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LA ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA
PROCESO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Cualquier actividad humana necesita estar organizada para conseguir los objetivos que se propone. Pensemos,
por ejemplo, en unos amigos que quieren preparar una fiesta: unos se encargan de la música, otros de
acondicionar el local, otros de la comida y la bebida, etc. Todos desarrollan una función y tienen una
responsabilidad para conseguir el objetivo de celebrar la fiesta.
Empresa: es una entidad formada por un grupo de personas y bienes materiales y financieros cuyo objetivo es
producir algo o prestar un servicio que cubra una necesidad y obtener a cambio beneficios.
Las empresas son organizaciones de personas que intentan poner en práctica y realizar un conjunto de ideas
que en su día concibieron una o varias personas.
Al igual que en la preparación de una fiesta, en una empresa la organización consiste en combinar los recursos
materiales y humanos y las actividades necesarias para lograr sus fines.
El catedrático de Economía de la Empresa Eduardo Bueno Campos, al hablar de la empresa como una
organización, la define como «el conjunto de personas con los medios necesarios y adecuados que se
relacionan entre sí y funcionan para alcanzar una finalidad determinada, tanto lucrativa como no lucrativa»
(Madrid, 1996).
La empresa es, por un lado, un órgano con una estructura u organización de naturaleza económica, lucrativa.
Pero la empresa también pretende dar un servicio a la sociedad en la que desarrolla sus actividades.
Algunos objetivos generales para las empresas pueden ser los siguientes:
Social, porque produce los bienes y los servicios que se necesitan en la sociedad.
Económico, porque se obtienen beneficios.
Las empresas organizan su estructura, sus medios, su actividad y sus funciones para conseguir estos objetivos
básicos.
La empresa, como realidad económica y social, persigue unos objetivos, y para lograrlos necesita contar con
una serie de elementos que le permitan desarrollar su actividad. Estos elementos son los siguientes: el factor
humano, el capital, el entorno y la organización.
Fig. 1.1. Elementos de la empresa.
La persona que ostenta la dirección de la empresa debe combinar los factores humanos y materiales de la
empresa de la mejor manera posible para conseguir sus objetivos teniendo en cuenta un entorno cambiante.
Para llevar a cabo la función de dirección se tendrán que llevar a cabo las siguientes funciones:
Fig. 1.3. Los fines de una empresa pueden ser diversos y para alcanzarlos se fijan objetivos y subobjetivos a
corto plazo.
EJEMPLOS
El objetivo puede ser incrementar las ventas en un determinado porcentaje durante un periodo de tiempo, y
un subobjetivo para el departamento de producción sería reducir los costes de los factores productivos.
Las instituciones públicas y las ONG son organizaciones sin ánimo de lucro y sus fines pueden ser sociales o de
servicio a los ciudadanos.
Las empresas se pueden clasificar utilizando diversos criterios, entre los que podemos destacar los siguientes:
Fig. 1.5. Son empresas del sector primario las agrícolas, ganaderas y mineras; del sector secundario las
constructoras, textiles e industriales, y del terciario los bancos, la hostelería, el comercio y la educación,
entre otras.
Fig. 1.4. Clasificación de las empresas
2. LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL
La estructura de una organización empresarial está condicionada por una serie de principios organizativos. Los
más importantes son los que podemos observar en la siguiente figura:
La división del trabajo consiste en convertir un proceso complejo en tareas individuales más
pequeñas, porque se considera que, cuando un trabajo requiere especialización, una persona no
puede realizar bien todas las tareas. Pensemos, por ejemplo, en el departamento de recursos
humanos de una empresa: habrá trabajadores que se encarguen de la selección del personal
(psicólogos), otros de las retribuciones de los trabajadores, etc.; cada puesto del departamento tendrá
asignadas unas funciones concretas.
La especialización es una consecuencia de la división del trabajo. Al dividir el trabajo, cada persona se
especializa en un tipo de tareas, lo que genera mayor productividad y eficiencia. En el ejemplo
anterior, cada trabajador del departamento de recursos humanos estará especializado en unas tareas
concretas.
La autoridad es el poder que se ejerce para que una persona pueda mandar sobre otra o sobre un
grupo de personas. Por ejemplo, el jefe del departamento ejercerá la autoridad sobre todos los
trabajadores que lo componen, y todos le tendrán que rendir cuentas de su trabajo.
La jerarquía es la línea de la autoridad en toda la empresa. Esta línea de autoridad crea distintos
niveles jerárquicos en los que se realiza y controla el trabajo. Por ejemplo, todos los trabajadores del
departamento de recursos humanos dependen del jefe del departamento, que también dependerá a
su vez de un superior jerárquico.
La participación es el grado de compromiso que los trabajadores tienen en su trabajo habitual. Por
ejemplo, podemos fomentar la participación y el compromiso de los trabajadores con la empresa
teniendo en cuenta su punto de vista o incluso llegando a acuerdos con ellos sobre determinadas
cuestiones que afecten a las partes (convenios colectivos).
La motivación es una actitud personal que eleva el compromiso de los trabajadores con la empresa y
que, en consecuencia, puede influir en su productividad. Para ello, el trabajador tiene que sentirse a
gusto trabajando en la empresa y tiene que sentirse parte fundamental de ella. Esto se consigue, por
ejemplo, al otorgarles mayor autonomía, mayores responsabilidades, mayores facultades o
apoyándolos en sus metas personales.
A la hora de planear la organización en una empresa, generalmente hay que tener en cuenta aspectos como la
división del trabajo dentro de la empresa, la especialización que se necesita, las distintas áreas, las relaciones
de jerarquía, etc.
Las empresas establecen una organización formal, que es una estructura intencional, donde ajustan con
exactitud cada uno de los elementos que forman parte de ella. La organización formal define los límites de las
actividades de cada individuo, es decir, es decir, fija la responsabilidad, la autoridad y el área de actuación de
cada individuo para que no haya interferencias con el resto de los componentes de la empresa.
Organización formal: es la diseñada por los responsables de la organización para conseguir los objetivos
propuestos. Muestra la estructura oficial definida para la toma de decisiones, la comunicación y el control.
EJEMPLOS
Cuando los administrativos del departamento piden al jefe de administración un aumento de sueldo, lo
están haciendo atendiendo a la organización formal de la empresa.
Cuando un empleado celebra su cumpleaños con el resto de los compañeros de la oficina, lo está
haciendo atendiendo a la organización informal de la empresa.
Además de la organización formal, los miembros de cualquier grupo, con el paso del tiempo, desarrollan sus
propias relaciones informales.
La organización informal surge cuando las personas que trabajan en la empresa se relacionan de manera
espontánea. Entre los empleados surgen relaciones personales que influyen en la comunicación, la toma de
decisiones y el control.
Organización informal: es una red de relaciones personales y sociales no establecidas por la organización
formal, sino que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.
La organización informal nace por los intereses comunes de los grupos informales que se forman dentro de la
empresa. Las personas se relacionan socialmente, asumen ciertos roles dentro del grupo y crean canales
informales de comunicación.
Entendemos por área funcional cada una de las diferentes funciones que realiza la empresa en el desarrollo
de su actividad y que son necesarias para que esta consiga sus objetivos últimos.
Las áreas básicas de actividad no son las mismas para una empresa industrial que para una de servicios.
En una empresa industrial hay áreas, como la de producción o la de aprovisionamiento, que no existen en una
empresa de servicios.
Cada una de estas áreas tiene un cometido específico en la organización, pero, dado que sus objetivos son
comunes, deben estar perfectamente organizadas y coordinadas por la dirección de la empresa para aumentar
la competitividad y los resultados empresariales.
La mayoría de las estructuras organizativas de las empresas se basa en la existencia de departamentos, que
pueden ser creados atendiendo a diferentes criterios:
En toda organización hay una estructura funcional, esto es, una serie de actividades diferenciadas de acuerdo
con la división del trabajo y la especialización.
La división del trabajo en áreas o funciones asigna a cada trabajador una tarea determinada, con lo que se
consigue una especialización. Con la repetición de las tareas se adquiere pericia, eficiencia y mejora en la
productividad.
El criterio más utilizado para establecer los departamentos de la empresa es el funcional, donde cada función
se desarrolla por un determinado órgano o unidad de gestión. La determinación de estos órganos o unidades
(departamentos) definirá la estructura orgánica de la empresa.
VOCABULARIO
Departamento: Nombre con que se designan algunas Staff: Conjunto de personas especialistas en algunas
divisiones, áreas o sucursales donde se encargan de materias, que asesoran para la toma de decisiones
una actividad concreta dentro de la empresa. (abogados, ingenieros, arquitectos, etc.).
Si analizamos la actividad de la empresa, se pueden distinguir las siguientes funciones y departamentos:
Tabla. 1.1. Funciones y departamentos de una empresa. Cada función de la organización tiene su reflejo en
un departamento concreto.
Cada empresa tiene una organización y estructura concretas. Unas empresas darán más importancia a unos
departamentos u otros en función de la actividad a la que se dediquen, del tamaño y de los objetivos que
persigan.
2.5. Descripción de organigramas elementales
Ninguna organización funciona por sí sola, sino que necesita, para cumplir sus objetivos, de unos principios de
autoridad y jerarquía que planifiquen y controlen sus funciones, además de los de división del trabajo y
especialización.
Esta estructura de autoridad y las obligaciones de ejecución y responsabilidad de cada nivel se representan por
medio de unos modelos de organización que reciben el nombre de organigramas.
3. LA FUNCIÓN DIRECTIVA
En cualquier empresa siempre hay personas que sobresalen del resto: los líderes. Líderes pueden ser el
director general de la empresa, el responsable de recursos humanos, un directivo intermedio con unas dotes
de liderazgo que lo diferencian del resto, etc. El liderazgo no entiende de rango dentro de la empresa, sino del
buen hacer, del cumplimiento de objetivos marcados y de una personalidad que hace que el resto de personas
le sigan.
El liderazgo es la capacidad que poseen ciertos individuos para influir sobre los demás con el fin de que
realicen voluntariamente determinadas acciones.
El líder tiene la misión de motivar a los individuos para que se unan al grupo, para que se identifiquen con
unos objetivos y para que trabajen en equipo para conseguirlos.
Las cualidades y capacidades básicas que debe tener un líder son las siguientes:
IMPORTANTE
Para que la organización de la empresa funcione con total garantía, uno de los
puntos más importantes es su comunicación interna.
Teniendo en cuenta estas cualidades y capacidades necesarias, el líder perfecto no existe. En función de las
capacidades y cualidades que se posean y cómo se utilicen podemos distinguir distintos estilos de dirección.
Vamos a destacar tres:
Estilo autoritario: el directivo decide y ordena sin consultar con sus subordinados. Los empleados se
limitan a obedecer. El grado de autoridad es muy elevado.
Estilo participativo: los subordinados participan de forma cooperativa en las decisiones. El directivo
mantiene un equilibrio entre la autoridad y la libertad de sus empleados.
Estilo permisivo: los empleados realizan libremente su trabajo, tomando sus propias decisiones,
dentro de unos límites definidos por el directivo. El grado de autoridad es bajo.
Han surgido numerosas teorías acerca de los estilos de liderazgo, siendo la de Douglas McGregor una de las
que más repercusión ha tenido.
Según esta teoría sobre los estilos de dirección, la actitud que los directivos mantienen hacia los empleados
depende del modo en que los ven. De acuerdo con McGregor, unos líderes se basan en su actuación en lo que
él denomina teoría X, mientras que otros adoptan la teoría Y.
En definitiva, el modo en que el directivo ve a sus empleados condiciona su propia conducta hacia ellos, y esa
actitud influye en el comportamiento de los empleados.
La teoría Z surgió de la cultura japonesa. El éxito económico japonés atrajo mucho la atención sobre estas
ideas, que se resumen en la figura siguiente:
Para que cada miembro de la empresa realice sus tareas adecuadamente, se tiene que establecer un sistema
de información que ordene los flujos de información, datos y mensajes que quiere que circulen por el sistema.
Un sistema de información es el método de gestión de la información que, mediante la colaboración entre
personas, tecnologías y procedimientos, sirve para apoyar en la toma de decisiones.
Información Son los datos estructurados de manera que tengan un significado para los usuarios.
Son los medios técnicos utilizados para almacenar, procesar y comunicar la información.
Soportes Podemos distinguir entre los equipos (hardware) y los programas de tratamiento de la
información (software).
En la organización formal de la empresa, los niveles superiores necesitan transmitir las órdenes a los niveles
inferiores, y así captar la información necesaria para la toma de decisiones y ordenar los recursos de la
organización.
El flujo de la información entre los distintos departamentos de la empresa debe ser lo más fluido y eficaz
posible para conseguir que los procesos se realicen adecuadamente. Los factores que condicionan las
relaciones entre los distintos departamentos son:
Todas las empresas disponen de información valiosa que deben proteger y a la que no conviene que
cualquiera pueda acceder. Información de índole comercial, como datos de clientes o proveedores, o
referente a un proceso de fabricación exclusivo, puede interesar a la competencia y debe ser protegida.
La información confidencial es aquella que se quiere proteger y a la que solo deben tener acceso algunas
personas autorizadas.
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EJEMPLO
La protección de la información confidencial pasa por restrigir la información únicamente al personal que deba
conocerla. El caso más común de pérdida de información confidencial de una empresa se da cuando los
empleados que manejan información de ese tipo cambian de empleo a otra empresa del mismo sector. Para
evitar este tipo de prácticas, los contratos de trabajo pueden añadir cláusulas de confidencialidad.
Cuando las empresas tienen necesidad de compartir información confidencial con otras empresas, pero no
quieren que esta información secreta se propague y llegue a oídos de la competencia, suele firmarse un
acuerdo de confidencialidad o de no divulgación.
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Es habitual confundir comunicación con información, porque son dos conceptos interconectados que no son
fáciles de distinguir.
Mientras que la información es la acción y efecto de dar a alguien una noticia o informe, la comunicación es
un proceso en el que dos o más personas se relacionan con el fin de transmitir, compartir o intercambiar
información.
Cuando una información es rigurosa y puede probarse es positiva, tanto para quien la da como para quien la
recibe. Pero si ese fundamento demostrable y riguroso no existe, se convierte en un rumor, que dentro de la
empresa puede resultar nocivo si no se ataja a tiempo.
Los rumores son especulaciones que se intentan dar por ciertas y que se transmiten de persona a persona,
habitualmente de forma oral, sin que existan datos para comprobar su veracidad.
Las causas por las que surge un rumor pueden ser de tipo empresarial o personal.
Los rumores pueden deberse a que una empresa esté atravesando una época de cambios, como fusiones,
traslados, etc. En estas circunstancias es mucho más fácil que un rumor prospere si la organización no ofrece a
sus empleados una información clara y transparente.
Cuando las causas del rumor son de tipo personal suelen surgir en la cafetería, el comedor o cualquier lugar de
uso común, sin necesidad de que la empresa esté pasando por ninguna circunstancia anormal.
Aunque es imposible evitar totalmente los rumores, se pueden prevenir y disminuir su difusión en gran parte.
Para ello es imprescindible analizar las causas del rumor y llevar a cabo acciones en función de ellas.
La comunicación externa tiene como objetivo principal crear una buena imagen corporativa de la empresa y
dar a conocer los productos a sus clientes. Para que la empresa consiga estos y otros objetivos marcados, debe
organizar un plan de comunicación coordinando estas actividades.
Los responsables de la empresa deben saber conjugar la comunicación y el resto de elementos de marketing
de manera efectiva para generar, dentro y fuera de la empresa, una identidad, cultura e imagen corporativa.
La imagen corporativa de una empresa es la concepción psicológica que tenemos de una entidad en concreto;
es decir, si una empresa nos parece buena, mala, si tiene una correcta atención al cliente o si nos
desesperamos cada vez que llamamos para pedir una cita, etc.
En la actualidad, la imagen que transmite una empresa es uno de los factores fundamentales en las decisiones
de sus clientes, proveedores, entidades financieras, etc. Es un elemento diferenciador de la competencia y
que, por lo tanto, permite que la empresa se posicione en la mente de los clientes y agentes externos.
La imagen de la empresa o imagen corporativa se refiere a cómo se percibe la empresa desde el exterior.
La imagen corporativa se define como la actitud que muestra la empresa conforme a los valores que pretende
representar. Para lograr la imagen corporativa es necesario combinar dos conceptos:
La creación de una imagen corporativa es una labor fundamentalmente de los expertos en relaciones públicas,
utilizando campañas de comunicación, páginas web, redes sociales y otras formas de promoción. La imagen
corporativa se diseña para que la empresa resulte atractiva al público y facilite las ventas del producto.
La imagen corporativa debe estar de acuerdo con el posicionamiento del producto de la empresa y de la
marca. Cualquier incongruencia entre la imagen corporativa y la posición del producto provocará una
reducción de la rentabilidad.
La cultura corporativa de una empresa es la suma de los valores, costumbres, tradiciones y significados que
hacen única a la empresa. La cultura corporativa refleja la visión de los fundadores de la compañía, sus valores,
sus normas éticas y su estilo de dirección.
Aunque desde los niveles más altos de la dirección de la empresa se intente inculcar la cultura corporativa y las
normas de comportamiento, hay que tener en cuenta que también puede haber una cultura interna dentro de
los empleados. Los departamentos, secciones y equipos de trabajo dentro de la empresa tienen sus propias
peculiaridades de comportamiento e interacciones que afectan a todo el sistema.