TEMA 2: COORDINACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE RRHH.

1. LA COMUNICACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE RRHH.

La comunicación es fundamental en cualquier área de la empresa. Debemos comunicarnos

constantemente, unas veces para recibir o transmitir órdenes, para preguntar o resolver
dudas, etc.

COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
COMUNICACIÓN
DESCENDENTE: El emisor es
COMUNICACIÓN VERTICAL la dirección y la información
va descendiendo, hasta
llegar a la base operativa. Se
comunican órdenes, correos
electrónicos, etc.
COMUNICACIÓN
ASCENDENTE: El emisor es la
base operativa y la
información va ascendiendo,
hasta llegar a la dirección. Se
INTERNA comunican peticiones,
opiniones, etc.
El emisor y el receptor
COMUNICACIÓN ocupan el mismo nivel
HORIZONTAL dentro del organigrama,
pueden ser del mismo o
distinto departamento. Se
trata de coordinar las
actividades para que el
resultado final sea lo más
eficiente posible.
COMUNICACIÓN INFORMAL Surge espontáneamente de
las relaciones
interpersonales, y supera las
barreras jerárquicas. Permite
la transmisión de
información fuera de los
canales (rumores.)
AMBIENTAL La empresa es receptora de
EXTERNA información. Ej: necesidades
de los clientes.
La empresa es la que
CORPORATIVA transmite la información al
exterior. Ej: la publicidad.
1.1. TIPOS DE COMUNICACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE RRHH.

El departamento de RRHH debe transmitir a los trabajadores informaciones relacionadas con

sus funciones y tareas, resolver dudas administrativas, sin olvidar la relación que hay que
mantener con las distintas Administraciones, para el cumplimiento de las exigencias legales en
materia de contratación y nóminas.

LA COMUNICACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE RRHH

Con los trabajadores de la empresa.
Para:
- Transmitir informaciones relacionadas con
los procesos de selección o promoción o
INTERNA (dentro del ámbito empresarial) acciones formativas, comunicar sanciones y
despidos.
- Resolver dudas de los trabajadores y
relacionadas con su contrato de trabajo, sus
nóminas o cotizaciones a la Seguridad Social.
Medios: tablón de anuncios, correo
electrónico, etc.
Con posibles candidatos: SEPE, Seguridad
Social, etc.
Para:
EXTERNA (fuera del ámbito de la empresa) - Procesos de selección.
- Cumplir con las exigencias legales de las
Administraciones Públicas.
Medios:
- Teléfono, correos electrónicos, etc.
- Internet.

1.2. ESTRATEGIAS Y TÉCNICAS EN LA COMUNICACIÓN.

La necesidad de comunicarnos con el resto de trabajadores nos obliga a desarrollar habilidades

sociales y personales que nos permite lograr una comunicación efectiva.

ESTRATEGIAS Y TÉCNICAS PARA UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA.

• ASERTIVIDAD (como emisor):

- Expresar nuestras opiniones o deseos de manera amable, clara, directa y
adecuada, con el fin de decir lo que queremos.
- Ventajas: favorece la confianza en uno mismo.
- Técnicas: disco rayado, banco de niebla, aserción negativa y asertividad
confrontativa.
 • ESCUCHA ACTIVA (como receptor):
- Escuchar con atención y cuidado, tratando de comprender el mensaje completo
que recibimos del interlocutor.
- Ventajas: favorece la relación positiva en el clima.
- Técnicas: escuchar con empatía, evitar distracciones, etc.
• CONDUCTAS NO VERBALES (como emisor o receptor):
- Para que la comunicación sea más eficaz, debemos cuidar también la
comunicación no verbal.
- Consejos: adoptar una postura relajada y correcta, mirar a los ojos sin intimidar,
utilizar la gesticulación tratando de no exagerar y evitar tics.

1.3. COMUNICACIÓN ESCRITA.

Respecto a ella, debemos tener en cuenta que cualquier documento debe ser claro, conciso y
correcto, desde el punto de vista gramatical y cuidado de su presentación. No debe contener
ni una sola falta de ortografía.

2. SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL.

Nos referimos a todos los métodos y procedimientos utilizados en la empresa para controlar la
asistencia de los trabajadores y evaluar su rendimiento.

2.1. CONTROL DE ABSENTISMO.

En la actualidad, son muchas las empresas que aplican herramientas modernas para controlar
el absentismo (huellas, tarjetas de control, las visitas, entradas ala aparcamiento).

Veremos desde el punto de vista del control de absentismo laboral, el estudio de sus causas y
su prevención.

ABSENTISMO LABORAL: ÍNDICES DE ABSENTISMO.

El absentismo, laboral es toda ausencia de un trabajador en su puesto, dentro de una jornada

laboral, en las horas correspondientes, ya esté justificado o no.

DIFERENCIAMOS ENTRE:

- Absentismo laboral justificado: corresponde a determinados derechos que tienen los

trabajadores en cuanto a permisos retribuidos (15 días por matrimonio). El trabajador
seguirá recibiendo una remuneración, o por parte de empresa o por parte de la
Seguridad Social. Este tipo deberá estar justificado.
- Absentismo laboral injustificado: corresponde con las ausencias a las que no tiene
derecho el trabajador, o no están justificadas. Los casos más frecuentes suelen ser por
faltas de puntualidad, ausencias al trabajo injustificadas o faltas justificadas, pero a
menudo.
CÁLCULO DE LOS ÍNDICES DEL ABSENTISMO:

CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL ABSENTISMO LABORAL.

El absentismo laboral está relacionado con las condiciones de trabajo.

• Si son satisfactorias, el absentismo tiende a disminuir y se incrementa la productividad.

• Si las condiciones son precarias (horarios pocos flexibles, falta de comunicación) los
índices de absentismo tienden a aumentar, y aumentan los costes directos e indirectos
(principal consecuencia).

MEDIDAS DE CONTROL Y PREVENCIÓN DEL ABSENTISMO.

- Medidas de control: consiste en establecer una serie de mecanismos para monitorizar

la hora exacta de acceso, así como la salido.
• Mediante observación directa: no efectivo
• Mediante elementos de control (tarjetas): más efectivo, pero puede existir el fraude de
que se fiche por otro compañero.
 • Mediante huella digital: efectivo y se elimina el posible fraude anterior
• Mediante otros medios: en algunas empresas no se registra la hora de entrada o salida,
sino la puesta en marcha y detención de las herramientas de trabajo.

- Medidas de prevención: sustituyen y complementan a las medidas de control si la

incidencia negativa de estas en el clima laboral.
• Mejorar la comunicación interna.
• Mejorar la motivación.
• Mejorar el clima laboral.
• Mejorar las condiciones de Seguridad Social.
• Mejorar la flexibilidad horaria.

FORMULARIO DE RECOGIDA DE DATOS SOBRE EL ABSENTISMO.

El responsable de cada departamento debe comunicar al departamento de RRHH las ausencias

que se produzcan en su sección. Normalmente usa un formulario tipo diseñado por cada
empresa.

Principales causas de ausencia Tipo de justificante

Matrimonio
Nacimiento de un hijo
Consulta medica
Enfermedad grave de familiar del 2º grado
Traslado de domicilio
Exámenes prenatales y técnicas de
preparación al parto
Cumplimento de deberes de carácter
público y personal.
Libro de familia, certificado judicial o
certificado emitido por la iglesia.
Libro de familia o certificado judicial.
Citación previa y posterior, justificante
medico de asistencia.
Certificado médico.
Certificado de empadronamiento.
Citación previa y posterior, justificante
medico de asistencia.
Certificado emitido por el órgano
jurisdiccional, administrativo o electoral.

2.2. EVALUACIÓN DE RESULTADOS.

La evaluación de resultados tiene como finalidad comprobar si se han alcanzado los objetivos
planteados.

2.3. AUDITORIAS.

Se refiere a un proceso de evaluación, revisión o inspección más o menos independiente de los

procesos que lleva a cabo una determinada organización o departamento.

Podemos clasificarlos en:

- Internas.
- Externas.
Dependiendo de que los auditores encargados de evaluar los procesos y procedimientos
pertenezcan o no a la organización auditada.

AUDITORIAS DE RRHH.

Las auditorias de Recursos humanos nos permiten detectar a tiempo los problemas asociados a
nuestro departamento y plantear posibles soluciones. Deben realizarse de manera periódica
para que sean efectivas.

3. REGISTRO Y ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN.

En el departamento de RRHH de una empresa se trabaja con grandes flujos de información y

documentación, por lo que obliga a proceder de una manera ordenad, respetando los datos y
seguridad.

3.1. EL EXPEDIENTE DE PERSONAL.

Los expedientes de todo el personal se archivan en un fichero o archivo personal y es una

función de gran relevancia para el departamento de RRHH. Cada empresa, según su estilo
decide de qué forma organizar el archivo personal.
Normalmente los expedientes se ordenan alfabéticamente, pero también se podría ordenar
por secciones o departamentos (aunque igualmente dentro de estas se ordenan
alfabéticamente).

El expediente de cada trabajador debe recoger su vida laboral ordenada cronológicamente.

Para facilitar su vista, sus dos primeras páginas debe ser la ficha personal y una hoja resumen.

DOCUMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE PERSONAL.

- Carta de presentación.
- Curriculum.
- Informe de resultados de las pruebas de selección.
- Fotocopia del título exigido.
- Fotocopias de otros títulos o certificados.
- Copia del contrato de trabajo y sus prorrogas.
- Documentación relacionada con la Seguridad Social y Agencia Tributaria.
- Documentación sobre participaciones en acciones de formación permanente dentro o
fuera de la empresa.
- Evaluaciones de rendimientos.
- Copia de las comunicaciones entregadas al trabajador en relación a su situación laboral
 - Comunicaciones o solicitudes entregadas por el trabajador (solicitar excedencia).

3.2. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL.

Trabajar con los datos personales y otra información sensible obliga a respetar lo establecido en
la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal.

La Agencia Española de Protección de datos es el órgano encargado de la aplicación y verificación

del cumplimiento de la ley y los responsables de sancionar.

¿CÓMO AFECTA LA NORMATIVA DE PROTECCIÓN DE DATOS AL DEPARTAMENTO DE RRHH?

• Inscripción de los ficheros.

Toda persona, que tenga datos de carácter personal debe proceder a la inscripción del fichero
ante el registro general de protección de datos (Órgano de la Agencia Española de Protección
de Datos). Estos ficheros, según el tipo de datos que contenga, se clasifican en tres niveles de
seguridad:

- Nivel básico: con datos de carácter personal

- Nivel medio: si contienen datos relativos a la comisión de infracciones administrativas o
penales o relacionados con la Administración Pública.
- Nivel alto: si contienen datos especialmente protegidos (salud, ideología).

• Información y consentimiento para el tratamiento de datos.

Se debe informar al trabajador al inicio de la relación laboral de la existencia del fichero o del
simple tratamiento de sus datos, de la finalidad de su obtención, de los destinatarios de esa
información, de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición y de la identidad
y dirección del responsable del tratamiento. Estos datos solo podrán ser utilizados en lo que
respecta la relación laboral y su cesión a los organismos públicos de la Administración Laboral y
Tributaria.

• Elaboración del documento de seguridad.

Para garantizar la confidencialidad, seguridad y diligencia en la gestión de los datos personales,

deben adoptarse una serie de medidas técnicas y organizativas entre las que destaca el
´´documento de seguridad´´ que debe elaborar toda entidad que trate de datos de carácter
personal siguiendo el modelo que facilita la Agencia de Protección de Datos en su página
(www.agpd.es).

• Cancelación y bloqueo de los datos.

Finaliza la relación laboral, la empresa deberá proceder a la cancelación de los datos,

bloqueándolos y conservándolos únicamente a disposición de las Administraciones Publicas y
de los juzgados y tribunales durante 4 años.
 • Deber de secreto.

El responsable del fichero y quienes intervengan a cualquier fase del tratamiento de los datos
de carácter personal están obligados a guardar secreto profesional.

Es importante la gestión de datos como su conservación. Un proceso que ha de estar

documentado en cualquier empresa y que se ha de cumplir en las fechas previstas es la
realización de copias de seguridad de los ficheros informáticos. Así se puede garantizar la
conservación de los datos De su integridad.

3.3. LA PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE.

Todas las empresas deben de aplicar procesos y procedimientos destinados a minimizar el

impacto medioambiental de su actividad, así como asegurar una correcta gestión de residuos
que producen y prestar atención a aquellos materiales que se puedan reciclar y los que
contaminan.

Los posibles gastos que se puede producir en el departamento de recursos humanos:

- Excesivo gasto de papel

- La eliminación de cartuchos de tinta y tóner.

CONSEJOS PARA AHORRAR ENERGÍA.

LA TÉCNICA DE LAS TRES ERRES.