser de junio a mayo.
Pero en la práctica, se determina el período contable de enero a diciembre.

Veamos que sucedería con esta empresa:
a) Primer período contable de enero a diciembre de 20X0

b) Segundo periodo contable de enero a diciembre de 20X1
c) Periodo financiero de junio de 20X0 a mayo de 20X1
Al cerrar ejercicio el 31 de diciembre de 20X1 esta fusionando ingresos con

gastos de dos períodos financieros diferentes: considera ingresos del primer
período financiero (la cosecha anterior) y gastos del segundo (la cosecha actual);
por lo tanto, los resultados están distorsionados, al no respetar un ciclo financiero
completo.
No hay que confundir el ciclo financiero con el ciclo fiscal, pues este último,
por ley debe ser de enero a diciembre.
Siguiendo con los pasos para conocer la empresa:
9. Los principales recursos materiales que maneja o posee la empresa y de donde

provienen estos.
10. Expectativas de crecimiento.
11. Ubicación, tanto de la matriz como de agencias, sucursales, almacenes y
plantas productivas.
12. Breve historia de la empresa.
II. diseño del SIF

Una vez que se tienen los antecedentes de la empresa, que ya "la
conocemos", se estará en condiciones de elaborar el SIF particular para ella. Un
sistema de información financiera implica captar las operaciones, procesarlas y
transformarlas en IF.
El párrafo 21 de la NIF A-1 expone cuales son las fases del sistema:
identificación, análisis, interpretación, captación, procesamiento y reconocimiento de
las operaciones que afectan económicamente a una entidad. Estas fases sirven
para:
99
1. Identificar las operaciones que lleva cabo una entidad.

2. Analizarlas, para comprender lo que se hizo.
3. Interpretarlas, para explicar o declarar su sentido.
4. Captarlas, para su registro.
5. Procesarlas, para convertirlas en IF.
6. El reconocimiento contable, para generar los estados financieros y sus notas.
Lo anterior repercute en:
1. La comprensión de las operaciones, al identificarlas, analizarlas e interpretarlas.

2. Su registro, con la captación –en libros– y proceso –para convertirla en IF–.
3. El reconocimiento contable, al proporcionar elementos para normar el criterio en
la cuantificación, presentación y revelación.
Los elementos de un SIF son:
1. Procedimiento para procesar la información.

2. Procedimientos de control de inventario.
3. Libros principales y auxiliares.
4. Métodos de valuación de inventario.
5. Fórmulas de asignación del costo
6. Catálogo de cuentas.
7. Instructivo del catálogo de cuentas.
8. Guía contabilizadora o de procesamiento.
9. Documentos fuente o documentación soporte, con su respectivo instructivo
para el control, llenado y distribución de dichos documentos.
10. Diagramas de flujo o fluxogramas.
11. Hoja de trabajo.
12. Reportes financieros.
1. Procedimientos para procesar la información.
Se puede pensar que este debe de ser un elemento de la tercera fase, la de

"procesamiento", pero es necesario que lo señalemos dentro de la fase de
sistematización, ya que con esto empezamos a darle forma a nuestro SIF. En la
actualidad, prácticamente se puede decir que existen dos formas para procesar la
información:
a) La Manual-Mecánica, que se hace a través del llenado de libros y registros en

forma manual y auxiliado por calculadoras y máquinas de escribir, este
procedimiento sería recomendable, si acaso, para empresas chicas o de muy
poco movimiento.
b) El Procesamiento electrónico de datos (PED), que consiste en "llevar la

contabilidad" en computadora, para esto es necesario el equipo de computo y
100
los programas. El PED es recomendable para empresas medianas y grandes,

donde su movimiento lo amerite.
Para una elección adecuada, deben ponderarse los siguientes aspectos:
1. Magnitud de la entidad.
2. Volumen de operaciones.
3. Necesidades de información.
4. Costo-Beneficio.
5. Entrenamiento de personal.
6. Servicios y accesorios.
Primero y de acuerdo a las características de la empresa se debe escoger el

procedimiento de proceso, ya sea:
a) Manual-mecánico, o b) Procesamiento electrónico de datos.
2. Procedimientos1 de control de inventarios.
Existen tres procedimientos para controlar los inventarios:
a) Perpetuo o constante.
b) Detallista.
c) Analítico o pormenorizado.
De estos, el tercero es mal llamado procedimiento de control de inventarios,

ya que no controla, pues para saber la cantidad de mercancías en existencia, es
necesario hacer un conteo físico y no permite determinar faltantes. Por sus
características es recomendable, si acaso, para empresas chicas y que sea
manejada por el dueño, ya que se presta a salida indebida de mercancía. El
segundo paso es escoger un procedimiento de los dos últimos mencionados.
Perpetuo o constante. Este es recomendable para empresa que

comercializan productos grandes o caros: joyerías, mueblerías, distribuidoras de
autos, etc. Con los procedimientos modernos de registro, como son escáner, punto
de venta, lector óptico, etc., este procedimiento es accesible para la mayoría de las
empresas.
Detallista se recomienda para empresas que manejan una gran cantidad de

artículos como supermercados, farmacias, tiendas de ropa, refaccionarias,
ferreterías, etc.
3. Libros principales y auxiliares.
1
Son procedimientos, pero algunos autores les llaman sistemas.
101
Son los libros que se utilizan para registrar las transacciones y eventos
económicos y en el desglose, tales como el diario, el mayor, auxiliar de clientes, de
almacén, de gastos, de ventas, de bancos, etc.
4. Métodos de valuación de inventarios.
El CINIF2 reconoce tres métodos por para valuar los inventarios:
a) Costo de adquisición.
b) Costo estándar.
c) Detallistas.
El tercer paso consiste en escoger el método de valuación, si se selecciona

el procedimiento detallista, también debe optarse por este método. En el
procedimiento perpetuo, cualquiera de los otros se puede utilizar.
5. Fórmulas de asignación del costo
Se refiere a la forma en que se van a valuar las existencias, pudiendo ser:
a) Costos identificados.
b) Costos promedios.
c) Primeras entradas, primeras salidas (PEPS).
6. Catálogo de cuentas
Este paso consiste en elaborar un catálogo de cuentas, que es la guía en

donde se listan las diferentes cuentas utilizadas en la contabilidad de una empresa.
El objetivo del catálogo de cuentas es relacionar las cuentas requeridas en la

contabilidad de la entidad, siguiendo un orden, para agilizar el registro de las
transacciones, la elaboración de los estados financieros y su auditoría.
Existen cuentas de registro y cuentas de presentación, las

primeras son las que se utilizan para registrar las
transacciones en los libros contables y las segundas son
las que aparecen en los estados financieros.
Requisitos para elaborar un catálogo de cuentas
Para facilitar la elaboración y uso del catálogo de cuentas debemos seguir

los siguientes pasos:
a) Las cuentas deben de ser estrictamente las necesarias.
102
b) Se estructurará de acuerdo a las reglas de presentación enunciadas en las

normas de la Serie C, y después ingresos y egresos.
c) El nombre de la cuenta debe ser lo más breve posible y sugerir su uso.
d) Se debe prever una futura expansión.
e) Para identificarla, a cada cuenta se le asignará un número u otro símbolo.
El código de la cuenta dependerá del tipo y número de transacciones que

vaya a efectuar la empresa en que se implante.
Existen varias formas para clasificar las cuentas en un catálogo, en este texto
utilizaremos el decimal por considerarlo el más práctico. Consiste en agrupar las
cuentas utilizando números dígitos para cada grupo; por lo tanto, se deben crear
previamente grupos de cuentas, de acuerdo con la estructura de los estados
financieros y cada grupo subdividirlo en diez conceptos como máximo:
- Un dígito para la clasificación general de las cuentas

- Dos dígitos para la clasificación particular
- Tres dígitos para cuentas de presentación
- Cuatro dígitos para cuentas de mayor
- Cinco dígitos para subcuentas
- Seis dígitos para subsubcuentas, etc.
Clasificación general:
1. Cuentas de activo
2. Cuentas de pasivo
3. Cuentas de capital
4. Cuentas de resultados
5. Cuentas de costos de transformación
6. Cuentas de orden
7. Para futura expansión
Ejemplo de catálogo de cuentas para el procedimiento perpetuo:
103
_________________________
Nombre de la empresa, S. A.
Catálogo de cuentas
1. Activo
10. Activo circulante.
100. Efectivo y equivalentes de efectivo

1000. Caja
1000-00. caja general
1000-01. Caja chica
1001. Bancos
1001-00. Bital
1001-01. Banamex
1001-01-0. Banamex M.N.
1001-01-1. Banamex Dls.
101. Inversiones a corto plazo

1010. Inversiones
1010-00. Depósitos a plazo
1010-01. CETES
102. Cuentas por cobrar
1020. Clientes
1020-00. Cliente “A”
1020-01. Cliente “B”
1020-02. Cliente “C”
1021. Deudores diversos
1022. Documentos por cobrar

1020-00. Nombre del deudor
103. Inventarios
EMPRESA COMERCIAL EMPRESA INDUSTRIAL

1030. Almacén 1030. Almacén de artículos terminados
1030.00 Artículo “A” 1031. Almacén de materia prima
1030.01 Artículo “B” 1032. Almacén de producción en proceso
1031. Mercancías en tránsito 1033. Almacén de productos terminados
1034. Mercancías en tránsito
104
_________________________
Una empresa comercial no utiliza la cuenta de almacén de materia

prima ni de producción en proceso. Son cuentas de empresas industriales, que
transforman la materia prima a través de un proceso, en artículos terminados (tema
del área de costos). Con el procedimiento perpetuo se utiliza almacén. Para el
analítico ver final de este catálogo.
104. Pagos anticipados
Utilizando subcuentas Cuentas de mayor por concepto

1040. Pagos anticipados
1040. Rentas pagadas por anticipado
1040-00 Rentas
1041. Impuestos pagados por anticipado
1040-01 Impuestos
1042. Seguros pagados por anticipado
1040-02 Seguros
1043. Intereses pagados por anticipado
1040-03 Intereses
1044. Papelería y artículos de escritorio
1040-04 Papelería
1045. Anticipo a proveedores
1041. Anticipo a proveedores
11. Activo no circulante
110. Inversiones fijas.
1100. Inversiones en acciones
111. Propiedades, planta y equipo
1110. Terrenos
1111. Edificios
1112. Equipo de oficina
1113. Equipo general
1114. Equipo de transporte
1115. Equipo de...
112. Intangibles
1120. Costos de organización

1121. Costos de instalación
1122. Mejoras a locales arrendados
1123. Patentes
1124. Depósitos en garantía
105
_________________________
12. Cuentas complementarias de activo.
(Disminuyen el saldo del activo)
120. Cuentas incobrables

1200. Estimación para cuentas incobrables
121. Obsolescencia de inventarios

1210. Inventarios obsoletos o de lento movimiento
122. Depreciaciones.
1220. Depreciación acumulada de edificio
1221. Depreciación acumulada de equipo de oficina
1222. Depreciación acumulada de equipo general
1223. Depreciación acumulada de equipo de transporte
1224. Depreciación acumulada de...
123. Amortizaciones
1230. Amortización acumulada de Costos de organización
1231. Amortización acumulada de Costos de instalación
1233. Amortización acumulada de patentes
1234. Amortización acumulada de...
2. Pasivos
20. Pasivos circulantes
200. Proveedores
2000. Proveedores
2000-00. Proveedor “A”
2000-01. Proveedor “B”
2001. Documentos por pagar
201. Préstamos bancarios
2010. Préstamos bancarios
202. Otras cuentas por pagar
2020. Acreedores diversos

2020-00. Sueldos por pagar
2020-01. Rentas por pagar
106
_________________________
2020-02. Servicios por pagar

2020-02-0 CFE
2020-02-1 Telmex
2020-02-2 Compañía de Agua
2021. Impuestos por pagar

2022. Otras cuentas por pagar
203. ISR y PTU por pagar

2021. Impuestos por pagar
2030. PTU por pagar
21. Pasivos fijos o a largo plazo.
210. Hipotecas.
2100. Hipotecas por pagar
22. Pasivos diferidos
220. Anticipos sobre ventas

2200. Anticipos sobre ventas
221. Cobros por anticipado

2210. Rentas cobradas por anticipado
2211. Honorarios cobrados por anticipado
3. Capital contable
30. Capital Contable

300. Capital contribuido
3000. Capital social
3001. Superávit pagado
3002. Superávit donado
3003. Aportaciones para futuros aumentos de capital
301. Capital ganado

3010. Resultado del ejercicio
3011. Utilidades acumuladas
3012. Reserva legal
3013. Reserva de reinversión
107
_________________________
302. Déficit
3020. Pérdidas acumuladas.
40. Ingresos de operación
400. Ingresos
4000. Ventas
41. Egresos de operación
410. Costo de ventas

411. Gastos generales.

4110. Gastos de venta
4111. Gastos de administración
42. Otros ingresos y egresos por operaciones continuas
420. Otros ingresos y egresos
Agrupados Separados
4200. Otros gastos y productos 4200. Otros gastos
4200-00 Pérdida en venta de activos 4201. Otros productos
421. Costo integral de financiamiento
Agrupando Separando
4210. Gastos y productos financieros 4210. Gastos financieros
4210-00. Intereses 4211. Productos financieros
4210-01. Comisiones 4212. Resultado monetario
4210-01. Diferencias cambiarias operacional
4211. Resultado por posición monetaria
108
_________________________
5. Costos de transformación. (Estas cuentas se utilizan en fábricas)
50. Producción en proceso
5000. Producción en proceso

5000-00. Materia prima
5000-01. Mano de obra
5000-02. Costos indirectos
6. Cuentas de orden.
60. Cuentas de orden deudoras
600. Cuentas de orden

6000. Mercancías en consignación
6001. Inventario a precio de venta
61. Cuentas de orden acreedoras
6100. Consignatario, cuenta de mercancías

6101. Precio de venta del inventario
109
_________________________
Ejemplo de Catálogo de Cuentas para el procedimiento analítico, sólo

por las diferentes al perpetuo:
1. Activo
10. Activo circulante.
103. Inventarios
1030. Inventarios
40. Ingresos de operación
400. Ingresos
4000. Ventas
Las siguientes cuentas disminuyen las ventas:
Desglosadas Agrupadas
4001. Devoluciones sobre ventas 4001. Devoluciones sobre ventas
4002. Descuentos sobre ventas 4002. Descuentos y Rebajas
4003. Rebajas sobre ventas sobre ventas
41. Egresos de operación
4100. Compras
Las siguientes cuentas disminuyen las compras:
Desglosadas Agrupadas
4101. Devoluciones sobre 4101. Devoluciones sobre
compras compras
4102. Descuentos sobre compras 4102. Descuentos y Rebajas
4103. Rebajas sobre compras sobre compras
110
Comentarios: Nótese que desaparece la cuenta de almacén y aparece inventarios

como cuenta de registro, aparecen cuentas que disminuyen las ventas, y aparecen
las cuentas de compras y devoluciones, descuentos y rebajas sobre compras.
Este catálogo de cuentas esta elaborado de acuerdo a la Serie “C”

y a la NIF B-3 de Normas de Información Financiera, sin embargo
es enunciativo no limitativo. Se debe adecuar a cada empresa,
considerando sus necesidades.
7. Instructivo del catalogo de cuentas
Absolutamente todas las cuentas que se enuncian en el catálogo de cuentas

deben de contar con su instructivo.
a) Instructivo del catálogo de cuentas. Documento se describe el movimiento de

cada cuenta, tipo de saldo, lo que indica y donde se presenta. Es un análisis de
los movimientos de cada cuenta. El catálogo de cuentas esta incompleto sin el.
El objetivo de este instructivo es especificar el manejo de cada cuenta y su

significado:
NOMBRE DE LA CUENTA
Se carga de: Se abona de:
SALDO: Tipo de saldo (deudor o acreedor),

lo que indica y donde se presenta.
EJEMPLO
CAJA
Se carga siempre que Se abona siempre que

entre dinero a la salga dinero de la
empresa. empresa.
SALDO: Deudor. Indica el total de dinero en poder

de la empresa, para efectos de
presentación se suma este saldo con el de
bancos y se presenta en el primer renglón
del balance, con el nombre de efectivo y
equivalentes de efectivo.
111
8. Guía contabilizadora
b) Guía contabilizadora o de procesamiento. Instructivo que establece el destino

contable de cada transacción o evento económico que afecta a la entidad. Indica
el procedimiento para registrar una transacción, partiendo de su origen.
El objetivo es estandarizar los registros contables, registrando siempre la

transacción efectuada en la cuenta adecuada, consta (enunciativo, no limitativo) de:
- Nombre de la operación. - Número de la subcuenta afectada.

- Documento fuente. - Cuentas de cargo.
- Libros que afecta. - Cuentas de abono.
- Número de la cuenta afectada. - Redacción (siempre que sea posible).
Se debe de elaborar una guía para cada una de las operaciones más
comunes.
1. Aportación inicial. 14. Inversiones.

2. Apertura cuenta de cheques. 15. Adquisición de activo fijo.
3. Creación de fondo fijo de caja. 16. Adquisición de intangibles.
4. Reposición de fondo fijo de caja. 17. Reconocimiento del gasto cuando
5. Compra de mercancías. se realiza.
6. Venta de mercancías. 18. Pago de gastos.
7. Costo de ventas. 19. Estimación de cuentas incobrables
8. Pago de clientes. y de castigo de inventarios.
9. Traspasos bancarios.
20. Estimación de depreciaciones.
10. Pago a proveedores.
21. Estimación de amortizaciones.
11. Préstamos bancarios.
22. Gastos financieros.
13. Pago de préstamos bancarios.
23. Etc.
14. Pagos anticipados.
Guía contabilizadora
Operación No. 1: Aportación inicial.

Documento No.
ASIENTO PARCIAL DEBE HABER
fuente y libros: Cta.
Acta constitutiva, 1000 CAJA X
facturas, etc. 1030 ALMACÉN X
1030-? Varía X
LIBROS: Varias OTRAS CUENTAS X
Diario, mayor, 3000 CAPITAL SOCIAL X
inventarios y
CONCEPTO: Asiento de apertura por el ejercicio que hoy se
balances y
inicia, según escritura constitutiva No. ________ de fecha
auxiliar de socios
______________.
(Formato diseñado por el Profr. Vicente Ávila Ceballos.- C.P.)
112
Esta guía se utiliza para registrar la aportación de capital, se deben escoger

las cuentas, dependiendo el tipo de recursos (activos) que se aporten.
Operación No. 2: Apertura cuenta de cheques.
Documento No.
Depósito bancario. 1001 BANCOS X
1001-1 Nombre del banco X
LIBROS: 1000 CAJA X
Diario, mayor y CONCEPTO: Apertura de la cuenta de cheques No. _________ en el
auxiliar de bancos Banco _______________
Operación No. 3: Creación de fondo fijo de caja.
Documento No.
Constancia 1000 CAJA X
firmada por el 1001 BANCOS X
cajero. 1001-1 Nombre del banco X
CONCEPTO: Creación de fondo fijo de caja según cheque No. ____.
LIBROS: Diario,
mayor, Aux. de
bancos
Operación No. 4: Reposición de fondo fijo de caja.

Documento No.
Relación de 4110 GASTOS DE VENTA X
gastos y sus Varias Varias X
comprobantes. 4111 GASTOS DE ADMÓN. X
LIBROS: Diario, Varias Varias X
mayor, Aux. de 1001 BANCOS X
gastos y de
bancos.
CONCEPTO: Reposición del fondo fijo de caja con cheque No. ____.
113
Operación No. 5: Compra de mercancía.

Documento No.
Factura del 1030 ALMACÉN X
proveedor, 1030-? Varias X
pedido, nota de 1023 I.V.A. POR COBRAR X
entrada, etc. 1001 BANCOS X
LIBROS: Diario,
2000 PROVEEDORES X
mayor, Aux. de
compras, de Varias Varias X
bancos y de CONCEPTO: Compra según Fac. No.____ , cheque No. ____ y el resto
proveedores. se le queda a deber al proveedor _____, y registro del IVA por cobrar.
Operación No. 6: Venta de mercancía.

Documento No.
Factura de la 1000 CAJA X
empresa y/o 1001 BANCOS X
pagaré 1001-1 Nombre del banco X
debidamente 1020 CLIENTES X
requisitado. Varias Varía X
LIBROS: Diario,
1022 DOCTOS. POR COBRAR X
mayor, Aux. de
clientes y/o docu- Varias Varía X
mentos por cobrar, 2023 IVA POR PAGAR X
de bancos y de 4000 VENTAS X
ventas. CONCEPTO: Ventas del día, según Fac. # _____ e IVA por pagar.
La guía anterior se utiliza para registrar ventas, se deben escoger las cuentas,
dependiendo si es al contado, a crédito (abierta o documentada) o parte al contado
y parte a crédito.
Operación No. 7: Costo de venta.
Documento fuente No.

y libros: Cta.
Factura y salida de 4101 COSTO DE VENTAS X
Almacén. 1030 ALMACÉN X
1030-? Varía X
LIBROS: Diario,
mayor, Aux. de CONCEPTO: Precio de adquisición de la mercancía vendida, según
almacén. Fac. No. ___ y nota de salida de almacén.
114
Operación No. 8: Pago de clientes.

y libros: Cta.
Relación de 1001 BANCOS X
cobranzas, ficha 1001-1 Nombre del banco X
de depósito. 1020 CLIENTES X
LIBROS: Diario, Varias Varía
mayor, Aux. de
clientes y de CONCEPTO: Pago del (los) cliente(s), Según relación de cobranza
bancos No. ____ y ficha de depósito de esta fecha.
Operación No. 9: Traspasos bancarios.

y libros: Cta.
Ficha de depósito 1001 BANCOS X
y cheque póliza. Varía Varía X
1001 BANCOS X
LIBROS: Diario, Varía Varía X
mayor y Aux. de
bancos CONCEPTO: Traspaso de la cuenta de cheques No. ________ a la
No. _________, según cheque No. ___
Operación No. 10: Pago a proveedores.

Documento fuente y No.
libros: Cta.
Cheque póliza. 2000 PROVEEDORES X
Factura original del Varias Varía X
proveedor. 1001 BANCOS X
LIBROS: Diario, 1001-1 Nombre del banco X
mayor, Aux. de
Prov. y de bancos CONCEPTO: Pago al proveedor ________, según cheque No. ____.
Operación No. 11: Préstamos bancarios.

y libros: Cta.
Contrato del 1001 BANCOS X
préstamo y copia 1001-1 Nombre del banco X
de los pagarés. 1043 INT. PAG. POR ANT. X
LIBROS: Diario, 2010 X
PRÉSTAMOS BANC.
mayor, Aux. de
bancos CONCEPTO: Préstamo bancario, pagadero en ___ mensualidades de
$_________ cada una, vencimiento ______, al ____% de Int.
115
Operación No. 12: Abonos a préstamos bancarios.

y libros: Cta.
Contrato, pagarés 2010 PRÉSTAMOS BANC. X
originales y 4210 GTOS. Y PROD. FINANC. X
cheque póliza. 4210-1 Intereses X
1043 INT. PAG. POR ANT. X
LIBROS: Diario, 1001 BANCOS X
mayor, Aux. de
bancos
CONCEPTO: Abono a préstamos según Ch. No.____
Operación No. 13: Pagos anticipados: Renta, impuestos, seguros...

y libros: Cta.
Contrato, recibo 1040 RENTAS PAG. POR ANT. X
de renta, de im- 1041 IMPTOS. PAG. POR ANT. X
puestos, de segu- 1042 SEG. PAG. POR ANT. X
ros y ch. póliza. 1001 BANCOS X
LIBROS: Diario, 1001-1 Nombre del banco X
mayor, Aux. de
bancos y de pagos CONCEPTO: Rentas y/o impuestos y/o seguros pagados por
anticipado anticipado, según cheque No.___
Esta guía es para registrar pagos anticipados cuando se utilice una cuenta de
mayor por cada concepto. Las cuentas se escogen dependiendo lo que se pagó.
Operación No. 14: Inversiones.

y libros: Cta.
Contrato de Dep. 1010 INVERSIÓN EN VALORES X
a plazo, o de Adq. 1011 DEPÓSITOS A PLAZO X
de valores: Accio- 1001 BANCOS X
nes, Cetes, Etc.) 1001-1 Nombre del banco X
LIBROS: Diario,
mayor, Aux. de CONCEPTO: inversiones en __________, con vencimiento del ____,
Bcos. y de Inver. e intereses del___, según contrato ____ y cheque póliza No. ___.
Esta transacción se puede cargar a INVERSIONES y utilizar subcuentas.
116
Operación No. 15: Adquisición de activo fijo.

y libros: Cta.
Contrato de 1100 TERRENOS X
compra-venta, 1101 EDIFICIOS X
Factura del 1102 EQUIPO DE OFICINA X
vendedor, cheque 1104 EQPO. DE TRANSPORTE X
póliza, escritura, 1105 EQUIPO GENERAL X
etc.
1001 BANCOS X
LIBROS: Diario,
mayor, Aux. de
activos, de 2020 ACREEDORES DIV X
Acreed. y de Varias Varía X
bancos CONCEPTO: Adquisición de ___, según ___ y Ch. No. ___.
Guía para el registro por adquisición de activo fijo, se deben escoger las cuentas
dependiendo del concepto que se haya adquirido.
Operación No. 16: Adquisición de intangibles.

y libros: Cta.
Contrato de 1120 COSTOS DE ORGANIZACIÓN X
compra-venta, 1121 COSTOS DE INSTALACIÓN X
Fac. del vendedor 1123 PATENTES X
cheque-póliza, 1001 BANCOS X
escritura, etc. 1001-1 Nombre del banco X
LIBROS: Diario,
2020 ACREEDORES DIV. X
mayor, Aux. de
activos, de Varias Varía X
Acreed. y de CONCEPTO: Adquisición de ___, según ___ y cheque póliza No.
bancos. ___.
Esta guía se utiliza para registrar Adquisición de intangibles, se deben escoger las
cuentas dependiendo del concepto que se haya adquirido.
Operación No. 17: Reconocimiento de gastos cuando se realizan.

y libros: Cta.
Nómina, 4110 GASTOS DE VENTA X
liquidación 4110-? Sueldos X
(cálculo), etc. Varias Varía X
4111 GASTOS DE ADMÓN X
LIBROS: Diario, 4110-? Sueldos X
mayor, Aux. de
Varias Varía X
gastos y de
cuentas por pagar. 2020 ACREEDORES DIV. X
Varias Varía X
117
2021 IMPTOS. POR PAGAR X

Varias Varía X
CONCEPTO: Estimación de gastos por _______, según liquidación
de _______.
Operación No. 18: Pagos en general por gastos.

y libros: Cta.
Factura, nota, 4110 GASTOS DE VENTA X
nómina, cheque Varias Varias X
póliza, etc. 4111 GASTOS DE ADMÓN. X
Varias Varias X
mayor, Aux. de
gastos y de
bancos. CONCEPTO: Liquidación de ___, según ___ y cheque póliza No.
Operación No. 19: Estimación de cuentas incobrables y de castigo a inventarios.

y libros: Cta.
4110 GASTOS DE VENTA X
4110-? Cuentas malas X
4110-? Obsolescencia de inventarios X
Liquidación
(cálculo). 1200 ESTIMACIÓN P/ CTAS. X
INCOBRABLES
LIBROS: Diario, 1210 INVENTARIOS OBSO- X
mayor, Aux. de LETOS O LENTO MOV.
gastos. CONCEPTO: Estimación de cuentas malas, __% sobre ventas a
crédito, y de castigo de inventarios, __% sobre el saldo promedio, de
acuerdo a estudio realizado.
Operación No. 20: Estimación de depreciación.

y libros: Cta.
Liquidación 4110 GASTOS DE VENTA X
(cálculo). Varías Depreciaciones X
4111 GASTOS DE ADMÓN. X
LIBROS: Diario, Varías Depreciaciones X
mayor, Aux. de Varía DEPRECIACIÓN X
gastos y de
ACUM. DE...
depreciaciones
CONCEPTO: Estimación de la depreciación de ___ según
liquidación ________, al __% anual.
118
Se abonará la cuenta dependiendo del activo que se este depreciando.
Operación No. 21: Estimación de amortización.

y libros: Cta.
Liquidación 4110 GASTOS DE VENTA X
(cálculo). Varías Amortizaciones X
4111 GASTOS DE ADMÓN. X
LIBROS: Diario, Varías Amortizaciones X
mayor, Aux. de Varía AMORTIZACIÓN X
gastos y de
ACUMULADA DE...
amortizaciones
CONCEPTO: Estimación de la amortización de ___ según liquidación
________, al __% anual.
Se abonará la cuenta por el activo que se este amortizando.
Operación No. 22: Gastos financieros.

y libros: Cta.
Liquidación 4130 GTOS. Y PROD. FINANC. X
(cálculo) o nota Varias Varía X
del banco. 2020 ACREEDORES DIV. X
Varias Varía X
mayor, Aux. de
Varía Varía
gastos.
CONCEPTO: Estimación de la amortización de ___ según liquidación
___, al __% anual.
9. Documento fuente o documentación soporte, con su respectivo instructivo

para el control, llenado y distribución de dichos documentos.
Es la fuente de los datos que habrán de procesarse para convertirlos en

información financiera. Es el escrito o forma con que se comprueba o se hace
constar que efectivamente se efectúo una transacción.
El objetivo de los documentos fuente es tener una evidencia

de que efectivamente se llevo a cabo la operación.
Diseño del documentos fuente. Cada empresa los elaborará, tomando en

cuenta:
a) Su objetivo.
b) Su justificación.
119
c) El costo-beneficio.
d) La burocratización de las operaciones.
Documentos fuente más comunes (enunciativo, no limitativo):
Ingresos y entradas: Factura de ventas, recibos de honorarios, contrato de

inversiones, contrato de cesión de derechos, tiras de auditoría, recibos de cobranza,
depósitos bancarios, cortes de caja, etc.
Egresos y salidas: Cheque póliza, nómina, liquidaciones de impuestos,

comprobantes de gastos, facturas de proveedores, vale de caja, etc.
Otras operaciones: Pedido, recepción de mercancía, requisición, contrarre-

cibo, pagarés, contratos, nota de crédito, registros ante dependencias, escritura
constitutiva, acciones o certificados de aportación, etc.
Ejemplo de una factura
OMEGA, S. A. de C. V. Fac. No. 456

Av. Juárez No. 1
Tijuana, B. C. Tel. 876-54-32
R.F.C. OME-000101-TIJ
Fecha ______________________
Nombre _______________________________________________________
Dirección ______________________________________________________
CANT. DESCRIPCION P. UNIT. IMPORTE
Por este pagaré me (nos) obligo(amos) a pagar incondi-

cionalmente a OMEGA, S.A. de C. V. el total de ésta
factura, a más tardar el ____________, mismo que
causará intereses del _____%. Si no se cubre a su venci
miento causará intereses moratorios del ___% anual. SUMA $
I.V.A.
Acepto: ____________________________ TOTAL $
120
a) Instructivo para el manejo general o de control, llenado y distribución de los

documentos fuente
Es la guía que nos indica como se deben llenar las formas en uso de la
empresa, así como el destino de las mismas. Su objetivo es facilitar el manejo, de
las formas, sobre todo a los nuevos empleados, estandarizando el trabajo, y de
recordatorio para todo el personal. Este instructivo se dividirá en tres partes:
- Primera parte para especificar su control.

- Segunda parte para especificar su llenado.
- Tercera parte para especificar su distribución y uso.
Instructivo para el manejo general de las formas

Forma No._______
Control
Nombre de la forma: __________________________________
Objeto de la forma: __________________________________
Quien la prepara: __________________________________
Quien la revisa: __________________________________
Base para prepararla: __________________________________
Número de copias: __________________________________
Llenado
1.
2.
3. En cada espacio en blanco de la forma se escribe un número
4. y en este instructivo se especifica el dato que debe anotarse en él.
5.
6.
Etc.
Distribución: Uso:
Original: _________________________ _________________________
1a. Copia: ________________________ _________________________
2a. Copia: ________________________ _________________________
3a. Copia: ________________________ _________________________
4a. Copia: ________________________ _________________________
5a. Copia: ________________________ _________________________
121
Ejemplo de uso del instructivo para el control llenado y distribución de formas:
OMEGA, S. A. de C. V. Fac. No. 456

Av. Juárez No. 1
Tijuana, B. C. Tel. 876-54-32
R.F.C. OME-000101-TIJ
Fecha ___________1__________
Nombre _________________________2______________________________
Dirección ________________________3______________________________
CANT. DESCRIPCION P. UNIT. IMPORTE
4 5 6 7
Por este pagaré me (nos) obligo(amos) a pagar

incondicionalmente a OMEGA, S.A. de C. V. el total
de ésta factura, a más tardar el _____12_______, mismo
que causará intereses del __13__%. Si no es pagada a
su vencimiento causará intereses moratorios del _14__%
anual. SUMA $ 8
Acepto: _____________15_______________ I.V.A. 9 10
TOTAL $ 11
122

Forma No. A-1
Control
Nombre de la forma: Factura
Objeto de la forma: Controlar las ventas y ceder la propiedad de los bienes.
Quien la prepara: Departamento de facturación.
Quien la revisa: Contraloría
Base para prepararla: Pedido del cliente, salida de almacén y lista de precios
Número de copias: Cuatro
Llenado
1. Fecha de la transacción
2. Nombre del comprador o cliente
3. Dirección del comprador o cliente
4. Cantidad de artículos vendidos.
5. Tipo de artículo(s)
6. Precio unitario del artículo.
7. Importe de los artículos (Punto 4 X Punto 6)
8. Importe total de la venta.
9. Tarifa del impuesto al valor agregado
10. Importe del IVA. (8 X 9)
11. Importe total de la factura.
12. Si es a crédito, fecha de pago.
13. Intereses que causará el crédito.
14. Si no se paga a tiempo, importe de los Intereses moratorios,
15. Firma del cliente aceptando las condiciones.
Distribución: Uso:
Original:
Venta contado o al pagarla: Cliente. Fines particulares.
Venta a crédito: Depto. Cobranzas. Control y cobro.
1a. Copia: Contabilidad Registro contable.
2a. Copia: Ventas Estadísticas y archivo
3a. Copia: Venta a crédito: Cliente. Fines particulares.
123
10. Diagramas de flujo o fluxogramas
Es la representación, a través de símbolos, de la secuencia de una

operación. Los diagramas de flujo se desarrollaron en la programación de
computadoras, describen un proceso, utilizando una secuencia lógica, esta
característica los hace útiles en la administración, ya que nos ayudan a elaborar
procesos lógicos para el desarrollo de las actividades.
Otras ventajas que podríamos citar son:
a) Representan rápida y fácilmente el flujo de una transacción.

b) Se aprende a leerlos en poco tiempo.
c) Son fáciles de actualizar.
Una desventaja es que cada autor elabora los diagramas sin utilizar una
simbología estandarizada, por lo que se recomienda explicar cada símbolo que
utilice. La IBM publicó una regla que contiene los símbolos necesarios para efectuar
una diagramación en programación, probablemente esta se pudiera estandarizar en
administración. El diagrama de flujo se compone de:
1. El proceso a diagramar.
2. Los símbolos.
3. La línea de flujo.
Inicio o conclusión. Estos símbolos se utilizan para

iniciar o concluir un diagrama de
flujo.
Proceso. Este símbolo se utiliza para describir un

proceso que no implica una decisión.
Decisión. Este símbolo se utiliza cuando es necesario

tomar una decisión, de aquí parten dos
ramificaciones.
Dirección del flujo. Lo indican la punta de las flechas.
Veamos un ejemplo sencillo: levantarse y cambiarse, utilizando sólo tres

símbolos y la línea de flujo:
124
Inicio
Despertar
Consultar
el reloj
¿Es No Dormirse
hora?
Si
Levantarse
Lavarse
No
¿Ropa Alistarla
lista?
Sí
Vestirse
Fin
Como el diagrama de flujo es un elemento de la sistematización, que nos

sirve para presentar gráficamente procesos y estos los analizaremos en la
implantación del sistema de control interno, precisamente en esa sección
trabajaremos con los flujogramas.
125
11. Hoja de trabajo.
Documento que toma los datos del libro mayor y de otras fuentes (como
políticas contables) para convertirlos en información financiera previa, que sirve par
elaborar los estados financieros. Consta de un encabezado donde se anota el
nombre de la empresa, la especificación de ser hoja de trabajo y el periodo por el
cual se elabora.
12. Reportes financieros.
Paquete de información financiera que se debe presentar a la administración,

como resultado del proceso contable.
En el párrafo 16 de la NIF A-3 se describe la característica de información

suficiente, recalcándose que para satisfacer las necesidades del usuario, la
información financiera debe incluir lo que realmente sucedió, que incida en la
decisión. Respetando esta característica nos aseguramos que el usuario tenga un
panorama de lo que pasa en la entidad.
En el párrafo 17 de la misma NIF se anota que la información contable

presentada en los estados financieros y sus notas debe contener en forma clara y
comprensible todo lo necesario para juzgar la situación financiera, los resultados de
operación y sus cambios.
En el derogado Boletín B.1, párrafo 13 señaló: "Se entiende que se satisface

al usuario general, si los estados financieros son suficientes para que una persona,
con adecuados conocimientos técnicos, pueda formarse un juicio entre otros sobre:
a) Nivel de rentabilidad.
b) La posición financiera, que incluye solvencia y liquidez.
c) Capacidad financiera de crecimiento.
d) Flujo de fondos".
De lo anterior podemos concluir que un paquete de información financiera se

integra de:
1. Índice
2. Introducción
3. Estados financieros, básicos y secundarios:
a) Balance general.
b) Estado de resultados.
c) Estado de cambios en la situación financiera o del estado de flujo de
efectivo
d) Estado de cambios en el capital contable.
e) Estado de costo de producción y costo de lo vendido. (Empresas
industriales)
126
f) Estados analíticos.
g) Notas a los estados financieros.
h) Otros estados que se consideren necesarios.
4. Evaluación financiera
5. Opinión personal
6. Recomendaciones
Contabilidad. Técnica que se utiliza para registrar las operaciones que afectan
económicamente a una entidad y que produce sistemática y
estructuradamente información financiera (NIF A-1, Párrafo 3).
Elementos del sistema: Estructura:

a) De captura: a) Marco conceptual.
- Procedimiento para procesar la - Postulados básicos.*
información. b) NIF particulares, incluyendo a los
- Libros principales y auxiliares. Boletines no derogados emitidos
- Procedimiento de control de por el IMCP.
inventarios. c) Interpretaciones y orientaciones de
- Métodos de valuación de las Normas de IF (INIF y ONIF).
inventarios. d) Normas Internacionales de IF (NIIF)
- Fórmulas de asignación del costo aplicables de manera supletoria.
- Catálogo de cuentas, su instructivo e) Mejoras a las NIF.
y la guía contabilizadora.
f) Juicio profesional.
- Documentos fuente y su instructivo.
g) Prudencia (práctica conservadora)
- Fluxogramas o diagramas de flujo.
b) De transformación de datos en * Aunque son parte del marco conceptual,
información financiera: se destacan por su importancia.
- Hoja de trabajo. Los puntos f) y g) no se clasifican dentro
c) De presentación y revelación: de la estructura, pero es inaplicable sin
- Estados financieros y sus notas. estos elementos.
Contabilidad, sistema y estructura
Ejemplo de introducción y de un paquete de información financiera, que

incluye balance, resultados y notas analíticas y descriptivas de ello:
127
Asesores en Organización, A.P.

Domicilio.
Ciudad, Edo., a 8 de enero de 20XY.
Sr. Ing. Jorge Rivas,

Gerente General de
Joyas Taxco, S.A.
P r e s e n t e.
Anexo a esta sírvase encontrar el informe financiero de Joyas Taxco, S.A.

por el ejercicio terminado el 31 de diciembre anterior, que incluye:
a) Estado de Situación Financiera
b) Estado de Resultados
c) Estado de Cambios en la Situación Financiera
d) Estado de Cambios en el Capital Contable
e) Estados Analíticos y Notas a los Estados Financieros.
Ruego a Ud. se sirva tomar conocimiento de su contenido, con el fin de

discutirlo con las personas y en la fecha que me indique.
ATENTAMENTE
C.P.C. Fabián Sánchez R.

Gerente de Contabilidad.
128
Joyas Taxco, S.A.

Estado de resultados por el período
del 12 al 30 de junio de 20XX.
Ventas netas $ 526,768

Costo de ventas 254,600
Utilidad bruta $ 272,168

Gastos generales:
Gastos de venta 93,360
Gastos de administración 10,260
Utilidad de operación $ 168,548

Otros gastos 1,500
Resultado integral de financiamiento3 5,472
Utilidad antes de impuestos $ 161,576

Impuesto a la utilidad4
Utilidad neta $
Utilidad por acción5 $
3
Se refiere al resultado por operaciones financieras: Intereses, diferencias en tipo de cambio, etc.
4
Impuesto sobre la renta que debe pagar toda persona –física o moral– que obtenga utilidades.
5
Se obtiene al dividir la utilidad después de impuestos entre el número de acciones.
129
Joyas Taxco, S.A.

Balance al 30 de junio de 20XX.
ACTIVO PASIVO
Circulante A corto plazo
Efectivo y equivalentes de
Proveedores $ 107,400
efectivo $ 160,409
Inversiones 25,123 Acreedores diversos 90,497
Cuentas por cobrar 90,460 Impuestos por pagar 8,100
Porción circulante del
Inventarios 101,322 216,667
pasivo a largo plazo
Pagos anticipados 22,903 Suma el circulante 422,664
Suma el circulante 400,217
Pasivo a largo plazo
Activo no circulante Préstamos bancarios 90,259
Propiedades, planta y
equipo. 3’404,905 Hipoteca por pagar 3,033,333
Intangibles 52,710 Suma el largo plazo 3’123,592

Total de pasivo 3’546,256
Suma el no circulante $ 3’457,615
CAPITAL CONTABLE
Capital contribuido 150,000
Capital ganado 161,576
Suma el capital contable 311,576
Total del activo $ 3’857,832 Pasivo más capital contable $ 3’857,832
130
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
Efectivo y equivalentes de efectivo
Saldo en caja $ 5,315

Saldo en bancos 155,094
Saldo igual a balance $ 160,409
Inversiones
Depósito a plazo en Banco Azteca al 15% y vencimiento el 18 de julio. Incluye los intereses
ganados en el periodo y se encuentra disponible para la operación.
Cuentas por cobrar
A clientes, documentada:
Paty Meza Vto. 14/07, 08 y 09 $ 7,630

Adolfo Adonis Vto. 13/07 2,500
Tere Tip Vto. 20/07, 08 y 09 9,000
Rosa Ríos Vto. 05, 08, 18 y 19/07 24,000
Dina Dun Vto. 05, 06, 12 y 19/07 19,500
Luis Lin Vto. 06 y 20/07 8,000
Elsy John Vto. 30/06 y 5 y 12/07 9,000
$ 79,630
A clientes, no documentada:
Rita Rog $ 300
Cita Cruz 600
Hugo Homero 400
Cary Cop 7,000
Beny Bon 3,000
Fly Flix 4,450
15,750
Base para cuentas incobrables: $ 95,380
cuentas incobrables: 5.2% - 4,960
Cuentas por cobrar a clientes $ 90,420
A otros deudores:
Vero Vique 40
Saldo igual a balance: $ 90,460
Las cuentas por cobrar se aprecian en buena condición, sin embargo empresas similares
poseen un promedio de cartera vencida del 5.2%, por lo que utilizamos este porcentaje
para determinar cuentas incobrables; conforme obtengamos experiencia, se ajustará de
acuerdo con las nuevas evidencias.
Inventario
131
Existencias $ 52,800
Base para castigo de inventarios 52,800
Castigo de inventarios: 2.8% - 1,478
Valor en libros de las existencias 51,322
Anticipo a proveedores 50,000
Poseemos artículos de moda, por lo deben realizarse normalmente. El anticipo se efectúo a

la empresa diseñadora de joyas Kimberly para asegurar nos diseñe modelos exclusivos. Al
igual que en cuentas por cobrar, se consideró como castigo de inventarios el promedio de
la industria, cantidad que debe ajustarse conforme adquiramos experiencia propia. El
inventario se encuentra asegurado contra cualquier riesgo.
Pagos anticipados
Renta a Inmobiliaria del Sur. Vto. 31/08 $ 5,600

Seguros La Comercial por mercancía. Vto. 22/09 5,533
Seguros La Comercial por Eq. transporte. Vto. 22/06/XY 11,770
Inmuebles, planta y equipo
Terrenos $ 250,000
Edificios $ 3’000,000
Menos depreciación 2,466 2’997,534
Equipo de ventas $ 38,000
Menos depreciación 156 37,844
Equipo de oficina $ 30,000
Equipo de transporte $ 90,000
Saldo igual a balance $ 3’404,905
El activo fijo está en excelentes condiciones. Actualmente se está trabajando a una

capacidad instalada del 30%, se espera laborar a plena capacidad en cuatro años. Los
inmuebles se financiaron mediante hipoteca a 15 años.
132
Intangibles
Costos de organización $ 47,000

Amortización acumulada 290 46,710
Depósito en garantía a Inmobiliaria del Sur 4,000
Depósito en garantía a Telnor 2,000
Proveedores
Joyas de Oro, S.A. Documentada. Vto. 22/07 y 13/08 $ 65,000

Fantsy, S.A. Cuenta abierta 42,400
Acreedores diversos
Oficinas integrales. Documentada. Vto. 26/07 $ 20,000

Ventiequipos. Cuenta abierta 25,000
Ortiz y Asociados. Cuenta abierta 24,000
Central de oficinas. Cuenta abierta 10,000
Taller El Chato. Cuenta abierta 1,500
Sueldos por pagar. Cuenta abierta 3,000
Compañía de Luz. Cuenta abierta 380
Compañía de Teléfono. Cuenta abierta 1,200
Hipotecaria Banorte. Cuenta abierta 5,417
Impuestos por pagar
SHCP $ 6,200
IMSS 1,900
Préstamos bancarios
Préstamo a tres años para adquirir equipo de transporte. Incluye los intereses devengados
de junio. De acuerdo a proyección financiera se espera liquidarlo sin contratiempos, al igual
que el resto de los pasivos.
Hipoteca por pagar
Porción a corto plazo de la hipoteca por pagar: $216,667. ($3’250,000 ÷ 15 años). Los
intereses generados en el periodo de $5,417 se presentan dentro de acreedores diversos.
Hipoteca por pagar a largo plazo: $ 3´033,333. ($3’250,000 ÷ 15 años X 14 años)
La hipoteca se contrató con Hipotecaria Banorte al 10%, para adquirir un terreno y un

edificio propio para las actividades del negocio. Se pagará en mensualidades iguales de
$34,924.67 durante quince años.
Gastos de ventas
133
Sueldos $ 18,000
Comisiones 26,000
Publicidad 30,000
Promoción 6,000
Renta 2,400
Obsolescencia de inventario 1,478
Cuentas incobrables 4,960
Depreciaciones 2,561
Teléfono 960
Luz 304
Seguros 697
Gastos de venta igual a resultados: $ 93,360
Gastos de administración
Sueldos $ 9,000
Depreciaciones 534
Amortizaciones 290
Teléfono 240
Luz 76
Gastos menores 120
Gastos de Admón. igual a $ 10,260
resultados:
Otros gastos
Accidente de tránsito, considerado como accidente de trabajo.
Resultado integral de financiamiento
Intereses ganados $ 204

Intereses en contra 5,676
Saldo igual a resultados $ 5,472
134
Joyas Taxco, S.A.

INCOME STATEMENT
For the period of June 12 to 30, 20___
Ventas netas $ 526,768

Cost of goods sold 254,600
Gross profit on sales $ 272,168
General expenses:
Selling expenses 93,360
Administrative expenses 10,260
Operating income $ 168,548
Other expenses and losses 1,500
Cost of financing 5,472
Income before taxes $ 161,576
Income taxes
Net income $
Utilidad por acción $
135
Joyas Taxco, S.A.

Balance Sheet as of June 30, 20XX
ASSETS LIABILITIES
Current assets Current liabilities
Cash and cash equivalents $ 160,409 Accounts payable $ 107,400

Temporary Investments 25,123 Accrued liabilities 90,497
Accounts Receivable 90,460 Taxes payable 8,100
Current portion of long- term 216,667
Inventory 101,322
debt
Prepaid expenses 22,903 Total current liabilities $ 422,664
Current assets $ 400,217
Long term debt
Long term assets Notes payable to banks $ 90,259
Property, plant and Mortgage payable 3,033,333
equipment. 3’404,905 Total long term debt $ 3’123,592
Total liabilities $ 3’546,256
Intangible assets 52,710
Total long term assets $ 3’457,615 Stockholders’ Equity
Common stock $ 150,000
Retained earnings 161,576
Total stockholders’ equity $ 311,576
Total assets $ 3’857,832 Total liabilities and equity $ 3’857,832
136
NOTES TO FINANCIAL STATEMENTS
Cash and cash equivalents
Cash $5,315
Banks 155,094
Balance: $ 160,409
Temporary investments
Deposit to term in Banco Azteca at 15% with an expiration date to July 18. It includes the
interests earned in the period and by which they are available for the operation.
Accounts receivable
Trade receivable, Notes

Paty Meza Expiration 14/07, 08 and 09 $ 7,630
Adolfo Adonis Expiration 13/07 2,500
Tere Tip Expiration 20/07, 08 and 09 9,000
Rosa Ríos Expiration 05, 08, 18 and 19/07 24,000
Dina Dun Expiration 05, 06, 12 and 19/07 19,500
Luis Lin Expiration 06 and 20/07 8,000
Elsy John Expiration 30/06, 5 and 12/07 9,000
$ 79,630
Trade receivable, open account:
Rita Rog $ 300
Cita Cruz 600
Hugo Homero 400
Cary Cop 7,000
Beny Bon 3,000
Fly Flix 4,450
15,750
Base for doubtful accounts: $ 95,380
Allowance for doubtful accounts 5.2% - 4,960
Accounts Receivable $ 90,420
Nontrade receivables:
Vero Vique 40
Balance: $ 90,460
The accounts receivable reflects a reasonable amount in relation to similar companies that
have an average of 5.2% to determine the Reserve for Doubtful Accounts. As we obtain
more experience the average will be adjusted accordingly.
137
Inventory
Merchandise $ 52,800
Base for merchandise obsolescence 52,800
Merchandise obsolescence: 2.8% - 1,478
Book value merchandise 51,322
Suppliers advance 50,000
Balance $ 101,322
We have fashion accessories, so they must sell normally. The advance was made to the
company jewels Kimberly to ensure the make of exclusive designs. As in accounts
receivable, it was considered as obsolescence of inventory the average of the industry,
quantity that should be adjusted as the company acquires his own experience. In addition,
the stock on hand has insurance against any contingency. See note of prepaid expenses.
Prepaid expenses
Rent to Inmobiliaria del Sur. Expiration 31/08 $ 5,600

Seguros La Comercial. Merchandise insurance. Expiration 22/09 5,533
Seguros La Comercial. Transport equipment insurance. Expiration 11,770
22/06/XY
Balance: $ 22,903
Property, plant and equipment
Land $ 250,000
Buildings $ 3’000,000
Less depreciation 2,466 2’997,534
Sales equipment $ 38,000
Less depreciation 156 37,844
Office equipment $ 30,000
Transport equipment $ 90,000
Balance $ 3’404,905
The fix assets are in excellent conditions. The actual capacity installed is working at 30%. It
is expect to be at full capacity in four years. The buildings were financed thru a 15 years
mortgage.
138
Intangibles
Organization costs $ 47,000

Less amortization 290 46,710
Guarantee deposit for rent 4,000
Guarantee deposit for telephone 2,000
Balance $ 52,710
Liabilities
Accounts payable:
Joyas de Oro, S.A. Notes. Expiration 22/07 y 13/08 $ 65,000

Fantsy, S.A. Open account 42,400
Balance $ 107,400
Accrued liabilities:
Oficinas integrales. Notes. Expiration 26/07 $ 20,000

Ventiequipos. Open account 25,000
Ortiz y Asociados. Open account 24,000
Central de oficinas. Open account 10,000
Taller El Chato. Open account 1,500
Salaries payable. Open account 3,000
Compañía de Luz. Open account 380
TelNor. Open account 1,200
Hipotecaria Banorte. Open account 5,417
Balance $ 90,497
Taxes payable
SHCP $ 6,200
IMSS 1,900
Balance $ 8,100
Notes payable to banks
The loan to three years is to acquire transport equipment; it includes the accrued interests of
June. According to financial planning, it is expect to pay without mishap, as the rest of the
liabilities.
139
Mortgage payable
Current portion of long-term mortgage $216,667. ($3’250,000 ÷ 15 years). The interest

incurred in the period of $5,417 are presented in accrued liabilities.
Long-term mortgage: $3´033,333. ($216,667 X 14 years)
The mortgage taken with Hipotecaria Banorte at 10%, to buy land and a building. It will be
paying same monthly of $34,924.67 thru fifteen years.
Selling expenses
Salaries $ 18,000
Commissions 26,000
Publicity 30,000
Promotion 6,000
Rent 2,400
Merchandise obsolescence 1,478
Doubtful accounts 4,960
Depreciation 2,561
Telephone 960
Electricity 304
Insurance 697
Balance $ 93,360
Administrative expenses
Salaries $ 9,000
Depreciation 534
Amortization 290
Telephone 240
Electricity 76
Petty expenses 120
Balance $ 10,260
Cost of financing
Earn interests $ 204

Payable interests 5,676
Balance $ 5,472
Other expenses and losses
Traffic accident, considered as work accident
III. Implantarlo
140
El último elemento necesario para implantar un sistema de información financiera no

puede desarrollarse en un texto, pues es la aplicación práctica del mismo, que debe ser
directamente en la empresa. Sin embargo, si es necesario considerar algunas
recomendaciones:
1.
141
Cuestionario
1. ¿Qué se necesita para poder implantar un sistema de información financiera?

2. ¿Cuáles son los pasos para conocer una entidad económica?
3. ¿Cuál es la diferencia entre período contable y período financiero?
4. ¿Cuáles son los elementos del SIF?
5. ¿Cuáles son los procedimientos para procesar la información?
6. ¿Qué tipos de SIF conoces?
7. ¿En qué consiste el sistema manual-mecanizado?
8. ¿En qué consiste el sistema electrónico?
9. ¿En qué tipo de empresas se puede implantar un sistema de procesamiento
electrónico de datos PED?
10. ¿Qué aspectos deben de ponderarse para implantar un sistema de
procesamiento electrónico de datos?
11. ¿Cuáles son los procedimientos de control de inventarios?
12. ¿Cuáles son los métodos de valuación de inventarios?
13. ¿Cuáles son las fórmulas de asignación del costo?
14. ¿Porqué es mal llamados procedimiento de control el analítico?
15. ¿Para qué tipo de empresas se recomienda el procedimiento detallista?
16. ¿Para qué tipo de empresas se recomienda el procedimiento de inventarios
perpetuos?
17. ¿Cuáles son los libros principales?
18. ¿Cuáles son los libros auxiliares?
19. ¿Qué es el catálogo de cuentas?
20. ¿Cuál es el objetivo del catálogo de cuentas?
21. ¿Cuál es la diferencia entre las cuentas de registro y las cuentas de
presentación?
22. ¿Cuáles pasos se deben de seguir para la elaboración del catálogo de cuentas?
23. ¿De qué depende el número de cuentas de un catálogo?
24. ¿Porqué se propone un método decimal como forma de clasificación del
catálogo de cuentas?
25. Elabora un catálogo de las cuentas para el activo fijo.
26. ¿Qué es el instructivo del catálogo de cuentas?
27. ¿Cuál es el objetivo del instructivo del catálogo de cuentas?
28. Cómo se elabora un instructivo del catálogo de cuentas?
29. ¿Porqué es importante que todas las cuentas del catálogo tengan su respectivo
instructivo?
30. ¿Qué es la guía contabilizadora?
31. ¿Con qué otro nombre se conoce la guía contabilizadora?
32. ¿Cuál es el objetivo de la guía contabilizadora?
33. ¿De qué consta la guía contabilizadora?
34. Elabora la guía contabilizadora para el pago de nóminas y sueldos
35. ¿Porqué es importante que las operaciones tengan su propia guía
contabilizadora?
36. ¿Qué es un documento fuente?
37. ¿De que otra manera se les denomina a los documentos fuente?
142
38. ¿Cuál es el objetivo de los documentos fuente?

39. ¿Cómo se diseñan los documentos fuente?
40. Dé cuatro ejemplos de documentos fuente.
41. ¿De qué otra manera se le denomina al instructivo para el manejo de los
documentos fuente?
42. ¿Qué es el instructivo para el control, llenado y distribución de los documentos
fuente?
43. ¿Porqué es importante que todos los documentos fuente tengan su propio
instructivo
44. Elabora un instructivo para un documento fuente.
45. ¿Qué son los diagramas de flujo?
46. ¿De qué otra manera se les llama a los diagramas de flujo?
47. ¿Dónde se desarrollan los diagramas de flujo?
48. ¿Cuáles son las ventajas de los diagramas de flujo?
49. ¿Cuál es la desventaja de los diagramas de flujo?
50. ¿De qué se componen los diagramas de flujo?
51. Elabora un diagrama de flujo para una actividad sencilla. (Desayunar,
trasladarte a la escuela, bañarte, hacer una cuenta, etc.)
52. ¿Qué son los reportes?
53. ¿Qué cantidad de información se debe presentar?
54. ¿Cómo se integra un paquete de información financiera?
55. ¿Cuáles son los juicios que se forman acerca de los estados financieros?
Criterio
¿Cuál es la diferencia entre el catálogo de cuentas, instructivo del catálogo de

cuentas y la guía contabilizadora?
Práctica
Elabora un sistema de información financiera que conste de todos los elementos, de

preferencia de una empresa real. Recuerda que es importante "conocer a la
empresa", por lo tanto tiene que aplicar todos los pasos.
143

Capítulo 7

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ORGANIZACIÓN CONTABLE

Conforme lo analizamos en capítulos anteriores, las fases del proceso

OBJETIVO DEL SIF

Convertir en información financiera los datos que proveen

Requisitos para implantar un SIF

Para poder implantar un sistema de información financiera se necesita:

I. Conocer a la entidad en donde se va a implantar.

1. Investigar si existe por escrito la visión, misión, políticas, valores, objetivos y

Por ejemplo, TelNor:

Visión: Ser la empresa de telecomunicaciones de clase mundial, líder en el

Misión: Promover un compromiso y una alianza permanentes de servicio con

Instituto Baja California para la Calidad, A. C.:

Visión: Que Baja California trascienda ante la comunidad nacional e internacional

Misión: Fomentar una cultura de calidad y productividad en todos los sectores de la

Objetivos fundamentales: Instrumentar mecanismos y programas de apoyo para

Impulsar una alianza sociedad y gobierno para compartir y difundir la cultura

 Calidad centrada en crear valor para los clientes.

El programa de calidad en el aula propuesto por la Facultad de Contaduría y

Visión: "La realización plena del hombre" (lema de la UABC).

Misión: La formación integral de profesionales, con actitud de servicio, éxito y

Objetivo general: Elevar el nivel académico de la FCA de la UABC, a través de la

 Sensibilizar a los integrantes de la comunidad universitaria de la importancia de

a) La participación del programa de calidad será voluntaria.

Continuando con los pasos para el conocimiento de la empresa:

a) Nombre de los socios

4. Determinar si la actividad coincide con el giro autorizado.

7. Estructura administrativa, incluyendo su organigrama y su Manual de

Supongamos que una empresa agrícola prepara la tierra en

Pero en la práctica, se determina el período contable de enero a diciembre.

a) Primer período contable de enero a diciembre de 20X0

Al cerrar ejercicio el 31 de diciembre de 20X1 esta fusionando ingresos con

Siguiendo con los pasos para conocer la empresa:

9. Los principales recursos materiales que maneja o posee la empresa y de donde

II. diseño del SIF

1. Identificar las operaciones que lleva cabo una entidad.

Lo anterior repercute en:

1. La comprensión de las operaciones, al identificarlas, analizarlas e interpretarlas.

Los elementos de un SIF son:

1. Procedimiento para procesar la información.

1. Procedimientos para procesar la información.

Se puede pensar que este debe de ser un elemento de la tercera fase, la de

a) La Manual-Mecánica, que se hace a través del llenado de libros y registros en

b) El Procesamiento electrónico de datos (PED), que consiste en "llevar la

los programas. El PED es recomendable para empresas medianas y grandes,

Para una elección adecuada, deben ponderarse los siguientes aspectos:

Primero y de acuerdo a las características de la empresa se debe escoger el

a) Manual-mecánico, o b) Procesamiento electrónico de datos.

2. Procedimientos1 de control de inventarios.

Existen tres procedimientos para controlar los inventarios:

De estos, el tercero es mal llamado procedimiento de control de inventarios,

Perpetuo o constante. Este es recomendable para empresa que

Detallista se recomienda para empresas que manejan una gran cantidad de

3. Libros principales y auxiliares.

4. Métodos de valuación de inventarios.

El CINIF2 reconoce tres métodos por para valuar los inventarios:

El tercer paso consiste en escoger el método de valuación, si se selecciona

5. Fórmulas de asignación del costo

Se refiere a la forma en que se van a valuar las existencias, pudiendo ser:

Este paso consiste en elaborar un catálogo de cuentas, que es la guía en

El objetivo del catálogo de cuentas es relacionar las cuentas requeridas en la

Existen cuentas de registro y cuentas de presentación, las

Requisitos para elaborar un catálogo de cuentas

Para facilitar la elaboración y uso del catálogo de cuentas debemos seguir