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FUNDACION COLEGIO UIS PGF-03

PROCEDIMIENTO CONTROL DE SERVICIO NO
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Versión del
Responsable del Proceso Responsables del Procedimiento Vigente desde
Documento

Coordinador de Nivel Coordinador de Nivel 08 Marzo 10 de 2020

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Asesor SGC. Marcela Gómez Claudia Villarreal, Beatriz González, Rector. Pedro Nel Gómez
Roger Ardila, Carlos Duarte.
Coordinadores de Nivel

Control de Cambios en el Documento

Fecha Descripción del Cambio Realizado
Cambio del código del documento por ser incluida la actividad de control de
Agosto 1 de 2008
producto no conforme al Proceso de Gestión de Formación.
Incluir en el procedimiento:
- Descripción de casos en los que se podría generar un producto no conforme.
- Descripción del tipo de controles que se aplican para evitar la ocurrencia de
Marzo 6 de 2009
productos no conformes.
Incluir formatos:
- Informe parcial de desempeño académico y actitudinal PGF-03-R02.
- Actualización de acuerdo a las directrices del Sistema Institucional de Evaluación
y Promoción 2010.
- Incluir posibles productos no conformes generados en el proceso de admisiones
y matrículas.
Mayo 15 de 2010 - Modificar posibles productos no conformes en el proceso gestión de formación
(incumplimiento al sistema institucional de evaluación, al plan de área y
disminución en resultados ICFES)
- Eliminar el formato informe parcial de desempeño académico y actitudinal PGF-
03-R02.
- Suprimir producto no conforme en relación a los estudiantes con bajo
Noviembre 28 de 2014 desempeño, pues ya se encuentra considerado su control y tratamiento como
parte del proceso educativo.
- Incluir como producto no conforme disminuir el nivel promedio de cada
Abril 1 de 2017
asignatura en las Pruebas SABER de 3, 5 y 9.
- Modificar posibles productos no conformes, suprimiendo los relacionados con
matrículas e incluyendo incumplimiento a debidos procesos en convivencia y
Marzo 30 de 2018
pérdida de confidencialidad en la prestación del servicio y pérdida de información
de calificaciones.
- Suprimir del procedimiento el producto no conforme: “disminución del nivel del
promedio de las asignaturas en las Pruebas SABER”, teniendo en cuenta que
este se monitorea como indicador de gestión del proceso de Formación y su nivel
de cumplimiento se tratará como lo establezcan los procedimientos
Marzo 10 de 2020 institucionales para este propósito.
- Modificar autoridad del procedimiento. Asignar responsabilidades al Coordinador
de Nivel.
- Incluir el ítem de “otros incumplimientos que puedan generarse durante la
prestación del servicio educativo”

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Tabla de Contenido

1. OBJETIVO.................................................................................................................................3
2. ALCANCE...................................................................................................................................3
3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO..........................................................................................3
3.1 DIAGRAMA DE FLUJO...............................................................................................................3
3.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO........................................................................................4

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1. OBJETIVO
Establecer el método para identificar, analizar y controlar los productos no conformes que se
presenten en el servicio de acuerdo con los requisitos definidos por la institución para establecer su
tratamiento.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a partir de la definición de servicios no conformes hasta el tratamiento al
mismo. Se considera para la Fundación Colegio UIS un servicio no conforme, aquel resultado de la
prestación del servicio educativo que no cumple con los requisitos establecidos por la misma.

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

3.1 DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Determinar eventos en los que se genere un

servicio no conforme

Aplicar controles

Realizar tratamiento al servicio no conforme y

verificar su eficacia

Fin

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3.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Actividad Descripción detallada de la actividad con sus documentos o registros.

El producto o servicio no conforme se podría generar por:

1. No cumplir con la programación de los planes de área.
2. Incumplimiento en la implementación del Sistema de Evaluación Institucional.
1. Determinar 3. Incumplimiento en el debido proceso para el tratamiento de faltas.
eventos en los 4. Pérdida de confidencialidad en la prestación del servicio.
que se genere un 5. Pérdida de información relacionada con calificaciones del proceso académico o de com-
producto no portamiento.
conforme. 6. Otros incumplimientos que puedan generarse durante la prestación del servicio educa-
tivo: errores en información digitada en boletines de notas, certificados, recibos de co-
bros de diferentes conceptos, entre otros que sean detectados a partir de quejas de los
usuarios del servicio.
2. Aplicar Para cada uno de las posibilidades de producto o servicio no conforme, se establecen una
controles. serie de controles con el fin de minimizar su ocurrencia:

1. No cumplir con la programación de los Planes de Area.

Control actual:
- Diseño del plan de área por periodos académicos para facilitar su aplicación.
- Seguimiento de planeaciones de clase por parte de los Docentes, para identificar su
nivel de avance con respecto a lo estipulado por el plan de área.
- Seguimiento a los docentes realizado por el Jefe de Área para verificar el
cumplimiento del plan de área.

2. Incumplimiento en la implementación del Sistema de Evaluación Institucio-

nal.
Control actual:
- Capacitación a Docentes y Directivos Docentes en la implementación del Sistema de
Evaluación Institucional.
- Conformación de los organismos asesores y de apoyo al proceso de evaluación:
Comisión de Evaluación y Promoción.
- Seguimiento a los docentes realizado por el Jefe de Área para verificar por periodo la
adecuada aplicación del Sistema de Evaluación Institucional.

3. Incumplimiento en el debido proceso para el tratamiento de faltas.

Control actual:
- Capacitación a Coordinación de Nivel y Docentes en manual de convivencia y su
aplicación.
- Participación de Coordinación de Nivel y Docentes en la revisión del manual de convi -
vencia.

4. Pérdida de Confidencialidad en la Prestación del Servicio.

Control actual:
- Firma de cláusulas de confidencialidad en contrato laboral.
- Firma de compromiso de confidencialidad Psicología.
- Compromiso de Confidencialidad Representación Padres de Familia.
- Manejo de información en plataforma GNOSOFT en modo privado.

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Actividad Descripción detallada de la actividad con sus documentos o registros.

-Custodia de carpetas de atención en Psicología únicamente por el profesional que

realiza la atención.
5. Pérdida de información relacionada con calificaciones del proceso académico
o de comportamiento.
Control actual:
- Digitación de calificaciones en plataforma GNOSOFT.

6. Otros incumplimientos que puedan generarse durante la prestación del ser-

vicio educativo:
Controles actuales:
- Para evitar errores en digitación se evita la doble escritura de los datos, obtenien -
do desde la plantaforma GNOSOFT la información digitada por los Padres de Fami-
lia y Docentes para generar los datos requeridos.
- Los docentes podrán realizar modificación de notas antes de la emisión de boleti-
nes e informes de mitad de periodo, como lo indica el procedimiento de Planifica-
ción y Prestación del Servicio Educativo PGF-01.
- Uso de software de cartera en donde automáticamente se actualizan los cobros
pendientes por realizar a los usuarios del servicio. Así mismo como parte de los
procedimientos institucionales, se debe mantener comunicación entre los procesos
de Gestión de Formación, Servicio de Alimentos y el Administrativo y Financiero,
reportando novedades en los estudiantes que puedan impactar en variaciones en
cobros por el servicio educativo.
3. Realizar Cuando se genera un servicio no conforme se efectuan las actividades descritas a
tratamiento al continuación, verificando la eficacia de las acciones establecidas de acuerdo a lo definido
servicio no en el Procedimiento acciones correctivas PGD-08 o a lo que establezca el documento
conforme y correspondiente de acuerdo al tipo de producto no conforme que se genere:
verificar su
eficacia 1. No cumplir con la programación de los Planes de Area.
Tratamiento:
- Al finalizar el periodo el docente y el Jefe de Área determinan las acciones a seguir
para dar cumplimiento a las competencias pendientes por trabajar con los estudiantes.
Las acciones determinadas se consignan en el formato de planeación de clases en el
espacio de seguimiento. El Jefe de Área verificará si las acciones determinadas se
ejecutaron de forma eficaz, de lo contrario se deberán establecer nuevas acciones.
- Si al finalizar el año no se dio cumplimiento a la totalidad del plan de área, el docente
analiza las causas del incumplimiento y determina las acciones correctivas pertinentes
(ver procedimiento acciones correctivas PGD-08).
Registro del Producto No Conforme:
- Cuando se genera antes de finalizar el año escolar: Planeación y Seguimiento de
Clases PGF-01-R01.
- Al finalizar el año escolar: Formato Tratamiento de No Conformidades, Riesgos y
Fortalezas PGD-08-R01.
Registro del Tratamiento:
- Cuando se genera antes de finalizar el año escolar: Planeación y Seguimiento de
Clases PGF-01-R01.
- Al finalizar el año escolar: Formato Tratamiento de No Conformidades, Riesgos y
Fortalezas PGD-08-R01.

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Actividad Descripción detallada de la actividad con sus documentos o registros.

2. Incumplimiento en la implementación del Sistema de Evaluación

Institucional.
Tratamiento:
- Se seguirá el procedimiento establecido en el Sistema Institucional de Evaluación y
Promoción en: “Instancias, Procedimientos y Mecanismos de Atención y Resolución
de Reclamos sobre Evaluación y Promoción”.
Registro del Producto No Conforme y Registro del Tratamiento:
- Se realizará el registro y el tratamiento del producto no conforme, de acuerdo a lo
establecido en el Sistema Institucional de Evaluación y Promoción en: “Instancias,
Procedimientos y Mecanismos de Atención y Resolución de Reclamos sobre
Evaluación y Promoción”.

3. Incumplimiento en el debido proceso para el tratamiento de faltas.

Tratamiento:
La Coordinación de Nivel o el docente responsable, analiza las causas del
incumplimiento y determina las acciones correctivas pertinentes (ver procedimiento
acciones correctivas PGD-08). Si es oportuno realizarlo, se aplican las correcciones
necesarias.
Registro del Producto No Conforme:
- Formato Tratamiento de No Conformidades, Riesgos y Fortalezas PGD-08-R01.
Registro del Tratamiento:
- Formato Tratamiento de No Conformidades, Riesgos y Fortalezas PGD-08-R01.

4. Pérdida de Confidencialidad en la Prestación del Servicio

Tratamiento:
La Coordinación de Nivel con la persona involucrada, analizan las causas de la situa-
ción y determina las acciones correctivas pertinentes (ver procedimiento acciones co-
rrectivas PGD-08).
Registro del Producto No Conforme:
- Formato Tratamiento de No Conformidades, Riesgos y Fortalezas PGD-08-R01.
Registro del Tratamiento:
- Formato Tratamiento de No Conformidades, Riesgos y Fortalezas PGD-08-R01.

5. Pérdida de información relacionada con calificaciones del proceso académico

o de comportamiento.
Tratamiento:
El docente recopila la información para obtener las notas del estudiante. Así mismo,
analiza las causas de la situación y determina las acciones correctivas pertinentes (ver
procedimiento acciones correctivas PGD-08).
Registro del Producto No Conforme:
- Formato Tratamiento de No Conformidades, Riesgos y Fortalezas PGD-08-R01.
Registro del Tratamiento:
- Formato Tratamiento de No Conformidades, Riesgos y Fortalezas PGD-08-R01.

7. Otros incumplimientos que puedan generarse durante la prestación del ser-

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Actividad Descripción detallada de la actividad con sus documentos o registros.

vicio educativo:
Tratamiento:
- Cuando se requieran correcciones en diplomas estos serán gestionados por la
Secretaria Académica previa autorización de Rectoría.
- En caso de corrección en certificaciones, estas son gestionadas por el Administrador
de Sistemas, si son correcciones menores (cambio de direcciones, corrección en
nombres u otros datos básicos) es autoridad del Administrador de Sistemas emitir el
nuevo certificado, de lo contrario requerirá la autorización de la Rectoría,
Coordinación de Nivel o Subdirección Administrativa y Financiera de acuerdo a la
naturaleza del cambio.
- Cuando se deban realizar cambios en los recibos de cobros del servicio educativo por
diferentes conceptos, el Auxiliar de Tesorería y Contabilidad debe realizar las
consultas pertinentes para realizar el cambio del recibo. Cuando corresponda a
descuentos u otro tipo de solicitudes, gestiona la autorización por escrito con
Rectoría.
- Servicios no conformes detectados por quejas de padres de familia son registrados
en el formato Atención del PQRFS PGD-11-R01 o por medio de la página web que
administra Comunicaciones, el trámite correspondiente será el indicado por el
Procedimiento Atención de PQRFS PGD-11.

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