TEMA Nº5

FIN Y OBJETO

FINALIDAD DE LAS ACCIONES

Según Forrester una definición de management consiste en el proceso de convertir la información en
acción. La acción reconoce su existencia en la fuerza que induce al sistema a modificar su status
buscando nuevas faces que se concadenen unas con otras en forma lógica y secuencial.

Las acciones pueden ser coherentes en la empresa, si proceden del impulso que reciben a través de
la información más importante que el dirigente debe producir e insertar en ella, está información está
constituida por la política, las reglas o normas que guiaran el comportamiento de los recursos humanos
de la empresa y fundamentalmente de los fines, para derivar en todo el sistema de objetivos que
generaran las actividades de la empresa. Por tanto, en el sistema empresa para la toma de
decisiones a cualquier nivel debe haber reglas o políticas que permitan transformar la
información en decisión y ésta en acción.

El individuo necesita saber por dónde anda, pero si además tiene la labor de dirigente es transformador
de información porque debe conocer las reglas del juego. La política determina la holgura frente al cual
puede actuar el individuo frente a las condiciones de cada fase del sistema. En un sistema social la
política está dirigida a los hombres para conseguir un bien común.

La actuación de la empresa está condicionada al establecimiento de objetivos claros y definidos.

FIN DE LA EMPRESA
Es el objetivo que tratamos de alcanzar mediante nuestras acciones. El fin define la expresión de la
razón de ser de su existencia, por lo tanto, el fin del sistema total se contempla en dos aspectos que
determinan dos fines complementarios.

FIN EXTERNO: La supervivencia para alcanzar los objetivos.

FIN INTERNO: La coordinación para hacerlo eficaz y eficientemente.

Todo fin se manifiesta expresado en aquellos objetivos de índole general que la empresa pretende
alcanzar y lograr cosas satisfactorias para ella y para los sistemas que la rodean. Entonces:

EL FIN DE LA EMPRESA: Es la justificación de su razón de ser ante la propia organización. En

términos generales, se concreta en la búsqueda de rentabilidad o también en la búsqueda de una
opción laboral, como ocurre en muchos casos de autoempleo.

LA MISIÓN DE LA EMPRESA: Es la razón de ser que tiene la empresa ante la sociedad. Es la

orientación de la organización hacia el entorno en el que se mueve, por tanto:
“El fin y la misión son el porqué de la empresa”.

El fin busca la coherencia hacia el interior de la empresa y la misión busca la coherencia hacia el
entorno en el que desarrolla su actividad. Su importancia radica en que es un elemento básico de

1
cohesión interna ya que determina el fin que sigue la organización y en que orienta a la toma de
decisiones ya que estas vendrían condicionadas por la consecución del fin y de la misión.

GRADACIÓN DE LOS FINES: En la empresa hay un fin o razón de ser y un objeto, además de una
multiplicidad de fines subordinados que ayudan al cumplimiento del FIN principal de la organización.

JERARQUIZACIÓN DE LOS FINES

1. Fin: Expresión de la finalidad del sistema social, económico y tecnológico.

2. Objeto: Actividades a desarrollar a través de la cual se debe cumplir un fin.
3. Objetivos: Expresión concreta de los resultados que se deben obtener cada subsistema de la
empresa para realizar eficazmente y eficientemente su objeto.
4. Metas: Expresión de los resultados que se esperan de los subsistemas en un periodo.
5. Cuotas: Distribución de las metas entre los miembros de la organización, para que sean
logradas con su trabajo la mismas.

ESCALA DE FINES: Se identifica con la labor de un departamento:

1. Misión: Expresión e identificación del papel que juega un componente en el contexto del
sistema Ejemplo: Departamento, Puesto de Trabajo, etc.
2. Funciones: Todo lo que debe realizar el componente para cumplir su misión, y que son
identificables como las funciones de dirección, actividad, etc.
3. Responsabilidades: Identificación de áreas y operaciones cuyos resultados son exigibles al
componente de la organización.
4. Tareas: Operaciones uso de medios para cumplir las responsabilidades del componente.

El fin de la empresa es el impulso motor de su acción, puesto que toda acción ha de reconocer un fin
sobre el que aplica los esfuerzos que moviliza, consistiendo en fin de la actividad empresarial en
aportar al entorno alguna modificación determinada La interacción entre la empresa y su mercado trata
de alcanzar el equilibrio dinámico que se produce entre dos sistemas abiertos.

OBJETO DE LA EMPRESA: Se entiende que el objeto del sistema empresa es desarrollar una
actividad, que consistirá en transformar un trabajo en recursos, por lo tanto, el objeto es la finalidad a
la que se encamina su acción. Para una organización su objeto es el desarrollo, fabricación y
comercialización del Producto sobre el cual fundamenta su actividad.
En el sistema empresa podemos distinguir actividades de:

a) ACTIVIDAD DE DIRECCIÓN
b) ACTIVIDAD OPERACIONAL

A su vez esta actividad se divide en:

• Actividad De Explotación: Se lleva a cabo las tareas fundamentales de la empresa.
• Actividad De Servicio: A partir de la realización de las tareas se ponen en relación a la
empresa con sus clientes, en forma sistematizada.
• Actividad De Apoyo: Es el conjunto de tareas que se dedican a apoyar y mantener las
actividades operacionales de la empresa, para poder prestar un buen servicio, es decir se
caracteriza porque se dirige a apoyar a la estructura de la organización.

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NIVELES DE OBJETIVOS

EMPRESA: Su objeto es el fin que encamina su acción, que se denomina actividad de la empresa,
que considera dos niveles:

1) NIVEL DE DIRECCIÓN
2) NIVEL DE ACTIVIDAD

1) NIVEL DE DIRECCIÓN: Esta institucionalizado por personas que rigen actos y cuya labor es la
orientación hacia la consecución de los objetivos establecidos; Por lo tanto, la esencia de la
dirección está centrada en la coordinación.

SEGÚN HERBERT G. HICKS: Establece la importancia que poseen los objetivos para la existencia
del sistema:
• Los objetivos sirven como punto de referencia para los esfuerzos de la organización.
• Los objetivos son necesarios para coordinar los esfuerzos, la interrelación y la conexión que
surge de las relaciones entre componentes.
• Para lograr la coordinación es necesario establecer los objetivos que la organización desea
conseguir.
• La empresa que quiere competir y crecer debe renovar sus objetivos continuamente, porque el
objetivo hace avanzar a la organización, impulsándola a desarrollar etapas a través de tácticas
determinadas para superar las barreras que aparecen en el medio competitivo.
• Los objetivos son prerrequisitos para establecer: políticas, procedimientos, métodos, normas y
estrategias efectivas.
• Los objetivos definen el destino de la organización, impulsan el avance de la misma tan
rápidamente sean alcanzados.
• La empresa debe definir claramente sus objetivos organizacionales, además éstos deben ser
comprensibles, parar permitir saber en todo momento donde se encuentran respecto a sus
fines.

2) NIVEL DE ACTIVIDAD: Mediante la labor rectora del nivel de dirección encargado de plantear
objetivos, apoyan al nivel operacional a efectuar las tareas de la actividad operativa, mediante la
gestión de recursos y transformarlos en medios para llevar a cabo la actividad. Para ello es
importante conocer la definición de los niveles de objetivos.

Política: Hace referencia a los lineamientos de acción y actuación de la empresa.

Estrategia: Se refiere a la dirección de las operaciones, mediante la formulación de metas y
determinación de los medios para alcanzarlas.
Logística: Captación de recursos propios para la realización de la actividad en el mercado.
Gestión: Convierte en medios toda clase de recursos, en todos los niveles de la organización se
realiza gestión.
3
Táctica: Es la aplicación de los medios para la realización de las actividades, para alcanzar
determinados metas, donde el tiempo es significativo para ello.
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 TEMA Nº6

SISTEMAS QUE FORMAN LA EMPRESA

La empresa es un sistema total que se interacciona con su entorno. El sistema empresa integra en su
estructura subsistemas que responden al conjunto de tareas y sus elementos necesarios para realizar
sus actividades.
La organización como conjunto dinámicamente estructurado requiere de cualidades verificables para
conseguir sus objetivos con eficiencia y eficacia. La empresa es un sistema de acciones orientado al
mercado porque transforma recursos, información, servicios, etc. en producto para obtener
rentabilidad.
Por lo tanto, es un sistema abierto porque interacciona con otros sistemas de su medio ambiente, es
decir con los que directamente se relacionan con ella.

La estructura de la empresa resulta de la apertura de subsistemas que se diferencian en tres grupos:

1. Los sistemas que atienden a la captación y evolución de los recursos fundamentales, en

conexión con el entorno.
2. Los sistemas que permiten el desarrollo de management o gobierno del sistema en su conjunto
y que rigen su adaptación al entorno.
3. Los sistemas que atienden al desarrollo de las tareas que son requeridas por la actividad, a fin
de conseguir los objetivos del sistema total.

Los sistemas que forman la empresa son:

a) SISTEMAS DE LOS RECURSOS

b) SISTEMAS OPERATIVOS
c) SISTEMA DECISIONAL

a) SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE GESTIÓN DE RECURSOS

El input de la empresa está constituido por todo lo que la empresa necesita adquirir de su entorno,
para adquirir estos recursos e incorporar a su estructura se constituyen en subsistemas denominados
Sistemas De Recursos:

• SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

• SISTEMA DE RECURSOS FINANCIEROS
• SISTEMA TECNOLÓGICO
• SISTEMAS MATERIALES O LOGÍSTICOS

SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS: El sistema de Recursos Humanos tiene como funciones

principales la planeación, organización, desarrollo y coordinación de los recursos humanos.

Como también en el control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal, a
la vez que la organización representa el medio que permite a las personas que trabajan en ella alcanzar
los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo y l0os objetivos
organizacionales.

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SISTEMA DE RECURSOS FINANCIEROS: La empresa como unidad de producción necesita
comprar, producir y vender, para realizar estas actividades es necesaria la existencia del SISTEMA O
FUNCIÓN FINANCIERA de la empresa que se convierte en el medio necesario para sustentar el
sistema real.

La función financiera es un elemento clave en la gestión empresarial. Su adecuado conocimiento y

desarrollo son fundamentales para la supervivencia financiera de la empresa, haciendo posible que se
disponga de la liquidez adecuada, de la solvencia precisa y de las fuentes financieras que mejor se
adapten al planteamiento estratégico de la empresa.

SISTEMA DE RECURSOS TECNOLÓGICOS: Son un medio que se vale de la tecnología para cumplir
con su propósito. Los recursos tecnológicos son una parte imprescindible de las empresas.

Los recursos tecnológicos sirven para optimizar procesos, tiempos, recursos humanos; agilizando el
trabajo y tiempos de respuesta que finalmente impactan en la productividad y muchas veces en la
preferencia del cliente o consumidor final.
La tecnología es el proceso de transformación que convierte a los insumos en productos de una
organización. Por ende, la tecnología es el conocimiento, herramientas técnicas y acciones que se
utilizan para transformar las ideas, información y materiales en bienes y servicios terminados.

SISTEMAS MATERIALES O LOGÍSTICOS: Los Sistemas de recursos materiales son los bienes
tangibles o concretos que disponen una empresa u organización con el fin de cumplir y lograr sus
objetivos como: instalaciones, materia prima, equipos, herramientas, entre otros.

Su administración consiste en conseguir la materia prima, los bienes y servicios en cantidad y calidad
requerida a menor precio con el fin de que se cumpla las funciones de la empresa y logre el objetivo
planteado.

La administración de la empresa planea, programa, controla, almacena, distribuye, controla los

materiales y equipos. La transformación de estos recursos conduce al producto final o servicios que
es la actividad de la empresa. La estructura de la empresa es la disposición que adoptan las personas
a fin de realizar las operaciones utilizando recursos precisos.

Esta adaptación es dinámica y es gobernada por las decisiones del management ejercidas en
diferentes niveles; por lo tanto, las principales decisiones están relacionadas a cumplir con los fines y
objetivos que determinan la estructura a ponerse en práctica.

SISTEMAS OPERATIVOS

La transformación de recursos se debe llevar a cabo con rentabilidad, en virtud de gobierno ejercido
por el management a través de procedimientos operativos que originan la formación de sistemas que
atienden la Ejecución De Operaciones. Por lo tanto, son los ejecutan las tareas como:
COMERCIALIZACIÓN, PRODUCCIÓN, ETC.

Los sistemas operativos se interaccionan con los sistemas de recursos para cumplir objetivos del
sistema total. Los sistemas operativos y sistemas de los recursos necesitan ser dirigidos y adaptados

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a variaciones que se pueden producir entre objetivos y resultados, interaccionándose con los factores
endógenos y exógenos, mediante las funciones de planificación, organización y control. Su dirección
depende del management de la empresa que verifica la actividad físicamente.

Los sistemas operativos y sistemas de los recursos necesitan ser dirigidos y adaptados a variaciones
que se pueden producir entre objetivos y resultados, interaccionándose con los factores endógenos y
exógenos, mediante las funciones de planificación, organización y control.

SISTEMA DECISIONAL
Es el sistema que atiende al gobierno de la empresa es el management considerado como Sistema
Decisional y que representa la red de decisiones que son tomadas en todos los niveles para dirigir las
operaciones empresariales.

El sistema decisional es un sistema de carácter corporativo, que afecta a todos los componentes del
sistema total y que toma decisiones en nombre de la organización. Estas decisiones instrumentan las
funciones básicas que componen el ciclo del management tradicional, que originan los sistemas
corporativos siguientes:

• SISTEMA DE PLANIFICACIÓN
• SISTEMA DE INFORMACIÓN
• SISTEMA DE CONTROL

El sistema de información recoge todos los datos que se producen como consecuencia de los actos
internos y externos del sistema total. El papel principal del sistema de información es la realimentación,
mediante el cual el sistema conoce los resultados de las acciones decisional impulsadas y adoptadas.

Entre el sistema total y su entorno se producen transferencias de información, bienes y servicios al

igual que los subsistemas de la empresa entre sí.

SISTEMA DE PLANIFICACIÓN

Hacer planes no es el fin de la Empresa, pero ésta no puede supervivir sin una planificación adecuada.
La organización requiere de líneas de acción y sobre todo de un planteamiento de lo que hay que
hacer, que pueda ser utilizado por todos y sobre el cual sean exigibles las asignaciones de
responsabilidades.

PLANIFICACIÓN: Es un conjunto de cursos de acción predeterminados que implican, su puesta en

práctica en un medio de acontecimientos imprevisibles. Planificación es una Inteligente cooperación
con lo inevitable. Es entonces la actitud total que se enfrenta a la futura posibilidad de acción de la
empresa.
La planificación es un marco dentro del cual se efectúa una toma de decisiones integrada. La
planificación eficaz es la que contempla la empresa y sus aspectos como un todo.

3
Johnson: establece que la planificación provee el estímulo organizacional (Institucional) para una toma
de decisiones efectiva a través de la empresa. La realización de la planificación trata de promover una
acción de conjunto.

Según Le Breton y Henning: Cuando la empresa toma conciencia de su posición futura en el mercado
y la sociedad aprovecha la tecnología a su favor que le permite plantear tres características principales
en sus planes:

• Primero: Debe implicar Futuro.

• Segundo: Debe Implicar Acción.
• Tercero: Debe existir un elemento de identificación, causación personal u organizacional.

La Planificación es un proceso de toma de decisiones en el cual deben considerarse tres aspectos:

1. La Planificación Es Una Toma De Decisiones Anticipada: Es el proceso que determina Que

Hacer y Cómo Hacerlo antes de que se requiera la acción.
2. La Planificación Es Un Sistema De Decisiones: surge cuando lo que se quiere alcanzar implica
un conjunto de decisiones interrelacionadas, es decir como una decisión afecta a otra. La Planificación
Como Sistema basa su eficacia en el sistema cibernético e implica actualización de los objetivos del
sistema total.

Cuando existe demora en el sistema de decisiones requieren de un plan y se da en estos casos:

• Cuando las decisiones son demasiado amplias para mejorarlas, mediante la división de la
planificación en etapas o fases que podrán realizarlas simultáneamente o sucesivamente.
• Cuando las decisiones no pueden subdividirse en decisiones independientes, por estar
interrelacionadas de forma que unas decisiones tomadas en el proceso de planificación, deberán
tomarse en cuenta posteriormente y ser modificadas.
La planificación no pueda alcanzarse a menos que antes emprenda una acción correcta. La
planificación es un proceso que requiere tomar decisiones antes que sea necesaria la acción.

3. La planificación es un proceso que dirige a producir el estado futuro que se desea y que no
puede alcanzarse a menos que antes se emprenda la acción correcta: la planificación pretende
evitar futuras acciones incorrectas, como reducir la pérdida de oportunidades.

La planificación es la solución lograr lo deseado, pero que nunca puede alcanzarse plenamente,
porque las posibles decisiones son ilimitadas y porque es imposible tomar en cuenta todos los cambios
que pueden producirse en el medio ambiente, por lo que es necesario una continua adaptación de los
planes y es un proceso que requiere tomar decisiones antes de que sea necesaria la acción.

LA PLANIFICACIÓN COMO SISTEMA DE LA EMPRESA

Planificar es crear las condiciones para el desenvolvimiento coordinado de la empresa, aprovechando
los aspectos positivos de su medio ambiente y eliminando los efectos negativos del mismo.

La Planificación es un vehículo para introducir los cambios en la propia organización, en su forma de

proceder y en el entorno, mediante su actuación.
Es una función clave para los dirigentes. En ella las decisiones se transforman en acciones dirigidas a
introducir nuevos rumbos en la empresa preparándola para la continuidad futura. Por otra parte, un
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sistema de planificación obliga a un contacto estrecho y sistemático entre todos los dirigentes de la
organización, adoptándose acuerdos que representan verdaderas decisiones orgánicas en base a un
compromiso interdependiente.

Toda Planificación es una previsión del comportamiento y se adapta al sistema de objetivos y prevé
bajo una incertidumbre de riesgo variable y calculado el comportamiento de un sistema ambiental

CLELAND Y KING: “Un organismo no debe resignarse con su porvenir; debe poner los medios para
influenciar favorablemente los condicionantes de su situación futura”, donde los dirigentes se adaptan
al medio y no toman iniciativas

Por otra parte, un sistema de planificación obliga a un contacto estrecho y sistemático entre todos los
dirigentes de la organización, adoptándose acuerdos que representan verdaderas decisiones
orgánicas en base a un compromiso interdependiente.

LA PLANIFICACIÓN COMO ADAPTACIÓN AL MEDIO

ACKOFF: “La adaptación es una respuesta al cambio (estimulo) que actual o potencialmente reduce
la eficacia del comportamiento de un sistema”. El cambio puede ser:
• Interno: Dentro del sistema mismo. Ejemplo: Un cambio en el personal directivo reduce la
eficacia en la organización.
• Externo: En su medio ambiente. Ejemplo: Un cambio en la política de precios de un competidor.

La planificación supone desarrollar un esfuerzo global en el seno de la organización, con una

motivación definida que tiende a buscar futuros cambios, para adecuar la estructura organizativa a la
situación. Los planes que se pretenden alcanzar son realizables y su valor se inicia desde el momento
en que se eligen los aspectos que ayudaran a conseguirlos.

Estos a su vez dependen de la exploración y el juicio continuo que deben ejercer los dirigentes sobre
la composición de la empresa y del medio en que se desenvuelve. Dado que el medio industrial, social
y político crece de forma cada vez más compleja se necesita un mayor énfasis en la planificación como
una forma de enfrentarse con la incertidumbre del futuro.

OBJETO DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN

La planificación es una actividad enfocada al futuro y cuyo propósito fundamental es proyectar la vida
de la empresa a lo largo del tiempo, no solo en una dirección sino buscando nuevos caminos y
adaptándose a los otros sistemas de los que depende.

La necesidad de una planificación se expresa a través de los siguientes objetivos:

• La planificación debe servir de fuerza impulsora de la actividad empresarial en todos los niveles,
trazando el camino a seguir en las operaciones de los subsistemas de la empresa.
• Unida al Control debe formar el plan regulador que permite adaptar al sistema a su entorno.
• La planificación busca maximizar el beneficio de las oportunidades futuras de la empresa. A
través de la previsión de medios y presupuestos económicos.
• La planificación ha de coordinar la acción de los miembros de la empresa a través del
establecimiento de objetivos.
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 ESQUEMA GRADUAL DE LOS PLANES
Los objetivos que se establecen con carácter de proyección futura desde el punto de vista de la
planificación su gradación no suponen rigidez del sistema, porque los sistemas constituyen una
aproximación flexible y dinámica a la actividad de la empresa integrando sus actividades con sus
funciones y medios.

La organización empresarial toma sentido cuando se orienta hacia sus objetivos y el hecho de que
estos sean complejos y requieran de una planificación genera medios organizacionales más perfectos
y complejos. Por tanto, cuando hablamos de los fines de la empresa estamos hablando de la progresión
de los planes cuya manifestación son los objetivos que se establecen con proyección futura.

LOS OBJETIVOS: Son la realización de la finalidad hacia la que se encamina la empresa. Los
objetivos se establecen en distintos niveles:

a) Son políticos cuando implican la propia supervivencia y desarrollo de la empresa.

b) Son estratégicos cuando se determinan la forma de cómo se van alcanzar los objetivos
políticos.
c) Objetivos Logísticos: son los que hacen referencia a la actividad de proveer recursos y
transformarlos en medios directamente utilizables. (Son el puente que une la Estrategia con las
Operaciones)
d) Objetivos tácticos se sitúan en un nivel operativo y son de aplicación concreta de los medios
proporcionados por la Logística.

METAS: Son la expresión concreta en cifras mensurables de los objetivos que han de alcanzarse en
el plazo de la planificación. (Los Objetivos se trazan a largo plazo y las Metas en el corto plazo)

CUOTAS: Son la asignación a cada individuo de la meta a alcanzar. (En ellos reside el éxito de todo
el sistema).

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, TÁCTICA y OPERATIVA:

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, TÁCTICA Y OPERATIVA

PLANEACIÓN NIVELES EVALUACIÓN E JERARQUÍA DE
JERÁRQUICOS INTERRELACIÓN OBJETIVOS
-Cobija a la organización como una totalidad. -Entorno
-Es un medio para alcanzar objetivos -Oportunidades y -Se definen a largo
ESTRATÉGICA organizacionales. INSTITUCIONAL Amenazas. plazo.
-Se orienta al largo plazo. -Fortalezas y -Son objetivos de
-Es decidida por la alta dirección de la Debilidades carácter global de
organización. -Recursos de la la empresa.
-Es el camino o lineamientos generales de Organización.
acción para llegar al objetivo planeado ligado -Incertidumbre e
a la Misión o Visión de Empresa. imprevisibilidad.

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 -Se refiere a cada departamento o unidad de -Conversión e
la organización. interpretación de -Se definen a
TÁCTICA -Es un medio para alcanzar objetivos por INTERMEDIO las decisiones mediano plazo.
departamentos. estratégicas en -Son objetivos
-Se orienta a mediano plazo. planes concretos divisionales o
-Es responsabilidad del departamento o en el nivel departamentales.
unidad de la organización. departamental.
-Es el conjunto de acciones y métodos que
se requieren para alcanzar los objetivos
planeados.
-Son medios específicos que deben ser -Subdivisión de los
utilizados para llevar a cabo los planes de planes tácticos de -Son de corto
acción. cada departamento plazo.
OPERATIVA -Se orienta para alcanzar metas inmediatas en planes -Se relacionan con
o resultados específicos. OPERACIONAL operacionales para las operaciones
-Se orienta a corto plazo. cada tarea. diarias de la
-La asignación previa de las tareas -Programación y empresa.
específicas que deben realizar las personas racionalización de
en cada una de sus unidades de todas las
operaciones actividades.

LA APTITUD PARA CUMPLIR OBJETIVOS: Según Cleland y King “precisar la duración de los
objetivos del periodo de planificación es menos importante que determinar la aptitud del organismo,
para hacer fructificar los recursos comprometidos dentro el proceso de planificación.

La aptitud para cumplir objetivos depende del compromiso que se establece entre los deseos, las
expectativas deseables y la capacidad económica para alcanzarlas. Al cual se añade el factor de la
motivación que introduce en la planificación un aumento de objetivos que provoca un esfuerzo para
progresar más que para desarrollarse.

TENDENCIAS DE LA PLANIFICACIÓN
Conforme se ido profundizando el conocimiento sobre la planificación han ido surgiendo nuevas
tendencias en los hombres encargados de planificar que marcan las tendencias del proceso de este
sistema

• PLANIFICACIÓN DE SATISFACCIÓN: Es satisfacer lograr lo bastante y no lo máximo posible, su

elaboración requiere menos esfuerzo ya que se limita a establecer objetivos en una o dos
direcciones, basándose en tendencias anteriores, sin efectuar estudios de aprovechamiento que
puedan conducir a explorar áreas de interés no usuales a la empresa, por lo tanto, es una
planificación estática.
• PLANIFICACIÓN DE OPTIMIZACIÓN: Los objetivos no se trazan simplemente para satisfacer,
sino alcanzar los máximos posibles. Definen el desarrollo óptimo de los subsistemas de la empresa
a lo largo del tiempo, determinando no solo la técnica de llevarlos a cabo, sino de definir las políticas
que influirán en la optimización.
• PLANIFICACIÓN DE ADAPTACIÓN: También se llamada innovadora, porque su principal
característica es buscar nuevos aspectos para el desarrollo de la actividad.

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8
 TEMA Nº7
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar
las actividades de una empresa o negocio.

PAPEL DE LA INFORMACIÓN
La información a través de sus componentes, toma datos desde la actividad para conducirlos en
sucesivas fases y grados de elaboración al proceso de la decisión.

Cada etapa da lugar a un tipo de información específico y concreto que reviste peculiaridades y
características específicas que son objeto de un tratamiento especial en el sistema de información.

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y TOMA DE DECISIONES:

Es la información que alimenta la toma de decisiones, que se distingue en dos grupos los cuales ligan
las decisiones de los dirigentes con las operaciones que son:

• Información Determinativa
• Información Interpretativa

LA INFORMACIÓN DETERMINATIVA: Es descendente, porque contiene información que establece

lo que la dirección decide. Constituida por todo el conjunto de Normas, Instrucciones, ordenes, etc.
que emanan de la dirección a través de la toma de decisiones en orden a establecer cómo se debe
desarrollar cada actividad.

LA INFORMACIÓN INTERPRETATIVA: Es ascendente permite a la dirección el conocimiento de

resultados y de los factores del medio interno y externo.
1
Es considerada como el Sistema Nervioso de la empresa, por su intermedio la dirección conoce toda
la información sobre la actividad empresarial y con ella se toman decisiones correctas.

El elemento fundamental de la toma de decisiones es la información.

La toma de decisiones es en cierto sentido, es una elaboración que se le da a la información. El

directivo la recibe, juzga, compara y evalúa, en función a sus objetivos y produce nueva información
que sirve para realimentar las operaciones

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y DIRECCIÓN

La información se concibe como el elemento necesario para que la dirección de la empresa pueda
actuar. El proceso de administrar la empresa consiste en recibir, tratar y entregar información.
El proceso básico mediante el cual el directivo aprovecha la información que recibe, produciendo otra
que aumenta el valor del anterior es el denominado proceso de la toma de decisiones. La dirección
reside en la toma de decisiones de carácter institucional; por tanto la información es básica para el
ejercicio de sus funciones.

La Dirección es considerado el mecanismo de gobierno de la empresa, posee un input (entrada) que

es la información interpretativa y un output (salida) que es la información determinativa.
DIRECCIÓN

INFORMACIÓN INFORMACIÓN
INTERPRETATIVA DETERMINATIVA

INPUT (Entrada) OUTPUT (Salida)

SISTEMA DE INFORMACIÓN Y USO DEL ORDENADOR

El ordenador es para el sistema de información y para el proceso de decisión una herramienta
importante y cumple un papel preponderante, en relación con el esquema informacional dentro de la
empresa. Cada fase del proceso de decisión tiene relación con un componente del sistema de
información, lo que hace posible el enlace adecuado y optimo entre: Decisión – Información –
Ordenador en la empresa.
Por lo tanto, no existe actividad si no hay comunicación, mediante el ordenador permitirá que esta sea
ordenada y capaz de seleccionar la información relevante de entre la cantidad de datos que se
producen día a día, tanto en el medio ambiente como en la propia empresa.

EL OBJETO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN: El sistema de información trata de:

a) Suministrar a la dirección de la empresa en todos los niveles el conocimiento de los resultados
de la actividad, estado de los factores endógenos y exógenos que afecten el curso de la misma.
b) Proveer canales a través de los cuales las decisiones de la dirección, expresadas en órdenes
e información de diversas clases y contenidos se incorporen a las operaciones de la empresa.
c) Coordinar entre sí a todas las personas de la empresa, a fin de lograr el grado de relación
preciso para lograr sus objetivos.

De acuerdo a estas líneas básicas, el objeto del sistema se expresa en:

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 1. Elaborar los Métodos y Desarrollar Técnicas necesarias para adquirir, tratar y transmitir
información.
2. Servir de vehículo a las normas y reglas estableciendo medios para su difusión a todos los
niveles de la empresa.
3. Servir de soporte al sistema de planificación, recogiendo su contenido en documentos
adecuados para hacerla efectiva y trascendente.
4. Establecer procedimientos para recoger la información interna y externa relevante para la vida
de la empresa.
5. Proveer los medios para que la información procedente de los resultados de la actividad, sea
elaborada de acuerdo con las reglas determinadas al efecto.
6. Dar a conocer de forma sistemática y organizada la información a los directivos, a través de los
sistemas de Información – Control – Gestión.
7. Proporcionar un instrumento de ayuda a la planificación y la toma de decisiones, utilizando el
ordenador y las técnicas científicas aplicadas a la empresa, desarrolladas a través del sistema
de información de investigación.
8. Servir de nexo de unión entre los demás sistemas.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

El sistema de información se estructura en componentes que se corresponden con cada una de las
clases de la información, que son relevantes en la empresa agrupadas con un criterio de similitud en
la fuente y la utilización. Cada uno de los componentes constituyen un subsistema:

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El sistema de información es la agrupación coherente y sistematizada de las diversas clases de
información que se producen en la empresa, la información nace las decisiones, de los actos y de los
hechos, relacionando los componentes con la fuente de información donde se originan.

INFORMACIÓN DE PLANIFICACIÓN
Entre las decisiones que toma la dirección de la empresa, se encuentran aquellas por las que se
determina cuáles deben ser el curso futuro de la actividad de la misma, previendo sus resultados y
para ello se basa en los fines que pretende conseguir. DECISIONES que se convierten en información,
que contiene instrucciones precisas y sobre todo los objetivos que guiaran el actuar de los ejecutores,
esta se denomina: Información De Planificación.

OBJETO DE LA INFORMACIÓN DE PLANIFICACIÓN

• Servir de canal, para difundir a todos los interesados de la planificación de la empresa.
• Coordinar todos los niveles de la empresa a través del conocimiento de objetivos comunes.

El aspecto importante de la información de planificación es su difusión y almacenamiento a fin de servir

para los procesos de toma de decisiones automatizada y comparación entre valores de resultados y
planes.

INFORMACIÓN DE RELACIÓN
Diariamente se produce una gran cantidad de información; tanto dentro de la empresa, como en su
entorno. El sistema de información a través de sus componentes busca la ordenación y canalización
de lo más significativo de ésta, para hacerla útil a la empresa y sus dirigentes.

EL OBJETO DE LA INFORMACIÓN DE RELACIÓN:

❖ Relacionar a la empresa con su entorno y viceversa, sobre todo en lo referente al mercado y a

la competencia.
❖ Poner en contacto personal a los ejecutores de la actividad con los dirigentes.
❖ Establecer los canales que, permiten a la empresa conocer la evolución de los sistemas del
medio ambiente, llevando esta información a los puntos focales de responsabilidad oportunos.

POR SU ÁMBITO SE DISTINGUE DOS CLASES DE INFORMACIÓN DE RELACIÓN:

• INFORMACIÓN DE RELACIÓN INTERNA: Es aquella que se verifica dentro el seno de la

propia empresa, relaciona a los ejecutores con la dirección y en general a todos entre sí.
• INFORMACIÓN DE RELACIÓN EXTERNA: Pone en contacto a la empresa con su entorno y
a este con ella. Establece canales que permiten conocer lo que ocurre en el medio ambiente
que afectan a la actividad de la misma.

A su vez ésta se distingue en:

o Información Ordinaria: Referida al trato normal, del que nacen las relaciones reciprocas entre
empresa y medio ambiente Ej. Clientes
o Información Inteligente: Es el conocimiento de la empresa de un aspecto concreto del
mercado Ejemplo: Actuación de la competencia.

INFORMACIÓN OPERACIONAL

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La información operacional nace de la ejecución de las actividades de la empresa, conociéndose los
resultados de éstas a través de su transformación en información para ser comunicada y es
sistematizada por los procedimientos informativos desarrollados por cada uno de los sistemas
operacionales de la empresa; por lo tanto, ésta información necesita ser conocida por la dirección, para
la toma de decisiones, por lo que su comunicación debe ser definida y ordenada.

EL OBJETO DE LA INFORMACIÓN OPERACIONAL

• Elaborar la información primaria en orden a la realización de procesos administrativos de índole
corporativa y su explotación directa.
• Conocer los resultados de la actividad de la empresa, en orden a la comparación con los objetivos
Planificados para posterior toma de decisiones.
• Disponer de los canales de recolección de la información primaria para su elaboración y transmisión
y tratamiento.
• Conservar en banco de datos, el registro de todas las operaciones pasadas de la organización.

Las funciones Financiera, Comercial, Producción Y Personal, son un subsistema productor de la

información Operacional. Es entonces que toda información que se genera en toda la organización y
todos los órganos de la empresa tiene información de tipo financiero y personal.

INFORMACIÓN FINANCIERA
• Es más común en uso de hoy día, la base del subsistema es el flujo del dinero a través de la
empresa.
• Comprende grandes cantidades de datos de tipo contable concernientes a la información
interna e histórica de la empresa.
• El subsistema Financiero es el sistema de información más importante de la dirección, es el
más ambiguo, pero el mejor desarrollado.

INFORMACIÓN COMERCIAL
• Es la más importante en el orden de los resultados de las operaciones.
• Incluye información sobre la actividad y resultados de ventas, marketing en sus aspectos de
investigación de mercados, publicidad y promoción.
• La información sobre ventas es el elemento base de las operaciones para las compañías
comerciales, datos de la actividad de ventas que se canalizan, consolidan y tratan en la
empresa, las cuales considera:

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 o Obtención de pedidos
o La actividad de la fuerza de ventas

INFORMACIÓN PRODUCCIÓN
La información se refiere al aspecto de fabricación y transformación.
Las empresas que realizan ésta actividad generan las bases para el resto de la información que se
produce dentro la organización.

El sistema de producción origina una gran cantidad de información de:

❖ Diseños y Especificaciones
❖ Investigación y Desarrollo
❖ Control de Stocks
❖ Control de Calidad
❖ Métodos y Tiempos
❖ Nivel de Producción
❖ Productividades
❖ Costos, Etc.

INFORMACIÓN PERSONAL
El subsistema de información del personal trata sobre el flujo de información acerca de las personas
que trabajan en la organización y de las necesidades futuras del personal.
Concierne primordialmente a las principales sub funciones de la función de personal:

- Reclutamiento - Selección
- Contratación y Transferencia - Entrenamiento
- Administración - Política Salarial

La información de personal se considera como un sistema, que interacciona con todos los Demás
sistemas de la empresa (corporativos como operacionales) y con el medio ambiente. Esta función
realiza un apoyo esencial a las demás funciones.

INFORMACIÓN INTEGRADA
Es el ordenamiento lógico de los datos en forma interdependiente, a fin de suministrar las
informaciones que permitan conocer la actividad de un órgano o grupo de órganos y su repercusión
dentro de la empresa.

Esta información distingue dos conceptos de Integración:

❖ INTEGRACIÓN COMO SINÓNIMO DE COORDINACIÓN DE OPERACIONES

FUNCIONALES: Son medios y procedimientos de poner en contacto a las personas y a las
tareas entre sí.
❖ INTEGRACIÓN AUTOMATIZADA: Comprende la información que contiene y se maneja en el
ordenador y es más restringido.

CARACTERES DE LA INTEGRACIÓN: La integración debe ser:

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TOTAL, Y SELECTIVA: Abarca toda la información de las áreas que se integran para aportar lo más
significativo a los fines del flujo informacional integrado.

FLEXIBLE: La característica de la integración es ser vertebrada, porque se adapta sin riesgo de

mantener cauces obsoletos o deficientes.

MULTIDIRECCIONAL: Abarca el flujo informacional en todas las direcciones de forma que cree
enlaces entre todos los puntos significativos con todos los niveles con los que deben relacionarse.

OBJETOS DE LA INTEGRACIÓN
❖ Aumentar la eficiencia y la eficacia de la empresa a través el ordenamiento lógico de los canales
por donde fluye la información, en orden a proporcionar a los destinatarios, el conocimiento de
las operaciones de la empresa con el fin de evaluar la su eficacia.
❖ Predeterminar forma, contenido y oportunidad del movimiento de la información dirigida a los
niveles directivos.

REQUISITOS DE LA INTEGRACIÓN:
• Fijación de características y cantidades mínimas de información del estado básico del
funcionamiento del sistema informacional de la empresa.
• Fijación participativa de las necesidades informacionales por parte del responsable de cada
órgano con sus integrantes.
• Definición de objetivos en el orden jerárquico tradicional.
• Fijación de responsabilidades parta cada puesto de trabajo.
• Utilización a fondo de las posibilidades del ordenador.
• Existencia de una doctrina común.
• Exigencia de una normativa basada en procedimientos administrativos.

ELEMENTOS DE LA INTEGRACIÓN
Son técnicas y medios materiales que utiliza la información integrada. Estas técnicas son las relativas
al tratamiento y síntesis de la información ya sea por medios manuales o mecanizados.

La integración informativa es empleada en la empresa a través del concepto de los sistemas, porque
se busca poner en juego todos los medios informacionales, que interaccionados entre si produzcan un
efecto de interacción y mutua comunicación en el momento de toma de decisiones entre todos los que
intervienen.

Sistemas que Integran:

MIS Management Information System o Sistemas de Información Gerencial: Conjunto de medios

de toda la índole (personas, normas, equipos de proceso de datos, etc.) y procedimientos para
seleccionar, almacenar, recuperar, tratar y elaborar la información en orden, que reducen la
incertidumbre en la toma de decisiones.

Control Integrado de Gestión (CIG): Forma cuantificada de dar a conocer los resultados de la
actividad que traduce los resultados de las operaciones empresariales en cifras con los objetivos
propuestos y los efectos endógenos y exógenos que afectan en el logro de objetivos.

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Otros sistemas de Información para ser aplicados en la organización:

❖ ESS – EXECUTIVE SUPPORT SYSTEM, Sistemas de Apoyo a Ejecutivos.

❖ DSS – DECISION SUPPORT SYSTEM o Sistemas de Apoyo a Decisiones.
❖ KWS – KNOWLEDGE WORKING SYSTEM o Sistemas de trabajo de conocimientos.
❖ OAS – OFFICE AUTOMATION SYSTEM o Sistema de Automatización de Oficina.
❖ TPS – TRANSACTIONAL PROCESSING SYSTEM o Sistemas de Procesamiento de
Transacciones

INFORMACIÓN DE INVESTIGACIÓN
Es aquella que permite a la dirección conocer, explorar y ensayar el medio en el que sus decisiones
se van a mover. A través de ella mejorar la calidad de evaluación de alternativas y la planificación.

La aplicación de las posibilidades instrumentales del ordenador, técnicas de estudio y resolución de

problemas de la empresa, produce una nueva clase de información prometedora.

Basándose en datos acumulados por el Banco de Información y en los más avanzados grados de
tratamiento, es posible elaborar la información tanto histórica como actual y conocer las tendencias
futuras de la empresa.

Existe una verdadera labor de investigación, a realizar por parte de la empresa a la hora de
tomar decisiones.

OBJETO DE LA INFORMACIÓN DE INVESTIGACIÓN:

❖ Proporcionar a la dirección una mayor flexibilidad en la toma de decisiones y en la confección

de planes.
❖ Mantener un canal institucional de la investigación actual y prospectiva, aprovechando todos
los datos contenidos en el banco de información.

CICLO GENERAL DE LA INFORMACIÓN

El ciclo general de la información está constituido por la dinámica de los componentes del sistema, que
se desarrolla a través de las relaciones de flujo que entre ellos se establecen y están definidas por los
canales formales a través de los cuales se constituye la comunicación entre personas, órganos y
subsistemas de la empresa, abarcando todos los componentes corporativos y operacionales de la
empresa y enlazando las diversas áreas funcionales entre las que se intercambia la información en
todos los sentidos, como muestra el siguiente esquema:

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ESQUEMA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN