MATERIALES, CONTROL Y REGISTRO

PREAMBULO

➢ El control de los materiales representa un asunto de

especial interés para las empresas.
➢ Se trata de la materia prima que una vez procesada dará
paso a los productos terminados.
➢ Indispensable para dar cumplimiento a su objeto
productivo.
En consecuencia, EL CONTROL DE MATERIALES debe
significar para la empresa una herramienta de gestión de los
costos con miras a desarrollar registros, planificaciones
minuciosas sobre la materia prima.
Este control podría ser utilizado por niveles directivos ya
sea:

➢ Como un sistema de información en el ámbito

contable.

➢ Administrativo, gerencial y operativo.

➢ Obviamente en el proceso productivo de la empresa.

 FINALIDAD QUE
PERSIGUE EL CONTROL
DE MATERIALES

El uso de un exhaustivo control de materiales

garantizará:
➢ Registro detallado de la materia prima en
existencia, utilizada en el proceso
productivo y por consecuencia obtener el
producto terminado óptimo.

➢ Contribuir al aseguramiento de la calidad

de los materiales adquiridos, mejor calidad
menor merma.
 MATERIALES

Los MATERIALES son un conjunto de unidades básicas

que una vez pasan por el proceso de transformación se
convierten en productos terminados, a través del uso de
la mano de obra que se requiere y la adición de costos
adicionales incurridos, conocidos como costos indirectos
de fabricación.
 MATERIALES

MATERIALES DIRECTOS

Materiales que pueden identificarse en la fabricación de un

producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el
principal costo de materiales en la elaboración del producto.

MATERIALES INDIRECTOS

Son materiales que, aun cuando son utilizados en el proceso

productivo, son los que auxilian o prestan un servicio a la
transformación productiva, por lo que, representan suministros a la
fabricación desarrollada por la empresa.

El material indirecto es aquel que se utiliza en el proceso de la

manufactura, pero cuyo costo no es directamente rastreable en
cada producto.
DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS

En el control de materiales antes de transformarse, requiere

de la intervención de los siguientes departamentos:
a) Compras.
b) Almacén de materiales.
c) Producción.
d) Contabilidad.
 DEPARTAMENTO
DE COMPRAS

➢ Tiene a su cargo el abastecimiento de

los MATERIALES solicitados.
➢ Organizado para conocer las fuentes
de abastecimiento (proveedores).
➢ Obtener las mejores condiciones
(cotizaciones, servicio, etc).
➢ Encargado de que la fabricación no
sufra paralizaciones o demoras.
➢ Obtención de menores precios, mejor
servicio o financiamiento.
 DEPARTAMENTO DE
ALMACEN DE MATERIALES

➢ Su función es la guarda y custodia de los

materiales.
➢ Es el departamento intermedio entre
compras y producción.
➢ Normalmente representa una inversión
cuantiosa.
➢ Requiere personal responsable, son
conocedores del material que custodian.
➢ Orden, adecuado manejo y clasificación de
los materiales.
➢ Recuento físico.
DEPARTAMENTO DE PRODUCCION

➢Realiza las operaciones de fabricación.

➢Procura la mejor optimización de los

materiales.

➢Productividad, transformación
mediante la mezcla de los elementos
del costo.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

➢ Parte controladora (sistematizadora), valuadora,

procesadora, informadora y evaluadora del
movimiento de la empresa.
➢ Registros contables que permitan la oportuna
evidencia de los movimientos.
➢ Control contable de las diferentes etapas por las
cuales pasan los materiales.
➢ Las cuentas utilizadas son:
✓ Almacén de materiales.
✓ Producción en proceso.
✓ Almacén de productos terminados.
 DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD

➢ El registro de control puede utilizarse por medio de

tarjetas, hojas o medios informáticos, es decir un
documento ¨auxiliar¨.

➢ En este departamento los auxiliares de control en

unidades y valores.

➢ Caso contrario en almacén de materiales se

controla en unidades.

➢ LA utilidad doble verificación entre almacén y

contabilidad.

➢ Este proceso facilita detecciones de errores sin

embargo amerita una mayor inversión de tiempo y
recursos.
 CONTROL

La contabilización de los materiales se sujeta a diversos tramites.

SOLICITUD DE COMPRA.
a) Almacenista realiza solicitud de compra al departamento
respectivo con autorización de encargado de producción.

b) Se debe indicar los materiales requeridos tanto en sus

características como cantidades.

c) Importante tener en cuenta la fecha requerida y la fecha de

entrega.

d) 3 tantos: Compras, contabilidad y almacenista.

 CONTROL
PEDIDO.
➢ Compras realiza el pedido tomando en cuenta el
carácter del pedido (normal o urgente).

➢ Compras debe tener considerado el proveedor

ideal previamente analizado en cuanto a precios,
calidad y puntualidad de entrega.

➢ 4 tantos: Proveedor, almacenista, contabilidad,

compras.

➢ La función del departamento de compras

concluye al obtener la mercancía comprada.
CONTROL
RECEPCION.
a) Corresponde al almacenista debiendo cerciorarse que los
materiales entregados son lo requisitado.

b) Debe confrontar las notas de remisión con la nota del

pedido y la solicitud de compra.

c) Revisar físicamente que los materiales que se reciben

corresponden a lo especificado en el pedido en cuanto a
características y cantidad.
 CONTROL
GUARDA O CUSTODIA.
a) Recibida la mercancía el almacenista deberá
almacenarla de acuerdo a su tipo y naturaleza.

b) El control de las existencias debe realizarse a

base de unidades en tarjetas, hojas o programa
de control de inventarios.

DEVOLUCIONES POR INSATISFACCION O

FALTANTES.
a) Deberá formularse nota de devolución de
mercancía.

b) 4 tantos: Proveedor, compras, contabilidad,

almacén.
 CONTROL
SUMINISTRO DE MATERIALES.
a) Este proceso indica el traspaso de los
materiales requisitados al departamento de
producción.

b) Elaboración de documento probatorio de

salida.

c) 3 tantos: almacén, producción y

contabilidad.

d) Contabilidad recibe documento sin valores

solo cantidades, este departamento
realizara la valuación de las mercancías.
 VALUACION DE LAS
SALIDAS DE ALMACEN

Existen diversas técnicas para la valuación

pudiendo ser las mas comunes:
➢ Precio promedio.

➢ Ultimas Entradas Primeras Salidas (UEPS)

➢ Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS)

 VALUACION DE LAS SALIDAS
DE ALMACEN
➢ PRECIO PROMEDIO

Consiste en determinar el valor promedio de las existencias habidas,

obteniendo un costo unitario promedio.

➢ UEPS

Se valuan las salidas del almacen utilizando los precios de las ultimas entradas,
hasta agotar las existencias cuya entrada es mas reciente.

➢ PEPS

Inverso al UEPS se valúan las salidas de materiales a los precios de las primeras
entradas hasta agotarlas, siguiendo los precios de las entradas hasta agotarlas.
 INVENTARIOS
➢ Dentro de la manera tradicional es el control mediante el conteo físico de
mercancías.

➢ De ser necesario ajuste complementario de los materiales, artículos

terminados y producción en proceso.

➢ Independiente de requisitos fiscales.

➢ Partimos de la base de que tenemos implantado el Sistema de Inventarios

Perpetuos.

➢ Sistema utilizado para materiales y artículos terminados.

➢ Pudiese existir un doble control Almacenista (unidades y contabilidad

unidades y valores).

➢ Es recomendable efectuar verificaciones constantes de tarjetas vs

existencias físicas.
 INVENTARIOS
Inventario físico al final del ejercicio recomendable:
a) Si ya que puede (pero no debe) traer la
paralización de operaciones.
b) Dicho inventario debe compararse con las
existencias que reflejan los controles (tarjetas,
sistemas, auxiliares).
c) Este recuento es casi inevitable obtener diferencias
que generaran el registro de diferencias.
d) El ajuste en teoría debería ser mínimo.
 INVENTARIOS
➢ Un buen control dejaría la opción de realizar
pruebas selectivas reduciendo tiempos y costos.
➢ El inventario no es privativo o exclusivo de los
materiales por lo cual debe llevarse a cabo en
los demás departamentos donde se involucran
los costos.
 INVENTARIOS
➢ Importante determinar correctamente el
inventario en cuanto a su valuación.
➢ Conciliación con el inventario fiscal.
➢ Cuidar errores aritméticos que generen
determinaciones equivocadas del Costo
Unitario para:
❑No inflar los inventarios.
❑Tomar decisiones con bases
confiables.
 PREPARACION FISICA
DEL INVENTARIO

Previo al recuento físico es necesario tomar

en cuenta ciertas medidas:
➢ Planeación de la toma física del inventario.

➢ Programación de fecha conveniente.

❑División de trabajo.
❑Asignación de responsabilidades.
❑Gente idónea a utilizar.
❑Capacitación o entrenamiento.
❑Reportes que se generaran.
 PREPARACION
FISICA DEL
INVENTARIO
➢ Que no existan entradas o salidas
pendientes de registrarse.
➢ En algunos casos y a decisión de la
empresa pueden realizarse segundos
conteos.
➢ Preparar a los departamentos de
compras, producción y contabilidad
(en caso de ser posible) de
reprogramaciones de compras en
periodos de inventarios.
 JUSTO A TIEMPO (JIT)

Es un método que procura evitar la existencia de los inventarios, con el

consecuente ahorro de inversiones, de gastos y demás características
que son las que se originan por tener inventarios, no siempre ni en
todas las empresas se puede, pero cuando es factible presenta muchas
ventajas como son la oportunidad de ser mas competitivo, menos
inversiones, aprovechamiento de espacio, obsolescencia de
inventarios.
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