PROCEDIMIENTO DE NO

CONFORMIDADES, ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
DUC-SGI-PACP

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INDICE

No Contenido Pág.

1 Objetivo 3

2 Alcance 3

3 Términos y definiciones 3

4 Responsabilidad y autoridad 3

5 Desarrollo de actividades 4

6 Control de Registros 9

7 Anexos o documentos de referencia 9

8 Control de cambios 10
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para identificar y registrar no conformidades, analizar sus

causas, implementar acciones, dar seguimiento y evaluar la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas necesarias para eliminar las causas de no conformidades reales
o potenciales que se presenten en el SGI, con objeto de prevenir su recurrencia u
ocurrencia.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos procesos administrativos y operativos de calidad,

medio ambiente y seguridad ocupacional, en donde por causa de una desviación, se
tengan que aplicar acciones correctivas o preventivas, según sea el caso.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

 Acción preventiva: Acción para eliminar las causas potenciales de no

conformidad u otra situación potencialmente indeseable y evitar su ocurrencia.

 Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otras situaciones indeseables y evitar su recurrencia.

 Corrección: Acción tomada para eliminar no conformidades detectadas.

 No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

 No conformidad Real: Incumplimiento de un requisito que ya sucedió, y que por

lo tanto se tiene que aplicar una acción correctiva.

 No conformidad Potencial: Posible incumplimiento de un requisito en el cual se

tiene que aplicar una acción preventiva.

 Observaciones: Falla aislada no sistemática la cual si no se atiende a tiempo,

puede convertirse en una no conformidad.

 Causa: Punto inicial del incumplimiento que da origen al problema en cuestión

 SGI: Sistema de Gestión Integral

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.

Gerente General:

 Otorgar los recursos necesarios para que corregir las desviaciones que se puedan
presentar en el SGI.
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Responsable del Sistema del Sistema de Gestión Integral

 Establecer los lineamientos para identificar las no conformidades reales o

potenciales que se puedan presentar en el SGI.
 Identificar no conformidades.
 Tiene la autoridad para determinar si se aplica una acción correctiva o preventiva,
tal como se indica en el presente procedimiento.
 Apoyar a los diferentes departamentos en el análisis de causa raiz y la
determinación de acciones.
 Dar seguimiento a las actividades indicadas en el plan de acción.
 Revisar la eficacia de las acciones tomadas.

Responsables de los diferentes departamentos y supervisores.

 Identificar las no conformidades, tomando en cuenta los lineamientos indicados en

el presente procedimiento.
 Informar al responsable del SGI acerca de la no conformidad detectada, para que
él determine la aplicación de una acción correctiva o preventiva según sea el caso.
 Elaborar los análisis de causa y la implementación de acciones para evitar la
ocurrencia o recurrencia de un incumplimiento que se haya presentado en su área
de trabajo.

Auditores.

 Seguir los lineamientos indicados en el presente procedimiento cuando vayan a

identificar una no conformidad durante el reporte de la auditoria.

5. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

5.1 Identificación de no conformidades reales

Los criterios para identificar no conformidades reales en el SGI se mencionan a

continuación:

 El incumplimiento a los compromisos en las políticas del SGI.

 El incumplimiento a los objetivos del SGI establecidos.
 El incumplimiento a los elementos establecidos en el SGI.
 El incumplimiento de los requisitos del cliente y especificaciones de obra.
 La No conformidad con los requisitos del Servicio (Entrega de Obra en tiempo y forma
conforme a los requerimientos Contractuales establecidos con nuestros Clientes).
 Hallazgos de incumplimiento en resultados de Auditorías (internas y externas) al SGI.
 La falta de control de un aspecto ambiental significativo o de medidas de seguridad.
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 El incumplimiento a los requisitos legales, en material ambiental y de seguridad u

otros compromisos adquiridos por la empresa.
 Producto o servicio no conforme.
 La presencia de actos inseguros o condiciones inseguras.
 La falta de dispositivos para dar respuesta a una emergencia.

Esta lista es enunciativa más no limitativa, ya que el Responsable del SGI, determinará si
hay otros incumplimientos en los cuales se debe implementar una acción correctiva.

Los responsables de los diferentes departamentos, supervisores y personal involucrado

en el SGI, deberán tomar en cuenta el listado anterior para identificar no conformidades
reales que se puedan presentar en el SGI.

5.2 Identificación de no conformidades potenciales

Los criterios para identificar no conformidades potenciales, son los siguientes:

 Cuando se detecta la tendencia sobre el incremento de la percepción negativa del

Cliente.
 Se detecta la tendencia al incumplimiento de los procesos así como de los productos
y servicios de los Proveedores críticos al SGI
 Cuando se presenten cambios en la normatividad ambiental y de seguridad que
puedan aplicar en el SGI.
 Cuando se presenten tendencias de incumplimiento sobre los indicadores de los
objetivos
 Derivado de cualquier situación que pudiera generar incumplimiento como resultado
del análisis de datos.

Esta lista es enunciativa más no limitativa, ya que el Responsable del SGI, determinará si
hay otros incumplimientos potenciales en los cuales se debe implementar una acción
preventiva.

Los responsables de los diferentes departamentos, supervisores y personal involucrado

en el SGI, deberán tomar en cuenta el listado anterior para identificar no conformidades
potenciales en el SGI.

Las correcciones se aplican cuando se presentan desviaciones en el SGI y se pueda

modificar en el instante, siempre y cuando no afecte al servicio, producto o control
operacional. Las correcciones no se documentarán en el formato Reporte de No
conformidades, Acciones Correctivas / Preventivas FR-01-SGI- PACP.
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5.3 Registro de las no conformidades

La persona que detecta una no conformidad deberá, avisar al responsable del SGI, para
que este evalué la necesidad de levantar el Reporte de No conformidades, Acciones
Correctivas / Preventivas FR-01-SGI-PACP.

Una vez que se identifican las no conformidades (Real o Potencial), la persona que la
detecta (Solicitante o auditor) registra la no conformidad en el formato de Reporte de No
conformidades, Acciones Correctivas / Preventivas FR-01-SGI-PACP anotando la
siguiente información:

 El origen del incumplimiento: En esta sección se debe indicar si la NC se generó a

partir de las auditorías internas, auditorías externas, producto no conforme, u otro.

 Fecha: Anotar la fecha en la cual se detectó el incumplimiento.

 Auditor o solicitante: Escribir el nombre de la persona que detecta la no

conformidad, que puede ser el auditor, jefe de departamento o supervisor.

 Auditado o responsable del área: Anotar el nombre del responsable del área en
donde se detectó la no conformidad.

 Proceso o actividad: Escribir el área donde se identificó la no conformidad.

 Referencia normativa: Anotar la norma o cláusula de la norma que se está

incumpliendo. Si se trata de un incumplimiento común entre las tres normas se
anotan las cláusulas de las normas afectadas.

 No de la no conformidad: Indicar el número de no conformidad detectada, la cual se

va codificar de la siguiente manera:

01 /año/ XX

Donde:

01 es el consecutivo de la no conformidad detectada en el elemento del SGI.

Año en el cual se detecta la no conformidad.

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XX Elemento del SGI que fue afectado, por ejemplo:

 CA si la desviación fue detectada en el Calidad;

 MA si la desviación fue detectada en medio ambiente;
 SS si la desviación fue detectada en seguridad y salud;
 SGI si la desviación fue detectada en los elementos comunes de los tres
sistemas del SGI.

 Tipo de acción: Se debe indicar si se trata de la aplicación de una acción

correctiva o acción preventiva

En la sección descripción de la no conformidad, la persona que detecta el incumplimiento

debe redactar la no conformidad tomando en cuenta los siguientes criterios:

 Indicar el hallazgo (lo que se observó).

 Indicar la evidencia objetiva. (en donde lo vio, instalación, actividad, documento,
etc.).
 Mencionar los efectos que puede tener el incumplimiento.
 La referencia de la norma que se está incumpliendo.

Por ejemplo:

En el área de almacén no se tiene identificado en su matriz de identificación de aspectos

ambientales, el aspecto de riesgo de incendio, por lo que no se asegura el control eficaz
de los impactos al ambiente que se puedan tener”.

5.4 Análisis de causa de la no conformidad

Una vez registrada la No conformidad, el Reporte de No Conformidades, Acciones

Correctivas, / Preventivas FR-01-SGI-PACP es entregado al responsable del área donde
se detectó el incumplimiento, quien deberá realizar el análisis de causa de la no
conformidad detectada o en su caso se establecerá un equipo de trabajo para revisar y
analizar el incumplimiento detectado con la finalidad de solucionar el problema.

Para realizar el análisis de causa del problema detectado, el responsable del área o
equipo de trabajo pueden utilizar alguna de las siguientes metodologías:

 Lluvia de ideas.

 Diagramas causa efecto.

 Técnica del 5 Por que´s.

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Cualquier técnica utilizada para el análisis causa raíz, esta deberá estar anexada al
Reporte de No Conformidades, Acciones Correctivas / Preventivas FR-01-SGI-PACP,
como parte de la evidencia para detectar la causa de la no conformidad

5.5 Implementación de acciones correctivas o preventivas.

Una vez identificada la causa raíz, el responsable del área en conjunto con su equipo de
trabajo proponen las soluciones y medidas necesarias que aseguren la segregación de
dicho problema y eviten su ocurrencia o recurrencia.

El responsable del área elaborará un plan de acción donde se identifican las actividades,
evidencias, fechas y responsables que se deben realizar. Las acciones a tomar son
ingresadas en el formato Reporte de No Conformidades, Acciones Correctivas /
Preventivas FR-01-SGI- PACP

El responsable del área en donde se detectó el incumplimiento entrega el Reporte de No

Conformidades, Acciones Correctivas / Preventivas FR-01-SGI-PACP a la persona que
levanto la no conformidad (auditor o solicitante), a los 5 días hábiles después de la fecha
en la que se haya levantado la no conformidad. Dicho reporte debe indicar la fecha para
compromiso para que la persona que levanto la no conformidad revise la eficacia de las
acciones tomadas.

Cuando las acciones que se vayan a tomar puedan presentar algún riesgo, se deberán
tomar las medidas de seguridad pertinentes para evitar un accidente.

Se deberá asegurar que las acciones a tomar se llevarán a cabo sin demoras
injustificadas, así como en tiempo y forma de acuerdo a los compromisos adquiridos por
los responsables de proceso auditados.

5.6 Evaluación de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas.

El auditor o la persona que levanta la no conformidad, así como también el responsable

del SGI, revisa la efectividad de cada solución individual registrada en el plan de acción
integrado en el formato Reporte de No Conformidades, Acciones Correctivas / Preventivas
FR-01-SGI-PACP, verificando directamente las evidencias de soporte que aseguren que
la causa raíz de la Acción fue investigada para solucionar la no conformidad presentada
no vuelva a presentarse.

Dicho seguimiento lo registra en el formato de Reporte de No Conformidades, Acciones

Correctivas / Preventivas FR-01-SGI-PACP, en la sección Evaluación de la efectividad de
las evidencias (evidencia objetiva) indicando si las acciones aplicadas aseguran que la no
conformidad se vuelva a repetir
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En el caso de que las acciones tomadas sean efectivas, la persona que levanta la no
conformidad, firma el Reporte de No Conformidades, Acciones Correctivas / Preventivas
FR-01-SGI-PACP colocando la fecha de cierre.

En caso contrario el responsable del área debe proponer otra fecha compromiso en la
cual se debe cerrar la no conformidad.

Si la no conformidad levantada requiere de presupuesto, se da el informe a la gerencia

general para que proporcione los recursos necesarios para cerrar la no conformidad.

Para verificar la eficacia e implementación de las acciones tomadas se revisará en la fecha

indicada por el responsable del área tal como se indica en el Reporte de No
Conformidades, Acciones Correctivas / Preventivas FR-01-SGI-PACP, sin embrago el
responsable del SGI dará seguimiento a las acciones indicadas en el plan de acciones, en
los tiempos que él establezca con la finalidad de verificar si las actividades se encuentran
implementadas.

El seguimiento e implementación de las acciones correctivas o preventivas tomadas las

llevará a cabo el responsable de SGI en el formato Seguimiento de Acciones Correctivas y
Preventivas FR-02-SGI-PACP

6 CONTROL DE REGISTROS

Nombre Código Medio de Ubicación Tiempo de Disposición Final

conservación retención

Reporte de No FR-01- Papel / Departamento 1 año en sitio Archivo muerto 3

Conformidades, SGI- PACP electrónico del SGI años
Acciones
Correctivas / Destrucción
Preventivas

Seguimiento de FR-02-SGI- Papel / Departamento 1 año en sitio Archivo muerto 3

Acciones PACP electrónico del SGI años
Correctivas y
Preventivas Destrucción

7 ANEXOS O DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Nombre Código

Manual del Sistema de Gestión Integral MAN-SGI-01

Procedimiento para realizar auditorías internas SGI P-SGI-03

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8 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO ORIGINAL:

No. de Página Responsable del

Cambio Realizado Fecha
revisión (s) Cambio

0 N/A N/A N/A N/A