ESTUDIO DE CASO SOBRE UN INFORME DE AUDITORÍA DE UNA EMPRESA

Ficha 2067965 125 TGGIC

Instructora: PAULA ANDREA MARSIGLIA USECHE

APRENDIZ.

YEIDER ALEXANDER SUAREZ PAIPA.

INSTRUCTOR TÉCNICO:

PAULA ANDREA MARSIGLIA USECHE.

CENTRO DE GESTIÓN INDUSTRIAL SENA SEDE D

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE

Y SST.

FICHA 2067965 GRUPO 125

BOGOTA D.C

04/ 08 /2021
ESTUDIO DE CASO SOBRE UN INFORME DE AUDITORÍA DE UNA EMPRESA
Ficha 2067965 125 TGGIC
Instructora: PAULA ANDREA MARSIGLIA USECHE

Queridos aprendices bienvenidos al estudio de casos, es importante poner en

práctica lo aprendido en los resultados de aprendizaje anteriores, por lo tanto
usted individuamente indicara a que numeral de la norma ISO 9001:2015, le está
apuntando cada hallazgo referido.

Recuerde
 Un hallazgo de auditoría es el resultado de la evaluación de la evidencia de
la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

 La verificación del cumplimiento real de la norma y del sistema, nos obliga a

buscar evidencias objetivas. Estas evidencias deben ser evaluadas
siguiendo los criterios de auditoría previamente definidos, para obtener los
hallazgos.

Estos se pueden categorizar de la siguiente manera:

 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito, que puede ser de la

propia norma o del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización, o
de los requisitos del cliente. Este tipo de desviación afecta a la conformidad
del producto o servicio y deben ser resueltas de manera inmediata.

 Desviación: Son incumplimientos como los anteriores pero que no afectan

a la calidad del producto o servicio. Se trata de fallos no sistemáticos

 Observación: Se trata de un hallazgo que no incumple ningún requisito

de la norma, o del que no se tiene una evidencia objetiva

CLASIFICACIÓN:
M= No Conformidad Mayor
D= Desviación
O= Observación o Área de Mejora

DIGA A QUE NUMERAL DE LA NORMA ISO 9001:2015, LE ESTÁ

APUNTANDO CADA HALLAZGO REFERIDO Y SU CLASIFICACION.
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CLASIFICACION
Numeral de
PROCESO DESCRIPCION DEL HALLAZGO la norma
ISO
9001/2015

Se detecta que no está en todos los casos la identificación y

Procesos de formatos estandarizados de los registros utilizados para el M 7.5.2 Creación y
Dirección control de la operación de los procesos. actualización
Ejemplo: “inscripción de los proyectos de investigación” Literal B
Algunos registros no contaban con títulos.

Procesos de Se cuenta con un mecanismo de control de documentos internos y 7.5.2 Creación y

Dirección externos “Lista de Documentación del SGC”, actualmente no se ha M actualización
implementado la herramienta de control.

Procesos de Se recomienda generar evidencias de los acuerdos definidos

Dirección en las Juntas realizadas en los distintos procesos, así como el O
seguimiento a los mismos

Se detecta falta de manejo de la documentación Del Sistema

de Gestión de la Calidad en el personal. Ejemplo: Ubicación del 7.5.2 Creación y
Procesos de “Modelo de Identificación de Procesos “e indicadores Clave actualización
Dirección para la medición de los procesos y objetivos de calidad Subnumeral
documentado en el manual de planeación de la calidad. M 7.5.3.1
Literal a Debe
Mecanismos para realizar cambios de documentos, registros estar disponible
de servicios no conformes y aplicación de acciones correctivas y ser idónea
y preventivas definidos en los procedimientos Normativos. para su uso ,
donde y cuando
se necesite
Procesos de Se tiene documentado en la Matriz de Competencia el 7.5.1
Servicios mecanismo para la medición de la competencia de los M Generalidades.
Administrativos funcionarios de la ENEO, sin embargo no se muestra
evidencia de su aplicación.
Procesos de La coordinación de investigación cuenta con un registro de
Registro, control y seguimiento de los proyectos de investigación 7.2
Aprobación y “Relación de proyectos de investigación Relacionados por M Competencia
Seguimiento de proyectos de la ENEO” en el cual se identifican nombres de
Proyectos de los proyectos, integrantes, estatus, fecha de inicio y termino,
Investigación este mismo no esté referenciado en el procedimiento operativo
siendo este un registro básico de control.
Procesos de No se mostró la aplicación de la Evaluación de Proveedores 8.4. Control de
Servicios de acuerdo a lo establecido en el manual de Gestión de la M los procesos
Administrativos Calidad MGC 01. suministrados
externamente.
Sub capítulo
8.4.1
generalidades
Literal C
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El Manual de Planeación de la Calidad y el procedimiento de 4.3

gestión y control de la operación del curso PSA 05 mencionan Determinación
Procesos de al formato de “Check list de Supervisión del cumplimiento del del alcance del
Servicios Plan Académico”, como uno de los mecanismos para M Sistema de
Académico evidenciar el control de procesos de Servicios Académicos y Gestión de la
de la asistencia de los profesores, tanto en aula como en los Calidad.
campos clínicos o sedes, sin embargo no se encontraron
registros de éste.
Se cuenta con la identificación de problemáticas o situaciones
de mejora en los servicios proporcionados, sin embargo, no se 7.5.2 Creación y
han generado las correcciones o acciones correctivas o actualización.
preventivas para su solución.
Ejemplo:
 En el área del Servicio Escolar de posgrado solo se
Procesos de cuenta con una persona para la atención, afectando M
Dirección así el servicio a los alumnos en el turno de la tarde y
en los casos de ausencia del personal.
 De acuerdo al reporte de indicadores del SGC de la
Secretaria Administrativa de julio a diciembre 2009
“Medición y análisis de Identificadores del Proceso de
Presupuestos” se detecta una baja en los tramites
aceptados ante la unidad de
Procesos Admirativos (UPA) en el mes de noviembre
por un incremento en las solicitudes incompletas.
En el desarrollo del plan de estudio de “Admiración de los
servicios de Enfermería” no se obtuvo la evidencia que
establece el procedimiento PSA01 Rev.05 de acuerdo a lo
siguiente.
 Falta de información de la necesidad del desarrollo
de éste.
 Existe a firma de recibido en el 2009 por parte de la
Procesos de sede, sin haber sido aprobada la liberación de este M 7.5 Información
Servicios plan de estudios. documentada.
Académico  Falta las firmas o constancias de la revisión hecha 7.5.1
por el grupo curricular.
 Falta las firmas o constancias de la verificación
hecha por la jefatura correspondiente.
 Evidencia de entrega del plan de estudios de
Administración de los Servicios de Enfermería al H,
Consejo Técnico de la ENEO para su validación y
emisión del dictamen correspondiente.
 Falta de identificación de los cambios relacionados
al Plan de estudios.
En el semestre que inicio el 2 de febrero del 2010 se identificó
Procesos de que a la fecha no era impartida la asignatura de “Proceso de
Servicios Salud y Enfermedad en el Niño” y el registro de “Asignación de D 7.4
Académico horario” de ésta no estaba firmado, cuando el procedimiento Comunicación
gestión y control de la operación del curso PSA05 establece
esta actividad como previa al inicio del curso.

DE SU CONCEPTO PERSONAL SOBRE LO QUE DEBE HACER LA EMPRESA

EN LAS NO CONFORMIDADES MAYORES PARA SOLUCIONAR EL ASPECTO
MENCIONADO...
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No Conformidad Mayor:
Incumplimiento de un requisito normativo, propio de la organización y/o legal, que
vulnera o pone en serio riesgo la integridad del sistema de gestión. Puede
corresponder a la no aplicación de una cláusula de una norma (requerida por la
organización), el desarrollo de un proceso sin control, ausencia consistente de
registros declarados por la organización o exigidos por la norma, o la repetición
permanente y prolongada a través del tiempo de pequeños incumplimientos
asociados a un mismo proceso o actividad.

Dar el concepto de
PROCESO DESCRIPCION DEL CLASIFICACIO las No
HALLAZGO N conformidades
Mayores
Se está
incumpliendo en el
Se detecta que no está la sub numeral 7.5.2
identificación de los registros Creación y
Procesos de utilizados para el control de la actualización de
Dirección operación de los procesos. M información
documentada, lo
cual genera un
hallazgo mayor,
porque no está la
identificación de los
registros lo cual trae
afectaciones al
SGC y desorden
documental para
una auditoría.
Al no implementar
la herramienta de
control se
determina como
hallazgo mayor,
Procesos de Actualmente no se ha porque no se puede
Dirección implementado la herramienta M determinar, medir,
de control. analizar y proponer
soluciones a los
problemas
identificados que
interfieren con el
rendimiento de los
procesos de la
organización.
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Es un hallazgo
mayor porque
incumple con el
Procesos de numeral 7.5.2
Dirección Falta de manejo de la Creación y
documentación Del Sistema M actualización y
de Gestión de la Calidad en el Subnumeral 7.5.3.1
personal. Literal (a) que dice
que la
documentación del
sistema debe estar
disponible y ser
idónea para su uso,
donde y cuando se
necesite.
Se identifica como no
conformidad mayor
porque
Se tiene documentado en la independientemente que
Procesos de Matriz de Competencia pero cuente con una matriz
servicios no se demuestra evidencia de M de competencia no se
administrativos su aplicación. está aplicando,
incumpliendo
directamente con el
numeral 7.5.1
Generalidades donde
especifica que tiene que
demostrar su aplicación
para que sea válido
dentro del SGC.
Al no estar
referenciado el
procedimiento
operativo siendo
este un registro
Procesos de Cuenta con un registro de básico de control se
Registro, control y seguimiento de los genera una no
Aprobación y proyectos de investigación M conformidad mayor
Seguimiento pero no está referenciado en porque no se está
de Proyectos el procedimiento operativo manejando un
de siendo este un registro básico registro de los
Investigación de control. documentos lo que
quiere decir q es
como si no
existieran e
incumple con el
numeral 7.2 porque
no se están
referenciando en el
procedimiento.
Es una no
conformidad mayor
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porque genera un
Procesos de No se muestra la aplicación incumplimiento en el
Servicios de la Evaluación de numeral 8.4. Control de
los procesos
Administrativo Proveedores de acuerdo a lo M suministrados
s establecido en el manual de externamente.
Gestión de la Calidad. Sub capítulo 8.4.1
generalidades
Literal C donde
especifica que la
organización debe
determinar y aplicar
los criterios para la
evaluación de los
proveedores
Externos.
Se considera como
hallazgo mayor
Cuenta con el Manual de porque independiente
Planeación de la Calidad mente que cuente con
el manual de calidad
Procesos de “Check list de Supervisión del M
no se encuentran
Servicios cumplimiento del Plan registros de dicho
Académico Académico” sin embargo no manual, por lo tanto
se encontraron registros de esos documentos no
éste. son válidos
legalmente por lo
tanto es una falta
grave para el SGC.
Se está
incumpliendo con el
SGC en su numeral
7.5.2 Creación y
actualización
porque
independientement
e que se realice la
Identificación de
No se han generado las problemáticas o
correcciones o acciones situaciones de
Procesos de correctivas o preventivas para mejora en los
Dirección la solución de las servicios
problemáticas o situaciones M proporcionados, no
de mejora en los servicios se están realizando
proporcionados. las correcciones,
acciones
correctivas y
acciones
preventivas, lo cual
genera un hallazgo
mayor porque no se
están realizando el
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control pertinente
de las no
conformidades
identificadas, lo cual
afecta en su
totalidad el SGC.

No se obtuvo la evidencia que Se considera

establece el procedimiento hallazgo mayor
PSA01 Rev.05 de acuerdo a porque se está
Procesos de lo siguiente: M incumpliendo con el
Servicios Falta de numeral 7.5
Académico las firmas o constancias de la Información
revisión hecha por el grupo documentada, por
curricular. lo cual no se
Faltan las firmas o constancia obtiene la evidencia
s de la verificación hecha por que establece el
la jefatura correspondiente. procedimiento
Entre otras. estipulado
incumpliendo con el
SGC.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

1. Se realizó el estudio del caso de un informe de auditoría en una empresa

hipotética, a traves del proceso y la descripción del hallazgo, información
otorgada por dicha organización. Se realizó para que el auditor del presente
informe pueda identificar su clasificación, ya sea, no conformidad mayor,
desviación u observación, y pueda evidenciar en que numeral se presenta
la no conformidad de acuerdo a la NTC ISO 9001 / 2015 y poder dar un
concepto claro de las no conformidades mayores de una manera acorde y
profesional; y se obtuvo como resultado el conocimiento previo de cómo se
realiza un informe de auditoría en una empresa real.
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2. Se recomienda a la empresa tomar acciones correctivas de inmediato y

poner en marcha métodos de medida y análisis que les permitan
detectar las no conformidades, mediante parámetros y puesta en
marcha de acciones que minimicen dichas no conformidades y tiendan
a su eliminación porque el Incumplimiento con un requisito normativo propio
de la organización, vulnera o pone en serio riesgo la integridad del sistema
de gestión.

3. Se establecen algunas oportunidades de mejora del sistema de gestión de

la empresa, basados en los hallazgos obtenidos a lo largo de la auditoria.

4. Se evidencia que la empresa está fallando bastante en la parte de

documentación del SGC y se identifica que se deben tomar medidas
correctivas a los hallazgos evidenciados para cumplir con el SGC.

5. Los hallazgos que se encontraron son importantes ya que es motivo por el

cual se realizan las auditorias y que permite conocer cuáles son los
procesos de la empresa en los cuales está fallando, indica condición,
criterio causa y efecto. Así el auditor emite su opinión y la empresa tiene la
decisión o las recomendaciones del auditor en su informe final.