1

Actividad Evaluativa Eje 2

Sara D. Cadavid C, Alejandra Guerrero C, Kaner Marmol U, Jefferson A. Peña R y

Oscar S. Velasco G

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras, Fundación

Universitaria del Área Andina

Grupo 126: Diseño de Procesos

Mario Humberto Agular Diaz

07 de marzo de 2022
 2

Introducción

En este trabajo nos enfocaremos a responder sobre qué es un proceso de diseño como se

elabora, como es, para que nos sirve, cuales son sus características, la finalidad entre otros

preguntas que se responderán en el siguiente trabajo, todo esto con la ayuda de lo que hemos

visto en los dos ejes hasta el momento, compartimos un pensamiento crítico entre todo los

integrantes del equipo.

En el diseño de proceso se busca identificar los diferentes métodos para alcanzar con más

eficiencia el proceso empresarial, que conllevan a los objetivos de la empresa y esto se logra a

través de una planeación, organización, dirección y control, el método que se utiliza para crear

un nuevo flujo de trabajo desde cero.

Las nuevas organizaciones tienen como reto principal elaborar el diseño de procesos ya que

mediante este se logran alcanzar cada meta que la empresa se proponga. Igualmente, a las

empresas que están en el mercado empezar a innovar en los procesos o actividades, para

cuando comiencen a pensar en las formas de cómo producir y entregar sus productos y

servicios, o conseguir cada uno de estos en un mercado globalizado y cambiante .

 3

Objetivo General

Lograr conseguir un conocimiento a fondo de cada uno de los procesos, con el objetivo

de saber si está organizado y alineado al proceso de innovación.

Objetivos específicos

● Comprender la importancia de los procesos operaciones de mercados el cual

facilita la toma de decisiones y aprovechamiento de los recursos.

● Analizar las actividades que no aportan ningún valor a la empresa para poder

innovar para mejorar la rentabilidad.

● Detallar la integración con otros procesos para el rendimiento siendo objeto de

estudio para mejorar y así dar el resultado para satisfacer las necesidades.
 4

Procesos Empresariales

Proceso de compras

El supermercado SOL ANDINO S.A.S maneja el método de planeación estratégica con

el objetivo de hacer eficiente el proceso, reducir costos y crear ventajas competitivas que

generen valor y sean aplicables en el logro de las metas de la organización. Este proceso es

importante ya que nos ayuda a mejorar la planeación y la gestión financiera, obteniendo

mejores precios en su totalidad y un control en el flujo de efectivo.

Para esta gestión se manejan tres factores importantes, coordinar analiza y evalúa el

abastecimiento de los productos, teniendo en cuenta las cantidades adecuadas, los precios

acordados en el momento y lugar solicitado por el cliente incrementando significativamente la

posibilidad de identificar aquellas necesidades de productos, reduciendo el nivel de

desabastecimiento en los procesos para cumplir con los objetivos.

El proceso que manejamos para Identificar la información necesaria es mediante el

historial de compras, base de datos de proveedores activos, esto con el fin de conocer las

características del mercado, tipo de proveedores, costos y oportunidades de compra de los

productos.

El departamento de compras nos conecta con toda la información detallada de los

productos y los pedidos que se deben realizar. Permitiéndonos conocer las tarifas que

mantienen los proveedores, los tiempos de entrega y la calidad de estos, con el fin evitar

retrasos innecesarios que pongan en riesgo un incremento en los gastos, el desabastecimiento

de productos, pérdida de clientes y que bajen los ingresos, entre otros. Para este proceso están

involucrados todos los trabajadores del supermercado desde el gerente hasta la persona de la

bodega para así brindar un servicio de calidad y cumplir con los objetivos.
 5

Figura 1

Diagrama de Flujo del Proceso de Compras

 6

Proceso contable

La empresa con razones sociales DENTAL PLANET S.A.S y GLOBALDENT S.A.S y

con nombre comercial ODONTOFAMILY. Esta organización es una empresa de servicios,

brindando a sus clientes atención personalizada en una red odontológica. La compañía tiene un

proceso contable del cual se indaga con el balance general y el estado de resultados, para

representar en qué situación se encuentra la empresa. De acuerdo con informes periódicos, los

progresos de la administración y los resultados de un periodo determinado, para presentar los

estados financieros, por medio de estos documentos, siendo certificado por el representante

legal, el revisor fiscal, el director de contabilidad y la contadora. En el caso de la presente, la

empresa cuenta con dos periodos semestrales para presentar los estados financieros a la junta

directiva y realizar la toma de decisiones de la compañía. Posterior a esto, teniendo el balance

general y el estado de resultado completos y certificado por todos los estados, se presenta

hacia la superintendencia de sociedades.

Cuando llega un extracto, un auxiliar contable, realiza el proceso de conciliación de

bancos, de conformidad según las razones sociales. El auxiliar, tiene que tener en cuenta los

libros auxiliares, los extractos, y en dados casos que no se encuentren los saldos; revisar

primero en la plataforma de Siigo, descargando y verificando todas las cuentas según el saldo

faltante en el PUC. Si no se encontró la información, revisar en la sección de archivos, que

contienen unas carpetas que corresponden a los ingresos y salidas correspondientes al mes

que se necesiten. De igual manera, para entregar la conciliación es necesario un documento

excel que tiene unas plantillas diseñadas con fórmulas para poder ajustar toda la conciliación

por parte del banco y de la empresa y de esa forma tener el visto bueno por parte de la

contadora.

La empresa OdontoFamily, por tener dos razones sociales, tiene que realizar un

conjunto de operaciones separadas y conjuntas por esta misma razón. La conciliación bancaria
 7

es uno de los procesos más importante para reconocer los ingresos y salidas de La

organización es por esto que la empresa tiene que tener incluida su proceso para realizar los

estados financieros ya que se deben presentar, dos estados financieros por las dos razones

sociales y así demostrar su contabilidad.

Figura 2

Diagrama de Flujo de Proceso Contable

 8

Proceso de mercadeo

Colsubsidio es una corporación que pertenece al sistema del subsidio familiar y al

sistema de protección y seguridad social colombiano. En la unidad estratégica del servicio de

educación el área de OTD quienes se encarga de todo el proceso de mercadeo, de acuerdo al

curso nuevo que quieran promocionar envían un requerimiento en el cual solicitan la

información del público objetivo como: Rango de edad dependiendo del curso, municipio o

departamento, Afiliados, Habeas data, tipo y número de documento.

Después que tienen esta información, se inicia con el proceso de enviar la información

del curso a los diferentes medios de comunicación para promocionar el curso a sólo los

afiliados que cuentan con autorización de Habeas Data. Además, de subir publicidad a las

redes sociales y páginas de colsubsidio.

 9

Figura 3

Diagrama de Flujo del Proceso de Mercadeo

 10

Tipo de Proceso y Análisis

La empresa EL SOL ANDINO S.A.S maneja un proceso de gestión donde planifica y

provisiona los recursos logrando tener un seguimiento de las actividades que se deben realizar,

para garantizar la satisfacción de los clientes en sus necesidades. De igual manera nos ayuda

a controlar y gestionar las compras directas con los proveedores y así cubrir las necesidades

para abastecer la empresa.

La empresa ODONTOFAMILY. El proceso contable, por tener una relación con los

bancos esta conlleva un proceso externalizado, ya que esto lleva a que el proceso contable

tenga una función directa a la gestión de la calidad por ser un área funcional, específica en

llevar a cabo los estados financieros para la toma de decisiones. Este procedimiento tiene una

relación con los bancos como se menciona “Procesos que recogen aquellas actividades

relacionadas con registrar las entradas y salidas de dinero en una organización o empresa”

(Isotools, 2016, https://www.isotools.cl/) como se mencionaba este proceso se efectúa con el

proceso contable, teniendo un proceso de las operaciones diarias registrando los débitos y

créditos de acuerdo a los libros contables y de igual forma a los ingresos y egresos del banco,

impartiendo un proceso que llegue a determinar su valor.

Para la empresa COLSUBSIDIO el tipo de proceso de gestión, por lo cual se planifican

los recursos necesarios para llevar a cabo el seguimiento y la medición del desempeño del

proceso de mercadeo junto al sistema de la calidad en el que se definen responsabilidades,

políticas y estrategias de la organización con el fin de garantizar que se ejecuten los procesos.

Además, del análisis para asegurar la mejora continua. Logrando la eficiencia en el proceso,

implementando medidas que aporten al objetivo y lo más importante que se ejecute de manera

correcta.
 11

Metodología y Técnica de Modelado de los Procesos

Se utiliza el diagrama de flujo en los tres procesos para describir el paso a paso de las

actividades o secuencias de los procesos que se manejan de una manera ordena,

proporcionando una mejor claridad y facilidad en cada una de las actividades, nos permite

saber si tenemos que devolvernos en algún proceso o si se continúa con las actividades

logrando los objetivos finales. De igual manera se puede identificar el orden lógico ya que tiene

un inicio y un final ayudándonos a cumplir las actividades que se presentan en nuestro flujo

grama, gracias a las diferentes formas geométricas que se utilizan para definir el tipo de paso, y

con la ayuda flechas que son conectores que establecen el flujo y la secuencia, volviendo la

descripción más detallada y analítica.

Se llevó a cabo el diagrama de flujo con el proceso contable, ya que la empresa no

contaba con estos lineamientos, por esto se realizó un flujograma donde se puede evidenciar

como es el proceso correcto de cuando llega un extracto a la compañía, para después realizar

una conciliación que sea más directa y concisa. Con esto se quiere lograr que el flujograma sea

un cambio para la empresa porque esto conlleva a que se pueda realizar un mejor

procedimiento, para no cometer errores en los procesos, y así asegurar que el auxiliar pueda

realizar su trabajo correctamente y de tal forma se agrupa para que el trabajo final del semestre

sea en conjunto y poder realizar una actividad correctamente para la ejecución de los estados

financieros.
 12

Análisis Comparativo de los Procesos Actuales y Procesos Innovadores

Los procesos actuales que se encuentran en cada empresa son procesos que les ha

ayudado a crecer como empresa, no caer en quiebra, cumplir con sus necesidades y lo más

importante la satisfacción de los clientes. Nosotros consideramos que sí son procesos

innovadores ya que han cumplido con todo lo que exige un mercado competitivo, globalizado y

cambiante. De igual forma, consideramos que los procesos que hay en las empresas en la

actualidad son buenos ya que logramos un objetivo o fin en concreto, gracias a toda la cantidad

de procesos que se establecen en las diferentes áreas, los resultados de estos son para estar

en un mercado.

Si implementamos procesos innovadores sería para:

Reducción de tiempos de producción a medio y largo plazo, mejora de la productividad

y efectividad del equipo humano, prevención de pérdidas económicas producto de los

errores humanos, mejora de los procesos de toma de decisiones, mejora de la

satisfacción final del cliente. (Kyocera, 2021)

No obstante, estos procedimientos se necesitan para mejorar en los procesos ya que

hacer esto no generaría una inversión o costo. Al implementar estos procesos se asegura que

cada organización tenga un sistema más globalizado, obteniendo un margen de error mínimo.

De igual manera al tener flujogramas como fue en este caso o diseñar procesos con distintos

métodos y materiales se pueden implementar un mejor rendimiento y generar ganancias

internas de la empresa. Ahora bien, al agregar tipos softwares pueden mejorar el área digital ya

que los medios, en pleno siglo XXI invita a ser personas innovadoras y con estas estrategias

que ayudan a que las compañías pueda evitar procesos de un largo lapso y poder ser una

empresa más competente a la hora de realizar sus proceso internos y externos. Aunque con las

empresas, se puede resumir que pueden obtener mejor rentabilidad en los mercados, mejorar

la atención y satisfacción del cliente siendo así más eficaces y eficientes.

 13

Conclusiones

Logramos analizar en el diseño de proceso la importancia de cada uno de ellos, todo

esto nos fue muy útil la información de los ejes y las clases con el docente ya que se aclaraban

las dudas de los procedimientos y las pautas que debemos tener en el taller.

Aprendimos a identificar en qué proceso se encuentra cada empresa y en en cual de los

tres procesos se encuentra ubicada, también reconocimos la importancia que esta tiene en una

empresa ya que es la secuencia o el paso a paso que se establece todo esto con el fin de que

la empresa pueda ser innovadora y entre a competir en un mundo globalizado y cambiante

Identificamos cada uno de los procesos, cumplimos con el objetivo que era reconocer la

importancia de dicho proceso en la empresa. Cuál es la finalidad y las funciones que se

establecieron de esa manera, también puede llegar el caso de cambiarlos para llevar a nuestra

empresa que sea más eficiente y eficaz por medio que se establecen un paso a paso para

poder entregar un resultado a la empresa.

 14

Referencias

Isotools. (2016, January 12). Ejemplos de los procesos más comunes en una organización:

excelencia en la gestión de la calidad. ISOTools Chile. Retrieved March 7, 2022, de

https://www.isotools.cl/ejemplos-de-los-procesos-mas-comunes-en-una-organizacion-ex

celencia-en-la-gestion-de-la-calidad/

Kyocera. (2021). 5 ventajas de la innovación de procesos en las grandes empresas. Kyocera.

Retrieved March 7, 2022, de

https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/

paperless/5-ventajas-de-la-innovacion-de-procesos-en-las-grandes-empresas.html