TEMA 1: LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA.

PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.

1) LA EMPRESA: ELEMENTOS Y TIPOS.

La empresa esa una entidad formada por un conjunto de personas, bienes y recursos
financieros cuyo objetivo es producir algún artículo o prestar un servicio que cubra una
necesidad para obtener a cambio un beneficio.

La empresa en una unidad económica y social, lucrativa, pero también pretende dar un
servicio a la sociedad en la que se desarrolla sus actividades. Cumple, por lo tanto, los
siguientes fines:

- Social: Produce los bienes y servicios que se necesitan en la sociedad.

- Económico: Se obtienen unos beneficios.

1.1) ELEMENTOS Y FUNCIONES EMPRESARIALES.

La empresa, como realidad económica y social, persigue unos objetivos. Para lograrlos,
necesita contar con una serie de elementos para desarrollar su actividad.

- El factor humano:
 Empresario/a: Es la persona que debe tomar las decisiones que son necesarias
para llevar a cabo la actividad empresarial. Es el responsable de ella y asume
todos los riegos que puedan derivarse de sus decisiones.
 Plantilla: Está formada por las personas que aportan su trabajo a la empresa, a
cambio de una remuneración.
- El capital: Los elementos patrimoniales tangibles se caracterizan por su largo tiempo
de permanencia en la empresa, como la maquinaria, los edificios e instalaciones,
elementos de transporte, etc.
- El entorno: constituido por las personas y las instituciones u organismos públicos con
los que la empresa necesita tener alguna relación.
 Valores inmateriales: fondo de comercio, patentes o aplicaciones informáticas.
 Elementos de circulante: tienen un periodo de permanencia más corto, como
existencias y tesorería.
- La organización: establece relaciones, designan funciones y coordinan todos los
recursos y elementos que conforman la empresa con el fin de lograr unos objetivos.

1.2) DIRECCIÓN DE EMPRESA.

Combina tanto factores humanos como materiales, a fin de conseguir unos objetivos.

- Controlar: analiza que se cumpla lo planificado, y corrige los desvíos identificados para
mejorar.
- Gestionar: llevar a cabo el funcionamiento cotidiano de la empresa para alcanzar los
objetivos.
 - Planificar: fija unos objetivos, establece una estrategia, y define las políticas de la
empresa, con la intención de lograr los fines.
- Organizar: diseñar una estructura en la que queden definidas todas las funciones que
debe realizar cada persona que forme parte de la empresa, y establecer canales de
comunicación.

Existe un plan compuesto por diferentes objetivos y subobjetivos que cumplir:

 Metas o fines: punto de partida de la planificación.

 Objetivos: los objetivos principales son aquellos que tienen carácter general y que
involucran a toda la empresa.
 Subobjetivos: se refieren a aspectos más específicos que afectan a áreas concretas de
la organización.

2) CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS.

3) LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL. PRINCIPIOS.

Tiene por objeto estructurar sus recursos y crear relaciones entre los elementos que la forman,
asignando funciones y responsabilidades.

- División del trabajo: consiste en convertir un proceso complejo en tareas individuales

más pequeñas, porque se considera que, cuando un trabajo requiere especialización,
una persona no puede llevar a cabo bien todas las tareas.
- Autoridad: es la protestad o facultad que se le otorga a una empresa para guiar y
liderar a un grupo de personas.
- Participación: es el grado en el que los trabajadores se involucran en el desempeño de
sus funciones.
- Especialización: al dividir el trabajo, cada persona se especializa en un tipo de tareas,
lo que genera mayor productividad y eficiencia.
- Jerarquía: es la organización de personas en escala ordenada y subordinada, de mayor
a menor responsabilidad funcional dentro de una organización. Crea distintos niveles
jerárquicos, en los que se realiza y controla el trabajo.
- Motivación: es una actitud personal que eleva el compromiso de los trabajadores con
la empresa y que, en consecuencia, puede influir en su productividad.

4) TIPOS DE ORGANIZACIÓN.

La organización de responsabilidad de la dirección de la empresa, que establece la estructura

de esta. Puede ejercerla una sola persona, varias o por un órgano social, en función del tipo de
compañía que se trate.

Encontramos dos tipos:

- Organización formal: está diseñada por los responsables de la organización para

conseguir los objetivos propuestos. Se definen los límites de las actividades de cada
individuo, es decir, se fija la responsabilidad, la autoridad y el área de actuación de
cada individuo.
- Organización informal: es una red de relaciones personales y sociales, que surgen
espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí. Las personas se relacionan
socialmente, asumen ciertos roles dentro del grupo y crean canales informales de
comunicación.

5) ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA.

Todas las empresas tienen un objetivo muy claro: conseguir la supervivencia y la obtención de
beneficios.
Para ello, la empresa se diversifica en diferentes funciones que tienen que ser llevadas a cabo
por profesionales especializados en cada una de las materias de cada área.

Entendemos por área funcional cada una de las agrupaciones de funciones con características
similares realizadas y coordinadas por la empresa para la consecución de los objetivos
organizacionales.

Las principales áreas funcionales son:

  Área de RRHH: en globa todos los aspectos relacionados con los RRHH disponibles,
favoreciendo la motivación y evitando los conflictos laborales.
 Área comercial: lleva tanto el estudio de las necesidades del mercado como la
introducción y venta del producto o servicio.
 Área de aprovisionamiento: se encarga de suministrar materias primas en la forma
más ventajosa y controlar todo el proceso de transformación de estas materias en
productos fines.
 Área financiera: es de su competencia la obtención y gestión de los financieros que
necesita la empresa y la realización de inversiones.
 Área de producción: es responsable de la creación de los productos de la empresa.
Transforma los recursos en productos finales.

6) DEPARTAMENTALIZACIÓN DE LA EMPRESA.

La mayoría de las estructuras organizativas de las empresas se basan en la existencia de

departamentos, que pueden ser creados atendiendo a diferentes criterios:

 Funcional: según las funciones que vayan a desarrollar.

 Territorial: según las áreas geográficas en las que actúa la empresa.
 Por productos o servicios: según los productos o servicios que ofrece la compañía.
 Por procesos de producción: según los distintos procesos de producción de la
empresa.

La división del trabajo asigna a cada trabajador una tarea determinada, con lo que se consigue
una especialización. Con la repetición de las tareas se adquiere pericia, eficiencia y mejora en
la productividad.
El criterio más utilizado para establecer los departamentos de la empresa es el funcional. Cada
función es desarrollada por un determinado órgano o unidad de gestión. El establecimiento de
estos órganos o unidades define la estructura orgánica de la compañía.

La departamentalización consiste en agrupar en áreas, departamentos o divisiones diferentes

actividades de la empresa con características similares, así como en establecer las relaciones
entre ellos.
 7) DESCRIPCIÓN DE ORGANIGRAMAS ELEMENTALES.

Ninguna organización funciona por sí sola, sino que necesita, para cumplir sus objetivos, de
unos principios de autoridad y jerarquía que planifiquen y controlen sus funciones, además de
los de división del trabajo y especialización.

Estos modelos de organización se representan visualmente a través de organigramas.

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa o

entidad pública.

En un organigrama podemos definir los siguientes elementos:

- Nombre del departamento, funciones, puestos de trabajo y nombre y cargo del
responsable de la sección.
- Relaciones jerárquicas.
- Flujos de comunicación o transmisión de datos.

Por tanto, tienen una doble finalidad: desempeñan un papel informativo, pero también
contienen todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía y la relación
entre ellos.

En función del tipo de organización que tenga cada empresa, podemos diferenciar tres tipos de
organización representados por sendos organigramas.
 8) LA FUNCIÓN DIRECTIVA.

Se dividen en tres niveles:

 ALTA DIRECCIÓN (Altos cargos): supervisan el funcionamiento global de la compañía.
 NIVEL INTERMEDIO (Jefes de departamento): coordinan y supervisan la dirección
operación.
 NIVEL OPERATIVO O DE GESTIÓN (Jefes de sección): ejecutan y controlan todos los
procedimientos.

8.1) EL LIDERAZGO. CUALIDADES Y CAPACIDADES.

En todas las empresas hay personas que sobresalen del resto: los líderes.

Lideres pueden ser el director general de la empresa, el responsable de recursos humanos,

etc. El liderazgo no entiende de rango dentro de la compañía, sino del buen hacer, del
cumplimiento de objetivos marcados y de una personalidad que hace que el resto de las
personas lo sigan.

El liderazgo es la capacidad que poseen ciertos individuos de influir, motivar, organizar y levar
a cabo acciones para lograr sus fines y objetivos, involucrando y motivando a personas y
grupos.

El líder tiene la misión de motivar a los individuos para que se unan al grupo, para que se
identifiquen con sus objetivos y para que trabajen en equipo a fin de conseguirlos.
Las capacidades y cualidades básicas que debe tener un líder son las siguientes:
 8.2) TEORÍAS SOBRE LOS ESTILOS DE DIRECCIÓN.

Han surgido numerosas teorías acerca de los estilos de dirección, de las cuales la de Douglas
McGregor es una de las que más repercusión han tenido.

TEORÍA X:

El directivo tiene la siguiente idea de sus subordinados:

 Tienen odio al trabajo, lo consideran un mal que se ha de soportar y, por tanto,

trabajan lo menos posible.
 No tienen ambición, por lo que no quieren responsabilidades.
 Prefieren recibir órdenes.
 No quieren cambios y prefieren los métodos conocidos.
 Necesitan que se los presione.

Los directivos que tengan esta concepción de sus subordinados los dirigirán con un estilo de
liderazgo autoritario, pues de otra manera no se lograrían los objetivos propuestos.

TEORÍA Y:

El directivo ve a sus empleados como personas que:

 Quieren trabajar, porque el trabajo los estimula y los ayuda a realizarse.

 Creen que la energía que se desprende con el trabajo es tan natural como la que surge
con el juego y el deporte.
 Tienen ambición, imaginación y creatividad.
 Quieren responsabilidades y se sienten responsables de su trabajo.

Los directivos que tengan esta visión de sus subordinados ejercerán un liderazgo de estilo
participativo o permisivo.

TEORÍA Z:
Principios de la teoría Z:

 Compromiso de empleo para toda la vida. Un nuevo empleado permanecerá en la

empresa hasta que se retire.
 Lentitud en la evaluación y promoción. Las evaluaciones del personal son muy largas y
la promoción lenta.
 Consenso en la toma de decisiones. Los empleados participan y se involucran en las
decisiones que los afectan.
 Responsabilidad colectiva. La responsabilidad del éxito o el fracaso de la organización
la comparte todo el grupo.
 Control informal e implícito. Dentro de la organización no cabe esperar que los
empleados jóvenes manifiesten su desacuerdo o se rebelen contra sus superiores.
 Total cuidado de los empleados. La empresa financia actividades sociales, vacaciones
en grupo, etc.

9) LA INFORMACIÓN EN LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL.

Dentro de la empresa, la información es un elemento de vital importancia para la toma de

decisiones. Constituye un recurso muy valioso. Disponer de la información que necesitamos
en el momento justo y poder utilizarla de muchas formas distintas puede suponer una gran
ventaja competitiva.

La fiabilidad de las decisiones tomadas en la empresa está en función de la cantidad y calidad

de la información disponible.

9.1) SISTEMA DE INFORMACIÓN.

Para que cada miembro de la empresa lleve a cabo sus tareas adecuadamente, se tiene que
establecer un sistema que ordene los flujos de información, los datos y los mensajes que se
quiere que circulen por el sistema.

Un sistema de información es el método de gestión de la información que, mediante la

colaboración entre personas, tecnologías y procedimientos, sirve para apoyar en la toma de
decisiones.

El sistema de información de una empresa esta integrado por tres componentes: los usuarios,
la información y los elementos de soporte.

9.2) FLUJO DE INFORMACIÓN INTERNA.

El flujo de información dentro de una empresa se refiere al movimiento de instrucciones y

comunicaciones entre sus miembros: empleados, directivos, clientes, etc. Así pues, podemos
considerar la estructura organizativa de una empresa como un diseño de flujos de
información y relaciones dentro del grupo de seres humanos.

El flujo de información es el proceso de intercambio de información entre los miembros de

una empresa.
Este flujo de información debe ser lo más fluido y eficaz posible. Los factores que lo
condicionan son.
 La definición de las responsabilidades.
 El nivel de interdependencia.
 La armonización de los objetivos.

La comunicación efectiva en las organizaciones es fundamental para que las decisiones y las
instrucciones de trabajo sean comprendidas por quienes las han de ejecutar. Pero también es
un elemento clave en la motivación y la satisfacción de los miembros de la empresa.

9.3) LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Todas las empresas disponen de información valiosa que deben proteger y a la que no
conviene que cualquiera pueda acceder. La información de índole comercial, como datos de
clientes o proveedores, o referente a un proceso de fabricación exclusivo puede interesar a la
competencia y ha de ser protegida.

La información confidencial es aquella que se quiere proteger y cuyo acceso solo está
permitido a algunas personas autorizadas.

Para que la información mantenga su valor y no pierda su carácter confidencial, es

fundamental que la empresa tenga establecidas normas internas para su protección:
 Restringir la información únicamente al personal que deba conocerla.
 Establecer cláusulas de confidencialidad para evitar la pérdida de información
confidencial en los casos en que los empleados que manejan información de ese tipo
cambian de empleo a otra empresa del mismo sector.

Cuando las empresas tienen la necesidad de compartir información confidencial con otras
empresas, pero no quieren que esta información secreta se propague y llegue a oídos de la
competencia, suele firmarse un acuerdo de confidencialidad o de no divulgación.

10) COMUNICACIÓN EN LA ACITIVIDAD EMPRESARIAL.

Es habitual confundir comunicación con información, porque son dos conceptos

interconectados que no son fáciles de distinguir.

Mientras que la información es la acción y el efecto de dar a alguien una noticia o un informe
con la finalidad de aumentar su conocimiento sobre algo, la comunicación es un proceso en el
que dos o más personas se relacionan con el fin de transmitir, compartir o intercambiar
información.

La comunicación actúa tanto en dirección de ida como de vuelta: una persona emite un
mensaje y otra lo recibe, lo hace suyo y reacciona transmitiendo al emisor inicial la respuesta.
En cambio, la información actúa en una única dirección, como ocurre, por ejemplo, cuando
vemos un anuncio en televisión o leemos un libro o un periódico.

10.1) COMUNICACIÓN INTERNA.

 10.2) LOS RUMORES DENTRO DE LA EMPRESA.

Los rumores son especulaciones que se intentan dar por ciertas y que se transmiten de
persona a persona, habitualmente de forma oral, sin que existan datos para comprobar su
veracidad.

Los rumores en la empresa pueden ser ocasionados por motivos tanto personales como de
tipo empresarial; en cualquier caso, la compañía debe contrarrestar en la medida de lo
posible las consecuencias negativas de su propagación. Para ello, ha de comunicar y ser
transparente, y, si no puede evitarlos, puede servirse de ellos para identificar qué les
preocupa a sus empleados.

- Empresarial: suele darse porque la empresa este en una época de cambios, como
fusiones, traslados, etc.
- Personal: suelen surgir en la cafetería, el comedor, etc. No hay necesidad de que la
empresa este pasando por ninguna circunstancia anormal.

11) COMUNICACIÓN EXTERNA E IMAGEN CORPORATIVA.

Se produce entre la empresa y las personas y entidades ajenas a la organización. Pero, para
llevarla a cabo, es necesario establecer unos objetivos claros y definidos.

11.1) ACCIONES DE LA COMUNICACÓN EXTERNA.

Tiene como objetivo principal crear una buena imagen corporativa de la empresa y dar a
conocer los productos de sus clientes.
 11.2) LA IMAGEN Y LA CULTURA CORPORATIVA DE LA EMPRESA.

La imagen corporativa de una empresa es la concepción psicológica que tenemos de una

entidad en concreto; es decir, si una empresa nos parece buena, mala, si tiene una correcta
atención al cliente o si nos desesperamos cada vez que llamamos para pedir una cita, etc.

En la actualidad, la imagen que transmite una empresa es uno de los factores fundamentales
en las decisiones de sus clientes, proveedores, entidades financieras, etc. Constituye un
elemento diferenciador de la competencia que, por lo tanto, permite que la empresa se
posicione en la mente de los clientes y agentes externos.

La imagen corporativa se define como la percepción que el público externo tiene de la

empresa y que la asocian a determinados valores que la compañía pretende representar. Para
conseguir una buena imagen corporativa, es necesario combinar dos conceptos:
Actitud de los componentes de la entidad + Identidad visual = Imagen corporativa

La Identidad visual corporativa es la representación visual de una organización e incluye su

logo (marca), diseño, tipografía y colores. Refleja la filosofía y los valores de la organización.

La creación de una imagen corporativa es labor de los expertos en relaciones públicas y debe
estar de acuerdo con el posicionamiento del producto de la empresa y de la marca. Dicha
imagen se diseña para que la compañía resulte atractiva al público y facilite las ventas del
producto a través de campañas de comunicación, páginas web, redes sociales y otras formas
de promoción.